Разработка информационной системы «Кадровый учет МВД»

КУРСОВАЯ РАБОТА по курсу «Информационные технологии в управлении»

Разработка информационной системы «Кадровый учет МВД»

Содержание Введение Глава 1. Первый этап разработки АИС. Предпроектное обследование

1.1 Предметная область

1.2 Кратко о предпроектном исследовании

1.3 Построение структуры организации

1.4 Миссия организации Глава 2. Проектирование информационной системы

2.1 Описание способа создания системы

2.2 Описание интерфейса Заключение Список литературы

Введение

Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности. Без современных систем обработки данных трудно представить сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Значительно расширило сферу применения систем обработки данных появление персональных компьютеров.

Одним из наиболее распространенных классов систем обработки данных являются информационные системы. Хотя на уровне здравого смысла назначение таких систем понятно каждому, для серьезного обсуждения технологий современных информационных систем необходимо более четко определить, в чем заключаются их специфические особенности, чем они отличаются от других систем обработки данных, какие функции они могут выполнять, какими ресурсами они располагают.

Любой разумный вид деятельности основывается на информации о свойствах состояния и поведения той части реального мира, с которой связана эта деятельность. Для получения такой информации во многих случаях необходимо регулярно через некоторые интервалы времени проводить натурные измерения (или наблюдения), позволяющие определять характеристики состояния сущностей реального мира и протекающих процессов, соответствующие моментам времени, когда эти измерения производятся.

В других случаях удается воспользоваться «материализованной» информацией, содержащейся в различного рода бумажных документах, отчетах или публикациях, которые также выступают как часть реальности. Требуемую информацию можно извлечь из них путем своего рода «наблюдения».

Однако некоторые натурные измерения или наблюдения могут оказаться неосуществимыми в отведенное для них время в связи с большой трудоемкостью, высокой стоимостью, недоступностью объекта измерения (наблюдения) и по другим причинам.

Значительно сократить объем необходимых натурных измерений позволяет компьютерное моделирование реальности. Если компьютерная модель адекватно (относительно информационных потребностей пользователей) отражает состояние и динамику реальности, то многие необходимые сведения можно получать с помощью такой модели, избегая тем самым натурных измерений, с существенно меньшими затратами времени, а возможно, и при более низкой стоимости. Именно для поддержки таких моделей служит специальный класс систем обработки данных — автоматизированные информационные системы (АИС).

Автоматизированной информационной системой называется комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства и информационные ресурсы, а также системный персонал и обеспечивающий поддержку динамической информационной модели некоторой части реального мира для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Поскольку модель предметной области, поддерживаемая информационной системой, материализуется в форме организованных необходимым образом информационных ресурсов, она называется информационной моделью.

АИС не всегда функционирует самостоятельно. Она может входить в качестве компонента (подсистемы) в более сложную систему, такую, например, как система управления торговой компанией, САПР или система управления производством.

Информационные системы уже многие десятки и даже сотни лет существуют и используются на практике в форме различного рода картотек и/или коллекций бумажных документов. Однако в таких системах отсутствует какая-либо автоматизация обработки данных. Они позволяют лишь регистрировать и поддерживать в систематизированной форме на бумажных носителях результаты произведенных натурных измерений.

Актуальность данной работы обусловлена теоретической и практической значимостью проблем, связанных с реализацией кадровой политики МВД в сфере подготовки кадров, как важнейшей гарантии укрепления законности и правопорядка, столь необходимых для формирования правового государства.

Однако, несмотря на высокий научный уровень исследований управленческих отношений и вопросов кадровой политики, слабо изученными остаются проблемы кадрового обеспечения ОВД и их взаимодействие в формировании и реализации целостной системы кадровой политики.

Все это в совокупности и обусловило определение цели, задач, объекта и предмета данной работы.

Целью данного курсового проекта является создание автоматизированной информационной системы заданной предметной области — кадровый учет, определить состояние кадрового планирования в ОВД и специфику органов управления по формированию и реализации кадровой политики как целостной системы, выявить особенности управления персоналом в органах власти.

Задачи исследования:

· Определить место кадровой службы в системе управления.

· Рассмотреть проектирование информационной системы кадрового учета в ОВД.

· Сделать анализ кадровой службы ОВД по Ленинскому району г. Чебоксары и выявить основные пути совершенствования кадрового учета в ОВД и их эффективность.

Объект исследования — ОВД по Ленинскому району г. Чебоксары Предмет исследования — кадровая служба в ОВД по Ленинскому району г. Чебоксары

Глава 1. Первый этап разработки АИС. Предпроектное обследование

1.1 Предметная область Кадры — это совокупность работников различных профессионально — квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав.

Трудовые ресурсы предприятия являются главным ресурсом каждого предприятия, от качества и эффективности использования которого во многом зависят результаты деятельности предприятия и его конкурентоспособность.

Трудовые ресурсы приводят в движение материально-вещественные элементы производства, создают продукт, стоимость и прибавочный продукт в форме прибыли.

Теперь пара слов собственно о предмете исследования. Базой кадрового планирования являются анализ потребностей в персонале и изучение информации о производительности работающих и издержках на их содержание.

Персонал предприятия и его изменения имеют определенные количественные, качественные и структурные характеристики, которые могут быть с меньшей или большей степенью достоверности измерены и отражены следующими абсолютными и относительными показателями:

· списочная и явочная численность работников предприятия и (или) его внутренних подразделений, отдельных категорий и групп на определенную дату;

· среднесписочная численность работников предприятия и (или) его внутренних подразделений за определенный период;

· удельный вес работников отдельных подразделений (групп, категорий) в общей численности работников предприятия;

· темпы роста (прироста) численности работников предприятия за определенный период;

· средний разряд рабочих предприятия;

· удельный вес служащих, имеющих высшее или среднее специальное образование в общей численности служащих и (или) работников предприятия;

· средний стаж работы по специальности руководителей и специалистов предприятия;

· текучесть кадров;

· фондовооруженность труда работников и (или) рабочих на предприятии и др.

Совокупность перечисленных и ряда других показателей может дать представление о количественном, качественном и структурном состоянии персонала предприятия и тенденциях его изменения для целей управления персоналом, в том числе планирования, анализа и разработки мероприятий по повышению эффективности использования трудовых ресурсов предприятия. Количественная характеристика трудовых ресурсов (персонала) предприятия в первую очередь измеряется такими показателями, как списочная явочная, и среднесписочная численность работников. Списочная численность работников предприятия — это численность работников списочного состава на определенное число или дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. Явочная численность — это количество работников списочного состава, явившихся на работу.

Для определения численности работников за определенный период используется показатель среднесписочной численности. Он применяется для исчисления производительности труда, средней заработной платы, коэффициентов оборота, текучести кадров и ряда других показателей. Среднесписочная численность работников за месяц определяется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день месяца, включая праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на количество календарных дней месяца. Для правильного определения среднесписочной численности работников необходимо вести ежедневный учет работников списочного состава с учетом приказов о приеме, переводе работников на другую работу и прекращение трудового договора.

1.2 Кратко о предпроектном исследовании Предпроектные исследования являются обязательным этапом, необходимым для оценки реальности поставленных перед автоматизацией задач. Необходимость анализа предметной области до начала написания программы при разработке масштабных проектов была осознана давно. Требуется предварительная проработка информационной схемы, которая отражала бы общие взаимосвязи предметной области и особенности организации соответствующей информации.

Знания о предметной области — это совокупность сведений о той части реального мира, которая имеет существенное значение или непосредственное отношение к процессу функционирования программы. Сюда входят факты и закономерности, относящиеся к предметной области, гипотезы о возможных связях между явлениями, процессами и фактами, процедуры для решения типовых задач.

Любой проект по автоматизации должен начинаться с самой важной и нелегкой задачи — согласования планируемых результатов проекта с миссией и стратегическими целями предприятия. Решение о целесообразности реализации проекта должно приниматься исходя из того, насколько он соответствует стратегии, целям компании и путям их достижения. И тут зачастую кроется первая и наиболее значимая проблема — не всегда на предприятии имеется четкое представление о его миссии и стратегии.

Большую часть времени этапа предпроектного исследования занимает анализ бизнес-процессов на предприятии — очень трудоемкая и кропотливая работа. В процессе этой работы необходимо описать и по возможности формализовать все происходящие на предприятии бизнес-процессы, механизмы принятия решений и подходы к оценке эффективности деятельности. Наиболее пристальное внимание должны быть уделено той области деятельности предприятия, которая будет автоматизироваться, но только в контексте общей системы. Попытка начать автоматизацию с отдельной задачи без исследования всей системы обязательно приведет к провалу проекта. Как показывает практика, в подавляющем большинстве случаев в результате формализации и описания бизнес-процессов выявляются узкие места в работе предприятия и неэффективные повторяющиеся операции.

Результатом предпроектного обследования является официальный документ, подписанный как руководством предприятия, так и руководством внедренческого центра. В данном документе (или пакете документов) отражена текущая структура предприятия, взаимосвязи отделов, потоки документооборота внутри отделов, потоки документооборотов между отделами, приведен список документов и отчетов которые существуют на предприятии. Данный документ, являющийся результатом предпроектного обследования, очень важен не только внедренческому центру и его специалистам, которые будут реализовывать проект, но и руководству предприятия, он позволяет четко увидеть недостатки управленческой структуры, её возможную избыточность или «узкие» места. Данный документ позволяет, в некоторых случаях, принять необходимые решения по частичной реорганизации отделов, переноса отдельных функций с одних подразделений на другие, ещё до начала составления технического задания на автоматизацию. Это позволяет избежать частой переработки технического задания во время реализации проекта, и тем самым, избежать затягивания реализации проекта. кадровый управление информационный учет excel

1.3 Построение структуры организации Построение структуры предприятия можно разбить на три шага: построение организационной модели, построение функциональной модели и построение информационной модели.

Рис. 1 Организационная модель отдела кадров Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение, главными направлениями деятельности которой являются:

· документирование трудовых отношений;

· осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

· формирование стабильно работающего трудового коллектива; создание кадрового резерва;

· организация системы учета кадров.

Функциональная модель отдела кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. Структура кадровой службы определяется в зависимости от организационной структуры, учреждения, организации, видов его деятельности и штатной численности работников.

Кадровой службой в ОВД руководит начальник ОВД, а также начальник по кадрам (персоналу), которому подчиняется непосредственно отдел кадров, административно-хозяйственная служба с подразделениями и др.

Восприятие руководителями своих подчиненных, а также изменения, происходящие в компании, неизбежно влияют на организационную структуру службы персонала. Но универсальной схемы работы кадрового отдела не существует — на каждом предприятии организуется своя структура этого подразделения.

Рис. 2 Функциональная модель организации

Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:

· разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

· оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

· учет личного состава;

· хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

· контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

· изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

· анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

· создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

· подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению и так далее.

Информационная модель организации.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т. п.

Из кадровой службы в подразделения направляются:

· сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

· копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

· копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

· сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т. п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т. п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями [9, стр. 45]:

· требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

· принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;

· взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

1.4 Миссия отдела кадров Миссия отдела кадров — определенный смысл его существования, который оказывает решающее воздействие на результаты деятельности.

Рис. 3 Автоматизация работы кадровой службы Четко сформулированная миссия вдохновляет и побуждает, дает возможность сотрудникам магазина проявлять инициативу, формирует главные предпосылки успеха деятельности магазина при различных воздействиях на нее со стороны внешней и внутренней среды.

На рисунке 3 выделены основные уровни кадровой службы, которые чаще применяются в организациях и предприятиях.

В кадровой службе ОВД по Ленинскому району г. Чебоксары для эффективного функционирования выполняются следующие задачи:

— анализ кадровой ситуации в органах внутренних дел, выработка эффективных мер по реализации кадровой политики в системе МВД;

— организация мероприятий по обеспечению укомплектованности и качественного состава кадров, совершенствованию работы по отбору и профессиональному становлению кадров;

— осуществление кадровой работы с руководящим составом и резервом для выдвижения на эти должности; экспертная оценка предложений по структурному совершенствованию и развитию системы министерства, анализ и координация организационно-штатной деятельности органов внутренних дел;

— организация воспитательной, культурно-массовой работы; участие в проведении мер по реализации социальных прав, льгот и гарантий сотрудников;

— организация деятельности системы профессионального образования и подготовки кадров;

— организация международного сотрудничества в области подготовки кадров.

Глава 2. Проектирование информационной системы

2.1 Описание способа создания системы Автоматизация кадрового учета МВД ОК ОВД по Ленинскому району позволит организовать работу, связанную с накоплением информации о личных данных сотрудников, осуществлять быстрый отбор нужных данных о сотруднике.

Для программной реализации данной работы автор выбрал Microsoft Excel. Microsoft Excel — это программа для работы с электронными таблицами, созданная корпорацией Microsoft для Microsoft Windows. Она предоставляет возможности экономико-статистических расчетов, графические инструменты. Microsoft Excel входит в состав Microsoft Office и на сегодняшний день Excel является одним из наиболее популярных приложений в мире.

Область применения Excel широка:

благодаря тому, что лист Excel представляет из себя готовую таблицу, Excel часто используют для создания документов без всяческих расчётов, просто имеющих табличное представление (например, прайс-листы в магазинах, расписания);

в Excel легко можно создавать различные виды графиков и диаграмм, которые берут данные для построения из ячеек таблиц;

его могут использовать обычные пользователи для элементарных расчетов;

Excel содержит многие математические и статистические функции, благодаря чему его могут использовать школьники и студенты для расчетов курсовых, лабораторных работ;

Excel интенсивно используется в бухгалтерии — во многих фирмах это основной инструмент для оформления документов, расчётов и создания диаграмм. Естественно, он имеет в себе соответствующие функции;

Excel может даже работать как база данных.

Макрос Excel — это программка, написанная на языке VBA (Visual Basic for Applications), и призванная автоматизировать какую-нибудь задачу. Это может быть выполнение рутинной операции по форматированию внешнего вида ячейки или одинаковых действий над большим количеством записей таблицы и т. п.

По форме — это записанный по определенным правилам текст программы, который хранится в тех же файлах, что и листы рабочей книги, только в особых областях, называемых модулями.

Управление электронной таблицей осуществляется посредством объектно-ориентированной модели кода и данных. С помощью этого кода данные входных таблиц будут мгновенно обрабатываться и отображаться в таблицах и диаграммах (графиках). Таблица становится интерфейсом кода, позволяя легко работать изменять его и управлять расчётами.

Данная работа основана на профессиональном средстве — макросе. Макросы представляют собой встроенные в документ Excel программы на Visual Basic. Использование макросов очень облегчает жизнь пользователям Excel и делает из этого пакета поистине мощную среду для решения широкого круга экономических и технических задач.

2.2 Описание интерфейса Работа начинается с заставки, где выходит название организации, на которую щелкнув мышью можно перейти на лист «меню».

Рис. 4. Заставка В свою очередь лист «меню» открывает следующую кнопочную форму, где можно выбрать интересующую информацию и по нажатию кнопки попасть на соответствующий лист.

Рис. 4. Главное меню Меню состоит из различных кнопок, по нажатию на которые открывается нужный лист, например лист «Сотрудники».

Для создания кнопок необходимо вызвать панель инструментов с заготовками интерфейса — Вид > Панели инструментов > Формы. На появившейся панели выбрать элемент «Кнопка» и нарисовать ее в нужном месте экрана. На запрос о назначении макроса из списка выбрать «Сотрудники». Надпись на кнопке «Кнопка 1» исправить на «Сотрудники». Аналогично создать все остальные кнопки главного меню.

Для того, чтобы, но нажатию на кнопки было возможно перейти на нужный лист необходимо создать макросы, выполняющие это действие. Для этого нужно выполнить команды — Сервис > Макрос > Начать запись. На запрос о параметрах макроса необходимо только указать осмысленное имя макроса. Например, Сотрудники и затем «Ok». Щелкнуть по ярлычку «Сотрудники» и затем Сервис > Макрос > Остановить запись.

В результате получится следующий макрос:

Sub Сотрудники ()

Sheets («Сотрудники»).Select

End Sub

Точно также можно создать макросы перехода — «Расчет зарплаты», «Сортировка», «Поиск».

Итак, выбрав первую кнопку в меню и нажав на нее попадаем на лист «Сотрудники».

Рис. 5. Сотрудники На данном листе можно увидеть всю информацию о сотрудниках ОВД по Ленинскому району г. Чебоксары.

Следующая кнопка в меню «Расчет зарплаты». Интерфейс расчета заработной платы выглядит следующим образом:

Рис. 6. Расчет зарплаты С помощью предлагаемого интерфейса расчет заработной платы производится следующим образом:

— из раскрывающегося списка выбирается месяц начисления зарплаты;

— после выбора месяца система автоматически рассчитывает все параметры ведомости.

Для реализации операции «Сортировка» предлагается следующий интерфейс:

Рис. 7. Сортировка Текст макроса сортировки следующий:

Sub Сотрудники_()

Dim k As Integer

Range («B20»).Select

k = Range («X17»)

Range («B20:L77»).Sort Key1:=Cells (20, k + 2), Header:=xlGuess

End Sub

Следующая операция данной работы — «Поиск». На рис. 8 приведен вариант интерфейса для организации поиска.

Поиск производится следующим образом:

— в группе полей «Критерии поиска» вводятся нужные значения;

— щелкается кнопка «Найти».

Кнопка «Очистить» предназначена для очистки результатов поиска.

Для создания элементов интерфейса сначала пишутся макросы, выполняющие нужные операции, а затем создаются кнопки, связанные с этими макросами.

Макрос для кнопки «Найти» создается следующим образом:

Сервис > Макрос > Начать запись > На запрос об имени макроса напечатать имя «Найти» > Установить курсор в B14 > Данные > Фильтр > Расширенный фильтр > В окне «Расширенный фильтр» в поле «Исходный диапазон» указать адрес основной базы> В поле «Диапазон условий» указать $С$ 16:$К$ 17 > Установить переключатель в опции «Скопировать результат в другое место» > В поле «Поместить результат в диапазон» указать $C$ 25:$H$ 25 > Ok > Сервис > Макрос > Остановить запись.

Рис. 8. Поиск

В результате получился макрос:

Sub Поиск ()

Sheets («Поиск»).Range («А5:K62»).AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, _ CriteriaRange:=Range («C16:K17»), CopyToRange:=Range («C25:K25»), _

Unique:= False

End Sub

Для создания кнопки «Очистить» выполняются команды Сервис > Макрос > Начать запись > На запрос об имени макроса напечатать имя «Очистить» > Выделить мышью ячейки C26: K82 > Нажать клавишу «Delete» > Установить курсор в C25 > Сервис > Макрос > Остановить запись.

В результате должен получиться следующий макрос:

Sub Очистить ()

Range («C25:K82»).Select

Selection.ClearContents

Range («C25»).Select

End Sub

Заключение

В процессе выполнения курсовой работы автором были освоены средства разработки информационных систем управления базами данных на основе Microsoft Excel. С помощью широких возможностей программы Excel осуществлен удобный интерфейс, легкий доступ к данным и другие возможности, освещенные в данной курсовой работе.

Созданная система имеет удобный интерфейс, обеспечивающий быстрый доступ к необходимым данным, улучшение значений показателей качества обработки информации.

Использование такой системы ускорит работу в отделе кадров оздоровительного цента, сделает ее более эффективной, повысится уровень обслуживания в организации.

1. Благодатских В. А. и др. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ — Москва, 2005;

2. Благодатских В. А. и др. Стандартизация разработки программных средств — Москва, 2006

3. Коннолли Т. А., Бег К. В. Базы данных. Проектирование, реализация и сопровождение — Москва, 2007;

4. Орлов С. К. Технологии разработки программного обеспечения — Санкт-Петербург, 2006;

5. Рудаков А. В. Технология разработки программных продуктов — Москва, 2005;

6. Семакин И. Г., Шестаков А. П. Основы программирования — Москва, 2007;

7. Учебное пособие «Теория систем и системный анализ», С. Н. Павлов, Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2007, 134 с.

8. Учебное методическое пособие «Теория систем и системный анализ», Томск: Томский межвузовский центр дистанционного образования, 2007, 34 с.

9. Учебное пособие «Модели и проектирование баз данных», В. Д. Сибилев, Томск, 2006.

10. Якубайтис Э. А. Информационные сети и системы — Москва, 2006.