Анализ работы отдела кадров

Основные функции по работе отдела кадров предприятия:

принятие на работу;

расчет с работы.

Для подробного описания можно разбить основные функции на ряд дополнительных. Так, например, принятие на работу подразумевает выполнение ряда действий:

• 1) анализ данных. Анализ данных производится при принятии человека на работу. Для выполнения данной функции необходимы следующие документы: паспорт, трудовая книжка и документ об образовании. При условии, что человек прошел собеседование составляется приказ о принятии на работу. Приказ о принятии должен включать Ф.И.О., должность (рабочее место), дату и, соответственно, номер приказа;
• 2) составление трудового договора. Составление трудового договора производится по предусмотренной форме договора. Трудовой договор (контракт) заполняется при принятии сотрудника на работу. Содержит данные: фамилия, имя, отчество, табельный номер, должность (рабочее место), основание (номер и дата приказа о принятии на работу). После составления трудового договора в трудовую книжку заносится соответствующая отметка и формируется личное дело сотрудника;
• 3) Формирование личного дела. В личном деле хранятся паспортные данные и общие сведения о работнике. Кроме данных, необходимых для составления трудового договора (Ф.И.О., рабочее место (должность), № приказа о принятии), содержит табельный номер сотрудника, личные и другие данные:
  • а) личные данные:

дата рождения, место рождения;

адрес;

паспорт: серия, номер;

пенсионное свидетельство;

медицинское страхование;

ИНН;

семейное положение;

дети;

• б) образование;
• в) Трудовая история (трудовая деятельность до работы на предприятии) с указанием следующих данных:

предприятие;

должность;

стаж;

статья увольнения;

г) документы (опись документов, приобщенных к личному делу сотрудника), с указанием полей:

тип документа:

• — трудовая книжка,
• — диплом;

идентификационный номер (номер диплома, тр. книжки);

дата приема (дата внесения в личное дело);

дата выдачи (дата изъятия из личного дела).

• 4) изменение штатного расписания. Штатное расписание работающих на предприятии (в формате должность-количество человек, работающих по этой должности), при приеме нового сотрудника должно быть соответствующим образом изменено;
• 5) проставление отметок в личное дело и трудовую книжку. При наличии приказа об увольнении в личное дело вносится соответствующая отметка с указанием статьи увольнения и даты расчета, а также номер приказа об увольнении. В трудовую книжку при этом также ставится отметка о расчете;
• 6) выдача документов. После увольнения необходимо произвести выдачу документов. Выдача документов осуществляется в соответствии с описью. После выдачи документов необходимо внести в личное дело отметку о том, что документы выданы (путем изменения данных о документах и материалах, приобщенных к личному делу проставление даты выдачи);
• 7) составление списка уволенных сотрудников за период. Для выполнения функции необходимо указать расчетный период. Список уволенных за определенный период составляется на основе личного дела и содержит дату устройства на работу, дату расчета, стаж работы на предприятии и статью увольнения;
• 8) изменение штатного расписания (при расчете). При расчете, на основании приказа об увольнении, также производится изменение штатного расписания.

При подробном изучении данной предметной области можно прийти к выводу, что информационная система значительно упростит работу сотрудников отдела кадров. С созданием данной системы все функции (за исключением проставления отметки в трудовую книжку и выдачи документов) практически полностью автоматизируются, значительно упрощаются и уменьшается вероятность случайных ошибок, возникающих в силу влияния человеческого фактора.

Например, при принятии на работу или при расчете необходимо произвести изменение штатного расписания, что может быть не выполнено из-за простой забывчивости сотрудника, а в данной информационной системе эта функция производится полностью автоматически, т. е. вероятность ошибки в данном случае исключена и в отчет по штату предприятия не попадет давно уволенный сотрудник.

Необходимо также отметить, что отдел кадров подразумевает работу с большими объемами данных и данная система призвана не только исключить случайные ошибки, но и уменьшить временные затраты на обработку, поиск данных, выполнение функций, составление отчетности. Проведение итогово-отчетной работы полностью автоматизировано, например, для составления списка уволенных за определенный период сотрудников специалисту отдела кадров достаточно нажать одну кнопку и задать необходимый период (в то время как раньше сотруднику приходилось перебирать огромное количество личных дел, при этом проверяя дату увольнения вручную). Таким образом, вся работа сотрудника отдела кадров, с внедрением информационной системы, сводится к минимуму.

На рисунках представлены формализованные процедуры основных функций работы отдела кадров.

Документооборот отдела кадров фабрики.

Работа отдела кадров фабрики.

Принятие на работу.

Расчет с работы организационный цех кадры.