Организация внутренних и информационных потоков

Система внутрихозяйственной отчетности по уровням управления

После того, как определены цель, задачи и условия функционирования системы управленческого учета, нужно оценить, из каких элементов эта система должна состоять и на каких уровнях она может работать.

Компонентами этой системы являются:

• 1) материальные компоненты:
  • а) отдел или специалист, занимающийся данной работой;
  • б) оргтехника;
  • в) программное обеспечение;
• 2) нематериальные компоненты:
  • а) параметры управленческого учета (направления, центры доходов, центры затрат);
  • б) план счетов для управленческого учета; система кодов для кодировки движения денежных средств;
  • в) формы отчетов о затратах (с группировкой по центрам затрат и видам затрат), отчета о прибылях и убытках, отчетов финансового анализа полученных системой управленческого учета результатов и др.;
  • г) учетная политика;
• 3) процедурные компоненты:
  • а) методика сбора информации для нужд управленческого учета;
  • б) наличие различных уровней системы управленческого учета.

Уровни системы управленческого учета классифицируются в зависимости от специфики бизнеса.

На первом уровне происходит регистрация всех финансово-хозяйственных операций в особой базе данных.

Второй уровень — занесение данных в консолидированном, обобщенном виде с применением других регистров (например, бухгалтерских) как источников консолидированной информации.

На третьем уровне предоставляются выборочные отчеты по отдельным вопросам.

Наиболее оптимальным, как представляется, является первый уровень с элементами второго, т. е. тотальная регистрация всех финансовых операций с включением данных по отдельным блокам.

При анализе баланса важно обращать внимание на то, чего у предприятия больше — активов или пассивов. Если предприятие работало неэффективно, имеет много долгов перед бюджетом, поставщиками, работниками, не создавало активов (например, отдало товар в долг недобросовестному клиенту), то у такого предприятия долгов могло накопиться больше, чем активов. В этом случае баланс покажет вместо прибыли в пассиве убыток в активе. На основе баланса рассчитывается масса показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия. В мировой практике используется принцип убывания ликвидности, который требует, чтобы наиболее ликвидные активы и наиболее срочные обязательства в пассиве ставились на верхние места. В соответствии с этим принципом на первом месте в управленческом балансе должны быть деньги (касса, расчетные, специальные счета), на втором — финансовые вложения и выданные займы, на третьем — дебиторская задолженность, на четвертом — готовая продукция, материалы, запасы, на пятом — необоротные активы (долгосрочные финансовые вложения, капитальные вложения, основные средства), на шестом — убытки, ели таковые имеются. В пассиве на первое место ставятся полученные краткосрочные займы, на второе — краткосрочная кредиторская задолженность, на третье — задолженность по налогам перед бюджетом, на четвертое — долгосрочные обязательства, на пятое — собственный капитал, включающий в себя уставной капитал и чистую прибыль, распределенную или нераспределенную по фондам и резервам.

При использовании плана счетов управленческого учета бывает смешивание разных по экономической сущности и типам контрагентов отношений. Чтобы этого не происходило, необходимо, чтобы группировка активов и пассивов по счетам была достаточно детальной. При этом идеальная система управленческого учета дает возможность видеть расчеты с каждым отдельно взятым клиентом. Технически это возможно осуществить с помощью внедрения аналитического учета по каждому клиенту [10, c.78].

Для удобства каждому счету присваивается свой номер. Эти номера могут приближаться к кодировке, которую устанавливает официально утвержденный план счетов бухгалтерского учета. Однако данное соответствие не является обязательным, а в ряде случаев оно и просто невозможно.

Счета, используемые в управленческом счете, делят на балансовые, оборотные и забалансовые. Управленческий план счетов составляется на основе международных стандартов финансовой отчетности (МСФО) или российского Плана счетов и введением дополнительных аналитик.

Управленческий план счетов, построенный на основе российского, является синтезом нескольких классификаторов управленческого учета. Он похож на простое перечисление основных линейных статей баланса и отчета о прибыли и убытках, разделами которого являются:

• 1) активы;
• 2) обязательства;
• 3) капитал;
• 4) доходы и расходы;
• 5) прочие доходы и расходы;
• 6) прибыль до налогообложения;
• 7) чистая нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) текущего периода.

Подобное построение плана счетов удобно, поскольку позволяет избежать многих ошибок и не требует достаточно трудоемкой процедуры реформации, когда данные, подготовленные по схеме оборота средств предприятия, приводятся к функциональным отчетам для финансового анализа и позволяют после любой операции сразу же видеть главный результат — нераспределенную прибыль.

Инструкция по применению Плана счетов рекомендует использовать счета 20−29 для группировки расходов по статьям, местам возникновения и другим признакам, а также для исчисления себестоимости продукции (работ, услуг), а счета 30−39 — для учета расходов по элементам.

Использование одних и тех же счетов для бухгалтерского и управленческого учета с одинаковыми номерами бессмысленно. Применение одних и тех же знаков счетов и в бухгалтерском, и в управленческом учете вносит путаницу в кодировку и корреспонденцию счетов, а, следовательно, приведет к появлению ненужных ошибок и искажению информации. Предприятия могут самостоятельно определять состав и методику использования счетов 20−39, исходя из особенностей своей деятельности.

Таким образом, возникает возможность параллельно использовать две группы счетов производственного учета:

• 1) счета 20−29 применяются для группировки расходов по статьям в разрезе центров затрат, мест возникновения затрат, носителей затрат;
• 2) счета 30−39 применяют для группировки расходов по элементам затрат.

Первая группа счетов определяет ведение управленческого учета, вторая — ведение финансового. Чтобы обеспечить взаимосвязь между этими видами учета, применяют специальные отражающие счета-экраны: счет 37 «Отражение общих затрат» или счет 27 «Распределение общих затрат».

Возможно также использование системы счетов управленческого учета, включающей многие счета, предназначенные для финансового учета, но помеченные звездочкой, что позволит отличить их.

Обычно счета управленческого и финансового учета, отражающие затраты на производство, ведутся в единой системе бухгалтерского учета без обособления калькуляционных счетов в систему управленческого учета.

В разделе III Плана счетов можно открыть следующие счета: 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления на социальные нужды», 33 «Амортизация, 34 «Прочие затраты», 37 «Отражение общих затрат».

По Дебету счета 30 «Материальные затраты» в корреспонденции со счетами 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражается стоимость израсходованных на производство материалов, покупной энергии, выполненных сторонними организациями работ промышленного характера, материальной составляющей других расходов в корреспонденции с соответствующими счетами. К счету 30 открывают субсчета по видам и направлениям материальных затрат.

По Дебету счета 31 «Затраты на оплату труда» в корреспонденции со счетами 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 96 «Резерв предстоящих расходов» отражаются суммы начисленной заработной платы, включая премии и любые иные формы оплаты труда персонала организации. На данный счет также начисляют различные социальные выплаты за счет средств организации, которые не могут быть списаны на Дебет счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». В Дебет данного счета относятся также начисления в резервы предстоящей оплаты отпусков, на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет и т. д. К этому счету необходимо вести субсчета, характеризующие виды и направления начислений на оплату труда [22, с.283].

По Дебету счета 32 «Отчисления на социальные нужды» в корреспонденции со счетов 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» отражаются суммы, начисленные для формирования фонда социальной защиты. Если отчисления на социальные нужды приобретают форму налога, то счет 32 корреспондирует с Кредитом счета 68 «Расчеты по налогам и сборам». Предстоящие социальные выплаты, которые раньше осуществляли за счет фонда потребления или прибыли, остающейся в распоряжении организации, по решению собственника или его представителей (совета директоров и т. п.) начисляют по Дебету счета 32 в корреспонденции со счетом 96 «Резервы предстоящих расходов». К счету 32 необходимо вести субсчета по видам отчислений на социальные нужды.

По Дебету счета 33 «Амортизация» в корреспонденции со счетами 02 «Амортизация основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Амортизация нематериальных активов» отражают расходы организации на амортизацию, начисленные в соответствии с принятыми ею методами и нормами амортизации.

По Дебету счета 34 «Прочие затраты» в корреспонденции со счетами 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты» и другими счетами отражают расходы, которые не нашли отражения на других счетах по учету расходов по экономическим элементам, т.к. они не относятся ни к одному из этих элементов. Ведение субсчетов обязательно, потому что расходы, отражаемые на счете, слишком разнородны.

Ежемесячно счета по учету элементов затрат закрывают в Дебет отражающего счета 37 «Отражение общих затрат» записью:

Дебет счета 37 «отражение общих затрат»,.

Кредит счетов 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления на социальные нужды», 33 «Амортизация», 34 «Прочие затраты».

Собранные на счете 37 суммы распределяют между калькуляционными счетами и записывают в Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», а также в Дебет счета 44 «Расходы на реализацию».

Применение двух групп счетов позволит избежать многих ошибок ведения учета. При формировании расходов по обычным видам деятельности (себестоимости продукции (работ, услуг)) должна быть обеспечена их группировка по элементам. Для целей управления организуется учет расходов по статьям затрат, перечень которых организация устанавливает самостоятельно. Перечень элементов расходов строго определен, а перечень калькуляционных статей каждая организация устанавливает самостоятельно.

Хотя число счетов увеличивается, количество бухгалтерских записей (корреспонденций счетов) при этом уменьшается благодаря применению отражающих счетов-экранов.

Корреспонденция счетов при использовании блоков счетов в системе управленческого и финансового учета.

I. Управленческий учет по носителям затрат, по центрам учета затрат, по центрам ответственности:

1) распределение затрат по носителям затрат (продукции, услуги) по нормативной стоимости:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»,.

Кредит счета 27 «Распределение общих затрат»;

2) закрытие информации об объектах учета в разрезе носителей по фактической стоимости:

Дебет счета 27 «Распределение общих затрат»,.

Кредит счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 27 «Распределение общих затрат»;

3) списание отклонений в части перерасхода (экономии) фактических затрат перед нормативными:

Дебет счета 27 «Распределение общих затрат»,.

Кредит счета 20 «Основное производство».

II. Финансовый учет:

1) отражение материальных затрат:

Дебет счета 30 «Материальные затраты»,.

Кредит счетов 10 «Материалы», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» и другие, а также счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;

2) начисление заработной платы:

Дебет счета 31 «Затраты на оплату труда»,.

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

3) начисление отчислений во внебюджетные фонды:

Дебет счета 32 «Отчисления во внебюджетные фонды»,.

Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

4) начисление износа по основным средствам, нематериальным активам:

Дебет счета 33 «Амортизация»,.

Кредит счетов 02 «Амортизация основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Амортизация нематериальных активов»;

5) отражение прочих расходов:

Дебет счета 34 «Прочие затраты»,.

Кредит счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

6) списание элементов затрат по окончании периода:

Дебет счета 37 «Отражение общих затрат»,.

Кредит счетов 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления во внебюджетные фонды», 33 «Амортизация», 34 «Прочие затраты»;

7) выпуск готовой продукции:

Дебет счета 43 «Готовая продукция»,.

Кредит счета 37 «Отражение общих затрат»;

8) отражение отгрузки готовой продукции:

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,.

Кредит счета 90 «Продажи».

III. Корреспонденция счетов при использовании единой системы счетов:

1) отражение материальных затрат:

Дебет счета 30 «Материальные затраты»,.

Кредит счетов 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками подрядчиками»;

2) начисление заработной платы:

Дебет счета 31 «Затраты на оплату труда»,.

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

3) начисление отчислений во внебюджетные фонды:

Дебет счета 32 «Отчисления на социальные нужды»,.

Кредит счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;

4) начисление износа по основным средствам, нематериальным активам:

Дебет счета 33 «Амортизация»,.

Кредит счетов 02 «Амортизация основных средств», 05 «Амортизация нематериальных активов»;

5) отражение прочих расходов:

Дебет счета 34 «Прочие расходы»,.

Кредит счетов 60 «Расчет с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

6) списание элементов затрат по окончании периода по фактической стоимости:

Дебет счета 37 «Отражение общих затрат»,.

Кредит счетов 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления на социальные нужды», 33 «Амортизация», 34 «Прочие расходы»;

7) перераспределение расходов с элементов на статьи затрат по фактической стоимости:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»,.

Кредит счета 37 «Отражение общих затрат»;

8) отражение выпуска готовой продукции по нормативной стоимости:

Дебет счета 43 «Готовая продукция»,.

Кредит счета 38 «Выпуск продукции (товаров, услуг) по нормативной стоимости»;

9) списание затрат по фактической стоимости:

Кредит счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»;

10) отгрузка готовой продукции:

Дебет счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»,.

Кредит счета 90 «продажи»;

11) списание отклонений в части перерасхода (экономии) фактических затрат перед нормативными:

Дебет счета 90 «Продажи»,.

Кредит счета 43 «Готовая продукция».

IV. Корреспонденция счетов при перегруппировке затрат в единой системе счетов:

1) списание элементов затрат по окончании периода:

Дебет счета 37 «Отражение общих затрат»,.

Кредит счетов 30 «Материальные затраты», 31 «Затраты на оплату труда», 32 «Отчисления на социальные нужды», 33 «Амортизация», 34 «Прочие расходы»;

2) перераспределение расходов с элементов на статьи в разрезе центров затрат:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»,.

Кредит счета 37 «Отражение общих затрат»;

3) закрытие расходов по центрам затрат на отражающий счет:

Дебет счета 37 «Отражение общих затрат»,.

Кредит счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»;

4) распределение расходов по статьям затрат в разрезе носителей затрат:

Дебет счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы»,.

Кредит счета 37 «Отражение общих затрат»;

5) выпуск готовой продукции:

Дебет счета 43 «Готовая продукция»,.

Кредит счетов 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы».

отчетность внутренний информационный поток.