Организация внутреннего контроля хозяйственной деятельности организации при компьютерной обработке бухгалтерской информации

Система внутреннего контроля в условиях компьютерной обработки данных (КОД).

Внутренний контроль в условиях применения системы КОД должен сочетать обычные методы контроля, применимые в отсутствие системы КОД, и специальные программные средства контроля. Все используемые средства контроля за системой КОД можно разделить на общие и специальные.

Общие средства контроля представляют собой процедуры проверки правил системы КОД, а также надежности функционирования системы КОД. Они включают в себя следующие процедуры:

• а) организационный и управленческий контроль, который предусматривает создание инструкций и правил для различных контрольных функций и системы разделения полномочий при их выполнении, например правил ввода информации;
• б) контроль за поддержанием и развитием системы КОД, который состоит в проверке того, что все изменения, вносимые в систему, и операции с ней надлежащим образом разрешены (применение такого контроля необходимо в случаях тестирования, внесения изменений, внедрения новых систем КОД, предоставления доступа к их документации);
• в) операционный контроль, который предполагает проверку того, что система КОД выполняет только авторизованные операции, доступ к ней имеют только лица, обладающие на это разрешением, и ошибки в обработке данных определяются и исправляются;
• г) контроль за программным обеспечением, который предполагает проверку того, что используется только разрешенное и эффективное программное обеспечение (с этой целью анализируется система визирования, тестирования, проверки, внедрения и документирования новых систем и модификаций уже действующих, а также ограничения на доступ к документации о них только лицам, имеющим специальное разрешение);
• д) контроль за вводом и обработкой данных, который заключается в проверке того, что существует система предварительного визирования операций до их ввода в систему КОД, и ввод информации возможен только теми лицами, которые имеют на это соответствующие разрешения;
• е) возможны также иные приемы общего контроля, среди которых можно назвать анализ правил копирования программ и баз данных в специальные архивы и процедур восстановления информации или извлечения ее из архивов при утрате данных.

Специальный контроль за применением системы КОД в системе бухгалтерского учета экономического субъекта предусматривает специальные проверочные процедуры, позволяющие удостовериться, что все бухгалтерские операции должным образом авторизуются и отражаются в учете своевременно и без ошибок. К проверочным процедурам относят:

• а) контроль за вводом информации;
• б) контроль за обработкой и хранением информации;
• в) контроль за выводом информации.

Процедуры контроля ввода информации состоят из проверки выполнения системой следующих требований:

• а) вся информация, вводимая в систему, предварительно визируется;
• б) информация вводится в базу данных аккуратно, без ошибок и повторов;
• в) ошибки ввода обнаруживаются, отвергаются и, по возможности, исправляются системой.

Контроль за обработкой и хранением информации заключается в проверке того, что:

• а) операции, включая те, которые проводятся системой самостоятельно, выполняются верно;
• б) операции проводятся без ошибок и повторов;
• в) ошибки в обработке данных обнаруживаются и своевременно исправляются.

Контроль за выводом информации предполагает проверку того, что:

• а) результаты операций предоставляются авторизированным пользователям должным образом и в установленные сроки;
• б) доступ к предоставляемой информации разрешен только ограниченному кругу лиц.

Все виды контроля могут осуществляться пользователями системы КОД или отделом внутреннего контроля экономического субъекта, а также автоматически с помощью специальных программ.

Риски в системе компьютерной обработки данных (КОД) Применение системы КОД существенно влияет на организационную структуру экономического субъекта, внося следующие риски в систему бухгалтерского учета и внутреннего контроля.

• а) концентрация функций управления;
• б) концентрация данных и программ для их обработки.

Внедрение системы КОД, как правило, предполагает существенное сокращение управленческого и контрольного персонала путем передачи его функций персоналу, обслуживающему систему КОД. В результате происходит концентрация исполнительских и контрольных функций за системой КОД в руках ограниченного числа лиц. Разделение обязанностей, необходимое для эффективного функционирования системы учета и контроля, может быть утрачено.

Концентрация (сосредоточение) базы данных в одном или нескольких местах, где она обычно хранится вместе с программами, обеспечивающими доступ к ней, повышает риск утери информации и несанкционированного доступа к ней.

Использование системы КОД изменяет процедуры записи учетных данных и расширяет круг лиц, которые получают доступ к бухгалтерским записям. Это может привести к появлению следующих рисков:

• а) отсутствие первичных документов;
• б) отсутствие возможности наблюдения за разноской учетных данных по регистрам, их закрытием и составлением отчетности;
• в) отсутствие регистров учета;
• г) доступ к базе данных и программам системы КОД несанкционированных пользователей.

В условиях КОД данные могут вводиться непосредственно в компьютер без составления соответствующих первичных документов. Разрешения на совершение тех или иных операций, их визирование могут также проводиться внутри системы КОД без составления специальных документов на бумажных носителях.

Учетные данные могут храниться исключительно в электронной форме, а бумажные регистры, содержащие последовательные записи всех операций, отсутствовать, что приводит к отсутствию возможности наблюдения за разноской учетных данных по регистрам, их закрытием и составлением отчетности. Кроме того, ряд информационных систем не предусматривает архивирование промежуточных записей, и текущая информация в них постоянно обновляется.

В системе КОД могут формироваться только сводные регистры и формы отчетности, а не промежуточные регистры учета. Отсутствие регистров может приводить к тому, что доступ к данным становится возможным только через систему КОД. Тем самым существенно снижаются возможности контроля и анализа учетной информации.

Базы данных и программы системы КОД становятся доступными как с компьютеров, которые их обрабатывают, так и с других компьютеров, подключенных к сети. В отсутствие специальных процедур контроля легкость доступа к системе КОД или широкий круг лиц, которые могут его получить, увеличивают риск несанкционированных бухгалтерских записей и изменений данных.

Система КОД существенно влияет как на организацию бухгалтерского учета в целом, так и на отдельные процедуры учета. Системам КОД присущи следующие специфические черты:

• а) заданность;
• б) автоматический контроль;
• в) однократный ввод информации в несколько файлов одновременно;
• г) операции внутри системы КОД или автоматические записи;
• д) трудности в обеспечении сохранности записей.

Системы КОД не допускают технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно «аккуратнее», чем ручные системы, однако их работа «задана», они лишены возможности гибкого реагирования на изменения правил учета и условий деятельности экономического субъекта, а надежность информации, обработанной в системах КОД, полностью зависит от их построения и программного обеспечения.

Система КОД позволяет автоматизировать многие контрольные процедуры с помощью специальных программ, которые не прослеживаются (в отличие от процедур ручного контроля). Например, заменяющая разрешительные надписи система паролей ведет к отказу от составления специальных документов, заявлений, журналов и т. п., которые нужно визировать. Контроль за ошибками и их исправлением путем составления справок, ведомостей (сличительных, оборотных) заменяется автоматической печатью отчета о найденных программой ошибках.

В условиях КОД ввод данных об одной операции может одновременно изменить несколько связанных с ней счетов. Данная особенность систем КОД значительно увеличивает влияние ошибки ввода на бухгалтерскую информацию, так как неверная сумма будет проведена не по одному, как при ручной обработке данных, а сразу по нескольким счетам.

Некоторые проводки могут генерироваться системой КОД самостоятельно, без участия специалистов и без составления первичных документов. Это ведет к появлению несанкционированных записей и расчетов, которые к тому же сложно обнаружить из-за отсутствия специальных регистров или документов. Например, автоматическое начисление процентов на задолженность покупателей или по займам.

Многие базы данных могут храниться только в электронной форме, что увеличивает риск их утраты вследствие порчи компьютеров и электронных носителей информации, заражения их компьютерными вирусами, несанкционированного проникновения в информационные системы.