Основные положения. 
Бухгалтерский и налоговый учет автотранспорта

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются основной статьей расходов при эксплуатации автотранспорта.

Под горюче-смазочными материалами (далее по тексту — ГСМ) понимаются автобензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств (легковых и грузовых автомобилей, автобусов, микроавтобусов, тягачей, самосвалов, фургонов, специальных и специализированных автомобилей (краны, погрузчики, пожарные автомобили и т. п.)).

ГСМ, используемые организациями для эксплуатации автотранспортных средств, относятся к материально-производственным запасам, учет которых следует вести в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 г. N 44н (далее — ПБУ 5/01).

Учет горюче-смазочных материалов организуется на основе:

• — строгого соблюдения установленного порядка приемки и отпуска горюче-смазочных материалов;
• — тождественности данных оперативно-складского и бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов.

При организации учета ГСМ необходимо соблюдать основные принципы оперативно-бухгалтерского метода учета, которыми являются:

• — подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета ГСМ на складах и в баках автотранспорта, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• — систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению ГСМ, а также ведения складского учета; бухгалтеры должны самостоятельно проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
• — осуществление бухгалтерского учета материальных ГСМ в денежном выражении по учетным ценам или по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов, субсчетов, местам хранения — складам и кладовым (материально ответственными лицами) и маркам ГСМ;
• — систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам или по фактической себестоимости, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

В соответствии с Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете 3 «Топливо» счета 10 «Материалы». На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 3 «Топливо» счета 10.

Учет горюче-смазочных материалов целесообразно организовать в разрезе следующих субсчетов:

• — субсчет 3−1 «Топливо на складах» ;
• — субсчет 3−2 «Топливо в баках транспортных средств» ;
• — субсчет 3−3 «Топливо по талонам» .

На субсчете 10−3-1 «Топливо на складах» учитывается наличие и движение всех видов нефтепродуктов, полученных для эксплуатации транспортных средств, машин, механизмов и для других целей и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки.

Основанием для записей по дебету субсчета 10−3-1 «Топливо на складах» являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту субсчета 10−3-1 «Топливо на складах» производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных ведомостей, накладных.

При этом дебетуются:

• — субсчет 10−3-2 «Топливо в баках транспортных средств» — на стоимость отпущенных бензина и дизельного топлива другим материально ответственным лицам и водителям;
• — счета 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Издержки обращения» — на стоимость отпущенных с нефтескладов (пунктов заправки) смазочных материалов.

На субсчете 10−3-2 «Топливо в баках транспортных средств» учитывается бензин и дизельное топливо, полученные водителями:

• — в виде талонов;
• — на основании ведомостей учета выдачи нефтепродуктов.

Субсчет 10−3-3 «Топливо по талонам» предназначен для учета талонов на бензин, дизельное топливо и смазочные материалы. Учет ведется в единицах измерения, указанных на приобретенных талонах, и в стоимостном выражении. В то же время на этом счете талоны учитываются только в том случае, если договором заправки, заключенным с АЗС, предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит в момент передачи талонов.

Для получения более точной информации рекомендуется использовать субсчета второго порядка. Например:

• — субсчет 10−3-1−1 «Бензин на складе» — по маркам;
• — субсчет 10−3-1−2 «Дизельное топливо на складе» — по видам;
• — субсчет 10−3-1−3 «Специальные масла на складе» — по видам.

Аналитический учет ведется по отдельным материально ответственным лицам, по видам и маркам нефтепродуктов.