Документальное оформление бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда

Формы первичной учетной документации по учету расчетов с персоналом по оплате труда обязательны для применения юридическими лицами всех форм собственности, за исключением бюджетных организаций. Для учета личного состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных документов, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1.

На основании заключенного трудового договора с работником ООО «Компания «Кубаньрезервагро» оформляется приказ (распоряжение) по предприятию о его приеме на работу в соответствии с условиями договора. Оформление приказа о приеме на работу осуществляется при помощи (форма №Т-1 и №Т-1а). Составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

В приказах указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ объявляют работнику под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Личная карточка работника (форма №Т-2) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

На основании личной карточки работник бухгалтерии заполняет лицевой счет (форма №Т-54), в котором записывают необходимые сведения о работнике (семейное положение, оклад, стаж работы, время поступления на работу и др.), все виды начислений и удержаний из заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

Кроме этого, должна заводится Налоговая карточка по учету доходов и налогах на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ). В ходе исследования в ООО «Компании «Кубаньрезервагро» было обнаружено, что данная форма в организации не ведется, что является не соблюдением законодательства.

По окончанию года лицевые счета и налоговые карточки персонала сдаются в архив.

Для закрепления трудовых обязанностей за конкретным работником используется должностная инструкция, которая утверждается приказом директора ООО «Компания «Кубаньрезервагро» и после подробного изучения заверяется подписью работника.

Должностные обязанности главного бухгалтера определяются ст. 7 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ.

Полное наименование должности, профессии и специальности в трудовом договоре указывается в соответствии со штатным расписанием ООО «Компания «Кубаньрезервагро».

Штатное расписание (форма №Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание заверяется подписями главного бухгалтера и директором организации. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Также в трудовом договоре указывается, на каких условиях принимается работник: по основному месту работы или по совместительству.

В случае перевода работника на другую работу оформляется приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т5), используются для оформления и учета перевода работников на другую работу в организации. Заполняются работником бухгалтерии с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании данного приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете, вносится запись в трудовую книжку.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, нормативными актами организации, трудовым договором, работником бухгалтерии ООО «Компания «Кубаньрезервагро» составляется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6), применяются для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными актами организации, трудовым договором. Составляются работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-60) предназначена для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

График отпусков (форма №Т-7) исследуемой организацией не составляется.

Для оформления и учета направлений работника в командировку, работником бухгалтерии заполняется приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т9 или №Т9а) и подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность командируемого, а также цели, время и места командировок.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Документом удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке является командировочное удостоверение (форма № Т-10). Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

После возвращения из командировки в организацию работником бухгалтерии составляется авансовый отчет с помощью бухгалтерской программы «1С: Бухгалтерия» с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Для оформления и учета поощрений за успехи в работе составляется приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11 и Т-11а). Составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник. Подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника и его трудовую книжку.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12) и табель учета рабочего времени (форма № Т-13) организацией не ведутся.

Оплата труда работников данного предприятия производится на основе должностных окладов, согласно штатному расписанию, утвержденном директором предприятия.

Размер месячного оклада работникам организации определяется в трудовом договоре с ним и не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда.

В месячный должностной оклад не включаются доплаты, надбавки и премии, иные компенсационные и социальные выплаты.

Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят в расчетной и платежной ведомости (форма № 49), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

В левой части этой ведомости записывают суммы начислений заработной платы по ее видам (сдельно, повременно, премии и разного рода оплаты), а в правой — удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

Для выплаты используется платежная ведомость (форма № Т-53), в ней указывают фамилии и инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче и расписку в получении заработной платы.

Для получения денежных средств на выплату заработной платы в банк предоставляют следующие документы: чек, платежные поручения на перечисление денежных средств в бюджет по удержанным налогам, на перечисление сумм, удержанных по исполнительным документам и личным обязательствам, а также на перечисление платежей на социальные нужды (в фонды — пенсионного, социального страхования, обязательного медицинского страхования). А также делается запрос в банк о резервировании для ООО «Компания «Кубаньрезервагро» необходимой суммы наличных денег на определенную дату.

На основании чека банк выдает организации необходимую сумму денежных средств, а бухгалтерией ООО «Компания «Кубаньрезервагро» на эту сумму составляется приходный кассовый ордер (форма №КО-1) (Приложение ПКО).

Заработная плата выдается из кассы в течение трех дней. По истечении этого срока кассир против фамилий работников, не получивших заработную плату, делает отметку «Депонировано», составляет реестр не выданной заработной платы и в конце ведомости указывает фактически выплаченную и не полученную работниками сумму заработной платы. Суммы не выплаченной в срок заработной платы по истечении трех дней сдают в банк на расчетный счет.

На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер, по одному на каждую платежную ведомость (форма №КО-2), номера и даты которых проставляются на последней странице ведомости.

В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.

Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации работником бухгалтерии, ответственным за начисление и расчет заработной платы ведется журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Выплаты, не совпадающие со временем выдачи заработной платы (внеплановые авансы, отпускные суммы и т. п.), производят по расходным кассовым ордерам, на которых делают пометку «Разовый расчет по заработной плате».

Расчетно-платежная ведомость выполняет несколько функций — расчетного документа, платежного документа и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате. Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для подсчета средней заработной платы за какой-либо предшествующий период (например, за три месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие выборки из различных ведомостей.

Для оформления и учета увольнение работника составляется приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-8 и №Т-8а).

Заполняются работником бухгалтерии, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку.

На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)».

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма №Т-61) применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При организации учета заработной платы на ООО «Компания «Кубаньрезервагро» используются соответствующие учетные регистры двух типов:

• — хронологические (в них записи ведутся в последовательности совершения операции, по датам). Это журналы регистрации операций;
• — систематические (записи соответствуют системе счетов, то есть плану счетов бухгалтерского учета, и информация группируется по определенным счетам). Это ведомости, журналы-ордера и т. д.