Обязанности. 
Секретарь как лицо фирмы

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т. п.;

подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

оформление протоколов рассылок выписок из них;

анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

организация приемов посетителей;

прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

техническое обеспечение работы руководителя;

подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

организация приема работников и посетителей;

телефонное обслуживание;

подготовка командировок;

организация презентаций и специальных приемов гостей;

стенографирование;

контроль за праздничными и юбилейными датами;

обработка почты;

машинописные работы;

сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

сбор материалов для докладов и речей руководителя;

ведение табеля учета рабочего времени и т. д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.