Документация и ее использование при решении экономических задач

Выполнение функций управления тесно связано с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хозяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержат необходимую информацию о характере финансовых операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность документов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйственных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтерскую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, национального дохода и т. п.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

характеру информации: первичные и результатные;

отношению к объекту управления: входящие и исходящие;

сфере деятельности: плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

содержанию хозяйственных операций: материальные, денежные, расчетные;

назначению: распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные;

способу использования: разовые и накопительные;

числу учитываемых позиций: однострочные и многострочные;

способу заполнения: вручную или при помощи средств автоматизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой государственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970;х гг. постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации (УСД), т. е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Например, платежному поручению — 401 060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для применения во всех организациях. Создание полностью унифицированной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).

В зонах размещаются следующие реквизиты:

* зона 1 — наименование предприятия (организации, структурного подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;

зона 2 — код формы и гриф ее утверждения;

зона 3 — наименование и коды постоянных для документав ПК при вычислительной обработке;

зона 4 — название документа, дата составления;

зона 5 — табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения. В таблице выделяют утолщенными линиями переменные реквизиты (признаки и основания), вводимые в ПК;

зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документа.

Изложенные требования связаны с порядком размещения данных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.

При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Образец унифицированного банковского документа приведен на рис. 3.4.

Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины. Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.

Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).

Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при составлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае переменные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные — автоматически. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

В машине ведется реестр составленных документов: При желании имеется возможность напечатать документ в унифицированной форме (рис. 3.6).

Развитие средств вычислительной техники и методов программирования, использующих графический интерфейс, позволили по-новому подойти к созданию документов в компьютере, который по праву можно назвать электронным документом.

Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требованиям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

Технология обработки электронного документа предусматривает наличие в компьютере разработанных машинной программой макетов всех необходимых первичных документов. Перечень первичных документов содержится в «меню» программы (например, в программе «1С: Бухгалтерия» в функции «Документы»). При вызове соответствующего наименования документа на экране дисплея появляется макет документа, заполнение реквизитов которого осуществляется по-разному.

Рассмотрим процесс заполнения «Приходного ордера № 26», отраженного на рис. 3.5. Номер документа заносится автоматически; дата выбирается из календаря; вид поступления, склад, поставщик, договор, наименование материала, единица измерения, цена — заполняются автоматически на основании ранее составленных справочников. Вручную проставляется только процент НДС и количество материала; графы «Сумма», «НДС» и «Всего» заполняются автоматически.

Как видим, при заполнении документа пользователь совершает минимум ручных операций. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль; высвечивается диагностический контроль и происходит корректировка ошибочной информации. Заполненные документы помещаются в журнал (реестр) документов, хранятся там установленное время и могут выдаваться «на экран» и «на печать» в любое время.

Примерная схема создания электронного документа в ПК представлена на рис. 3.7.

Создание электронного документа не исключает и ручного ввода в компьютер первичных документов, поступивших на бумажных носителях. Ввод информации не отличается от рассмотренного порядка. В этом случае также создается электронный документ, который отражается на экране дисплея, регистрируется в журнале документов, а затем хранится в базе данных на жестком диске. Однако ручное заполнение документов характеризуется высокой трудоемкостью и занимает большую часть времени всего цикла обработки информации.

Развитие комплексной компьютеризации предприятий и организаций потребовало коренного пересмотра функций создания, обработки и хранения документов.

Совершенствование документации предполагает сокращение лишних, второстепенных и дублирующих реквизитов. Но главное внимание уделяется автоматизации составления документов.

Важным достоинством электронного документа, постоянно хранящегося в базе данных, является автоматическое формирование на основе однажды введенных данных новых видов унифицированных документов с теми же реквизитами и добавлением некоторых новых данных.

Рассмотрим автоматическое формирование «вторичных» первичных документов на основании ранее введенных в базу данных первичных документов на примере программы «1С: Бухгалтерия».

Пример. Автоматическое формирование различных электронных документов при учете расчетов с поставщиками материалов.

Товар, поступающий на склад, сопровождается накладной. Данные накладной вводятся в компьютер, где автоматически формируется электронный приходный ордер № 1 (рис. 3.8), данные которого используются для автоматического получения счета-фактуры (рис. 3.9) и книги покупок (рис. 3.10).

документация электронный документооборот учет Автоматическое формирование электронных документов на основе данных ранее введенного документа отражено на рис. 3.11.

Возможность создания форм первичных документов, отраженных на экране дисплея ПК, позволяет внедрить в организации безбумажную технологию, обеспечивающую машинное формирование первичных документов, которые могут по мере необходимости изготавливаться на печатающем устройстве ПК. Электронный документ в этом случае выполняет функции первичного документа и имеет юридическую силу, так как подписывается составителем; авторизация формирования документа защищена паролями, обеспечивающими ограниченный доступ к ПК и информационной базе.

Результатом решения экономических задач на ПК является получение сводных документов: различных сводок, таблиц, сгруппированных по определенным признакам. Обобщенные данные могут быть представлены на бумажных носителях, визуальным отображением на дисплее, а также на машинных носителях (рис. 3.12). В условиях АРМ все большее значение приобретают формы вывода на экран дисплея в виде таблиц, а также графических изображений.

Важнейшим способом вывода сводных данных для пользователя по-прежнему остаются бумажные носители, получаемые на печатающих устройствах (лазерных, матричных, струйных принтерах).

К выходным сводкам предъявляются следующие требования: достаточный для целей управления состав показателей, достоверность отражаемых данных и их логическое расположение; выдача сводок к указанному сроку (в регламентном режиме) и при ответе на запрос. ПК должен изготовлять готовые для использования таблицы: печатать титульный лист, заголовочную часть, содержание таблицы и оформляющую часть. Поэтому в соответствии с машинной программой производится автоматическое заполнение всех таблиц в заданной последовательности. Все это позволяет получить на ПК готовую выходную форму, имеющую юридическую силу и пригодную для использования на любом уровне управления.

В ходе выполнения технологического процесса составления сводных отчетов реализуется одна из функций меню (отчеты, сводки, отчетность), содержащая перечень изготавливаемых машиной документов.

Формы вывода могут быть предназначены как для внешних, так и для внутренних пользователей. Сводки для внешних пользователей — это совокупность строго регламентируемых сводных отчетов унифицированной формы, предоставляемых вышестоящим организациям и различным пользователям.

Как правило, во всех машинных программах их состав и структура жестко регламентированы и отклонения недопустимы.

Получение сводок (сводных таблиц) для внутреннего пользования предусмотрено в типовых и индивидуальных проектах. Состав их весьма разнообразен и зависит от требований руководства, связанных с осуществлением различных функций управления. Поэтому зачастую типовые проекты пополняются рядом сводных таблиц, учитывающих специфику предприятия (организации).