Лексические особенности делового письма

К общим лексическим особенностям деловых писем можно отнести использование в текстах данного типа следующие: использование прецедентной лексики: We thank you for your order and are pleased to place an order with you for 100 kg of apples at the price of 3000 net VAT unpaid; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o’clock; использование имен собственных: We shall be glad to meet here Mr. James Moore and Mr. Arnold Jackson and discuss with them these questions.; If this time is convenient for you, kindly let us know the date of their arrival in Moscow; We are obliged for your name and address to the Russian Trade Representative office in Sri Lanka importers; We can let you have any information to enable you to quote the most competitive prices including our 2% commission. Письмам деловой корреспонденции свойственно употребление терминологии, аббревиатур: As to the business integrity of our firm we refer you to the Merchantile Bank Ltd., Colombo (Ltd. — limited с ограниченной ответственностью), On behalf of Universal Process Equipment, Inc. (UPE) I would like to express interest in discussing with you company any surplus manufacturing facilities. В деловой переписке редко, но встречаются эмоционально-окрашенные слова, в особенности это касается тех писем, в которых проявляется отношение отправителя к получателю письма. Это такие письма как письмо-благодарность, письмо-поздравление, письмо-жалоба: We are very pleased to invite you to the meeting that will take place on the 10th of May; It would give us great pleasure if you could join us for dinner on Saturday, the 23rd August, at seven o’clock. В деловой фразеологии встречаются фразовые глаголы, так называемыми multi-part verbs: Please drop in again and let us see that your next purchase is handled correctly; We send out statements at the end of each month and expect payment sometime during the following month.

Cамой главной отличительной чертой лексики текстов деловой переписки является использование специальных клишированных выражений, которые в свою очередь могут использоваться, как только для определенного типа коммуникативного намерения, так и для всех писем разных интенций.

Рассмотрим стандартные клишированные выражения, которые характерны для всех писем с различными коммуникативными намерениями. Как правило, это вступительные и заключительные слова: Dear Ms / Miss / Mrs / Mr / Dr… — если адресат известен; если адресат неизвестен, то можно использовать следующие формы обращения: Dear Sir / Dear Sirs;Gentlemen, Dear Madam, Ladies; Dear Sir or Madam, Ladies and Gentlemen; To whom it may concern; в блоке подписи встречались такие фразы, как Yours truly, Cordially yours, Sincerely yours — если нам известно имя получателя письма, Yours Faithfully — если имя получателя письма известно.

Наиболее частотными общими выражениями, встречающиеся в таких коммуникативных намерениях, как информирование, побуждение к действию и жалоба, являются формы заключения: We are looking forward to hearing from you, We hope to hear from you soon, We would appreciate a prompt answer, We are looking forward to your early reply. [Вестник Кипра].

Как уже упоминалось выше, каждая интенция имеет свою собственную структуру письма. Например, интенции письмо-запрос и письмо-просьба первым делом побуждают адресата к побуждению каких-либо действий. Это может проявляться при помощи повелительного наклонения с использованием please, что является обязательным при составлении деловых писем на английском языке:

Please, send us the information; please, find the correct information and tell us the details;

Относительно следующего второго пункта могут быть использованы другие выражения, объясняющие суть запроса или просьбы:

We are, in particular, interested in; we have general interest in, we would like to know if.

В частности были выявлены следующие клише и выражения, относящиеся к письму-просьбе: We got your address from, Your advertisement has come to our attention, We were told that you produce, We intend to buy … / We are considering the purchase of …, We have a steady demand for, We would like to know more about …, Could you please send us information about.

В письме-заказе отмечается использование выражений, связанные с заказом или покупкой: to place an order with you for 100 kg of apples, at the price of 3000 net VAT unpaid, We would like to place the following order, We require the goods urgently, We would be grateful if you could deliver as soon as possible, Please let us know when we can expect the delivery.

В письме-предложении были выявлены другие выражения, использующиеся при написании писем данной интенции: We are pleased to hear that you are interested in our products, We hereby send you our offer, Enclosed please find our offer. / Enclosed you will find our offer, We are pleased to make the following offer, Please let us know your requirements as soon as possible.

Другие клише и выражения встречались в письмах-жалобах: We regret to inform you that, therefore you bear full responsibility for, unless otherwise agreed we shall be forced to.

Проанализировав письма разных коммуникативных намерений на лексическом уровне можно сделать следующие выводы: во всех письмах встречались имена собственные, прецедентная лексика (100% употребление во всех письмах); терминология составила 87,5% проанализированных писем (в 105 письмах из 120), эмоционально-окрашенная лексика наблюдалась в письмах, где автор хотел выразить свои чувства по отношению к получателю письма. Это такие письма, как письмо-благодарность, письмо-рекламация. Фразовые глаголы встречались довольно редко, — 27,5% проанализированных письмах (в 33 письмах из 120), употребление аббревиатур — 34,2% проанализированных писем (в 41 письме из 120).

Выводы по второй главе:

Во второй главе были рассмотрены различные факторы, влияющие на коммуникацию в деловой переписке. Это такие факторы, как: субъект, т. е. автор письма; адресат; ситуация общения и отношения между коммуникантами; интенция.

Интенция является определяющим фактором, поскольку именно иллокутивный фактор является один из наиболее значимых факторов коммуникации. Именно поэтому мы классифицировали деловые письма по интенциям.

Согласно классификации К. А. Касаткиной все письма можно разделить на следующие коммуникативные намерения: побуждение к действию; информирование; жалоба; отказ, согласие, уклонение от ответа; извинение.

Каждое из них обладает своими характеристиками, сходствами и различиями. В данной главе был произведен анализ всех коммуникативных намерений на грамматическом и лексическом уровне, а также выявлено процентное соотношение основным лексических и грамматических характеристик для всех писем деловой переписки.