Предложения и рекомендации по совершенствованию внутреннего контроля основных средств

Типичные ошибки.

• * В учетной политике предприятия указано, что аналитический учет основных средств должен вестись в инвентарных карточках (форма ОС-6). Однако на предприятии этого не делаю считая ведение таких карточек излишним, при этом ссылаются на имеющиеся в бухгалтерии копии инвентарных списков, а на тех предприятиях, где эти карточки ведут, не всегда соблюдают требование полноты занесения реквизитов.
• * Материальная ответственность организуется лишь в отношении собственных основных средств, учитываемых на сч. О1 «Основные средства».
• * Несоответствие информации о наличии основных средств по данным Главной книги информации об их остатках по данным инвентарных карточек нередко влечет за собой неправильное начисление амортизации.
• * Оприходование основных средств не по цене их приобретения.
• · В состав первоначальной стоимости включают затраты по оплате процентов по заемным средствам.
• * При покупке основных средств у физических лиц не всегда удерживается подоходный налог.
• * При передаче основных средств в качестве вклада в уставный капитал другого предприятия сумма превышения их договорной стоимости над балансовой нередко включается в состав доходов будущих периодов (кредит сч. 83 «Доходы будущих периодов»), а по мере начисления дивидендов присоединяется к балансовой прибыли (дебет сч. 83 «Доходы будущих периодов», кредит сч. 80 «Прибыли и убытки»). Настоящий порядок действовал до 1 января 1995 г.
• * При безвозмездной передаче основных средств выявленный убыток не всегда списывается на уменьшение добавочного капитала или фонда социальной сферы.
• * Начисление износа основных средств производится один раз в квартал.
• * Предприятие продолжает начислять износ по объектам с истекшим сроком нормативной эксплуатации.
• * Неправомерное ускоренное начисление износа основных средств.
• * Списание 50% балансовой стоимости в первый месяц или в первый квартал после ввода в эксплуатацию основных средств, а не равномерно в течение года.
• * Простое хищение средств (основной тип мошенничества).

Автоматизация учетной работы на предприятии находится на низком уровне. Во всей центральной конторе имеется три компьютера, у главного бухгалтера, у бухгалтера расчетной группы и у секретаря, все класса Pentium II 2 (433 MHz), два принтера HP LaserJet, копировальный аппарат Canon. Компьютеры не соединены в сеть.

Тем не менее, использование техники для целей бухгалтерского учета можно признать крайне не эффективным. Не используются и не установлены системы автоматизации бухгалтерского учета. При этом используются специальные программы для составления отчета в налоговую инспекцию по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ), и отчета в пенсионный фонд. Установлены и используются текстовые и табличные процессоры пакета MS Office XP. Текстовый процессор MS Word XP использует секретарь для составления документов, необходимых для работы предприятия, такие, например как, приказы по предприятию, договора с контрагентами, справки и пр. Табличный процессор MS Excel XP используется бухгалтером расчетной группы при расчете заработной платы и необходимых отчислений и налогов. Все остальные операции ведутся вручную.

Что касается непосредственно учета основных средств, то можно сказать, что документооборот по учету основных средств практически отсутствует. Многие документы не ведутся вовсе, как, например, инвентарная карточка. Инвентарные карточки на предприятии никогда не велись и не ведутся, вместо этого делаются записи в книге по учету основных средств. Операции по движению и ремонту основных средств оформляются приказом руководителя по предприятию, по которому делаются изменения в книге по учету основных средств. Несмотря на то, что в хозяйстве имеется три компьютера, информация обрабатывается вручную, а данная техника применяется лишь для составления годовой отчётности в ИМНС и Пенсионный фонд. Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет — это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии.

Стадии и этапы создания автоматизированной системы изложены в ГОСТ 34 601–90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». Основные этапы здесь следующие:

• · предпроектное обследование и написание тактико-технического задания;
• · проектирование;
• · ввод в действие;
• · сопровождение автоматизированной системы.

На стадии предпроектного обследования должна быть осуществлена постановка задачи, которая заключается в формировании исходных посылок, требуемых результатов решения задачи и описании её математического содержания. Так как автоматизация бухгалтерского учёта является сложной задачей и состоит из множества подзадач, должен быть рассмотрен комплекс информационно связанных друг с другом компонентов. Нужно обратить внимание на периодичность и время решения задач, организацию сбора первичных данных и передачи их в обработку. Постановка задачи должна сопровождаться описанием документов, массивов данных, используемых в задаче и получаемых в результате решения. Информация, используемая при решении задач, разделяется на постоянную, которая должна храниться в системе и использоваться многократно, и переменную.

В постановке задачи обязательно должен принимать активное участие главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи очень облегчается, если на предприятии имеются такие документы, как учётная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утверждены порядок и сроки выполнения учётных работ. Без таких документов постановку задачи нужно начинать с изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучения информационных связей и маршрутов движения информации. Перед автоматизацией учёта необходимо привести его в порядок, совершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, используемых в бухгалтерском учёте, оценить их соответствие формам, утверждённым ОКУД, и возможность замены неунифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов. Бухгалтеру нужно учитывать, что ввод информации в ЭВМ должен осуществляться один раз. Все сводные, промежуточные, результатные данные должны быть получены автоматически на основе введённых первичных данных. Информация заносится в единую базу данных. Массивы постоянной, справочной информации должны быть упорядочены, классифицированы.

Перечислим ниже, какие работы, на наш взгляд, необходимо выполнить бухгалтеру.

• 1. Разработать рабочий план счетов. Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счёту, субсчёту может быть необходимо вести несколько видов аналитического учёта (большинство бухгалтерских программ позволяют это). Аналитический учёт наиболее трудоёмок, его данные используются не только учётными работниками, но и всеми управленцами.
• 2. Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделений, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т. д.). Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Многие классификаторы (справочники) используются для ведения аналитического учёта, т. е. показатели в них представляют собой аналитические счета. Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группировку информации. Системы классификации и кодирования информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходима для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирования с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторный ввод и нарушение аналитического учёта). Сделать это нужно до ввода классификаторов в ЭВМ, изменение группировки и кодов в дальнейшем будет затруднительным.
• 3. Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учёта, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, содержащиеся в них, порядок и сроки их заполнения. По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработаны с учётом автоматизированной обработки и многие из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придётся формировать и вводить дополнительно (большинство бухгалтерских программ это допускают). Желательно, чтобы ввод первичных документов в ЭВМ происходил одновременно с их составлением или получением, затем их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должен производиться однократный ввод информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.
• 4. Многие бухгалтерские корреспонденции однотипны, поэтому их ввод в компьютер следует автоматизировать, хотя стоит предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию. Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, что и предусматривают многие бухгалтерские программы. Необходимо рассмотреть, как будет происходить ввод всех корреспонденций.
• 5. Выходные документы (регистры и отчётные формы) формируются автоматически на основе введённой в ЭВМ информации. Бухгалтерские программы предлагают достаточно широкий набор выходных форм, при необходимости позволяют их изменить, ввести новые.

После решения поставленной задачи эффективность бухгалтерского учета увеличивается, это выражается в:

• · Упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета 01, требовалось несколько часов работы, то на компьютере — нажал клавишу, и выборка распечаталась.
• · Увеличении количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере — в нескольких.
• · Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел.
• · Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось.
• · Повышении экономичности бухгалтерского учета. Практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие «подвластные» бухгалтерии параметры можно без использования различных рискованных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей.