Бухгалтерский учет операций по выбытию денежных средств и их документальное оформление

По кредиту счета 50 отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы.

Расходные кассовые операции оформляются расходным кассовым ордером (РКО), форма № КО-2. Расходный кассовый ордер заполняется в бухгалтерии, однако его подписывают и главный бухгалтер и директор организации, однако печать на РКО не ставят. РКО, как и ПКО, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов, а так же в кассовой книге.

Когда РКО поступает в кассу, кассир проверяет его, подписывает, а лицо, получающее деньги (обычно — с предъявлением документов, удостоверяющих личность), собственноручно вписывает в ордер получаемую сумму, ставит дату и подпись.

РКО, который выписывается при возврате товара от покупателей, сопровождается чеком «Изъятие».

Вторым документом в ЗАО «Связной» подтверждающим выбытие денежных средств из кассы организации может быть Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Данный документ сопровождается чеком «Возврат». Акт о возврате формируется при возврате товара в день покупки.

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия и кассиром торговой точки.

Таб.5 Схема хоз. записей по выбытю ден. средств в кассу.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма N ИНВ-15). Инвентаризация наличных денежных средств в кассе предприятия проводится раз в месяц.

Согласно Учетной политики предприятия ЗАО «Связной», размер лимита денежных средств в кассе — 3000 рублей, срок сдачи наличных денежных средств в банк — каждый день. Выписывается препроводительная ведомость и кассовый ордер.

Лимит остатка наличных денежных средств в кассе означает, что остаток на конец каждого дня не может превышать установленный размер. Однако обороты по кассе, т. е. размер поступивших и выданных в течение дня денежных средств, не ограничивается этим лимитом. Но все суммы наличных денег, превышающие установленный лимит остатка, должны быть сданы в банк.

Для установления лимита организация представляет в банк, в котором ему открыт расчетный счет, специальный расчет по установленной форме. Лимит устанавливается с учетом особенностей хозяйственной деятельности предприятия, сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков и условий их хранения.

Выдача наличных денег под отчет производится из кассы предприятия.

Предприятие выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы на 5 дней.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Подотчетные суммы учитываются на счете 71.1 [3].

После проверки правильности записи кассовых документов в кассовой книге бухгалтер приступает к обработке приходных кассовых ордеров.

Корреспонденция счетов, указанная в документе, переносится в отчет кассира (второй экземпляр кассовой книги) и на его основании информация переносится в соответствующие учетные регистры (ведомости, журналы-ордера, машинограммы и др.).

Расходный кассовый ордер в ЗАО «Связной» выписывается в следующих случаях:

• 1. На «закрытую» расчетно-платежную ведомость при выдаче заработной платы, пособий и т. д.
• 2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.
• 3. При выдаче денег под отчет должностным лицам для поездки в командировку, при покупке материальных ценностей в розничной торговле.
• 4. При сдаче наличных денежных средств при инкассации наличности в банк
• 5. при осуществлении возвратов материальных ценностей.
• 6. при выплате % за пользование кредитом потребителям и пр.

После издания приказа о назначении кассира, руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. После этого с ним заключается договор о полной материальной ответственности.

В сроки, установленные письменным распоряжением руководителя предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежных знаков и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия в кассе денег, разных ценностей и документов путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся до сведения руководителя. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй — остается у материально ответственного лица.

При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается сумма и обстоятельства возникновения. Наличные, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход организации, при этом производится следующая запись.

Дебет 50 «Касса организации».

Кредит 91 субсчет «Прочие доходы».

— отражен в составе внереализованных доходов излишек денежных средств в кассе При обнаружении недостачи производится запись по дебету счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Дебет 94.

Кредит 50 субсчет «Касса организации" — учтена недостача денег в кассе Потом в бухгалтерском учете эти суммы списываются на материально ответственное лицо.

Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Кредит 94 — отнесена сумма недостачи за счет виновного лица Размеры финансовых санкций за нарушение Порядка ведения кассовых операций определены в Указе Президента РФ от 23.05.99 г. № 1006 «Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей».

Для того чтобы организовать учет денежных средств в кассе организации у бухгалтера должны быть следующие документы:

• · Кассовая книга
• · Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров
• · Отчеты кассира
• · Приходные и расходные кассовые ордера
• · Приказ о назначении кассира, приказ о материальной ответственности кассира, расписка кассира об ознакомлении с «Порядком ведения кассовых операций в РФ»
• · Журнал кассира-операциониста (при использовании ККМ)
• · Отчеты кассира-операциониста
• · X-отчеты, Z-отчеты ККМ
• · Документы о регистрации ККМ в налоговой службе.