Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления, высшие и центральные учреждения.

Новая система управления — министерская; основана на принципе единоначалия министра. Это необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя определило делопроизводство министерств как «исполнительное».

Законодательными актами 1802, 1810 и 1811 гг. была определена система министерского устройства.

Были созданы министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на правах министерства — Государственное казначейство и другие. Был утвержден Комитет министров — высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующее совместного согласования решения.

Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения, регламентировались внешние отношения министерств.

Термин делопроизводство появился во второй половине XVIII века, и его значение было намного шире, чем сейчас.

«Делопроизводство» — «производство дела», т. е. подготовка, рассмотрение и решение дела. А поскольку всякое решение предполагало его письменную фиксацию на всех стадиях, то под делопроизводством понимались «правила, коими канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг».

Общий порядок движения дел в Министерствах строго регламентировался и представлял сложный иерархически организованный процесс.

Четко разграничиваются 2 аспекта делопроизводственной деятельности:

Формы документов;

Движение документов.

Дела, направляемые в министерство, в зависимости от их важности могли попасть или в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. Все поступавшие в министерство дела делились на три категории:

Текущие дела.

Чрезвычайные дела (по злоупотреблению).

Срочные дела.

Документы разделялись на две группы:

• а) внутреннее делопроизводство учреждения;
• б) делопроизводство, связанное с другими учреждениями.

От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора — указы, повеления, от государственного совета — высочайшие утвержденные мнения, от Сената — сенатские указы, от комитета министров — выписки из журналов заседаний.

Министры вышестоящей инстанции отправляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам — предписания министров. От них получали — рапорты, донесения, представления.

Самостоятельную стадию производства дела составляла отправка дел. С ней связано появление с середины XIX века в России почтовых конвертов, марок, сургучной печати.

Другим самостоятельным участком делопроизводства явилась ревизия дел — проверка правильности ведения дел, хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях — губернатору и начальникам присутственных мест.

Важная стадия производства дел — отчеты.

• 3 вида отчетов:
• 1) в суммах (финансовые);
• 2) в делах (о деятельности);
• 3) в предложениях (план работы на следующий год).

Изменяется форма документа: появляются бланк министерств с угловым расположением реквизитов, отпечатанные типографическим способом; на бланках закрепляется определенный набор реквизитов: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, ссылка на поступивший документ, реквизит адресат (указание должностного лица в дательном падеже).

Особенностью организации делопроизводства в этот период является не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление обширной делопроизводственной литературы, в частности сборники образцов документов.

В последней трети XIX века сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинает использоваться пишущие машинки — революционный шаг в документоведении: ускорение + копии + сокращение объема (компактность), телеграф — новый вид переписки — телеграммы, телефон — телефонограммы, гектограф — копирование документов.

Большая работа по упрощению делопроизводства: сокращение количества служебных документов и их унификация.