Учет конфиденциальных документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только регистрацию факта создания (издания) или получения документа, но и обязательную фиксацию всех перемещений документа по инстанциям, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, исполнения и использования документов. Учет этих документов и их хранение всегда централизованы в подразделении конфиденциальной документации фирмы или у референта первого руководителя.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». При значительном объеме документов могут быть заведены разные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов организации (предприятия), содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруют, прошивают и опечатывают. В конце журнала в листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).

Основной целью учета конфиденциальных документов является обеспечение их физической сохранности. Учет конфиденциальных документов решает следующие задачи:

• ? фиксирование факта поступления или издания документа;
• ? фиксирование местонахождения документа;
• ? обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;
• ? обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;
• ? предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов фирмы:

• ? учет входящих (поступивших, входных) документов;
• ? учет подготовленных, изданных исходящих (отправляемых, выходных) и внутренних документов;
• ? инвентарный (выделенный) учет документов, дел и носителей конфиденциальной информации.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам имеет вспомогательное значение и ведется совместно с банком данных на бумажных носителях. Автоматизированный банк данных реализует функцию справочного и поискового обслуживания пользователей, контроля исполнения документов и иногда работы персонала с электронными аналогами бумажных документов. Учетная функция сохраняется за традиционным банком данных.

Учет изданных конфиденциальных документов дополнительно решает следующие задачи:

• ? предотвращение утери черновиков и вариантов документа;
• ? подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа;
• ? подтверждение факта передачи документа на отправку или исполнение, передачи его другим сотрудникам службы конфиденциальной документации.

Для учета изданных конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику службы конфиденциальной документации:

• ? все экземпляры подписанного руководителем документа;
• ? приложения к документу (при наличии);
• ? черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи;
• ? документ, послуживший основанием для составления данного документа.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник службы конфиденциальной документации делает отметку в учетных карточках документов и во внутренней описи документов, находящихся у исполнителя. Отметка в учетной карточке заверяется росписями указанного сотрудника и исполнителя.

Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле службы конфиденциальной документации. Например; «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника службы документации». Черновики и другие материалы уничтожаются в присутствии исполнителя путем сожжения или измельчения, исключающим возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному конфиденциальному документу должны рассматриваться руководством фирмы как грубое нарушение трудовой дисциплины.

Регламентированные, обязательные проверки наличия конфиденциальных документов проводятся ежеквартально и по окончании календарного года. Нерегламентированные проверки осуществляются при смене руководителей подразделений, увольнении исполнителя, после завершения экстремальной ситуации. Если регламентированные проверки наличия охватывают все конфиденциальные документы, то при нерегламентированной проверке ограничиваются конкретной частью документации.

Проверки наличия документов проводятся специально назначаемой комиссией, в которую входят: заместитель руководителя фирмы, руководитель службы безопасности и другие лица.

По окончании календарного года специально созданная комиссия (выполняющая в этом случае роль экспертной) выполняет следующие работы:

• · проверяет наличие всех документов с грифом «КТ» ;
• · отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения;
• · отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

На документы с грифом «КТ», отобранных для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации (предприятия). Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины (шрёдера) или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации (предприятия) и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты.

Если розыск утерянных документов не принес положительных результатов, составляют акт. В «Журнал регистрации документов с грифом «КТ» вносят соответствующие отметки об утрате.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Акт приема (передачи) этих документов утверждается руководителем организации (предприятия) или его заместителем.