Информационное обеспечение управления организацией

Деятельность системы управления персоналом направлена на выработку различных решений, обеспечивающих успешное функционирование ресторана, получение экономической прибыли, совершенствование производства, улучшение сервиса и контроль за исполнением принятых решений. Одной из насущных проблем системы управления персоналом является укрепление ее информационной базы, включающей своевременное получение информации в полном объеме, её передачу, обработку, анализ, использование и хранение.

Для оперативного управления персоналом руководству необходима различная текущая информацию, которая должна своевременно поступать в ресторан. Это информация технологического характера (новые разработки производственного и технологического процессов, анализ потребительского спроса на те или иные блюда и продукты, мнение гостей о качестве блюд, услуг), а также нормативно-справочная информация (изменения законодательных актов для потребителей, санитарно-эпидемиологических норм и правил, положений по обеспечению техники безопасности и охраны труда и др.).

Источники получения информации — это официальные органы, разрабатывающие и утверждающие новые положения, законодательные акты. Новые документы печатаются в газетах, профессиональных журналах. Получение информации технологического характера достигается путем изучения технической и справочной литературы, чтения журналов, приобретения по каталогам новых публикаций, направления сотрудников на специальные курсы, где слушателей обеспечивают новыми разработками. На предприятии систематизирована вся поступающая информация и на её основе периодически выпускаются бюллетени для всего персонала по направлениям: новые разработки для поваров, кондитеров, блюда-бестселлеры, новое в организации обслуживания и др.

Для ведения бухгалтерского учета в ресторане «Вocconcino» используется программный комплекс «АСТОР: Рестоpан v. 2.0», конфигурация для компоненты «Оперативный учет» системы «1С: Предприятие».

Данная конфигурация позволяет вести в одной информационной базе учет от имени нескольких организаций, а также вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.

В программе автоматизирован учет основных операций, характерных для предприятий общественного питания:

• — закупка товаров за наличные и по безналичному расчету, получение товаров на комиссию реализованы с помощью документа «Приходная накладная»;
• — продажа товаров и наборов за наличные и по безналичному расчету, передача товаров на комиссию отражаются документом «Расходная накладная»;
• — выписка счетов на оплату и резервирование товаров производятся документом «Счет»;
• — банковские операции отражаются с помощью «Банковской выписки» и «Платежного поручения»;
• — кассовые операции учитываются документами «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер»;
• — учет складских операций осуществляется с помощью документов «Перемещение» и «Списание».

В программе реализован многоскладской учет — товары могут поступать на разные склады, перемещаться между складами и отпускаться с разных складов. Основными подразделениями в программе являются кладовая, кухня, производственный цех, склад готовой продукции.

В системе ведется партионный учет товарного запаса и автоматически списывается себестоимость товаров по одному из методов: «по средней», LIFO или FIFO.

Товары могут иметь несколько единиц измерения.

Наибольший интерес представляют элементы автоматизации, отражающие специфику деятельности предприятий общественного питания, основная особенность учета которых заключается в том, что на предприятиях общественного питания процессы закупки, производства и реализации готовой продукции тесно переплетены. Большое влияние на организацию учета оказывает также технология производства.

Система оперирует тремя категориями товаров — товары, ингредиенты и блюда. Товары участвуют в продажах и не подлежат переработке, ингредиенты могут участвовать в продажах и производстве готовой продукции, блюда являются результатом производства готовой продукции и участвуют в продажах. В конфигурации поддерживаются все операции, связанные с закупкой, хранением ингредиентов, полуфабрикатов и готовых блюд, переработкой полуфабрикатов, приготовлением и реализацией блюд, взаиморасчетами с покупателями и поставщиками.

Система позволяет составлять технологические и калькуляционные карточки блюд по типовым печатным формам. При этом можно включать в карточки блюд полуфабрикаты, уже содержащие калькуляционные карты, т. е. реализована возможность ведения блюда в блюде с неограниченной степенью вложенности. Калькуляции обычно составляются на 1 или 100 блюд, в то же время система позволяет составлять калькуляции на любое количество блюд. В калькуляционных картах также можно заполнять таблицы взаимозаменяемых ингредиентов, которые списываются в случае, если основного ингредиента нет или не хватает.

Для ингредиентов, входящих в состав блюда, учитываются коэффициенты выхода в готовом блюде (усушка, ужарка и т. д.), а также сезонные коэффициенты, применяемые обычно для овощной продукции.

Для мясной продукции, подлежащей разделке, задаются состав и пропорции разделки ингредиентов, подлежащих разделке. В калькуляционных картах производится расчет веса нетто, брутто, себестоимости блюда и цены реализации блюда. Себестоимость в калькуляционных картах рассчитывается как без учета НДС, так и с учетом НДС (используется для оперативного учета).

При изменении рецептуры или стоимости ингредиентов, входящих в блюдо, необходимо производить пересчет калькуляционной карты. Программа делает это в автоматическом режиме. При этом сохраняется история калькуляционной карты. Программа позволяет планировать производство блюд и закупки ингредиентов посредством формирования плана-меню и автоматического формирования заказов на ингредиенты в кладовую с учетом имеющихся запасов или без учета запаса на кухне. При этом «неделимые» единицы измерений ингредиентов, например пакет молока, автоматически округляются в заказе кладовщику до целых.

Рис. 3.1. Схема взаимодействия подразделений в программе «АСТОР: Рестоpан v. 2.0»

В программе «АСТОР: Ресторан 2.0» реализованы три формы производства блюд: производство блюд с немедленной реализацией, производство блюд и полуфабрикатов с передачей готовых блюд в кладовую или другие подразделения предприятия, разделка мясных и других продуктов на полуфабрикаты. Все производственные операции отражаются в программе с помощью документов. При формировании документов производства учитываются производство блюд, списание соответствующего количества ингредиентов, реализация блюд и взаиморасчеты за реализованные блюда, расхождение между количеством закладки и фактическим выходом готового блюда.

В случае разделки мясных продуктов на полуфабрикаты можно выбрать определенную партию товаров, произвести контроль установки цены полуфабрикатов для соответствия себестоимости неразделанной туши, скорректировать в документе справочные нормы.

Конфигурация интегрирована с программой «R-Keeper v. 6» фирмы UCS, которая предназначена для организации высокотехнологичного кассового обслуживания ресторанов с любой формой оплаты и может работать с несколькими видами станций (кассовыми аппаратами): «Менеджер», «Бармен», «Официант», «Кассир». В программу «АСТОР: Ресторан 2.0» из ресторанной системы производится загрузка текущего меню и других справочников с верификацией изменений. По закрытию кассовой смены производятся загрузка данных по продажам на кассах с автоматическим формированием марочных отчетов и списание с производства и баров необходимого количества ингредиентов и товаров.