Построение системы управления продажами ООО «ХХХ», функционирующий в условиях финансово-экономического кризиса

Разработка требований к системе планирования и контроллинга продаж в ООО «ХХХ»

В результате проведенного исследования системы продаж ООО «ХХХ», были выявлены такие проблемы как, неэффективная система планирования, система контроля, система мотивации, что определяет необходимость разработки системы управления продажами Компанией.

Предлагается система управления продажами «ХХХ», функционирующая в условиях финансово-экономического кризиса, представленная на Рис. 14.

Первоочередным шагом создания системы управления продажами является организационное планирование.

Первоочередными задачами разработки системы планирования компании «ХХХ» должны стать:

• — обеспечение целенаправленного развития организации в целом и всех ее структурных подразделений;
• — ориентация и раннее распознавание проблем организации;
• — координация деятельности сотрудников отдела продаж, путем создания системы оперативного планирования и контроллинга отдела продаж;
• — мотивация трудовой активности сотрудников отдела продаж (Рис. 14.).

Назначение планирования и контроллинга как функций управления отделом продаж компании «ХХХ» должно состоять в стремлении заблаговременно учесть все внешние и внутренние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития отдела продаж организации и ее участников.

Качественно разработанное планирование должно усовершенствовать работу отдела продаж Компании, увеличить объемы сданных в эксплуатацию объектов и эффективность выполнения тех или иных видов услуг.

Рисунок 14. Система управления продажами «ХХХ» .

Внутрифирменное планирование компании «ХХХ» должно рассматриваться как система тактического (годового), и оперативного планирования, соподчиненных и определяющих стратегию увеличения объемов продаж фирмы, цели функционирования, прогноз развития внешних факторов и внутренних ресурсов.

Организация процесса планирования продаж в Компании «ХХХ» имеет свои отличительные особенности. Эти особенности касаются как сроков плановых периодов продаж, так и самой процедуры планирования продаж.

Новая система планирования продаж должна включать:

• 1) Тактическое или годовое планирование продаж;
• 2) Оперативное планирование продаж (на месяц и неделю).

В разработке тактического планирования продаж должны принимать участие:

• 1. Генеральный директор;
• 2. Менеджер по развитию Компании;
• 3. Директор производства;
• 4. Директор по продажам;
• 5. Экономист;
• 6. Маркетолог.

Годовой план развития продаж необходимо составлять в соответствии с сезонностью, пожеланиями потребителей и конкурентными преимуществами Компании «ХХХ» (Приложение 3).

Менеджер по развитию Компании На основании годового плана продаж, должны разрабатываться и уточняться задачи на каждый месяц. На совещаниях Генеральный директор должен ставить четкие задачи руководителю отдела продаж, маркетологу и менеджеру по развитию Компании, а они в свою очередь должны донести их до своих подчиненных. Задачи по планированию продаж на месяц разрабатываются с учетом мероприятий, заложенных в годовой план (Приложение 4).

Каждый сотрудник получает индивидуальные задачи и в соответствии с ними разрабатывает собственный план продаж, который должен утвердить вышестоящий начальник.

На основании ежемесячных планов ставятся задачи на неделю.

При планировании продаж необходимо закладывать время, на непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть с учетом погодных условий и форс-мажорных обстоятельств (пробки на дорогах города и т. п.).

Планирование продаж, четкая постановка задач и контроллинг в Компании необходимо для того, чтобы увеличить объем продаж, усовершенствовать систему продаж и определить пути достижения эффективной работы отдела продаж.

После того, как сотрудники «вооружены», т. е. знают, что от них требуется, понимают, что и как необходимо сделать для эффективной работы отдела продаж, организуется грамотный контроллинг. Для этого необходимо четко поставить задачу, т. е. в каком виде предоставлять отчетную информацию руководству. Это выражается, в частности, в скрупулезной разработке форм отчетных документов. Лучший способ — таблица. Она же обеспечит и сведение результатов по всей совокупности исполнителей.

Основная проблема — найти золотую середину в организации отчетности. Отчетность по результатам работы. Иначе говоря — итоговая отчетность менеджеров по продажам или плановая отчетность менеджеров отдела продаж. Для осуществления текущего контроля деятельности отдела продаж ООО «ХХХ» рекомендуется использовать административный контроль, который отражает своевременность выполнения задач и включает в себя ежемесячные, недельные схемы отчетности для каждого сотрудника. Должен быть введен определенный день в конце месяца, когда сотрудники отчитываются перед вышестоящими руководителями. В отчетах отражается выявление отклонений плановых с фактическими показателями.

Таблица 5. — Основные концепции контроллинга фирмы ООО «ХХХ» .

Грамотно организованный контроллинг продаж позволяет не только своевременно обнаружить недостатки в деятельности отдела продаж фирмы ООО «ХХХ», но и вовремя принять меры к их устранению.

Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций.

Текущий контроль должен базироваться на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять эффективный текущий контроллинг, аппарату управления продажами необходима обратная связь.

Системы обратной связи позволят руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

В части методической упорядоченности продаж рекламной продукции в условиях кризиса целесообразно обратить внимание на разработку следующих регламентирующих документов, придающих четкость и простоту данному виду продаж со сложным контролем за процессом и повышенным финансовым риском.

Следует ввести отчетность за каждый выполненный заказ (Приложение 5).По окончанию изготовления каждого заказа, а именно после подписания акта приема-передачи выполненных работ, каждое звено цепочки в лице ответственного за выполнение работ сотрудника обязать предоставлять аналитическую записку на имя Генерального директора с указанием:

• — трудностей, с которыми пришлось столкнуться при выполнении заказа;
• — успехов (соблюдение технологий, сроков проектирования и т. д.);
• — предложений по совершенствованию управления людьми, техническими процессами, денежными потоками, документооборотом на своем участке работ.

Также рекомендуется проводить:

— контроль над документооборотом в компании (своевременность поступления к Генеральному директору служебных, докладных записок, отчетов, реестров заказов, договоров). Данные обязанности необходимо возложить на офис-менеджера компании. Именно он будет связующим звеном между сотрудниками и руководством.

Система контроллинга тесно взаимосвязана с системой планирования фирмы. Следовательно, для того, чтобы сориентировать управленческий процесс в фирме «ХХХ» на достижение всех целей компании, в том числе и усовершенствовании работы отдела продаж в условиях финансово-экономического кризиса, необходимо вести контроллинг предприятия. Это объясняется повышением нестабильности внешней среды рекламной фирмы, усложнением системы управления фирмой «ХХХ» в условиях финансово-экономического кризиса, текучей и постоянно обновляющейся информацией в современном мире рекламы.

современных условиях необходимо объединить основные концепции контроллинга и применить для фирмы «ХХХ» (Табл. 5).