Теоретические аспекты кадровой службы

Понятие, задачи и функции кадровой службы

Кадровая служба предприятия — это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Корни управления людьми уходят глубоко в историю человеческого общества, поскольку оно появилось одновременно с возникновением первых форм человеческих организаций — племен, общин и т. п. По мере экономического развития и появления крупных организаций, за рубежом, управление персоналом превратилось в особую функцию управления, требующую специальных знаний и навыков. В организации были созданы особые подразделения, состоящие из людей, обладающих такими знаниями и навыками — отделы кадров. Возникнув в 20−30 гг. ХХ века функциональные отделы долгое время играли в организациях подчиненную роль, выполняя в основном роль, связанную с ведением документации, разборов конфликтов в суде и т. п. В 60−70 гг. ХХ века американские школы бизнеса расширили круг дисциплин, связанных с человеческими ресурсами. В результате в экономику начали приходить руководители, осознавшие необходимость и важность управления человеческими ресурсами. Утверждение гуманистического подхода к управлению людьми означало повышение статуса отделов кадров и одновременное появление таких новых направлений деятельности как разработка кадровой политики, внутриорганизационные коммуникации и т. п.

В современных условиях степень самостоятельности и ответственности организаций еще более возрастает. Создавшиеся в 80−90 гг. ХХ века сложные экономические условия на предприятиях Западной Европы способствовали дальнейшему развитию теории управления персоналом и появления нового подхода к персоналу организации. Персонал начинает рассматриваться как основной ресурс организации. На смену теории, рассматривающей персонал как издержки, которые надо сокращать, появилась теория управления человеческими ресурсами, которыми надо грамотно управлять, создавая условия для их развития, вкладывать в них средства.

Таким образом, инновационный характер деятельности организаций конца ХХ — начала ХХI веков, приоритетность вопросов качества товаров и услуг, изменили требования к работнику, повысили значимость творческого отношения к труду и высокого профессионализма. Отсюда главный стратегический курс нынешнего руководства организаций должен быть направлен на высокий уровень образования, квалификации и этики работников, предоставление им условий для расширения знаний и т. п. Поэтому происходит преломление традиционных взглядов управленческого персонала, опирающихся на интуицию и опыт на более научный, позволяющий разработать четкую кадровую политику, способствующую более эффективному использованию трудовых ресурсов.

Роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений — неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.

Основной задачей кадровой службы на предприятии является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами.

К ним относятся:

• — формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;
• — планирование кадровой деятельности;
• — оценка кадрового потенциала;
• — определение потребности в кадрах;
• — содействие адаптации работников;
• — переподготовка и повышение квалификации работников;
• — деловая карьера;
• — набор и отбор кадров.

Выполнение перечисленных функций возможно только при наличии необходимых специалистов, следовательно, должна быть разработана штатная структура с указанием выполняемых сотрудниками функций. Отдел кадров должен получить организационный статус методического, информационного и координирующего центра кадровой работы на предприятии. При этом должны быть выполнены следующие виды работ:

• — составление перечня функций, выполняемых службой кадров;
• — расчет суммарной трудоемкости функций службы;
• — определение нормы численности сотрудников службы кадров;
• — выработка уточненного перечня функций, выполняемых реорганизуемой кадровой службой (РКС);
• — расчет суммарной трудоемкости выполняемых трудовых функций РКС;
• — формирование структуры функциональных ролей работников РКС;
• — расчет трудоемкости выполнения функций каждого сотрудника РКС;
• — расчет нормы численности сотрудников РКС с распределением по должностям;

Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• — самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• — выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;- выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

• — разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;
• — оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• — учет личного состава;
• — хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• — контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• — изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• — анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• — создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• — работа по созданию резерва на выдвижение;
• — подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• — подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• — подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• — принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• — организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• — ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

— сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

• — копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• — сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• — требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• — принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• — взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• — требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Что касается должностной инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

• — руководство работой отдела;
• — обеспечение выполнения работ;
• — разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• -обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• -проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• -обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• -создание условий для повышения квалификации персонала;
• -контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
• -внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• -обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

• — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• -нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• -основы экономики, организации труда и управления;
• -правила внутреннего трудового распорядка;
• -правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.