Организация службы документационного обеспечения управления

Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря организации). Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т. д.

При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет особо принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• — структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• — требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• — существующие делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной системе документационного обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования:

В министерствах и ведомствах — управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

• — секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• — инспекция при министре (руководителе ведомства);
• — канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);
• — отдел писем (жалоб);
• — отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
• — центральный архив.

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются:

• — подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб);
• — секретариат;
• — экспедиция;
• — копировально-множительное бюро;
• — архив.

Однако для тех организаций, которые категорически не желают использовать старые названия службы ДОУ (управление делами, общий отдел, канцелярия) можно предложить варианты наименования, отражающие современные тенденции развития документационного обеспечения управления, например: служба (отдел) управления документацией (документами).

В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать.

В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т. е., установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т. е., создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

• — разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
• — определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
• — регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;
• — выбор оптимальной организационной формы работы с документами;
• — выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентация;
• — рациональная организация рабочих мест и условий труда;
• — повышение квалификации сотрудников службы.