Организация документооборота и понятие электронного документооборота

Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.

График документооборота позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, т. е. повышает эффективность всей учетной работы организации. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

До сведения лиц, работающих с первичными документами, в официальном порядке доводятся правила их оформления и сроки предоставления данных документов в бухгалтерию. Своим распоряжением по бухгалтерии главный бухгалтер обязывает принимать только документы, оформленные в установленном порядке. Бухгалтер, принявший документы, оформленные с нарушением правил, несет персональную ответственность.

Контролю подлежит также правильность отражения операций на счетах бухгалтерского учета, для чего к каждому первичному учетному документу прилагается перечень бухгалтерских записей с указанием даты и фамилии ответственного бухгалтера.

С 1 января 2013 года требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, в том числе виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны быть установлены федеральными стандартами (пп. 4 ч.3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ)), которые в настоящее время не утверждены.

Стоит отметить, что действующее законодательство по бухгалтерскому учету не дает определения «электронный документооборот» или «система электронного документооборота». Определение электронный документ можно найти в положениях ГОСТа 7.83−2001. Пункт 3.1 ГОСТа устанавливает, что электронный документ — это документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники.

Согласно пп. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под электронным документом понимается документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Аналогичное понятие содержит ст. 3 Федерального закона от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ).

Отметим, что в основе системы электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) и технология потоков управления определенными работами. Технологии электронного документооборота обеспечивают движение документов по заданному алгоритму и управляют заданиями по обработке документа согласно модели управления, заданной ее разработчиками.

При этом главным назначением системы электронного документооборота является организация хранения, создания, обработки, согласования электронных документов, а также работы с ними. Порядок внедрения системы электронного документооборота в организации устанавливается внутренними документами компании.

Положениями части 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ установлено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Особенность электронного документа заключается в том, что при передаче внешним пользователем, документ заверяется электронной подписью.

Документы, созданные на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и проверки его с подлинным документом.

Система электронного документооборота должна:

• — соответствовать требованиям делопроизводства;
• — содержать механизмы согласования, утверждения и контроля над исполнением документов;
• — поддерживать функции создания резолюций;
• — предоставлять возможность ознакомления сотрудников с внутренними документами и приказами, осуществлять автоматическую рассылку электронных писем, уведомлений и документов, формировать дела.

Таким образом, внедрению системы электронного документооборота в организации должна предшествовать регламентная работа.

При этом система электронного делопроизводства должна обладать следующими возможностями:

• — ввод, подготовка и редактирование документов;
• — составление документов на основе типовых шаблонов, хранящихся в памяти компьютера;
• — ввод и обработка сведений о документах;
• — осуществление контроля исполнения документов;
• — систематизация документов, формирование папок (дел);
• — хранение и поиск документа;
• — обмен документами с руководителем и сотрудниками;
• — пересылка документов адресату;
• — экспертиза ценности документов и их архивирование;
• — составление отчетных данных о работе с документами;
• — создание единого архива электронных документов.

Для обеспечения юридически значимого электронного документооборота необходимо использовать электронную подпись.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ)).

При этом необходимо отметить, что Закон N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи (ст. 5):

• — простая электронная подпись (электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом);
• — неквалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая:
  • 1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;
  • 2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
  • 3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
  • 4) создается с использованием средств электронной подписи);

квалифицированная электронная подпись (электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

• 1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• 2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом N 63-ФЗ).

Под электронной цифровой подписью понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе (ст.Закона N 1-ФЗ).

Таким образом, хоть законодательно понятие электронного документооборота и не закреплено, но при этом даны механизмы для его реализации.

Как уже отмечалось, согласно ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Регистры бухгалтерского учета также могут составляться в электронном виде и заверяться электронной подписью (ч. 6 ст. 10Закона N 402-ФЗ) Право на составление кассовых документов в электронном виде закреплено п. 2.5, 5.6 Положение Банка России от 12.10.2011 N 373-П.

Следовательно, первичные документы могут быть составлены в электронном виде и признаваться легитимными только в случае подписания их электронной цифровой подписью (или электронной подписью). К аналогичному мнению пришло и налоговое ведомство в своем письме от 05.10.2011 N ЕД-4−3/16 368@.

Наряду с налоговым ведомством Минфин России неоднократно выпускал письма, в которых пояснял, что в целях документального подтверждения расходов налогоплательщик наряду с документами на бумажных носителях может использовать документы, оформленные в электронном виде и подписанные (заверенные) электронной цифровой подписью (или квалифицированной электронной подписью) лица, ответственного за совершение хозяйственных операций в организации (смотрите, например, письма Минфина России от 12.04.2013 N 03−03−07/12 250, от 23.01.2013 N 03−03−06/1/24, от 28.05.2012 N 03−03−06/2/67, от 11.01.2012 N 03−02−07/1−1, от 01.02.2011 N 03−03−06/1/47, от 28.07.2010 N 03−03−06/1/491).

При этом стоит отметить, что согласно положениям Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Законом N 402-ФЗ или Налоговым кодексом РФ не определены (письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03−03−06/2/139).

Таким образом, при соблюдении указанных выше требований первичные учетные документы, надлежащим образом оформленные и подписанные с помощью электронной цифровой подписи (квалифицированной электронной подпись), являются первичным учетным документом в целях бухгалтерского и налогового учета.