Инвентаризация денежных средств и денежных документов в кассах государственных (муниципальных) учреждений

Инвентаризация денежных средств и денежных документов производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40 и сообщенным письмом Банка России от 4 октября 1993 г. N 18.

Основными документами, которые необходимо изучить при инвентаризации кассы, являются:

кассовая книга и отчеты кассира;

приходные кассовые ордера и расходные кассовые ордера;

журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров и журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров;

журнал (книга) регистрации доверенностей;

журнал (книга) регистрации депонированных сумм;

журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;

оправдательные документы к кассовым документам.

При проверке кассовой книги необходимо установить соблюдение следующих требований:

правильность подсчета итогов страниц книги и переноса сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Инвентаризация кассы производится ежемесячно, а также при смене кассиров внезапно с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой денежных документов, находящихся в кассе. Для производства инвентаризации кассы издается приказ (распоряжение, постановление и т. п.), в котором руководитель учреждения назначает срок проведения инвентаризации и состав инвентаризационной комиссии.

Для начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационная комиссия получает последние на момент инвентаризации приходные и расходные кассовые ордера, отчет кассира.

Кассир дает расписку о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства и денежные документы сданы в бухгалтерию и все денежные средства и денежные документы, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие — списаны в расход.

Во время проведения инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств не производятся.

Проверяя полноту и своевременность оприходования денежных средств, полученных с расчетных счетов в банках, членам инвентаризационной комиссии следует применять метод взаимного контроля. Необходимо сравнить соответствие записей в Главной книге по счетам 20 104 510 и 20 104 610 «Касса» и в журнале операций по счету «Касса». В случаях обнаружения расхождений их сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, а при необходимости проверяют непосредственно в банке.

Списание денежных средств проверяют по документам, приложенным к кассовым отчетам. При этом также следует обращать внимание на четкое оформление документов: имеются ли расписки получателей, погашены ли они штампом «Оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток и исправлений.

Кроме перечисленного, в ходе инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать:

установлен ли лимит остатка наличных денежных средств в кассе;

есть ли факты несоответствия даты в расходных кассовых ордерах и даты фактической выдачи денежных средств;

правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

своевременность депонирования невыплаченных сумм заработной платы.

Также при инвентаризации кассы необходимо проверить: заключен ли договор с кассиром о полной материальной ответственности и оснащено ли помещение кассы необходимыми средствами по обеспечению сохранности денежных средств (техническое укрепление и охранно-пожарная сигнализация), где хранятся дубликаты ключей от сейфов. Ключи должны храниться в опечатанных пакетах у руководителя организации.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т. п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся на лицевых счетах в органах Казначейства, в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге. Если Кассовая книга ведется в условиях автоматизированного режима, то производится проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Результаты инвентаризации денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе в кассе учреждения оформляются Актом инвентаризации наличных денежных средств (унифицированная форма №ИНВ-15).

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя учреждения. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию учреждения, второй — остается у материально ответственного лица.

Следует отметить, что при смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.

Если в результате инвентаризации кассы выявлены недостачи, то даются следующие проводки:

выявлены недостачи денежных средств в кассе учреждения:

Дебет 209 81 560.

Кредит 201 34 610.

выявлены недостачи денежных документов в кассе учреждения Дебет 209 82 560.

Кредит 201 35 610.

Если виновное лицо установлено и лицо погасил задолженность путем внесения наличных денег в кассу учреждения или в безналичном порядке на счета учреждения, то даются следующие проводки:

поступление средств от виновного лица в кассу учреждения:

Дебет 201 34 510 (201 35 510).

Кредит 209 81 660 (209 82 660).

поступление средств от виновного лица на лицевые счета учреждения в органах Казначейства:

Дебет 201 11 510.

Кредит 209 81 660 (209 82 660).

поступление средств от виновного лица на лицевые счета учреждения в банках:

Дебет 201 21 510.

Кредит 209 81 660 (209 82 660).

Если виновное лицо не установлено, то даются следующие проводки:

списание с бюджетного учета суммы недостач денежных средств (денежных документов):

Дебет 401 10 172.

Кредит 209 81 660 (209 82 660).

Если в результате инвентаризации кассы выявлены излишки, то даются следующие проводки:

выявлены излишки денежных средств:

Дебет 201 34 510.

Кредит 401 10 172.

выявлены излишки денежных документов:

Дебет 201 35 510.

Кредит 401 10 172.

Задача.

31 января 2012 года директор Якутского финансово-экономического колледжа издал Приказ (Приложение № 1) об очередной инвентаризации кассы учреждения.

В ходе инвентаризации инвентаризационная комиссия обнаружила недостачу денежных средств на сумму 2000 рублей. (Приложение № 2 Акт инвентаризации наличных денежных средств).

Недостающая сумма решением директора отнесена на виновное лицо, которым оказался некий Харитонов и будет взыскаться.

2 февраля 2012 года виновное лицо внесла сумму в 2000 рублей в кассу учреждения.

По результатам инвентаризации в бухгалтерии ЯФЭК будут даваться следующие проводки:

01.02.2012. Выявлена недостача денежных средств на сумму 2000 рублей.

Дебет 209 81 560; Кредит 201 34 610; сумма 2000 рублей.

02.02.2012 Виновное лицо установлено и он внес в кассу учреждения 2000 рублей.

Дебет 201 34 510; Кредит 209 81 660; сумма 2000 рублей.