Процедура сертификации на примере ОАО «Кузнецкие ферросплавы»

Сертификация — это процедура, посредством которой третья сторона дает письменную гарантию того, что продукция, процесс, услуга или система качества соответствуют установленным требованиям.

Сертификация может быть обязательной и добровольной. Компания, которая приняла решение пройти дополнительную добровольную сертификацию, выгодно отличается от своих конкурентов, может выйти на международный рынок, доказывает качество собственной продукции.

Организация и проведение работ по обязательной сертификации возложены на Госстандарт России. Необходимость и объем испытаний, место отбора образцов определяет орган по сертификации продукции по результатам инспекционного контроля над сертифицированной системой качества (производством). Значительную роль в становлении и развитии международной, региональной и национальной сертификации играют ряд международных организаций. Рассмотрим одно из них. Крупнейшей международной организацией, которая ставит своей целью разработку правил и условий мировой торговли, является Всемирная торговая организация (ВТО) (до 1993 г. — Генеральное соглашение по тарифам и торговле (ГАТТ)).

В настоящее время членами ГАТТ/ВТО являются 123 государства, на долю которых приходится около 90% мирового товарооборота. С 1992 г. Российская Федерация имеет статус наблюдателя б ГАТТ, который открыл перед нашей страной ряд существенных возможностей, позволив, в частности, привлекать специалистов ГАТТ к экспертизе российского внешнеэкономического законодательства, а также пользоваться в полном объеме информацией о торговой статистике и ограничительных мерах, вводимых другими странами.

Целью данного курсового проектирования является закрепление теоретических сведений о сертификации системы менеджмента качества путем изучения процедуры сертификации на примере ОАО «Кузнецкие ферросплавы».

Для описания процесса сертификации системы менеджмента качества организации и этапов работ было необходимо ознакомиться на производственной практике со следующими данными:

— структурой системы менеджмента качества организации;

— областью сертификации системы менеджмента качества;

— системой сертификации;

— органом по сертификации;

— областью аккредитации органа по сертификации;

— порядком проведения инспекционного контроля.

Задачей данного курсового проектирования является заполнение форм документов, учитывая специфику системы сертификации организации, т. е. практическое изучение порядка проведения сертификации и документации, свойственной для данной процедуры.

1. ОАО «Кузнецкие ферросплавы»

Открытое акционерное общество «Кузнецкие ферросплавы» не только крупнейший российский производитель ферросилиция, но его основной экспортёр. Более 80% всего производимого здесь ферросилиция экспортируется в страны Азии, Америки и Европы.

Кузнецкий ферросплавный завод был построен в городе Новокузнецке, Кемеровской области в 1942 году. Численность работающих на предприятии — около 3 тысяч человек. Общий объём производимого ферросилиция — около 500 тысяч тонн в год.

Ферросилиций, производимый ОАО «Кузнецкие ферросплавы» отличается высоким качеством и низким уровнем примесей и пользуется большим спросом на внутреннем и внешнем рынках. В данный момент завод «Кузнецкие ферросплавы» — единственное российское предприятие, освоившее производство высококачественного уплотненного микрокремнезема, перспективного и ценного материала для современной строительной индустрии. Технология производства МК и его качество соответствуют уровню ведущих мировых фирм.

Постоянное увеличение объёмов производства, инвестиций в техническую модернизацию производственных мощностей позволили ОАО «КФ» зарекомендовать себя как высокоэффективное и конкурентоспособное.

Завод «Кузнецкие ферросплавы» ведет свою историю с 1942 г., когда в Новокузнецк (а тогда Сталинск) из Запорожья было эвакуировано оборудование, и печь, возведенная в рекордные сроки, выдала первый сплав для нужд оборонной промышленности. Сегодня в структуру ОАО (всего у нас трудится около 4 тыс. человек) входят три ферросплавных цеха, цеха по производству электродной массы, переработке и фракционированию ферросилиция, выпуску огнеупорного микрокремнезема — ценнейшего материала для производства цемента и огнеупоров (установок, подобных нашей, в стране нет), вспомогательные цеха. Отдельными подразделениями «КФ» являются Юргинский ферросплавный завод и Антоновское рудоуправление. Включение последнего в нашу структуру обусловлено целями горизонтальной производственной интеграции, выстраиванием логичной технологической цепочки: для выпуска ферросилиция требуются кварциты, добываемые на Антоновском руднике.

Помимо отечественного рынка, наша продукция востребована более чем в 30 странах (Бельгии, Франции, США, Нидерландах, Испании, Швеции, Австрии и др.).

Ферросилиций, основные компоненты которого железо и кремний (среднее содержание Si 90, 75, 65, 45, 25 и 18%, остальное Fe и примеси); выплавляют из кварцитов (реже кварца) в мощных руднотермических печах. Ферросилиций применяют для раскисления и легирования стали, а богатые сорта также для восстановления металлов из окислов. [2]

1.1 Организационная структура предприятия

Всю структуру предприятия можно разделить на основные участки, вспомогательные, обслуживающие и побочные. Все цеха завода можно разделить по основным производствам.

1.2 Бюро интегрированной системы менеджмента (БИСМ)

Общие сведения Бюро интегрированной системы менеджмента (БИСМ) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно главному инженеру.

Бюро интегрированной системы менеджмента создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

Бюро интегрированной системы менеджмента возглавляет начальник бюро, назначаемый приказом генерального директора по представлению главного инженера.

В своей деятельности бюро интегрированной системы менеджмента руководствуется действующим законодательством, локальными нормативными актами предприятия и Положением о бюро интегрированной системы менеджмента.

Структура БИСМ

Структуру и штатную численность бюро утверждает генеральный директор предприятия по предоставлению главного инженера Распределение обязанностей между работниками бюро производится начальником бюро.

Задачи и функции БИСМ

Основными задачами бюро интегрированной системы менеджмента являются:

1. Разработка, внедрение и совершенствование интегрированной системы менеджмента (ИСМ) на основе требований стандартов ISO 9001, ISO 14 001, OHSAS 18 001.

2. Обеспечение функционирования и улучшения СМК в подразделениях предприятия.

3. Обеспечение выполнения работ по сертификации ИСМ органами по сертификации.

Бюро интегрированной системы менеджмента осуществляет следующие функции:

1. Координация деятельности по разработке, внедрению, анализу;

2. повышению результативности ИСМ на предприятии на основе требований ISO 9001, ISO 14 001, OHSAS 18 001.

3. Участие в разработке и внедрении «Политики в области качества, экологии, охраны здоровья и безопасности», «Руководства по СМК» и стандартов предприятия СМК.

4. Оказание методической помощи структурным подразделениям в разработке нормативных документов СМК.

5. Определение методологии реализации процессного подхода и определения целевых показателей на уровне структурных подразделений.

6. Планирование и организация проведения внутренних аудитов, оформление результатов, организация и контроль исполнения мероприятий, разработанных по результатам аудита.

7. Сбор и обработка информации для проведения анализа функционирования и определения результативности процессов СМК.

8. Периодическое представление непосредственному руководителю «Анализа функционирования ИСМ».

9. Проведение совместно с другими подразделениями анализа уровня качества выпускаемой продукции.

10. Организация работы по подготовке и проведению сертификации ИСМ, надзорного аудита и ресертификации.

11. Изучение отечественного и мирового опыта в области менеджмента качества с целью внедрения на предприятии наиболее прогрессивных и оптимальных методов, приемов. [3]

Обязанности

Инженер по качеству обязан:

1. Разрабатывать проекты общесистемных документов СМК, в том числе, Руководства по качеству и Политики в области качества, проводить их согласование со специалистами структурных подразделений, готовить мероприятия по их внедрению или внесению в них изменений.

2. Осуществлять методическое обеспечение разработки документации СМК, подготавливаемой специалистами структурных подразделений по направлению их деятельности, проводить экспертизу проектов документации, контролировать её внедрение и актуализацию (пересмотр или внесение изменений).

3. Вести учёт и предоставление в структурные подразделения документации СМК, внесение изменений и дополнений в них, изъятие документов СМК, утративших силу.

4. Организовывать проведение внутренних проверок (аудита) элементов СМК. участвовать в работе аудиторских групп, принятии решений о необходимости корректирующих действий по устранению выявленных в ходе аудита недостатков, производить оформление результатов проделанной работы.

5. Контролировать ход выполнения мероприятий, принятых по итогам внутреннего аудита.

6. Обеспечивать сбор и обработку информации для проведения анализа функционирования и определения результативности процессов СМК.

7. Проводить совместно со структурными подразделениями анализ уровня качества выпускаемой продукции.

8. Организовывать подготовку материалов по сертификации СМК

9. Изучать и использовать при разработке и пересмотре документации СМК отечественный и зарубежный опыт по сертификации, международные и государственные стандарты,

10. Проходить необходимое обучение (инструктажи) по ОТ и ПБ.

11. Выполнять требования правил и инструкций по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции и других локальных нормативных актов предприятия.

12. Выполнять служебные поручения первого заместителя генерального директора, связанные с работой лмк и обусловленные производственной необходимостью. [3]

Права и ответственность

Инженер по качеству имеет право:

Привлекать в установленном порядке структурные подразделения предприятия к: разработке документов СМК; подготовке СМК предприятия к сертификации; работам по проведению консультаций.

Требовать от структурных подразделений внесения изменений в нормативную документацию. если установлено её несоответствие действующей документации СМК.

Запрашивать от руководителей структурных подразделений материалы и сведения, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

Принимать участие в составлении договоров со сторонними организациями по подготовке к сертификации СМК в пределах своей компетенции.

Инженер по качеству несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. [3]

Взаимоотношения с другими структурными подразделениями предприятия

Всем производственным структурным подразделениям БИСМ доводит программы разработки и внедрения СМК, планы проведения внутреннего аудита, информацию об анализе и оценке СМК руководством ОАО «КФ» (приказ, протокол), обеспечивает подразделения предприятия копиями нормативно-технической документации СМК.

От производственных структурных подразделений получает материалы, необходимые для осуществления функций, входящих в компетенцию БИСМ:

1. Для экспертизы и согласования проекты нормативно-технических документов СМК;

2. Информацию, необходимую для поддержания в рабочем состоянии и предложения по повышению результативности и совершенствованию СМК;

3. Информацию для подготовки: «Анализа функционирования СМК».

Ответственному представителю руководства (главному инженеру) представляет:

1. Информацию о выполнении программы разработки и внедрения СМК;

2. Данные о функционировании процессов СМК;

3. Информацию о выполнении плана проведения внутреннего аудита;

4. Информацию об исполнении планов корректирующих и предупреждающих мероприятий, разработанных по результатам аудита и с целью совершенствования СМК;

5. «Анализ функционирования СМК». [3]

1.3 Проведение внутреннего аудита СМК

Общие положения Политика компании заключается в осуществлении внутренних аудитов, как минимум 2 раза в год с целью оценки соответствия микрокремнезема в соответствии с требованиями EN 13 263−1 на основе требований системы менеджмента качества ISO 9001:2008.

Планирование аудита Менеджер по качеству / Заместитель директора подготавливают план аудита (см. форму F-QC-05−1), в котором описывается частота проведения.

Во время проверки необходимы следующие данные:

1. выполнения решений, эффективного использования системы управления контролем компанией.

2. Все ведомственные документы, записи форм, должностные инструкции, рабочие инструкции.

3. записи обучения персонала.

4. Результаты испытаний образцов (химические и физические).

5. Транспортные документы.

6. Производственные документы по микрокремнезему.

7. Рабочая атмосфера.

8. Оборудование, расписание обслуживания.

9. Здравоохранение & и экологические, вопросы по безопасности.

Менеджер по качеству / Помощник менеджера по качеству назначает каждый год критерии аудита для каждого отдела, чтобы сравнить взятые из предыдущих аудитов.

Менеджер качества и / Помощник менеджера качества это ведущие аудиторы в компании, которые создают команду инспекторов для мониторинга. Все инспекторы назначаются менеджером по качеству.

За неделю до проведения аудита, от инспектора отправляется письменное уведомление (авизо) в отдел, что отдел, подлежит аудиту, дата, время и имя инспектора для того, чтобы отдел был готовым к проверкам и сделал необходимые приготовления. Планирование для внутренних аудитов.

Все инспекторы информируются менеджером по качеству и / или помощник менеджера по качеству для текущих и действительных ведомственных процедур, рабочих инструкций, используемых в компании, прежде чем начнется проверка.

Анкета аудитора готовится по форме F-QC-05−2, в которой все точки проверок описаны.

Проверка Инспектор на основе рабочих инструкций (WI-04) и их описания работы осуществляет аудит в соответствии с перечнями (форма F-QC05−2).

Проверка осуществляется, как образец работы отделов и все необходимые замечания и комментарии инспектора добавляются в форму F-QC-05−2.

В конце аудита инспектор обсуждает результат с главами департаментов, которые были проверены и согласовывают корректирующие действия, которые должны быть сделаны в случае несоответствия. Результаты записываются в F-QC-03−1. [1]

Несоответствия До конца инспекции, при осмотре для каждого несоответствия выдается корректирующие действия и заполняется отчет (форма F-QC-03−1).

Формы Ф-QC-03−1 отправляется начальнику Управления, что был проведен аудит и для утверждения корректирующих действий.

Корректирующие действия Начальник отдела, где была проведена проверка делает запрос на результаты аудита от инспекторов. Инспекторы распространяют копии и проверенных докладов по отделам, где они провели аудит с подписанным одобрение менеджера по качеству.

Согласованные корректирующие действия записываются на этап 2 корректирующих действий формы F-QC-03−1 и одобряются менеджером по качеству.

Инспектор готовит аудиторский отчет F-QC-05−3.

Все необходимые документы (перечни F-QC-05−2, аудиторский отчет F-QC-05−3 и возможные корректирующие действия F-QC-03−1) передаются менеджеру по качеству для подписания и утверждения.

Менеджер по качеству и / или помощник высылает копии несоответствий (форма F-QC-03−1) для всех участвующих сторон.

Все необходимые корректирующие действия выполнены.

Директор по качеству и начальник СКК осуществляют контроль и проверяют корректирующие действия перед закрытием аудиторского отчета.

1.4 Сертификация системы менеджмента качества на ОАО «Кузнецкие ферросплавы»

Сертификация — это процедура, посредством которой третья сторона дает письменную гарантию того, что продукция, процесс, услуга или система качества соответствуют установленным требованиям.

Решение о сертификации продукции или системы качества предприятие принимает после проведения надлежащей подготовки, которая включает внедрение стандартов ИСО, выбор органа по сертификации, проведение разъяснительной работы с персоналом, назначение ответственных представителей предприятия для работы с внешними аудиторами.

Выбор органа по сертификации определяется задачами, которые ставит перед сертификацией предприятие, а также такими факторами, как авторитет органа по сертификации и стоимость его услуг, требование потребителя.

Основными задачами предприятия при сертификации являются подтверждение соответствия своей продукции техническим стандартам или системы качества ИСО 9001 и повышение за счет этого конкурентоспособности продукции при ее поставках в определенные сегменты рынка, а также получение лицензий на производство отдельных видов продукции.

1.4.1 Сертификационный орган ОАО «Кузнецкие ферросплавы»

Компания Bureau Veritas Certification, дочерняя компания Группы «Бюро Веритас», Франция, основанная в 1988 году в Лондоне, является независимым органом по аккредитованной сертификации систем менеджмента.

С самого начала своей деятельности Bureau Veritas Certification создал себе превосходную репутацию, основанную на доверии и профессионализме. Его клиентами являются предприятия всех типов во всех секторах экономики. Независимо от характера и размера организации, понимание нужд клиента является основой философии Bureau Veritas Certification.

Действуя в соответствии с международно-признанными методами аудита и предоставления услуг, Bureau Veritas Certification на настоящее время имеет национальные аккредитации в 32 странах мира, в том числе и в РФ (ГОСТ-Р), что гарантирует нашим клиентам признание сертификатов Bureau Veritas Certification в любом регионе мирового рынка, и повышает ценность предприятий клиентов.

Штат свыше 2500 высококвалифицированных аудиторов по всему миру, оказание услуг более чем в 100 странах позволили Bureau Veritas Certification завоевать позицию ведущего независимого сертификационного органа в мире. К началу 2010 года Bureau Veritas Certification сертифицировал более 80 000 предприятий в мире и более 900 в России.

В России Bureau Veritas Certification предлагает полный спектр услуг по сертификации:

— ISO 9001:2008 (система менеджмента качества);

— ISO 14 001, EMAS (системы экологического менеджмента);

— OHSAS 18 001 (промышленная безопасность и здоровье);

— TS 16 949 (автомобильная промышленность);

— AS 9100 (авиационная промышленность);

— SA 8000 (социальная ответственность);

— TickIT, ISO, 27 001 (информационные технологии);

— ISO 22 000, BRC (безопасность пищевых продуктов);

— AA 1000 (социальная отчетность);

— Интегрированные схемы, совмещающие два и более вышеназванных вида сертификации.

Область деятельности клиентов в России: автомобилестроение и банковские услуги, лесозаготовки и парфюмерная промышленность, магазины и проектирование, строительство атомных электростанций и производство продуктов питания, транспортировка и переработка нефти и аудиторские услуги, электроника и перевозки грузов, Интернет услуги и металлургия.

Аудиты проводят высокопрофессиональные российские аудиторы.

Представительства Bureau Veritas Certification находятся в Москве (центральный офис), Санкт-Петербурге, Новороссийске, Красноярске, Новосибирске, Тюмени, Омске, Саратове, Екатеринбурге, Казани, Калининграде, Нижнем Новгороде, Уфе, Волгограде, Самаре.

1.4.2 Порядок сертификации СМК на ОАО «Кузнецкие ферросплавы»

Решение о сертификации систем качества предприятие принимает после проведения надлежащей подготовки, которая включает внедрение стандарта ИСО, выбор органа по сертификации, проведение разъяснительной работы с персоналом, назначение ответственных представителей предприятия для работы с внешними аудиторами.

Начало работ по внедрению стандарта ИСО и по каждому его этапу оформляется соответствующими организационно-распорядительными документами (приказами, распоряжениями). Завершение работ фиксируется актом о внедрении. И организационно-распорядительные документы, и акты являются важным средством прослеживаемости фактических работ по внедрению стандарта ИСО на предприятии.

Выбор органа по сертификации определяется задачами, которые ставит перед сертификацией предприятие, а также такими факторами, как авторитет органа по сертификации и стоимость его услуг. Основными задачами предприятия при сертификации являются подтверждение соответствия системы менеджмента качества международному стандарту ИСО 9001 и повышение за счет этого конкурентоспособности продукции при ее поставках в определенные сегменты рынка, а также получение лицензий на производство отдельных видов продукции (например, в оборонных отраслях). Исходя из этого, выбирается тот орган сертификации, чей сертификат может пользоваться признанием у потенциальных потребителей продукции. В настоящее время наиболее популярным в мире органом по сертификации является дочерняя компания Группы «Бюро Веритас», компания Bureau Veritas Certification.

Разъяснительная работа по сертификации систем качества проводится службой качества и руководителями подразделений на деловых совещаниях, собраниях коллективов, в местной печати, на радио, по телевидению. Смысл сертификации доводится до каждого работника предприятия. Особое внимание при этом уделяется разъяснению цели и задач сертификации, экономических выгод, которые должно получить предприятие при положительном результате сертификации, речь идет и об ответственности персонала перед внешними аудиторами систем качества. Необходимо довести до сведения каждого работника предприятия, что при сертификации определяется содержательная, а не формальная сторона систем качества. Важно отметить, что общепринятая методология сертификации и компетентность внешних аудиторов и экспертов по сертификации выступают гарантом того, что любые попытки изобразить систему качества предприятия чем-то вроде «потемкинской деревни» не могут иметь успеха при сертификации. Существенно и то, что при сертификации систем качества не принципиально, изготавливается ли продукция обязательно по прогрессивной технологии и на передовом или новом оборудовании. Главным критерием успешной сертификации служит реальная способность предприятия обеспечивать стабильный выпуск продукции требуемого или ожидаемого потребителем качества.

Перед началом проведения сертификации на предприятии назначаются его представители для работы с внешними аудиторами. Представители предприятия проходят соответствующий инструктаж, касающийся технологии и психологии общения с внешними аудиторами. Представитель предприятия (как и внешний аудитор) является главным действующим лицом проводимого на предприятии аудита систем качества. От его поведения во многом зависит успех или провал аудита, а, следовательно, и всей сертификации. Представитель предприятия должен быть хорошо знаком с функционированием процессов и процедурами систем качества в закрепленных за ним подразделениях, а также понимать их взаимосвязь с соответствующими требованиями стандарта ИСО. Оценив свою готовность к сертификации систем качества, предприятие направляет в выбранный орган по сертификации соответствующую заявку. С этой операции и начинается процесс сертификации систем качества. Получив от предприятия заявку на сертификацию систем качества, орган по сертификации официально сообщает ему свое решение и условия, включающие сведения о порядке, продолжительности и стоимости работ по сертификации. По желанию предприятия орган по сертификации проводит консультацию, в ходе которой разъясняет характер мероприятий по сертификации и другие специальные вопросы. Чтобы оценить возможности сертификации системы качества на предприятии, представитель органа по сертификации знакомится с его деятельностью. Иногда визуальное знакомство заменяется заполнением специально составленной анкеты. И то и другое позволяет получить представление о структуре предприятия, организации управления, объемах производства и видах выпускаемой продукции, и ее основных потребителях, хронологии работ по обеспечению качества и внедрению стандартов семейства ИСО 9000. При положительной оценке эксперты органа по сертификации знакомятся с документами системы качества. Как правило, в состав документов, предназначенных для экспертизы, включаются Руководство по качеству и, в случае необходимости, другие документы, например, относящиеся к внедрению систем качества; сведения о внутренних аудитах систем качества; краткая характеристика испытательной и контрольно-измерительной базы, сведения о предприятиях, привлекаемых к изготовлению продукции и др.

Анализ документов позволяет экспертам продиагностировать, то есть предварительно оценить системы качества и разработать программу ее детального аудита, а также календарный график его проведения. В ходе дальнейшего взаимодействия с органом по сертификации предприятие обеспечивает:

— доступ к системам качества (документации, производственным и лабораторным помещениям, рабочим кабинетам и др.) и оказание содействия в ее аудите;

— четкое определение ответственности перед органом по сертификации, в частности, путем назначения представителей предприятия;

— координатора аудита.

Со своей стороны орган по сертификации осуществляет управление процессом аудита. Лицом, ответственным за управление аудитом, является назначенный этим органом главный аудитор. При подборе членов аудиторской группы для выполнения отдельных заданий учитываются следующие факторы:

— тип нормативного документа, на соответствие которому предстоит провести аудит (например, ИСО 9001 и т. д.);

— виды продукции и связанные с ними особенности (например, электронная техника, продовольствие, ядерные устройства, контрольно-измерительная аппаратура);

— необходимость в профессиональной квалификации или технической экспертизе по отдельным дисциплинам (например, по судостроению, производству лекарственных препаратов, металлургии, деревообработке);

— численность и состав группы аудиторов;

— должная степень владения членами группы согласованным языком аудита;

— наличие или отсутствие реального или предполагаемого конфликта интересов.

Назначенные, органом по сертификации, аудиторы могут быть отклонены предприятием, если оно в доказательство своей правоты приведет убедительные аргументы. В этом случае орган по сертификации обязан предложить другие кандидатуры.

Сертификационный аудит включает проведение вводного совещания, аудит процессов обеспечения качества по элементам систем качества, заключительное совещание. На вводном совещании, после официального представления аудиторов и руководящего персонала предприятия, аудиторы знакомят участников совещания с целями, областями и объемами предстоящего аудита; кратко излагают программу, методы и процедуры, которые будут использованы в ходе аудита. После согласования календарного графика аудита аудиторы приступают к системному аудиту. При этом ими проверяется соответствие деятельности предприятия всем требованиям выбранного для применения стандарта ИСО. Проверка проводится путем ознакомления с документацией, состоянием производства, испытательной базы и путем бесед с непосредственными руководителями и исполнителями работ по обеспечению качества. Проверке подвергаются практически все подразделения предприятия, причем проверка ведется в реальных, типичных условиях, то есть при работающем производстве. По результатам каждого дня аудиторская группа проводит свои рабочие совещания. На заключительном совещании, в котором участвуют представители предприятия, аудиторская группа излагает результаты своей работы, дает предварительное заключение, знакомит с условиями выдачи и сроками действия сертификата, порядком надзора за сертифицированными системами качества, отвечает на вопросы.

По итогам аудита составляются отчет и окончательное заключение, которые направляются в орган по сертификации. По этим материалам принимается один из следующих вариантов решений:

1) Системы качества полностью соответствует требованиям стандарта.

2) Системы качества в целом соответствует требованиям стандарта, но содержит незначительные несоответствия.

3) Системы качества не соответствует требованиям стандарта.

Если в ходе аудита выявляются значительные несоответствия, то они устраняются до выдачи сертификата, для чего в некоторых случаях (при длительных сроках реализации корректирующих действий) проводится дополнительный аудит.

При решении по варианту I предприятию выдается сертификат. Срок его действия, как правило, три года, по истечении которых проводится новый аудит. Орган по сертификации в течение срока действия сертификата осуществляет инспекционный контроль (не реже одного раза в год) сертифицированных систем качества, в процессе которого анализируются все изменения, появившиеся в документации, оборудовании и персонале. В случае возникновения несоответствий контролируется ход выполнения корректирующих мероприятий. Орган по сертификации может временно или полностью прекратить срок действия сертификата, если при инспекционном контроле выявлены несоответствия требованиям стандарта на системы качества или если имеются обоснованные претензии потребителей к качеству продукции. В этом случае орган по сертификации уведомляет предприятие о временном или полном прекращении срока действия сертификата с указанием причин и публикует в соответствующем бюллетене информацию о факте прекращения действия сертификата.

В случае принятия решения по варианту II предприятию предоставляется возможность в течение определенного срока (не более шести месяцев) устранить обнаруженные несоответствия, после этого проводится дополнительный аудит (для чего заключается новый контракт), как правило, по сокращенной программе. При положительном результате предприятию выдают сертификат соответствия.

В случае принятия решения по варианту III предприятие после доработки обращается в орган по сертификации с повторной заявкой. При этом все работы по сертификации проводятся по полной программе.

Продолжительность сертификации зависит от вида продукции и сложности производства. Процесс сертификации (без времени, затраченного на инспекционный контроль) может занимать от одной до нескольких недель.

Значимость результатов сертификации систем качества определяется национальным или международным признанием органа, выдавшего сертификат. Следует, однако, иметь в виду, что главным показателем достижений предприятия в обеспечении качества продукции является не получение каких-либо свидетельств (сертификатов), пусть даже и от самых авторитетных организаций, а постоянная, никогда не прекращающаяся работа в этом направлении. Сертификация систем качества не решает всех проблем, а закладывает прочную основу для хорошей практики и дальнейшего совершенствования работ по обеспечению качества продукции.

2. Процесс сертификации системы менеджмента качества организации

Сертификация системы менеджмента качества состоит из следующих этапов:

Организация работ;

Анализ документов системы менеджмента качества;

Подготовка к аудиту «на месте»;

Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита;

Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата;

Инспекционный контроль сертифицированной системы менеджмента качества.

Блок-схема деятельности по сертификации системы менеджмента качества приведена в Приложении Б (этапы 1−5).

2.1 Организация работ

Основанием для начала работ может служить письмо-обращение, направленное заказчиком в произвольной форме в орган по сертификации, или заявка на официальном бланке заказчика. Орган по сертификации проводит предварительную регистрацию письма-обращения и его анализ для определения возможности проведения сертификации с учетом:

— оценки соответствия области сертификации заказчика и области аккредитации органа по сертификации;

— наличия у органа по сертификации необходимой информации для планирования аудита (расположение организации, численность работников, предпочтительные сроки проведения аудита и др.);

— наличия у органа по сертификации возможности проведения работ в сроки, предпочтительные для заказчика, наличия соответствующих ресурсов.

В случае невозможности проведения сертификации орган по сертификации письменно извещает заказчика и Технический центр регистра об отказе с мотивировкой принятого решения.

При положительном решении орган по сертификации регистрирует письмо-обращение и извещает об этом заказчика. После получения извещения о принятии заявки от органа по сертификации заказчик оплачивает органу по сертификации регистрационный взнос, и в последующем заключают договор на проведение сертификации системы менеджмента качества. В связи с тем, что работы органа по сертификации должны быть оплачены в полном объеме независимо от результатов аудита, в договоре предусматривается предварительное поступление на счет органа по сертификации всей суммы оплаты до начала работ.

После оплаты работ по договору орган по сертификации направляет заказчику:

— бланк-заявку на проведение сертификации системы менеджмента качества, которая представлена в Приложении В;

— перечень сведений и документов системы менеджмента качества, которые представлены в соответствии с приложением Г представляемых в обязательном порядке, а также дополнительных документов (включая записи), представляемых по запросу органа по сертификации.

Запрошенные сведения и документы системы менеджмента качества в двух экземплярах (один экземпляр — на бумажном носителе информации, один экземпляр на электронном носителе информации), заполненный бланк заявки на проведение сертификации системы менеджмента качества также в двух экземплярах заказчик представляет в орган по сертификации.

Рассмотрев заявку, орган по сертификации извещает заказчика о результатах. Форма извещения о результатах рассмотрения заявки на сертификацию СМК представлена в Приложении Д.

Полученные документы остаются в органе по сертификации в качестве контрольных экземпляров.

После представления заказчиком оформленной заявки, запрошенных сведений и документации распоряжением руководства органа по сертификации назначается руководитель группы аудита (далее — председатель комиссии) и формируется группа аудита (далее — комиссия по сертификации). Комиссия может состоять из одного или нескольких экспертов. Если аудит осуществляет один эксперт, он выполняет обязанности председателя комиссии. Состав комиссии утверждает руководство органа по сертификации.

2.2 Анализ документов системы менеджмента качества

Анализ документов системы менеджмента качества проводят для определения соответствия документов системы требованиям ГОСТ Р ИСО 9001−2008.

При необходимости, по согласованию с проверяемой организации орган по сертификации может командировать своего представителя для предварительного ознакомления на месте с системой менеджмента качества проверяемой организации или решения неясных (спорных) вопросов. Оплата такой командировки оговаривается с заказчиком на условиях дополнительного договора или дополнительным соглашением к существующему договору.

Одновременно с анализом исходных документов, поступивших от проверяемой организации, комиссия организует сбор и анализ дополнительных сведений о качестве услуг организации.

Анализ завершается оформлением письменного заключения, в котором наряду с выявленными замечаниями формулируют вывод о возможности или невозможности проведения аудита системы менеджмента качества «на месте». Форма заключения по результатам предварительной оценки системы менеджмента качества представлена в Приложении Е.

Заключение

по результатам анализа документов системы менеджмента качества, подписанное председателем комиссии и экспертами, проводившими анализ, орган по сертификации направляет проверяемой организаций не позднее, чем за две недели до начала проверки «на месте». Форма бланка с замечаниями по документам системы менеджмента качества представлена в Приложении Ж.

При отрицательном заключении по результатам анализа документов системы менеджмента качества проверяемой организации орган по сертификации направляет заключение о невозможности проведения аудита системы менеджмента качества «на месте». После устранения отмеченных в заключении несоответствий заказчик может направить в орган по сертификации доработанные документы для возобновления работ по оценке системы менеджмента качества. Выполнение работ по повторному анализу документов может осуществляться в рамках дополнительного соглашения к договору.

2.3 Подготовка к аудиту «на месте»

Председатель комиссии подготавливает план аудита, включающий:

— цели аудита;

— сроки и график проведения аудита, включая предварительное и заключительное совещания с руководством проверяемой организации и обзорное ознакомление комиссии с организацией;

— область аудита, включая идентификацию структурных подразделений проверяемой организации;

— даты посещения структурных подразделений, где будет проводиться аудит;

— объекты аудита;

— идентификацию членов комиссии, ответственных за выполнение плана аудита;

— идентификацию представителей проверяемой организации (лиц, сопровождающих экспертов);

— требования конфиденциальности.

План аудита утверждает руководство органа по сертификации. План аудита должен быть доведен до сведения проверяемой организации до начала аудита «на месте».

Любые возражения проверяемой организации должны быть разрешены до начала аудита председателем комиссии и представителем проверяемой организации, имеющим соответствующие полномочия.

В ходе аудита председатель комиссии вправе вносить изменения в план аудита, которые должны быть согласованы с проверяемой организацией. Форма плана аудита системы менеджмента качества приведена в Приложении И.

2.4 Проведение аудита «на месте» и подготовка акта по результатам аудита

Проведение аудита на «месте» состоит из следующих этапов:

1) Предварительное совещание.

Предварительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с участием членов комиссии и руководства проверяемой организации.

Участники совещания должны быть зарегистрированы. Целью предварительного совещания является:

— подтверждение возможности реализации плана аудита;

— краткое изложение используемых методов и процедур аудита;

— установление официальных процедур взаимодействия между членами комиссии и сотрудниками проверяемой организации;

— обсуждение возникших вопросов.

На предварительном совещании председатель комиссии:

— представляет участников комиссии с указанием их роли в проведении аудита;

— сообщает график проведения работ, дату и время заключительного совещания и других мероприятий, касающихся аудита, таких как промежуточные совещания, проводимые комиссией и руководством проверяемой организации;

— знакомит с методами и процедурами аудита;

— согласовывает официальные каналы связи между комиссией и проверяемой организацией;

— сообщает порядок информирования проверяемой организации о ходе аудита;

— согласовывает использование ресурсов (материально-техническое обеспечение, транспорт, бытовые условия), необходимых для проведения аудита;

— подтверждает соблюдение комиссией требований конфиденциальности;

— информирует о правилах принятия решений по результатам сертификации;

— знакомит с правилами составления акта;

— информирует об условиях, при которых аудит может быть прекращен;

— информирует о задачах проверяемой организации и последующих действиях органа по сертификации, в случае, если акт будет содержать несоответствия.

2) Обследование системы менеджмента качества «на месте».

В ходе аудита председатель комиссии периодически информирует проверяемую организацию. Ежедневно в конце рабочего дня председатель комиссии проводит рабочие совещания членов комиссии.

Информацию, полученную в ходе аудита, свидетельствующую о наличии непосредственного риска нарушений требований к качеству продукции, нарушения требований к процессам или производственной среды, включая экологическую безопасность и безопасность труда, немедленно доводят до сведения руководства проверяемой организации.

Если свидетельства аудита указывают на то, что цели аудита недостижимы, председатель комиссии докладывает о причинах этого в орган по сертификации и проверяемой организации для определения дальнейших действий: корректировки плана аудита, изменения области и / или объектов аудита или прекращения аудита.

3) Сбор, проверка и регистрация данных.

Комиссия собирает и проверяет информацию, касающуюся области и объектов аудита, включая информацию о взаимодействии подразделений организации и процессов системы менеджмента качества. В качестве источников информации используют:

— интервью с персоналом вуза;

— собственные наблюдения экспертов за деятельностью персонала, функционированием процессов, условиями труда и состоянием рабочих мест;

— данные обратной связи от потребителей;

— документы системы менеджмента качества регламентирующего характера, такие как политика и цели в области качества, руководство по качеству, планы по качеству, стандарты (процедуры) предприятия, регламенты, положения, инструкции, внешняя нормативная и техническая документация, договоры, контракты и др.;

— документы, содержащие данные (записи) о процессах, такие как акты (отчеты) по внутренним аудитам, отчеты об анализе со стороны руководства, протоколы испытаний продукции, решения совещаний по проблемам качества, информация по результатам мониторинга и измерений продукции и процессов, рабочие журналы, заполненные ведомости, формы, бланки и др.;

— данные обзоров, анализов результативности функционирования системы менеджмента качества;

— результаты оценки и рейтинга поставщиков.

4) Формирование выводов аудита.

Полученная и проверенная информация по объектам аудита или свидетельства аудита сопоставляются с критериями аудита (требованиями ГОСТ Р ИСО 9001) для получения выводов аудита.

Выводы аудита могут указывать на соответствие или несоответствие системы менеджмента качества вуза критериям аудита. Выводы аудита могут касаться и предотвращения возможных отклонений, тогда они классифицируются как уведомления.

Члены комиссии должны совместно систематически анализировать выводы на соответствующих этапах аудита.

Свидетельства обобщаются с указанием мест наблюдений, функций, процессов и требований, которые были проверены. Несоответствия, уведомления и подтверждающие их свидетельства аудита регистрируются.

5) Классификация и регистрация наблюдений.

В ходе аудита системы менеджмента качества все обнаруженные отклонения объектов аудита от требований ГОСТ Р ИСО 9001−2008 и документов системы менеджмента качества вуза тщательно рассматриваются и классифицируются комиссией в зависимости от степени несоответствия рассматриваемого объекта проверки.

Наблюдения, сделанные в ходе аудита, классифицируют с целью выполнения проверяемой организацией корректирующих действий (для устранения причин несоответствий), адекватных последствиям выявленных несоответствий, а также принятия органом по сертификации решения о выдаче, подтверждении, приостановлении или отмене действия сертификата, а также расширения или сужения области сертификации.

Более чем пятикратное повторение малозначительных несоответствий одного вида (связанных с одним и тем же элементом системы менеджмента качества) дает основание для перевода их в значительное несоответствие.

Обнаруженные несоответствия и уведомления регистрируют на бланках, которые представлены в Приложениях К, Л.

Зарегистрированные несоответствия и уведомления официально представляют руководству проверяемой организации.

6) Действия с несоответствиями и уведомлениями.

Действия с несоответствиями и уведомлениями состоят из следующих этапов:

— комиссия официально представляет руководству зарегистрированные несоответствия и уведомления, при этом возможна дискуссия по поводу зарегистрированных несоответствий и уведомлений;

— если несоответствия и уведомления комиссией доказаны, то уполномоченный представитель руководства проверяемой организации ставит свою подпись на бланках регистрации несоответствий и уведомлений;

— организация проводит анализ причин несоответствий и уведомлений и устанавливает корректирующие мероприятия;

— в случае возникновения затруднений у проверяемой организации при планировании корректирующих действий в период сертификационного аудита орган по сертификации вправе предоставить дополнительно одну неделю (от даты проведения заключительного совещания) для завершения указанной работы. Орган по сертификации после представления плана корректирующих мероприятий в недельный срок готовит заключение по представленному плану. При наличии замечаний к плану орган по сертификации извещает об этом проверяемую организацию, которая после этого в течение недели проводит доработку плана.

Срок, отводимый в плане на выполнение запланированных корректирующих действий не должен превышать:

— 12 недель — при наличии одного и более значительных несоответствий;

— 5 недель — при наличии только малозначительных несоответствий и уведомлений.

Если в орган по сертификации не представлен согласованный план корректирующих действий, процесс сертификации должен быть прекращен.

Возобновление процесса сертификации может быть осуществлено только с подачи повторной заявки на сертификацию.

7) Подготовка акта по результатам аудита, проведение заключительного совещания, утверждение и рассылка акта.

а) Подготовка акта по результатам аудита.

До проведения заключительного совещания комиссия проводит следующую работу:

— анализирует наблюдения (выводы) аудита;

— анализирует выявленные несоответствия и уведомления;

— оформляет заключение по результатам аудита;

— подготавливает рекомендации органу по сертификации для принятия решения о выдаче (невыдаче) сертификата соответствия системы менеджмента качества организации;

— обсуждает последующие действия (проведение инспекционного контроля).

— Результаты аудита, выводы и рекомендации комиссия оформляет в виде акта, который представлен в Приложении М. Акт содержит:

— идентификацию органа по сертификации;

— идентификацию организации-заказчика;

— цель и область аудита;

— основание для проведения аудита;

— время и место проведения аудита;

— состав комиссии по сертификации с идентификацией председателя и членов комиссии, включая технических экспертов;

— идентификацию нормативной базы аудита;

— результаты аудита;

— выводы комиссии;

— адреса рассылки акта.

К акту должны быть приложены:

— план аудита;

— заполненные бланки регистрации несоответствий и уведомлений;

— справки о жалобах потребителей;

— листы регистрации должностных лиц проверяемой организации, присутствующих на предварительном и заключительном совещаниях.

б) Проведение заключительного совещания.

Заключительное совещание проводят под руководством председателя комиссии с целью представления выводов и заключений по аудиту системы менеджмента качества.

К совещанию должен быть подготовлен проект акта по результатам аудита.

На заключительном совещании должны присутствовать руководство проверяемой организации и все члены комиссии. Участники совещания регистрируются.

в) Утверждение и рассылка окта по результатам аудита.

Акт подписывают председатель комиссии, члены комиссии и представляют для ознакомления и подписи руководителю организации или его представителю. Акт печатают в двух экземплярах. Один экземпляр акта передают проверяемой организации, другой — органу по сертификации.

Экземпляры акта являются собственностью проверяемой организации и органа по сертификации. Члены комиссии и проверяемая организация должны строго соблюдать требования конфиденциальности.

2.5 Завершение сертификации, выдача и регистрация сертификата

Работу комиссии считают завершенной, если выполнены все работы, предусмотренные планом аудита, и акт по результатам аудита подписан сторонами и разослан.

Сертификация системы менеджмента качества не может считаться завершенной, пока не будут проведены все запланированные корректирующие действия и проверена результативность их выполнения.

Критерии для принятия решения о соответствии / несоответствии системы менеджмента качества установленным требованиям и решения о выдаче / невыдаче сертификата Критерием для принятия решения о соответствии / несоответствии системы менеджмента качества установленным требованиям является выполнение / невыполнение корректирующих мероприятий в согласованные сроки и признание / непризнание органом по сертификации их результативности.

Решение о выдаче или отказе в выдаче сертификата соответствия системы менеджмента качества принимает руководство органа по сертификации на основании рассмотрения акта по результатам аудита и результатов выполнения плана корректирующих действий. Решения должны принимать лица, не принимавшие участия в аудите.

Решение о выдаче сертификата может быть принято только после устранения всех зарегистрированных несоответствий, т. е. после рассмотрения письменного отчета проверяемой организации (органом по сертификации) о проведенных корректирующих действиях и / или после рассмотрения результатов выполнения корректирующих действиях «на месте».

При отказе в выдаче сертификата соответствия системы менеджмента качества орган по сертификации уведомляет проверяемую организацию о возможности проведения на договорной основе повторного сертификационного аудита.

Контроль выполнения корректирующих действий по устранению несоответствий по результатам сертификационного аудита.