Система функционального разделения управленческого труда на предприятии

организационный функциональный управленческий труд Организационная структура управления предприятием представляет собой совокупность производственных цехов и подразделений, функциональных и производственных отделов и служб с упорядоченной системой взаимосвязи и взаимозависимости. Целью системы организации и управления являются решение различных проблем: организационных, технических, финансово-экономических, маркетинговых, мотивационных и социально-психологических. Решение этих проблем необходимо для достижения миссии организации, т. е. главной ее стратегической цели. Суть этой цели состоит в обеспечении расширенного воспроизводства за счет получения прибыли, выполнения обязательств перед государством по выплате платежей и налогов, а также удовлетворения социально-бытовых потребностей работников предприятия.

Конкретно организационная структура в ООО «Максдрайв» представляет собой двухступенчатую иерархическую систему: предприятие, отдел. Производственная структура и система управления организована в соответствии с основной технологией общества, т. е. реализация изделий мебельной продукции. Структура организации управления дает представление о его подразделениях, службах, должностных лицах, соподчиненности и взаимосвязи между ними (по горизонтали и вертикали).

Для обеспечения и осуществления деятельности ООО «Максдрайв» созданы органы управления и контроля:

• — Общее собрание участников;
• — единоличный исполнительный орган — Генеральный директор.

Общее собрание участников общества формируется исходя из количества членов общества. В состав Общего собрания участников входят 3 члена. Заседания проводятся по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Одно из заседаний проводится не позднее трех месяцев после окончания финансового года с целью рассмотрения проекта бухгалтерского отчета и отчета аудитора.

Генеральный директор осуществляет оперативное руководство и наделяется, в соответствии с законодательством Республики Беларусь, всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи.

Генеральный директор осуществляет действия от имени общества в пределах компетенции, установленной Общим собранием участников. В решениях оперативных вопросов функционирования ООО «Максдрайв» генеральный директор действует на основе единоначалия. Генеральный директор обеспечивает выполнение решений Общего собрания участников.

Связи между производственными подразделениями ООО «Максдрайв» составляют организационную структуру, которая предопределяет уровень производительности труда, эффективность эксплуатации оборудования.

На структуру управления влияет значительное количество факторов, к важнейшим из которых относится: масштаб и номенклатура производства, особенности применяемых технологических процессов. Правильно построенная структура управления создает предпосылки высокой оперативности управления, согласованной работы всех его структурных подразделений.

Бухгалтерия ООО «Максдрайв» обеспечивает обработку документов, рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах. На их основе составляет отчетность. Своевременное получение учетной информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия позволяет оперативно воздействовать на ход работы, применять соответствующие меры для повышения экономических показателей работы предприятия (производительность труда, прибыли).

В бухгалтерии ООО «Максдрайв» имеется:

• — бухгалтер по расчетам, который на основании первичных документов выполняют все расчеты по заработной плате и удерживаниям из нее, осуществляет контроль за использованием фонда оплаты труда и фонда потребления, ведет учет расчетов по отчислениям на социальное страхование и обеспечение по отчислениям в Пенсионный фонд;
• — бухгалтер материалов, который ведет учет приобретения материальных ценностей, расчетов с поставщиками материалов, поступления и расходования материалов, их хранения и использования и т. д.;
• — главный бухгалтер, который осуществляют учет остальных операций, ведет Главную книгу и составляет бухгалтерскую отчетность;
• — бухгалтер по сбыту, который ведет учет денежных средств и расчетов с предприятиями, организациями и отдельными лицами.

Аппарат бухгалтерии имеет непосредственное отношение ко всему предприятию. Он получает от них те или иные данные, необходимые для осуществления учета.

Анализируя организационную структуру производства и управления, следует отметить, что она представляет собой традиционно сложившуюся систему, громоздкую, не рациональную и не адаптированную к изменяющимся новым рыночным условиям и объемам производства.

Организационная структура управления предприятия относится к классической линейно-функциональной системе управления. Суть этой системы состоит в том, что руководители (генеральный директор, товаровед, заведующий магазином, заведующие отделами) являются единоначальниками и отвечают полностью за все вопросы организации и управления по подведомственному объекту.

Разработкой и решением вопросов функционального характера в соответствии с задачами и своими должностными обязанностями занимаются функциональные службы, отделы и другие подразделения.

Руководители отделов и служб, подчиняющиеся генеральному директору предприятия: главный бухгалтер, заместитель директора по отделу мягкой мебели, заместитель директора по отделу корпусной мебели и отделу мебели для кухни, главный экономист, юрисконсульт, инженер-программист. Функциональные отделы: бухгалтерия, заведующая по отделу мягкой мебели, заведующая по отделу корпусной мебели, заведующая по отделу мебели для кухни.

Отдел экономики разрабатывает финансовые планы, которые представляют собой прогнозы объема реализации продукции, развития научно-технического прогресса, внедрения новых управленческих решений и финансовых ресурсов, их обеспечения. Главные показатели в процессе финансового планирования: прибыль, капитальные вложения.

Принимает наиболее целесообразные решения в процессе инвестирования, определяет оптимальные темпы роста реализации, структуру привлекаемых средств, методы их мобилизации, способы инвестирования.

Координирует финансовую деятельность со всеми службами.

Аналитическая работа отдела экономики ООО «Максдрайв» направлена на выявление и мобилизацию резервов, экономию затрат и повышение эффективности использования всех имеющихся ресурсов.

Отдел проводит систематический контроль за поступающей выручкой, уровнем затрат и прибылью, что является залогом устойчивых финансового положения, нормального кругооборота ресурсов предприятия. Сопоставляет фактические остатки товароматериальных ценностей расчетными значениями норм и нормативов в разрезе отдельных нормируемых статей, обеспечивает управление запасами и ликвидность оборотных активов.

Большое значение на предприятии уделяется контрольно-аналитической работе, так как ее эффективность во многом определяет результат финансовой деятельности. Отдел экономики и финансов ООО «Максдрайв» осуществляет постоянный контроль за выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, планов по прибыли и рентабельности, следят за использованием по назначению собственного и заемного капитала.

В результате тесных контактов с бухгалтерией, отделу экономики и финансов представляются планы производства, списки кредиторов и дебиторов, документы по выплате заработной платы работникам.

Раздел III. Предложения по дальнейшему совершенствованию организации и функционального разделения труда в управлении ООО «Максдрайв».

Одним из важнейших факторов успешного функционирования предприятия в рыночных условиях является четко отлаженная, свободно адаптирующая к различным изменениям организационная структура управления.

В рыночных условиях функционирования предприятия структура управления должна:

• — отвечать требованиям производственной структуры и способствовать ее развитию в соответствии с изменяющимися условиями производства;
• — обеспечить выполнение всех объективно необходимых функций управления;
• — отвечать нормам управляемости и требованиям рациональных информационных связей;
• — иметь минимальное, но достаточное количество ступеней управления;
• — усиливать все функции аппарата управления;
• — гарантировать высокую адаптивность, надежность, оперативность, качество, экономичность и эффективность управления.

В настоящее время существуют различные виды организационных структур управления, однако, до сих пор не существует такой рациональной структуры, которая бы одинаково подходила для всех типов организаций. Рациональная организационная структура предприятия не должна допускать дублирования одних и тех же функций на различных уровнях принятия того или иного решения.

Между всеми структурными элементами системы управления должны быть четко разграничены полномочия и сферы ответственности. Однако эти разграничения не должны основывать инициативу звеньев управления. Основными критериями рациональной структуры управления выступают:

• — взаимодействие звеньев управления;
• — концентрация функциональных звеньев в функциональных узлах, но при условии частичной их самостоятельности, т. е. реальные возможности участия каждого звена в едином процессе управления;
• — наименьшее число источников «приема» и «выхода» команд у каждого звена управления;
• — способность структуры управления адаптироваться к изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования предприятия.

Цель любой организационной структуры заключается в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией целей. Поскольку с течением времени, цели предприятия меняются, то необходимо проводить соответствующие изменения и в организационной структуре управления предприятием:

• — подразделения должны быть ориентированы на главенствующую систему (например, на рынок, вышестоящую организацию);
• — базовыми блоками должны быть группы специалистов и команды единоначальников;
• — надо стремиться к минимальному числу уровней управления;
• — каждый работник должен нести ответственность и иметь возможность для проявления инициативы.

Анализ существующей организационной структуры управления ООО «Максдрайв» показал, что она имеет ряд недостатков, таких как:

• — двойственность подчинения и возможность получения для подчиненных противоположных указаний;
• — высокая степень централизации управления;
• — неспособность адаптироваться к быстрым изменениям внешней и внутренней среды;
• — определенная трудность в прохождении информации между отделами, службами.

По оптимальным научнообоснованным нормативам управляемости, количество структурных подразделений или подчиненных руководителей того и другого уровня управления на руководителя или специалиста не должно превышать 5−7 единиц.

В существующей системе управления имеет место дублирование функций и неравномерная нагрузка по исполнению управленческих и организационных обязанностей и ответственности ведущими специалистами.

Отсутствие маркетинговой службы является одним из главных недостатков организационной структуры управления, т.к. руководство в условиях рынка не может успешно решить вопросы обеспеченности сырьем и сбытом. Из выше изложенного можно сделать вывод, что проблема оптимизации и совершенствования организационной структуры производства предприятия является актуальной и требует немедленного разрешения.

Для устранения данных недостатков в структуре управления ООО «Максдрайв» необходимо провести ряд мероприятий по ее совершенствованию. По моему мнению, при совершенствовании структуры управления необходимо следовать следующим принципам:

• — принцип единства распорядительства и персональной ответственности. Он исключает двойственность подчинения и возможность получения противоречивых указаний;
• — принцип распространенности контроля. Следует правильно определить количество подчиненных, которыми может эффективно руководить один человек, т. е. норму управляемости;
• — принцип четкого функционального разграничения. Каждое производственное и функциональное звено должно иметь ограниченные функции, не затрагивающие функции других подразделений на одном уровне управления;
• — принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и должностного лица. Такое соответствие создает реальные условия для принятия и реализации оптимальных решений;
• — принцип гибкости и экономичности. Организационная структура управления должна реагировать на изменения внутренней и внешней среды с наименьшими затратами, т. е. обладать свойством рациональной самоадаптации.

Помимо указанных принципов при совершенствовании структуры управления необходимо учитывать влияние внутренних и внешних факторов.

Для повышения эффективности функционирования организационной структуры управления ООО «Максдрайв» предлагаю провести следующие мероприятия:

• 1. Создать маркетинговую службу на предприятии
• 2. Создать информационно-аналитический отдел
• 3. Создать на предприятии адаптационную систему, которая способствовала бы повышению эффективности работы аппарата управления при постоянно меняющихся внутренних и внешних условиях функционирования предприятия.

Рассмотрим более подробно предлагаемые мероприятия по совершенствованию системы управления ООО «Максдрайв».

В наибольшей мере эффективность аппарата управления зависит от работы линейных и функциональных служб предприятия. При анализе работы структуры управления было установлено, что на предприятии нет таких функциональных звеньев, как диспетчерская служба. В связи с этим на предприятии наблюдается не информирование или неполное информирование всех структур управления.

Для устранения данных недостатков предлагаю создать информационно-аналитический отдел. Он будет являться самостоятельным структурным подразделением и находится в подчинении у генерального директора предприятия.

Обязанности данного отдела будут заключаться в следующем:

• — получать информацию от всех подразделений о ходе выполнения и фактическом состоянии работ, также выдавать информацию в любое время суток;
• — осуществлять оперативный контроль за ходом реализации продукции, информировать генерального директора о темпах реализации;
• — контролировать обеспеченность работников всеми необходимыми предметами труда для беспрерывного исполнения своих обязанностей;
• — участвовать в работе по анализу и оценке деятельности подразделений, выявлению внутрипроизводственных резервов.

Основные преимущества работы информационно-аналитического отдела:

• — высокая скорость и точность обработки информации;
• — быстрый поиск необходимой информации;
• — свободный доступ к информации прямо из отделов, служб;
• — сокращение потерь рабочего времени.

В каждом отделе, службе аппарата управления предприятием существует ряд функций, выполняемых работниками вручную, это приводит к тому, что данные работы выполняются медленно, зачастую неквалифицированно, с большим числом грубых ошибок.

Документация, проходящая через все эти отделы, очень часто вовремя не попадает к нужному адресату. Из-за чего наблюдаются большие потери рабочего времени ряда служащих предприятия. С введением информационно-аналитического отдела отпадает необходимость в выполнении ряда функций, в связи с этим служащие освободятся от некоторых функций, что позволит им выполнять свои обязанности быстрее и правильнее.

Совершенствование организационной структуры управления персоналом предприятия лишь по отдельным ее элементам не приведет к достижению желаемого результата, т. е. способность структуры адаптироваться к изменениям различного рода и способствовать повышению эффективности производства. Для того, чтобы структура управления персоналом предприятия могла свободно адаптироваться к постоянно изменяющимся внешним и внутренним условиям функционирования организации, необходимо ее комплексное совершенствование.

Для этого предполагается внедрить адаптационную систему повышения эффективности управления предприятием.

Суть адаптационной системы заключается в повышении эффективности функционирования предприятия, через приспособления структуры управления к новым рыночным условиям. Данная система будет охватывать все уровни предприятия: производственные единицы, отделы, рабочие места.

Основной целью системы является выработка способностей адаптации организационной структуры управления к постоянно меняющимся условиям функционирования предприятия. Эту цель можно достичь за счет следующих основных задач:

• — децентрализация управления;
• — повышение личной ответственности служащих предприятия;
• — организация комитетов коллегиальной выработки решений, объединяющих отделы, службы предприятия в соответствии с их функциональной принадлежностью.

Одним из важных факторов функционирования адаптационной системы является ее информационное обеспечение. В процессе функционирования адаптационной системы необходимо обеспечить единство источников информации и образования практически кратчайших, по возможности прямых каналов движения информационных потоков. Это позволит в наибольшей мере скоординировать взаимодействие между адаптационной системой, аппаратом управления и производственным процессом в целом, а это, в свою очередь, приведет к повышению эффективности производства.

Совершенствованием организационной структуры управления ООО «Максдрайв» будет введение маркетинговой службы.

Задачами маркетинговой службы на предприятии будут:

• — изучение потребителя и его поведения на рынке;
• — анализ рыночных возможностей;
• — изучение товара;
• — анализ форм и каналов сбыта;
• — исследование и выбор мероприятий по продвижению товара;
• — изучение конкурентов.

В конечном счете, вся маркетинговая служба будет направлена на расширение своей деятельности. Руководителем должен быть человек, имеющий соответствующее образование и стаж работы не менее 3-х лет в этой области.

В условиях острой конкуренции увеличение доли рынка предприятию будет даваться с большим трудом. Для обеспечения этой задачи я предлагаю использовать дифференциальный подход к рынку с учетом конкретных его потребителей.

Главное в маркетинге — упор на анализ и удовлетворение спросов потребителей товаров и услуг; он адаптирован и к изменениям. Согласно философии маркетинга, продажа средства общения и изучения потребительского спроса. Маркетинг ищет реальное различие во вкусах потребителей и разрабатывает предложения, направленные на их удовлетворение. Он ориентирован на долгосрочную перспективу, его цели отражают общие задачи предприятия, наконец, маркетинг рассматривает запросы потребителей скорее в широком, чем в узком смысле.

Люди потребляют те или иные товары и услуги. Маркетинг позволяет им стать более информированными, избирательными, в свою очередь, влияя на общую культуру производства и образа жизни.

Служба маркетинга на ООО «Максдрайв» будет выполнять следующие функции:

• — обеспечение выработки рекомендаций по выбору наиболее выгодных для предприятия внутреннего и внешнего рынков в соответствии с имеющимися ресурсами и возможностями;
• — организация деятельности по изучению рынков (покупателей, конкурентов, товаров) и внешней среды в целом;
• — оказание активного воздействия на производственно-сбытовую деятельность предприятия, в частности на разработку, освоение и пробные продажи новых товаров;
• — прогнозирование развития рынка и определение объемов производства товаров в зависимости от ожидаемой ситуации на рынке;
• — разработка рыночной стратегии, включая выбор каналов распределения продукции и организации товародвижения.

Предложенные рекомендации будут способствовать совершенствованию организационной структуры управления ООО «Максдрайв».