Инвентаризация материальных ценностей

Указания, порядок и сроки проведения инвентаризации

Все государственные, кооперативные и общественные объединения, предприятия и организаций в соответствий с Положением о бухгалтерских отчетах и балансах (в ред. Постановлений Совмина СССР от 22.10.90 N 1072) обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершённого капитального строительства, и капитального ремонта, незавершенного производства, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчётов и других статей баланса. Подлежат также инвентаризаций товарно-материальные ценности, не принадлежащие объединению, предприятию или организации, как числящиеся в учёте (на ответственном хранений, в арендном пользовании, полученные для переработки), так и не учтённые по каким-либо причинам.

Основные положения устанавливают порядок проведения инвентаризаций и оформления её результатов всеми объединениями, предприятиями или организациями (кроме колхозов, межколхозных организаций и бюджетных учреждений).

Основными задачами инвентаризаций ТМЦ являются:

• А) выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, а также объёмов незавершённого производства в натуре;
• Б) контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путём сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учёта; В) выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших своё первоначальное качество, устаревших фасонов и моделей;
• Г) выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализаций;
• Д) проверка соблюдении правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других средств;
• Е) проверка реальности стоимости учтённых на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчётном и других счетах в учреждениях банков, денежных средств в пути, дебиторской и кредиторской задолженности, незавершенного производства и других статей баланса.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке:

• — в сроки, устанавливаемые в соответствий с Положением о бухгалтерских отчётах и балансах Утверждено Постановлением Совета Министров СССР от 29 июня 1979 г. № 633 (в ред. Постановлений Совмина СССР от 22.10.90 № 1072);
• — в случае смены материально ответственных лиц — на день приемки — передачи дел;
• — при установлений фактов краж, ограблений, хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей — немедленно по установлений этих фактов;
• — после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) — немедленно по окончаний пожара или стихийного бедствия;
• — при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей, если иное не установлено в сроки, определённые соответствующими нормативными документами;
• — при передаче объединений, предприятий, организаций, учреждений и их структурных подразделений, а также зданий и сооружений государственными органами кооперативным и другим общественным организациям или кооперативными и другими общественными организациями государственным органам — на установленную дату передачи.

Инвентаризация может, не производится в случае передачи объединений, предприятий, организаций, учреждений, зданий и сооружений внутри одного министерства (ведомства), а при передаче объединений, предприятий, организаций, учреждений, зданий и сооружений из одного министерства (ведомства) в другое — по их совместному решению. При передаче структурных подразделений объединений, предприятий, организаций, учреждений производство инвентаризаций обязательно.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности проведение инвентаризаций обязательно при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

При поступлений отказа от поставщика в удовлетворении претензий за недогруз товаров или при получении претензий покупателя на недогруз товаров проводится выборочная инвентаризация товаров, по которым заявлены указанные претензий.

На предприятиях создаются постоянно действующие инвентаризационные комиссии в составе:

• — руководителя предприятия или его заместителя (председатель комиссий);
• — главного бухгалтера (на предприятиях и в организациях, где выделены учётно-контрольные группы — руководители этой группы);
• — начальников структурных подразделений (служб);
• — представителей общественности.

Для непосредственного проведения инвентаризаций ценностей создаются рабочие комиссий в составе:

• — представителя руководителя предприятия, назначившего инвентаризацию (председатель комиссий);
• — специалистов: товароведа, инженера, технолога, механика, производителя работ, экономиста, работника бухгалтерской службы и других.

В состав комиссий должны включаться опытные работники хорошо знающие инвентаризуемые ценности, цены и первичный учёт. Запрещается назначать в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссий у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два раза подряд.

В межинвентаризационный период на предприятиях должны проводится систематически проверки и выборочные инвентаризаций товарно-материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Эти проверки и инвентаризаций осуществляются по распоряжению руководителя работниками инвентаризационных групп, состоящими в штате объединения, организаций, предприятия или специальными комиссиями, в состав которых включаются должностные лица, хорошо знающие товарно-материальные ценности, учёт и отчётность, а также представители общественности.

Персональный состав постоянно действующих инвентаризационных комиссий, рабочих инвентаризационных комиссий, осуществляющих проверки и выборочные инвентаризаций, утверждается приказом руководителя предприятия.

Постоянно действующие инвентаризационные комиссий проводят профилактическую работу по обеспечению сохранности ценностей, при необходимости заслушивают на своих заседаниях руководителей отделов, цехов, секций, по вопросам сохранности ценностей;

• — организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;
• — осуществляют контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризаций товарно-материальных ценностей в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;
• — проверяют правильность выведения результатов инвентаризаций, обоснованность предложенных зачётов по пересортице ценностей на базах, в складах, кладовых, цехах, строительных участках и в других местах хранения;
• — в необходимых случаях (при установлении серьёзных нарушений правил проведения инвентаризаций и др.) проводят по поручению руководителя предприятия повторные сплошные инвентаризации;
• — рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей, а также другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

Рабочие инвентаризационные комиссии:

• — осуществляют инвентаризацию ценностей и денежных средств в местах хранения и производства;
• — совместно с бухгалтерией предприятия участвуют в определении результатов инвентаризаций и разрабатывают предложения по зачёту недостач и излишков по пересортице, а также списанию недостач в пределах норм естественной убыли;
• — вносят предложения по вопросам упорядочения приёма, хранения и отпуска товарно-материальных ценностей, улучшения учёта и контроля за их сохранностью, а также о реализации сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей;

несут ответственность:

• а) за своевременность и соблюдения порядка проведения инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия;
• б) за полноту и точность внесения описи данных о фактических остатках проверяемых основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств в расчётах;
• в) за правильность указания в описях отличительных признаков, товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, порядковый номер по прейскуранту, артикул и т. д.), по которым определяются их цены;
• г) за правильность и своевременность оформления материалов инвентаризаций в соответствии с установленным порядком.

Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных о фактических остатках ценностей с целью скрытия недостач и растрат или излишков товаров, материалов и других ценностей подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.

Основной задачей проверок и выборочных инвентаризаций в межинвентаризационный период является осуществление контроля за сохранностью ценностей, выполнением правил их хранения, соблюдение материально ответственными лицами установленного порядка первичного учёта.

Перед началом проведения инвентаризаций членам рабочих инвентаризационных комиссий вручается приказ, а председателям комиссий — контрольный пломбир. В приказе устанавливаются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризаций. Указанные приказы регистрируются бухгалтерией в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризаций.

Запрещается проводить инвентаризацию ценностей при неполном составе членов инвентаризационной комиссий. При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризация проводится с обязательным участием бригадира или его заместителя и членов бригады, работающих на момент начала инвентаризаций.

Ко дню окончания снятия фактических остатков должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учёта и выведены остатки на день инвентаризаций.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

• — опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы;
• — проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения;
• — получить последние на момент инвентаризаций реестры приходных и расходных документов или отчёты о движений материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссий визирует все приходные и расходные документы, приложенные к этим реестрам (отчётам) с указанием «до инвентаризаций на «(дата), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков ценностей к началу инвентаризаций по учётным данным. Лица, ответственные за сохранность ценностей, дают в описи расписки о том, что к началу инвентаризаций все расходные и приходные документы на ценности сданы в бухгалтерию (в централизованную бухгалтерию или учётно-контрольную группу централизованной бухгалтерии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки отбираются и у лиц, имеющих подотчётные суммы на приобретение или доверенности на получение ценностей.

При внезапных инвентаризациях все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризаций в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальных случаях — заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определённом порядке, удобном для подсчёта их количества.

Инвентаризация основных средств, сырья, материалов, готовой продукций, товаров денежных средств и других ценностей производится по каждому местонахождению их и ответственному лицу, на хранении у которого эти ценности находятся. Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц (кассиров, заведующих хозяйствами, торговых предприятий, секций, кладовых, заготовленных пунктов и др.). Наличие ценностей при инвентаризации определяется путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповреждённой упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения может определятся на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или) объёма навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчётов; акты обмеров и расчёты прикладываются к описи. При инвентаризаций больших количеств весовых товаров ведомости отвесов ведут один из членов рабочей инвентаризационной комиссий и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются в инвентаризационную опись. Ведомости отвесов прикладываются к описи.

Наименование инвентаризируемых ценностей и объектов и их количество показываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учёте.

Описи подписываются всеми членами рабочей инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ценностей в их присутствии, об отсутствии к членам комиссий каких-либо претензий и принятии перечисленных в описи ценностей на ответственное хранение. При проверке фактического наличия ценностей в случае смены материально ответственных лиц в инвентаризационных описях лицо, принявшее ценности, расписывается в их получении, а сдавший в их сдаче. На ценности, ни принадлежащие хозяйству, но находящиеся в нём, составляются отдельные описи.

Инвентаризация материальных ценностей, денежных средств, денежных документов, бланков строгой отчётности, должна проводиться, как правило, внезапно. Если инвентаризация ценностей не закончена в течение одного дня, она должна быть закончена в течение последующих дней. В этом случае помещение, где хранятся ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Пломбир во всё время работы инвентаризационной комиссий хранится у председателя комиссии. Во время перерывов работы инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны хранится в закрытом помещении, где проводится инвентаризация, в ящике (шкафу, сейфе).

При инвентаризации должны применятся утверждённые типовые междуведомственные формы первичной учётной документации по инвентаризации.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как средствами механизаций, так и ручным способом. Инвентаризационные описи составляются вручную, заполняются чернилами шариковой ручкой или химическим карандашом, чётко и ясно. Никаких помарок и подчисток не допускается. На каждой странице инвентаризационной описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общий итог количества всех ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок должно производиться во всех экземплярах описей путём перечёркивания неправильных записей и проставления над зачёркнутыми, правильных записей. Исправления должны быть, оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В инвентаризационных описях не допускается оставлять незаполненные строки. В последних листах описей незаполненные строки прочеркиваются.

Контрольные проверки инвентаризации должны проводится с участием членов рабочих инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончанию инвентаризаций, но обязательно до открытия склада (кладовой, секций и т. п.), где производилась инвентаризация. При этом проверяются наиболее ценные и пользующиеся повышенным спросом ценности, значащиеся в описи. Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризаций ценностей. Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом. Учет проводимых контрольных проверок ведётся бухгалтерией в специальной книге.

Работа рабочей инвентаризационной комиссии оформляется протоколом в котором отражаются результаты инвентаризаций, а так же результаты проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. При наличии неиспользуемых и неполноценных товароматериальных ценностей в протоколе указывается время завоза этих ценностей на момент инвентаризации и причины понижения их качества. На такие товарно-материальных ценности составляются отдельные инвентаризационные описи, а сами эти ценности в местах хранения размещаются обособленно. На ценности, пришедшие в негодность, составляются отдельная инвентаризационная опись. В протоколе комиссии они отмечаются отдельно, причём, указываются причины порчи их и виновные в этом лица. В протоколе комиссия отражает свои выводы по результатам инвентаризации ценностей и даёт предложения по устранению выявленных недостатков, зачёту недостач и излишков по пересортице, а так же списанию недостач в пределах норм естественной убыли. По окончании инвентаризаций все материалы по ней протокол комиссии передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентаризационной комиссии.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в инвентаризационных описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секций и т. п.) заявить об этом рабочей инвентаризационной комиссии. Заявление материально ответственных лиц о том, что недостача или излишки были вызваны пропуском, просчётом и т. п. принимаются до открытия склада, кладовой, секций. Рабочая инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

Руководители предприятия несут ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций товарно-материальных ценностей и денежных средств и за обеспечение их внезапности. Они обязаны создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия ценностей в сжатые сроки (обеспечение рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством и т. п.). Главный бухгалтер совместно с руководителями соответствующих подразделений и служб обязан тщательно контролировать соблюдение установленных правил проведения инвентаризаций.

Одновременно инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам в сопоставлений с корреспондирующими счетами. Например, по товарно-материальным ценностям — все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списаны и отражены в учёте.

Предприятия обязаны проводить инвентаризацию в соответствии с Положением о бухгалтерских отчётах и балансах Утверждено Постановлением Совета Министров СССР от 29 июня 1979 г. N 633 (в ред. Постановлений Совмина СССР от 22.10.90 № 1072) в следующие сроки:

• А) сырья и прочих материальных ценностей — не менее одного раза в год перед составлением годовых отчётов и балансов, но не ранее 1 октября отчётного года;
• Б) денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчётности — не менее одного раза в месяц.

Министерства и ведомства могут разрешать подведомственным или объединениям, предприятиям и организациям, расположенным в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях и осуществляющим завоз товаров, сырья и материалов в период навигаций, проводить инвентаризацию в период их наименьших остатков, как, правило, до начала навигаций.