Место и роль системы управления закупками в деятельности предприятия в современных условиях

Экономическое содержание закупочной деятельности на предприятии

Рациональная организация закупок в значительной мере предопределяет на предприятии уровень использования средств производства, рост производительности труда, снижение себестоимости продукции, увеличение прибыли и рентабельности. Этим определяется роль и значение закупок в системе управления предприятием.

Закупочная деятельность предприятия — деятельность предприятия — покупателя по приобретению исходных факторов производства на рынке поставщиков. Закупочная деятельность это достаточно динамично развивающаяся сфера коммерческой работы промышленного предприятия, и за рубежом и в России она прошла целый ряд этапов своего развития. Только за последние сорок лет в теории закупок сменились семь основных философских концепций, отображающих эволюцию подходов к логике и содержанию закупочной деятельности промышленных предприятий [6, c. 223].

В рамках решения поставленных задач, рассмотрим основные этапы развития закупочной деятельности в нашей стране (табл. 1.1).

Таблица 1.1 — Этапы развития закупочной деятельности в СССР и Российской Федерации.

Этап «Зрелость» развития закупочной деятельности в нашей стране будет представлен, по нашему мнению, двумя его ступенями, в связи с тем, что Россия достаточно быстро догоняя в области организации закупок, наиболее экономически продвинутые страны, вошла в этап «Зрелость I» с большим количеством проблем и нерешённых практических и теоретических задач в этой сфере, а также с достаточно низким уровнем профессиональной подготовки работников закупочных служб промышленных предприятий.

Тормозит развитие закупочной деятельности в хозяйственной практике российских промышленных предприятий и отсутствие должного внимания к ней со стороны современной экономической науки. Например, рыночная коммуникационная составляющая закупок, без которой, как показывает анализ тенденций развития закупочных процессов в промышленно развитых странах, повышение результативности коммерческой работы промышленных предприятий в современных условиях становится практически невозможным, в теоретическом плане исследована явно недостаточно, что сдерживает практическое внедрение адекватных закупочных технологий.

Переход к этапу «Зрелость II», который по содержанию будет включать в себя создание и управление цепями поставок и координацию деятельности поставщиков посредством формирования их интегрированных ассоциаций для российских промышленных предприятий дело несколько отдаленного будущего. Однако следует отметить, что Россия может пройти этот путь достаточно быстро, так как она имеет возможность воспользоваться опытом стран, уже прошедших его, и, следовательно, избежать ошибок, допущенных ими в этом процессе, а также применять на практике новейшие зарубежные научные разработки в области организации закупочной деятельности и управления цепями поставок.

В последнее время в России наблюдается рост интереса предприятий негосударственного сектора к использованию конкурентных процедур при организации своей закупочной деятельности. Подобная тенденция объясняется, в частности, тем фактом, что при правильном проведении конкурентных закупок достигаемая экономия средств заказчика может составлять в среднем от 5 до 15%, а по утверждениям зарубежных специалистов до 40%. По данным российских консалтинговых фирм число обращений негосударственных предприятий к консультантам по вопросам регламентирования закупок и организации проведения конкурентных закупочных процедур ощутимо растёт, что также подтверждает наличие вышеназванной тенденции [3, с. 25].

Предметом закупок служат средства производства или материальные ресурсы, потребляемые в процессе производства. Они подразделяются на предметы труда (сырье, материалы, полуфабрикаты, топливо и тому подобное) и средства труда (машины, механизмы, оборудование, транспортные средства и тому подобное) [25, c. 9].

Снабжение производства необходимыми материальными ресурсами является начальным звеном производственного процесса, а сбыт готовой продукции — его завершением. Под закупочной деятельностью предприятия понимается процесс обеспечения его всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления его производственно — хозяйственной деятельности. От организации закупок, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимом ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия [34, с. 223].

Хорошо организованная закупочная деятельность оказывает большое влияние на все стороны производственной и финансовой деятельности предприятия. Нарушение ритмичности закупок не позволяет вести нормальное производство, вызывает простои предприятий, цехов, участков — снижает эффективность материального производства.

Правильная организация закупок способствует повышению технического уровня производства, быстрейшему внедрению и освоению новых видов техники, оборудования, усовершенствованию всех технологических процессов, укреплению финансово-экономического положения предприятия [2, c. 10].

В закупках, как в любом производственном процессе, участвуют: труд рабочих и служащих (транспортировка, погрузка, разгрузка, хранение, расфасовка, учет), средства труда (склады, хранилища, транспортные средства, машины, механизмы, оборудование, инвентарь, вычислительная техника), предметы труда (топливо, горючее, ремонтные, упаковочные, строительные материалы) [29, с. 11].

Конечной целью закупочной деятельности должно быть увеличение прибыли предприятия. Предпринимателю, никогда не упуская из виду эту цель, следует сосредоточить все усилия на том, чтобы сделать выбор тех материалов, услуг и источников снабжения, которые лучше всего удовлетворяют его потребности при наименьших издержках и надлежащем качестве.

Роль закупок становится особенно понятной, если мы сравним издержки на приобретение материалов и услуг с издержками по другим статьям (рис. 1.1).

Рисунок 1.1 — Доля закупок в объеме продаж для производственных компаний

Закупки — это нечто большее, чем просто акт купли. Для этого надо обладать множеством различных навыков, в том числе умением точно прогнозировать потребности и поддерживать хорошие взаимоотношения с поставщиками. Полезно также умение работать с компьютером, так как многие процедуры осуществления закупок можно упростить именно с помощью компьютера. Экономия на затратах по закупкам может привести к существенному росту прибыли, как это показано в таблице 1.2 [16, c. 558].

Таблица 1.2 — Экономия на закупках для предпринимателя.

Отметим, что если отношение прибыли к величине продаж составляет всего 2%, то экономия в 1000 рублей, полученная на закупках, будет эквивалентна прибыли, получаемой от увеличения продаж на 50 тысяч рублей.

В широком смысле закупочная деятельность включает также точную оценку потребности в материалах и услугах; поиск и отбор соответствующих поставщиков; согласование с поставщиками таких вопросов, как, например, цены и сроки поставок; обсуждение условий контрактов и заказов; ясное понимание того, будет ли фирма-поставщик надежным партнером в течение всего срока действия договора [18, c. 110].

Классическим примером эмпирического подхода к практике закупочной деятельности может служить правило приобретать товары и услуги нужного качества, в нужном количестве, в нужное время, у нужного поставщика и по нужной цене (рис. 1.2).

Рисунок 1.2 — Задачи управления закупками

Если производственные предприятия, оптовики и розничные торговцы полностью соблюдают перечисленные выше принципы закупок, то им, по всей вероятности, обеспечен успех в их закупочной деятельности [5, c. 85].

Задачи закупочной деятельности и их характеристика представлены в приложении А.

Эффективность управления закупками достигается в том случае, если предприятие хорошо осведомленно обо всех полученных заказах и всех выполненных поставках; о темпах использования закупленных материалов; о поставляемых количествах и циклах поставок; об именах поставщиков и ценах на их товары; о цикличности заказов и заказанных количествах; об изделиях, возвращенных заказчиками. Схема реализации модуля «Управление закупками» (Снабжение) представлена в приложении Б.

Предприятие должно контролировать ход закупок, по меньшей мере, один раз в год, при этом оно должно получить ответы на два ключевых вопроса:

• — В какой мере затраты компании на приобретение сопоставимы с затратами конкурентов?
• — Каковы потери от усадки, брака и краж?

Простым способом измерения эффективности закупочной деятельности является сопоставление себестоимости продаваемой продукции компании со средним показателем по отрасли [39, c. 8]. Такие среднеотраслевые показатели, публикуемые ежегодно торгово-промышленными ассоциациями и профессиональными объединениями, могут быть использованы в качестве сравнительных нормативов.

Основной задачей предприятия по организации и управлению закупками является своевременное, бесперебойное и комплектное снабжение производства всеми необходимыми материальными ресурсами для осуществления производственного процесса в точном соответствии с утвержденными плановыми заданиями. При этом сам процесс снабжения должен осуществляться при минимальных транспортно-складских расходах и наилучшем использовании материальных ресурсов в производстве.

В практике работы предприятий различают две формы снабжения: транзитную и складскую [35, с. 15].

При транзитной форме снабжения предприятие получает сырье и материалы непосредственно от предприятий, их добывающих, облагораживающих или производящих. Применение этой формы экономически оправдано во всех случаях, когда потребное на данный отрезок времени количество сырья и материалов равно транзитной норме или больше ее.

Складскую форму снабжения, при которой необходимые материальные ресурсы предприятие получает с баз и складов снабженческо-сбытовых организаций, экономически целесообразно использовать для материалов, потребляемых в небольших количествах.

В настоящее время преобладает транзитная форма поставок. Однако, усиливается тенденция снижения ее удельного веса за счет роста складских поставок. Транзитная форма снабжения в современных условиях хозяйствования имеет ряд недостатков. В частности, поставки осуществляются строго в соответствии с транзитными нормами, что затрудняет организацию снабжения относительно мелких предприятий или в случае потребности в ресурсах меньшей транзитных норм поставок.

При транзите имеются сложности в комплектном обеспечении потребителей средствами, поскольку в поставках обычно принимают участие несколько предприятий-поставщиков, не имеющих единого цикла, ритма производства и поэтому поставляющих продукцию в различные сроки [23, c. 16].

Материальные ресурсы поступают на железнодорожные склады или водную пристань, откуда потребители вынуждены забирать их и доставлять на свои склады собственным транспортом, что связано с немалыми расходами.

Поставленная транзитом продукция сразу потребителями обычно не употребляется, что вынуждает их иметь дополнительные складские площади, подъемно-транспортные машины, механизмы, технологическое оборудование, штат складских работников. На предприятиях образуются сверхнормативные запасы материалов, на что отвлекаются оборотные средства.

Складские поставки обеспечивают потребителей необходимыми материальными ресурсами в нетранзитных нормах. Это рационализирует сроки, количественные объемы отдельных поставок продукции, усиливает хозяйственную активность предприятий-потребителей, избавляет их от больших складских хозяйств.

При этом создаются все предпосылки для достижения комплектности обеспечения производства средствами, так как потребитель получает ассортиментную продукцию не от нескольких, не связанных между собой, предприятий-поставщиков, а от одного — предприятия снабжения.

Складская форма снабжения позволяет, при необходимости, изменить первоначальный заказ предприятий-потребителей. Отпуск средств со складов снабженческо-сбытовых организаций производится с большей частотой по сравнению с транзитной формой поставок, потому что объем разовой партии отпуска не регламентирован. Это повышает степень гарантии бесперебойного обеспечения производственных процессов.

При складской форме снабжения значительно экономится время, затрачиваемое инженерно-техническими работниками предприятий-потребителей на транспортно-экспедиционные и снабженческие функции, сокращается документооборот, так как поставщик имеет хозяйственные связи с ограниченным числом получателей продукции — снабженческо-сбытовыми организациями [37, c. 17].

При выборе транзитных или складских поставок в конкретных случаях наиболее целесообразна та, которая обеспечивает непрерывность производственного процесса при оптимальных запасах средств и наименьших общественно-необходимых затратах.

От выбора формы поставок зависит характер работы по реализации планов снабжения, структура хозяйственных связей, уровень материальных запасов, размещение складской сети, использование транспортных средств в поставках, величина заготовительных расходов.

При выборе формы снабжения следует учитывать объем потребления каждого вида поставляемой продукции, действующие минимальные транзитные или заказные нормы отгрузки; величину транспортно-заготовительных расходов; наличие складов и средств механизации; уровень материальных затрат; наличие крупных транспортных коммуникаций; расстояние от пункта назначения до потребителя, от изготовителя до потребителя.