Распорядительные документы, издаваемые на различных уровнях организации

документооборот некоммерческий казачий союз Рассмотрим в качестве образца внутреннего документооборота в организации представление на чин http://www.allcossacks.ru/documents/predstavlenie_chin.pdf. Данный документ с точки зрения нормативов оформления вызывает многочисленные нарекания. Часть из них обусловлена характером организации. Стремление ориентироваться на казачьи общины дореволюционного периода российской истории стало определяющим для данного типа организации. Из казачьих общин и войск прошлого были заимствованы структура, иерархия, звания, терминология, что в принципе вполне логично. Однако именно здесь с точки зрения теории документооборота имеется значительное количество проблемных моментов. Вместе с терминологией современные казачьи организации впитали в себя также и речевые анахронизмы — слова специфические бывшие в употреблении в дореволюционной России и принадлежащие определенных социальным группам (казачьим общинам, воинствам). Данная тенденция вполне соответствует общему реконструкторскому уклону в сущности современным казачьим объединениям. Однако, это вступает в конфликт с общепринятыми правилами ведения документооборота в организации. Для оформления документов, как известно, используется строго деловой стиль русского языка. Рассматривая вышеупомянутый образец документа мы может отметить, что в нем используются анахронизмы и старые речевые обороты (примером является пункт 4 данного документа). Что само по себе является грубым нарушением ведения документооборота.

Также стоит отметить, что рассматриваемый нами документ недостаточно оптимизирован. Что в результате может привезти к неудобствам и ошибкам, как во время заполнения документа, так и в ходе его использования в организации.

Пункт 5 анализируемого представления выполнен в достаточно неудобной форме «Образование», «Учебное заведение» предлагается совместно зафиксировать на полутора сточках. Данный способ фиксации указывает на то, что изначально шаблон документа верстался человеком, имеющим поверхностным представление об элементарном правиле документооборота.

На наш взгляд данный пункт посвящен образованию и специальность имеет смысл выполнить в форме таблицы. Помимо упорядочению информации данный способ оформления позволил бы добавить дополнительные важные графы, такие как «Год окончания учебного заведения».

В 10 пункте данного документа также можно наблюдать нарушение правил ведения документооборота. Председатель и члены аттестационной комиссии в шаблоне документа представленного на сайте организации оформлены строчным способом, т. е. друг за другом. С точки зрения правил ведения документооборота целесообразно было бы указать их в столбик друг над другом.

Скобки, ограничивающие место для подписи в конце документа также оформлены в нарушениями правил документооборота.

Также для рассмотрения возьмем документ «Представление на награждение наградой Общероссийской общественной наградой Союз казаков», который представлен на сайте Союза казаков России. В нем мы также можем выделить некоторые ошибки, допущенные с точки зрения документооборота. В шаблоне документа представлен ряд слов используемых в сокращении. Совершенно не обязательно с точки зрения правил документооборота ни с точки зрения обыкновенной логики.

Также имеются недочеты, связанные со сроками переоформления документов. В частности на месте отметки года присутствует цифра «200.», тогда как должна присутствовать цифра «201.».

Представление на чин.

• 1. Терминология старая, не деловой стиль для государственной организации — 4 пункт
• 2. Стоило бы пункт 5 оформить в виде таблицы
• 3. Председатели и члены комиссии пишутся в столбик — 10 пункт
• 4. Печать избыточный реквизит
• 5. Скобки для подписи

Представление на награду.

• 1. Не нужно сокращать слова, если они того не требуют (ст. — станица)
• 2. Требуется обновить документ, год стоит 200., а нужно 201.
• 3. Нарушение законодательства, дискриминация.