Презентации. 
Процесс делового общения в США и в Великобритании и его особенности в каждой из этих культур

Презентация — весьма распространённая форма публичной коммуникации в англоязычной деловой среде, самыми распространёнными разновидностями которой являются торговая презентация, информационная и мотивационная презентации, первая встреча, брифинг, доклад о положении дел.

Американский словарь маркетинговых терминов дает следующее определение: «Презентация — выступление, иногда сопровождаемое визуальными образами, направленное на то, чтобы донести до аудитории информацию и/или убедить ее совершить определенные действия, нужные организатору презентации». 1 Бизнес-презентация обычно сопровождается аудиоили визуальным материалом, таким как графики, таблицы, изображения, диаграммы и таким реквизитом, как доска, флипчарт, экран и проектор для воспроизведения презентаций в Power Point и других программах.

Невербальные компоненты — основные средства для достижения эффекта презентации и оказания должного воздействия на публику.

1 «Американский словарь маркетинговых терминов».

Тем не менее, так как этот вид общения происходит на социальной и публичной дистанции, невербальные приёмы отличаются от тех, что используются в межличностном деловом общении.

Так как англоязычная культура является индивидуалистской, специфичной и монохронной, отношение ко времени в ней крайне серьёзное, и строгие временные рамки присутствуют во всех аспектах деловой культуры. Время — ценный ресурс, и уважение к времени других людей обязательно для построения эффективной коммуникации. Именно поэтому перед началом презентации презентер сообщает слушателям время длительности мероприятия. Если спикер превышает временные рамки, уважение и доверие публики пропадает. В случае, если он понимает, что не укладывается во время, он спрашивает разрешение у публики на продолжение, демонстрируя своё уважение ко времени слушателей.

«I value your time, so I’ll be careful to stay within the time frame we established. I’d be happy to stay as long as you’d like if you have additional questions or would like to see additional examples.».

«As you can see, I have other options that I’d be happy to show you, but I want to respect our time constraints, so I think I’ve put together a bundle that you’ll be very happy with. If you feel that it’s missing anything, please let me know, and we can refine the options.».

«I also have a short video, but I can see that we are running out of time. The video is about 10 minutes long. What do you think? Is it okay if we run slightly overtime?» [32].

В американской деловой культуре прямой визуальный контакт с собеседником имеет большое значение. Во время презентации необходимо установить визуальный контакт с аудиторией для того, чтобы каждый слушатель чувствовал себя вовлечённым и сохранял концентрацию и направлять взгляд только на слушателей. Для вовлечения публики и избежания дискомфорта оратор поддерживает визуальный контакт с каждым членом аудитории на протяжении 3−5 секунд.

В американской культуре язык тела оратора достаточно неформальный и раскрепощённый. Тем не менее, такие жесты, так руки на бёдрах, руки, скрещённые на груди или убранные за спину, посылают публике подсознательный сигнал враждебности, недоброжелательности, недоверия по отношению к ней. Руки, собранные внизу живота или убранные в карманы, интерпретируются как неуверенность в себе и тревожность.

Жесты при презентации должны быть максимально чёткими и соответствующими высказыванию: их цель — добавить эмоциональную нагрузку к вербальному контенту, визуализировать информацию, выделить основные моменты. Размер и амплитуда жестов должны соответствовать размеру публики: чем больше слушателей в аудитории, тем больше размах движений рук. Помимо этого, презентеру стоит воздерживаться от монотонной и частой жестикуляции и помнить о том, что её темп не может быть быстрым. При движении рук ладони должны быть открыты и направлены к публике для того, чтобы создать образ открытой и позитивной личности. [21].

Движение, как и жесты, также придают выразительность информационному содержанию. Шаг в сторону аудитории — эффективный невербальный приём. Неторопливая походка по сцене, сопровождаемая зрительным контактом с присутствующими, добавляет динамики и укрепляет контакт с аудиторией.

Паравербальные характеристики речи, такие как темп речи, тембр, высота и громкость голоса играют важную роль в любой презентации, и они должны варьироваться для того, чтобы избежать монотонности. Громкость голоса понижается во время ремарок и второстепенной информации и постепенно повышается по мере приближения к важному пункту. Высота голоса может варьироваться на протяжении презентации произвольно, но часто служит для передачи определённых эмоций. Темп речи замедляется для заострения внимания на определённых идеях и ускоряется во время шуток и проявления позитивных эмоций. Темп речи в принципе не может быть быстрым, так как это воспринимается как отсутствие честности. В англоязычной бизнескультуре, каким бы квалифицированным и честным ни был бы представитель компании, быстрая речь способствует потере клиентов и хорошей репутации. Паузы выполняют несколько функций в презентациях. Эмфатическая пауза помогает акцентировать важные моменты в речи. Паузы играют роль в структурировании презентации, помогая перейти к следующему пункту или теме. Интервалы в речи также необходимы после озвучивания сложных идей для того, чтобы слушатели смогли качественно усвоить материал. Тембр речи, в свою очередь, важен для передачи спикером эмоций и отношения к теме или предмету.

Не менее важный компонент презентации — позитивный тон. Данный аспект имеет особое значение для торговых презентаций. В американской культуре презентер вряд ли достигнет цели без демонстрации восхищения, энтузиазма по отношению к продукту. Американцы не ограничивают себя в похвалах себя, своих идей или своего продукта. В американской культуре демонстрация собственных достижений и достоинств, самореклама незаменимы для продвижения по карьерной лестнице, для создания имиджа. К тому же, позитивное отношение к себе и собственной значимости культивируются повсеместно общественной, воспитательной и государственной системой. Именно поэтому торговая презентация обречена на успех только если присутствует непоколебимая уверенность презентера в незаменимости и безупречности товара. Примерами могут послужить фразы «This widget has more features than any other widget on the market.».

«You're right. This widget doesn’t have more features than any other widget on the market, but it’s the best-made widget and will outlast and outperform any other widget you will find.».

«Our customers rave about our service.» «Because of the way our organization is structured, we can provide unparalleled, focused attention on each client.» «The features this widget offers are in perfect alignment with the needs you’re looking to meet.» Почти в каждой фразе содержатся суперлативы: outperform, best-made, rave, unparalleled, perfect.

Стоит заметить, что довольно часто при презентации товара презентеры взывают к таким ценностям американцев, как время, продуктивность, эффективность.

«How would this widget change your daily schedule? Would it save you time? What would you do with that time?», «What features do you find most useful?», «How much time do you think it would save you to have a widget like this?», «If you want a healthy, productive workforce, there is no greater investment you can make than a wellness program.».

Позитивному образу компании также способствует отсутствие страха перед проблемами, что тоже является частью позитивного мышления американцев. Слово challenge, которое имеет исключительно позитивную коннотацию в американской культуре, также присутствует во многих презентациях.

«I can see the problem. That’s a difficult one, but I’m sure that we can find you some creative solutions», «I can see that what you’re looking for is a fairly complex solution. I love a challenge — and I believe that I can put together just what you’re looking for!», «Our most challenging request turned out to be our greatest success story! One of our clients.. .» [32].

Британцы отличаются от американцев своим подходом к торговым презентациям. Американский подход, будучи прямым и полным саморекламы, чужд британцам, и они его часто называют `hard sell', `pushiness' `boasting', `American' с явной долей презрения. Представители британской культуры предпочитают более утончённый, более ироничный, более скромный и менее хвастливый подход к рекламе и торговым презентациям. Реклама, как и все формы привлечения клиентов и сбыта товаров и услуг, содержат немалый элемент хвастовства, что противоречит британским культурным ценностям. В отличие от американцев, известных обилием суперлативов и нахваливанием товаров в презентации, в британской культуре ценятся более нестандартные тактики и наличие юмора. Примером может служить слоган рекламы национального продукта — пищевой пасты Мармайт. Опираясь на то, что многим британцам неприятен вкус пасты, маркетологи создали поистине ироничный и неординарный слоган, который поистине отражает особенности менталитета и подход к рекламе: «Love it. Hate it. Just don’t forget it.» [13].

Визуальный материал — не менее значимый невербальный аспект деловой презентации в англоязычной культуре. Визуальный материал служит для усиления достоверности информации, для поддержания фокуса аудитории, для передачи сложных концепций или большого объема информации за короткий временной промежуток, для усиления эффекта вербального сообщения, для помощи слушателям при усвоении сообщения.

Во время презентации спикер должен поддерживать баланс между вербальным и графическим контентом, избегать.

«информационной перегрузки». Именно по этой причине во время длительных объяснений рекомендуют выключать проектор, чтобы зрители не отвлекались на изображение на экране. При работе с флипчартом стоит оставлять несколько чистых листов между приготовленными листами для того, чтобы по окончании обсуждения написанного были небольшие перерывы. Маркерную доску также стоит протереть, как только написанное на ней перестаёт быть релевантным к речи. После демонстрации какого-либо осязаемого объекта стоит его сразу же убрать. [18].

Для того, чтобы произвести должный эффект, визуальный материал должен быть как можно более лаконичным и лёгким для восприятия. Слайды не могут заменять вербальный компонент презентации и быть основным источником информации. Если графическая презентация достаточно длинная, её начинают со слайда, который содержит краткое содержание или оглавление. Каждый слайд должен содержать не более 25 слов (идеальное расположение — 5 слов на 5 строчках). Текст слайда содержит резюме идеи, которую развивает презентер. Если речь идёт о финансовых и статистических данных, то на слайде не должно фигурировать более 20 чисел, а если числа содержат много цифр, то их может быть не более 5−7. [21].

Изображения в презентации всегда обладают большим эффектом, чем текст, особенно если речь идёт о визуальных метафорах. Правильное цветовое оформление также помогает донести суть до аудитории. Цветовая схема презентации, как правило, сдержанная и состоит из контрастных тонов.

Цветовая кодировка всегда уместна, особенно использование яркой окраски для важной информации и приглушённой — для менее значимой, однако количество используемых цветов обычно не превышает 5−7. При работе с графическим материалом, немаловажное значение имеет установление презентером связи между графическим изображением и текущим пунктом:

«I'd like to illustrate this point by showing you a chart of the number of people in each age group who prefer to shop online.».

Графики и диаграммы — самые удобные и распространённые визуальные средства для представления отношения между несколькими переменными. Презентер должен позаботиться о том, чтобы графики и диаграммы содержали только ту информацию, которая относится к его речи. Названия осей не должны вводить аудиторию в заблуждение, и в самом начале презентер поясняет то, что может вызвать вопросы. Основная задача спикера.

— привлечь внимание публики к ключевым моментам, что достигается благодаря вводным конструкциям: «(So) Let’s look/have/take a look at… I’d like to draw your attention to… As you can see… If you’d like to turn to page 6 of the handout… I’ll… It’s worth noting/It's interesting to note…».

Описания графиков, должны быть лаконичными и не содержать ни словсорняков, ни лирических отступлений.

«If you have a look at this first graph, you can see that our sales topped 50 million the year before last. Then last year sales dropped to 40 million, with a slight recovery at the end of the financial year. However, this year sales have continued to drop to an all time low of 30 million. Now let’s look at our market share. As you can see, we have 25% of the market share, 10% down on last year.».

При описании графиков преобладает лексика, связанная с ростом и движением вверх. Среди неё присутствуют как фразовые глаголы, так и колокализмы. Глаголы: take off, shoot up, soar, jump, rise, rocket, go up, increase, improve, grow, edge up, double, triple, quadruple, increase tenfold. Существительные: a rise, a growth, an improvement, an upsurge, an increase, an upturn, an upward trend.

Лексика, связанная с падением и понижением, разумеется, также распространена. Глаголы: fall, drop, go/come down, slip, decrease, slump, shrink, decline, plummet, edge down, halve. Существительные: a decrease, a decline, a fall, a downturn, a downward trend, a drop.

Лексика, используемая для описания изменений, незаменима: dramatic, considerable, sharp, significant, substantial, moderate, slight, rapid, quick, steady, gradual, slow, abrupt, dramatically, considerably, sharply, significantly, substantially, moderately, slightly, как и глаголы, описывающие статичное состояние: level off, stay/remain at the same level, stagnate, stabilise, remain stable/constant. [4].

Любая презентация начинается с дружелюбного приветствия, сопровождаемого благодарностью присутствующим за то, что они пришли.

«Good morning?/?afternoon, ladies and gentlemen. Hello?/?Hi everyone. First of all, let me thank you all for coming here today. It’s a pleasure to welcome you today. I’m happy?/?delighted that so many of you could make it today. It’s good to see you all here.» После личного представления говорящий чаще всего называет свою позицию: «As some of you know, I’m the purchasing manager. I’m here in my function as the head of…».

После объявления темы презентации, что является обязательным элементом, спикер чаще всего объясняет присутствующим актуальность и важность презентации: «My talk is particularly relevant to those of us who… My topic is / will be very important for you because…» [25].

Не менее важным является чётко определить цель презентации: «The purpose / objective / aim of this presentation is to… Our goal is to determine how / the best way to… What I want to show you is… My objective is to… Today I’d like to give you an overview of… Today I’ll be showing you / reporting on…».

Для слаженности презентации и для удобства восприятия слушателями спикер оглашает порядок презентации, акцентируя внимание на самых важных пунктах: «First, I’d like to have a look at the performance of the company, the sales of the company over the last three years; then I’d like to have a look at our market share in the womenswear market and look at our competitors; and thirdly, I’d like to suggest some improvements in our range of womenswear.

At the end I’d be happy to answer any of your questions.".

Для того, чтобы перейти к следующему пункту, презентер даёт понять, что данный пункт полностью освещён: «That's all I have to say about… We’ve looked at… So much for…».

Переход к следующему пункту, как правило, осуществляется с помощью следующих фраз: «This brings me/us to the key issue… I'd now like to turn to… Now let’s look at/consider… I’ll now move on to my next point which is… Before I move on, does anyone have any questions/queries?» [12].

Для того, чтобы подчеркнуть релевантность презентации, американцы и британцы иногда ссылаются на известный публике факт или акцентируют связь текущего пункта или высказывания с актуальной ситуацией: «This ties in with the way we’ve been doing business for the past 20 years.».

Достаточно часто говорящий отсылает к тому, что он говорил ранее для того, чтобы презентация была более логически связанной и чтобы публика смогла проследить причинно-следственную связь.

«As I said in the beginning, we’ll see an increase in profit if we follow these five steps. This relates to what I was saying earlier about increasing production to meet the year-end demand.» [32].

В конце презентации обязательно благодарят слушателей за время и выражают надежду на то, что оно было проведено с пользой. Акцент на время и на пользу является доминирующей чертой англоязычной культуры.

«Thank you for investing your time here today. I promise that it will be a worthwhile investment.» «I appreciate your time. I know how valuable it is, so I hope we’ve spent our time here wisely.».