Государственному учету подлежат следующие документы Козлов В. П. Российское архивное дело. — М., 1999. — С. 27.:
- — государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
- — государственных музеев и библиотек;
- — научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
- — структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов);
- — негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Федеральной архивной службой.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.
Практически организация учета представляет собой процесс составления и ведения учетных документов.
Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующей поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.
