Документальное оформление оплаты труда

Бухгалтерский учет в ООО «Оскар» являет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательства предприятия путем сплошного, беспрестанного и документального учета всех хозяйственных операций.

Порядок документального оформления учета расчетов с работниками по оплате труда регламентируется Типичными формами первичного учета по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате, утвержденными приказом Минстата Украины от 22.05.1996 № 144 (табл. 1).

Таблица 1. Типичные формы первичных документов по учету расчетов на оплату труда.

Все вышеперечисленные документы используются в ООО «Оскар» для учета расчетов из оплаты труда с работниками предприятия.

Учет личного состава работников ООО «Оскар» ведется лицом, назначенным приказом руководителя предприятия, который на каждого принятого на работу работника (постоянно, временно, сезонно) заполняет карточку (личный листок) и в дальнейшем в ней на основании приказа руководителя делает оценки о назначении, перемещении работника, предоставлении отпуска, увольнении.

Бухгалтерия на каждого работника открывает карточку-справку (лицевой счет) с указанием справочных данных о работнике со следующим накоплением информации о начисленной заработной плате, удержания из ее, выплаченных суммах.

Оперативный учет рабочего времени ведется в табеле учета использования рабочего времени (ф. №П-12 №П-13). Данные табельного учета используются бухгалтерией при начислении заработной платы работникам.

Все первичные документы по учету выработки и заработной платы подраздела и службы в установленный срок сдают в бухгалтерию для их проверки и обработки. Расчетная обработка заключается в том, что по каждому документу умножением расценки на количество выработанной продукции (выполненных работ, сделанных услуг) определяют сумму сдельного заработка. Обработанные документы группируют по табельным номерам работающих и используют для составления расчетно-платежных ведомостей (ф. №П-49). Эти ведомости являются основным учетным документом, используемым для оформления расчетов с рабочими и служащими. Они содержат сводку обо всех начислениях по видам оплат, удержаниям из заработной платы и суммам, что подлежат выдачи на руки.

Основанием для составления расчетно-платежных ведомостей служат:

• — табель использования рабочего времени (для расчета почасовой заработной платы и всех других оплат, в основу которых положено время доплаты за время ночное и сверхурочное, оплата простоев, временной неработоспособности и др.);
• — накопительные карточки заработной платы (для рабочих-сдельщиков);
• — справки расчеты бухгалтерии (по всем видам дополнительной заработной платы и выплате по временной неработоспособности);
• — расчетные ведомости за прошлый месяц (для расчета сумм содержаний подоходного налога из доходов граждан);
• — решение судебных органов (на удержание по исполнительным письмам);
• — заявления работников на разные виды перечислений;
• — платежные сведения (на раньше выданный аванс за первую половину месяца) и др.

На платежных ведомостях должна быть разрешительная надпись о выдаче денег, подписанная руководителем предприятия и главным бухгалтером, с указанием суммы и срока выплаты (как правило, на протяжении 3-х рабочих дней, включая день получения денег в банке).

По окончании трех дней, установленных для выплаты заработной платы, кассир проверяет в платежной ведомости подписи в получении и подсчитывает сумму выданной заработной платы, а напротив фамилии лиц, которые своевременно не получили заработную плату, в графе «Расписка в получении» ставит штамп «Депонируемая». Платежная ведомость закрывается двумя суммами: выдано и депонировано. Депонируемые суммы кассир записывает в реестр невыданной заработной платы (ф. №П-11). После этого платежные ведомости и реестр невыданной заработной платы кассир сдает бухгалтеру для проверки и выписки расходного кассового ордера. Расходный кассовый ордер регистрируется в кассовой книге.

Сумму депонируемой заработной платы кассир вносит в банк для зачисления на текущий счет предприятия. При этом в объявлении на внесение указываются «Депоненте суммы». Это необходимо для того, чтобы банк взял эти суммы на отдельный учет и выдал предприятию по его первому требованию. В дальнейшем каждая выплата депонируемой заработной платы осуществляется в реестре (или книге) невыданной заработной платы и оформляется расходным кассовым ордером.

Депонируемую заработную плату предприятие хранят в банке на протяжении 3-х лет, после чего она подлежит перечислению в бюджет не позже 10 числа следующего месяца (приказ Минфина Украины от 09.08.1993 № 55). За несвоевременное перечисление в бюджет отмеченных депонентных сумм стягивается пеня в размере 0,3% от суммы задолженности за каждый день просрочки.

На основании расчетно-платежных ведомостей или других документов, которые их заменяют, составляются таблицы «Сводки начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников» и «Сводки по расчетам с рабочими и служащими», которые содержат сводку о составе фонда заработной платы по группам и категориям персонала и видам выплат за отчетный месяц.

В ООО «Оскар» выплата заработной платы осуществляется по зарплатному проекту. Зарплатным проектом банковские учреждения называют набор услуг, связанных с организацией выплаты заработной платы по платежным карточкам работникам своих клиентов (предприятий, предпринимателей).

Чтобы зачислить заработную плату, банк открывает каждому работнику предприятия карточный счет (картсчет) и выдает банковскую карточку любой платежной системы. Деньги остаются на карточных счетах сотрудников к их снятию в банкомате (кассовом терминале) или к проведению безналичных платежей в торгово-сервисной сети.

Предприятие может заказать зарплатный проект в любом банке. Потом избранный банк-исполнитель заключает:

• 1) договор с предприятием о перечислении и выплате заработной платы (других выплат) сотрудникам предприятия с использованием банковских карточек (дальше — Договор о реализации зарплатного проекта);
• 2) договор с каждым работником предприятия об открытии и обслуживании карточного счета (дальше — Договор об открытии картсчета).

Понятно, что предприятия, которые работают по схеме зарплатного проекта, заработную плату насчитывают в общем порядке. А вот ее выплата имеет ряд особенностей. На них мы и остановимся.

Следовательно, выплачивая своим работникам заработную плату (другие выплаты), бухгалтерия в сроки, отмеченные в договоре, подает в банк:

• — платежное поручение на перечисление заработной платы работникам на их карточные счета;
• — платежные поручения на перечисление подоходного налога и социальных взносов и собраний;
• — ведомость (реестр) начисления заработной платы на картсчета работников.

С помощью платежного поручения заработную плату перечисляют общей суммой на транзитный счет, какой банк открывает в рамках зарплатного проекта. О том, что данный документ применяют для перечисления предприятием заработной платы на банковские счета работников, сказано у п. 5 раздела III Инструкции № 135.

Платежные поручения на перечисление налогов и сборов, связанных с начислением заработной платы, подают в банк одновременно с платежным поручением на перевод средств на транзитный счет банка (чтобы позже перечислить выплаты на картсчета работников).

Для решения заданий оптимизации учета с учетом технологических особенностей предприятия, руководство устанавливает общие правила документооборота и утверждает его график (приложение О).

Вообще, документооборот — это движение бухгалтерских документов на предприятии с момента их получения (создание) до завершения обработки и передачи в архив. Документооборот охватывает:

• — создание документов или получение их от других предприятий, организаций;
• — проверку документов;
• — обработку документов;
• — передача документов в архив.

Руководитель предприятия обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделами, службами и работниками правомерных требований бухгалтерии по соблюдению порядка оформления и представления до учета документов.

Первичные и сводные учетные документы составляют на бумажных или машинных носителях и они должны содержать такие реквизиты:

• 1) название документа;
• 2) дату и место его составления;
• 3) наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
• 4) содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения;
• 5) должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции та правильность ее оформления;
• 6) личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Общая схема организации расчетов по плате труда в ООО «Оскар» показано на рис. 1.

Рис. 1. Общая схема организации бухгалтерского учета оплаты труда

Следовательно, в ООО «Оскар» учетная политика утверждается приказом или распоряжением директора предприятия.

Формы, системы и размер оплаты труда работников, а также другие виды их доходов устанавливаются ООО «Оскар» самостоятельно, исходя из принципа материального поощрения каждого работника. Бухгалтерия на каждого работника открывает карточку-справку (лицевой счет) с указанием справочных данных о работнике со следующим нагромождением информации о начисленной заработной плате, содержание из ее, выплаченных суммах.