Учет и аудит расчетов с подотчетными лицами

В процессе работы предприятия могут возникнуть хозяйственные расходы, которые не могут быть оплачены с расчетного счета или из кассы. К этим расходам относятся закупка в торговле необходимых канцелярских товаров или других материальных ценностей, оплата услуг или товаров, реализуемых частными лицами или сторонними организациями, командировочные расходы и т. д.

При возникновении необходимости в таких операциях сотруднику предприятия выдаются наличные деньги под отчет с последующим отчетом о произведенных расходах. Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По отношению к балансу — это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму невозмещенного перерасхода. По дебету записываются суммы, выданные под отчет, и возмещение перерасхода. По кредиту суммы списанной задолженности подотчетных лиц согласно утвержденных авансовых отчетов и суммы, сданные в кассу, неиспользованные подотчетными лицами.

В учете составляются следующие проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» :

• 1. Выдано под отчет на хозяйственные нужды, командировочные расходы: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса» .
• 2. Подотчетные суммы использованы на производственные нужды: Дт 25, 26 «Общепроизводственные, общехозяйственные расходы» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
• 3. Подотчетные суммы израсходованы на приобретение материалов, товаров: Дт 10, 41 «Материалы», «Товары» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Дт 19 «Налог на добавленную стоимость» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .
• 4. Взнос неиспользованных подотчетных сумм в кассу: Дт 50 «Касса» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .
• 5. Удержан из заработной платы долг по подотчетным суммам: Дт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Аудит операций по расчетам с подотчетными лицами чаще всего проводится сплошным способом. Проверка обоснованности выдачи авансов под отчет заключается в установлении соблюдения требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации в части выдачи авансов под отчет на хозяйственно-операционные нужды. При этом аудитор устанавливает, соответствуют ли приказу руководителя круг лиц, получающих под отчет авансы, а также размеры и сроки предоставляемых авансов.

При проверке расходных кассовых ордеров, подтверждающих выдачу денег под отчет, обращается внимание на полноту заполнения всех реквизитов и, в частности, на отражение оснований для выдачи авансов. Выдача денег под отчет должна производиться при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу.

Проверка своевременности представления авансовых отчетов осуществляется путем сопоставления фактических сроков представления авансовых отчетов со сроками, предусмотренными в командировочном удостоверении или в приказе руководителя. Согласно Порядку ведения кассовых операций (п. 11) лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если аудитор установил несоблюдение этого порядка, то необходимо далее проверить выполнение требований плана счетов об отражении подотчетных сумм, невозвращенных в установленные сроки, на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Дт 94, Кт 71) и последующее списание этих сумм. Проверка документальной обоснованности использования подотчетных сумм осуществляется путем установления наличия и правильности оформления документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм, и их последующего отражения.

При проверке авансовых отчетов обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т. е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к приходному кассовому ордеру, акт выполненных работ и т. п.) сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ. При этом следует проверить, не производились ли выплаты в адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом.

В ходе аудиторской проверке в МУП «Водоканал» установлено, что на предприятии соблюдаются сроки предоставления авансовых отчетов, не выявлено случаев предоставления авансовых сумм под отчет лицам не отчитавшимся по ранее выданным авансам.

Прослеживая корреспонденцию счетов, указанную в авансовых отчетах, аудитор обращает внимание на характер произведенных затрат:

• * расходы, связанные с производственной деятельностью (Дт 20−26, 44, Кт 71), следует отражать на счетах учета затрат;
• * расходы социального и непроизводственного назначения (Дт 84, Кт 71) списываются за счет собственных средств предприятия;
• * расходы капитального характера (Дт 08, Кт 71) и расходы, связанные с приобретением МПЗ, включаются в покупную стоимость (Дт 10, 15, 16, Кт 71).

Аудит расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает признание факта служебной командировки и проверку обоснованности и правильности Расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, аудитор устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем предприятия.

Проверка осуществляется путем сопоставления данных авансового отчета с данными приложенных к отчету первичных документов и расчета суточных. Аудитор подтверждает правильность определения срока командировки (по данным отметок о прибытии и убытии в командировочном удостоверении), размера суточных в пределах установленных норм и сверх норм. Расходы по проезду к месту командировки и обратно определяются по данным приложенных проездных документов воздушного, железнодорожного, водного и автомобильного транспорта общего пользования.

Затраты за пользование постельными принадлежностями должны быть подтверждены соответствующей справкой или отметкой, сделанной на билете.

Расходы на проживание возмещаются командированному на основе подтверждающих документов и в полном размере относятся на себестоимость. В целях налогообложения данные расходы принимаются только в пределах действующих норм не более 550 руб. в сутки. В размере 50% от стоимости места за сутки возмещаются расходы за бронирование мест в гостинице. При отсутствии подтверждающих документов оплата найма жилого помещения возмещается по норме 12 руб. Оплата су-точных — 100 руб. за каждый день нахождения в командировке.

Целесообразность оплаты других расходов, например, телефонных счетов, устанавливается на основе подтверждающих документов. При этом определяется производственный характер расходов и правомерность отнесения их на себестоимость. С этой целью устанавливается наличие распечатки счетов за переговоры и соответствие номеру служебного телефона организации. Расходы непроизводственного характера, возмещенные подотчетному лицу, должны списываться за счет собственных средств (Дт 84, Кт 71) и включаться в совокупный доход работника для удержания подоходного налога. Аудитору следует провести арифметическую проверку командировочных расходов в пределах норм и сверх норм.

Проверка отражения в учете расчетов с подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются (в соответствии с Положением о составе затрат) в себестоимость и отражаются на счетах учета расходов с выделением сверхнормативных расходов.

Выявленные при проверке несоответствия и отклонения отражаются в рабочих документах аудитора. При обобщении результатов проверки определяется влияние выявленных отклонений на показатель себестоимости и прибыль, на величину начисленных налогов (подоходный, НДС, на прибыль).