Проблемы микрографии. 
Cредства управления документооборотом

Микрография стала широко применяться с начала 30-х годов прошлого века, в первую очередь в архивах, библиотеках и в крупных государственных учреждениях. Новейшая по тем временам технология впервые позволила создать занимающие очень мало места страховые фонды и наладить обмен большими объёмами информации.

Расцвет микрографии пришёлся на 70−80-е годы, когда в ряде ведущих стран мира законодательство позволило деловым организациям переводить документы временного срока хранения на микроплёнку, уничтожая бумажные подлинники. Появились руководства и стандарты, при следовании которым практически гарантировалось беспроблемное принятие документов на микроносителях судами и государственными органами.

Быстрый (по сравнению с документами на бумажных носителях) доступ к документам и экономия на дорогостоящих офисных площадях позволяли организациям за короткий срок окупать вложенные в новую технологию средства, особенно для документов со сроками хранения свыше 5 лет.

С развитием в 90-х годах компьютерных технологий начался кризис отрасли настолько глубокий, что одно время даже шли разговоры об уходе микропленки на «свалку истории». Заметно меньше стало выпускаться нормативных документов и стандартов.

Тем не менее, как в мире, так и в нашей стране продолжаются масштабные проекты микрофильмирования документов. В докладе Руководителя Росархива В. П. Козлова о ходе реализации в 2005 году «архивной» части ФЦП «Культура России» были приведены следующие цифры: за 2005 год лабораториями федеральных архивов осуществлено микрофильмирование свыше 21,7 тыс. единиц хранения, изготовлен страховой фонд объемом 1,46 млн. кадров и фонд пользования объемом 1,52 млн. кадров.

При микрофильмировании обычно создаются два типа копий: страховой микрофильм и микрофильмы для общего пользования. Копий общего пользования делают сразу несколько, это расходный материал — пленки постепенно истираются и покрываются царапинами при постоянном использовании. Они изготавливаются из обычной и достаточно дешевой черно-белой фотопленки. Страховой микрофильм предназначен для постоянного хранения в качестве мастер-копии для последующего размножения. Он записывается на специальной (а значит — достаточно дорогой) фотопленке и сдается в спецхранилище.

Для просмотра микрофильмов требуется специальное оборудование, хотя в случае необходимости документы можно рассмотреть даже при помощи лупы. При использовании копии общего пользования изнашиваются: на них появляются царапины, жирные пятна, пыль, грязь. Периодически требуется производить обработку и замену пленок. Малое количество рабочих копий ограничивает число одновременно работающих с материалом пользователей, что особенно актуально в библиотеках.

Для просмотра цифровых копий необходим компьютер и ПО, способное «прочитать» формат, в котором хранится документ. Доступ к источнику могут осуществлять сразу несколько пользователей, появляется возможность организовать удаленный доступ через интернет. И, что самое главное, с электронным документом гораздо удобнее работать — в первую очередь, отпадает необходимость вручную делать из него выписки.

Этот вопрос волнует и Президента РФ. Владимир Путин во время недавнего посещения им Российского государственного исторического архива высказался о необходимости переноса архивных документов на электронные носители, потому что «без этого невозможно с документами работать». документооборот электронный микрография Требования к хранению микрофильмов общего пользования не очень строги все-таки это расходный материал. Иное дело — архивные копии, которые должны храниться в специальных темных помещениях с пониженной влажностью и низкой температурой. Примерно раз в год состояние пленки должно проверяться. При нарушении режима хранения микропленки могут быть заражены плесневым грибком, и со временем пораженная плесенью копия «выцветает» и коробится. В такой ситуации требуется срочное копирование микрофильма на новую пленку и проведение противогрибковой обработки соседних микроносителей и оборудования.

Хранение цифровых копий — серьезная задача, требующая грамотной организации. Она включает в себя периодическое архивирование данных на сменные носители, замену оборудования (жестких дисков и серверов в целом), перезапись данных с внешних носителей с закончившимся сроком хранения на новые, миграцию документов в новые форматы и на новые носители при устаревании оборудования и программного обеспечения. Как и микропленки, архивные электронные носители должны храниться при низкой температуре и влажности, и их «читаемость» должна регулярно контролироваться. Для обеспечения 100% надежности обязательно многократное копирование и распределенное хранение. В общей сложности стоимость работ по хранению цифровых копий сравнима со стоимостью хранения архивных микрофильмов.

Основная проблема микрографии в том, что заканчивается ее время безраздельного господства как единственной технологии, позволяющей компактно и надежно хранить юридически значимые документы. Хранение документов на цифровых носителях дает возможность активно использовать информацию в деловых процессах организации и, таким образом, превратить деятельность по хранению информации из затратной в «зарабатывающую». Именно электронное хранение решает остро стоящую как в бизнесе, так и в государственном управлении задачу эффективного использования информации [5, c. 69].

Микрографии сложно конкурировать с электронными документами там, где речь заходит об оперативном доступе, об организации эффективного поиска и обмена. В наше время, когда информация стала ценным товаром, это преимущество электронных систем часто становится решающим с точки зрения бизнеса. Микрография плохо подходит в качестве основной технологии и для современных архивов, предоставляющих онлайн-доступ к своим документам.

За последние годы немало крупных архивных фондов были переведены с микроплёнок и микрофиш в электронные форматы. Достаточно вспомнить ряд крупных проектов по оцифровке микрофиш, в том числе для Российской государственной библиотеки и электронной библиотеки Международного агентства по атомной энергии МАГАТЭ.

Главная причина перехода к цифровому хранениюв том, что информация и документы стали одним из важнейших активов организаций. Быстрый поиск и извлечение нужной информации, ее оперативное использование — это и конкурентное преимущество, и немалые деньги. На этом фоне затухание «пленочной» индустрии и постоянное удешевление хранения цифровых данных являются лишь второстепенными факторами, подталкивающими этот процесс.

Из ежегодных отчётов за последние пять лет компании Kodak, хорошо известной в области и микрографии, и цифровой обработки изображений, видно, что идет постепенное снижение спроса (на 1−3% в год) на оборудование и расходные материалы для микрофильмирования — на фоне быстрого роста продаж продуктов и услуг, связанных с цифровыми технологиями. По итогам 2005 года «цифровые» доходы компании впервые превысили доходы, получаемые от продаж традиционных продуктов Kodak.

С переводом производства кинофильмов в крупнейших кинокомпаниях мира на цифровые технологии, с увеличением доли цифровых фотоаппаратов объемы производства пленки падают. Некоторые компании уходят из этого бизнеса. В итоге расходные материалы для микрофильмирования будут расти в цене, оборудование будет производиться узким кругом компаний и также стоить недешево.

Стоимость хранения электронных данных за последние годы значительно снизилась за счет удешевления оборудования и повышения его производительности. Эта тенденция сохранится и в будущем, но дальнейшее понижение стоимости будет более медленным, поскольку приходящаяся на оборудование доля общих затрат значительно уменьшилась [1, c. 5].

Как показали итоги острых дискуссий на интернет-форуме американских специалистов ДОУ, прошедших в январе-марте 2006 года, в настоящее время затраты на организацию хранения документов в цифровом виде и на микропленке примерно одинаковы. Главный фактор, определяющий стоимость хранения — затраты труда на этапе переноса бумажных документов на архивные носители (80% и более), которые примерно одинаковы как при создании электронного архива, так и при микрофильмировании, и включают подготовку документов (расшитие, изъятие скоб и скрепок), сканирование, индексирование и т. д. Затраты на оборудование и программное обеспечение составляют 10−20%, и совсем небольшая доля расходов приходится на стоимость носителей информации. Затраты на последующее хранение в хороших климатических условиях в течение 10 лет составляют примерно 10% от затрат на этапе записи документов на носители.

Наиболее низкая удельная стоимость на этапе подготовки достигалась в очень крупных проектах, выполненных собственными силами компании, и составляла 4 цента за страницу (включая подготовительные операции, сканирование, индексирование и запись). При использовании услуг коммерческих фирм стоимость обычно находится в диапазоне 8−15 центов/стр. — примерно такие же цены предлагают и некоторые отечественные фирмы. Для сравнения, удельная стоимость в крупных отечественных проектах составила 13−16 центов за страницу (обработка данных всероссийской переписи, создание страхового фонда в учреждениях «Росархива»). По американским данным, коммерческая стоимость хранения микропленок составляет порядка 0,02−0,06 цента за страницу в год, в то время как стоимость хранения документов в онлайн-архиве колеблется, в зависимости от выбранного формата, в диапазоне 0,009−0,14 цента за страницу в год.

При этом специалисты подчеркивают, что основным мотивом отказа организаций от использования микрографии и перехода к созданию электронных архивов служит не желание что-либо сэкономить на стоимости хранения, а возможность увеличить прибыль, объём и качество производимой продукции и оказываемых услуг за счёт более эффективного использования корпоративной информации.

В США, где электронные документы уже стали обыденным явлением, микрография сдала позиции намного сильнее. Характерным примером наступления современных технологий стало вступление в силу в октябре 2004 года закона США «Об обработке чеков в 21 веке». Закон стимулирует использование банками современных методов обработки, когда чеки сканируются, и в дальнейшем пересылаются только их образы. Если образ чека соответствует установленным стандартам, то оригинал можно уничтожить. Закон придает соответствующим образом оформленной распечатке графического образа чека ту же юридическую силу, что и оригиналу. В итоге многие американские банки стали постепенно избавляться от оборудования для микрофильмирования, приобретая вместо него системы сканирования и хранения образов в электронном виде.

Кроме того, особенностью законодательства США является право каждой из сторон, участвующих в судебном разбирательстве, потребовать от другой стороны предъявления всех документов, относящихся к делу, независимо от их вида, носителя или формата. Умышленное невыполнение подобного запроса на выемку обычно приводит к проигрышу дела. Для крупной корпорации поиск и отбор требуемых документов часто требует месяцев работы и обходится в миллионы долларов. В такой ситуации микроплёнка, безусловно, неудобна.

Похожая ситуация возникает в крупнейших государственных библиотеках. Пользователи все чаще хотят получить оперативный доступ и развитые возможности поиска необходимой информации. Микрофильмы их требованиям уже не отвечают.

Не менее важным фактором, влияющим на активное создание и использование электронных архивов в государственных структурах зарубежных стран, являются законодательные требования о свободе доступа к информации. Запрос на предоставление документов может поступить от любого гражданина или компании, и организация электронных архивов позволяет значительно сократить издержки на выполнение требований закона.