Теоретические аспекты бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

Нормативное регулирование учета. Задачи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами

С 1 января 2015 года порядок расчетов с подотчетными лицами устанавливает п. 6.3 Указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (утв. Банком России 14 марта 2014 г. № 3210-У). А именно расходный ордер для выдачи наличных денег под отчет оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица при наличии на нем собственноручной надписи руководителя о сумме денег и о сроке, на который они выдаются, подписи руководителя и даты. Заявление на имя руководителя работник составляет в произвольной форме, однако должен конкретно характеризовать предстоящие расходы.

Надпись руководителя содержит новую информацию для работника — о сроке, в который неизрасходованные деньги подлежат возврату. А значит, работник должен подтвердить (в письменной форме), что это распоряжение до него доведено. Например, выполнив на заявлении собственноручную надпись: «Со сроком возврата остатка ознакомлен и согласен (подпись, дата)». Полагаем, что без подобной оговорки деньги выдаче под отчет не подлежат.

При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

• — выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;
• — лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• — выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• — передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается [14].

Исходя из этих требований, в организации должен быть приказ, устанавливающий порядок выдачи и списания подотчетных сумм, в котором определены:

• — перечень лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет;
• — срок, на который выдаются подотчетные суммы;
• — порядок представления и утверждения авансовых отчетов.

Работники организации, имеющие право получать под отчет деньги, должны быть ознакомлены с данным приказом под роспись.

Кроме того, с работниками, включенными в список подотчетных лиц организации, работодателю необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Это следует из ст. 243 Трудового кодекса РФ [3], согласно которой материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника при недостаче ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу.

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм одновременно может быть прописан в приказе об учетной политике.

Денежные средства на какие-либо цели выдаются работнику на основании письменного заявления на имя руководителя организации. Если руководитель считает заявку обоснованной, то он даст распоряжение бухгалтерской службе о выдаче аванса.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» [11], или надлежаще оформленными другими документами (платежными ведомостями (расчетно-платежными), заявлением на выдачу денег, счетом и другими) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выписывается расходный кассовый ордер в одном экземпляре работником бухгалтерии (кассиром), подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3, утвержденной Постановлением № 88 [11].

В расходном кассовом ордере в строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

Кроме подписей кассира, главного бухгалтера и руководителя расходный кассовый ордер должен подписать и тот человек, который получил денежные средства. При этом он должен обязательно указать полученную сумму (рубли — прописью, копейки — цифрами) и предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Кассир обязан записать его паспортные данные в предусмотренной графе.

Выдать денежные средства кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах как приложение к расходному кассовому ордеру [11].

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо и по предъявлению паспорта.

Максимальный размер сумм, выдаваемых под отчет, законодательно не определен, в связи с чем, организации для осуществления контроля движения наличных денежных средств, следует предусмотреть свой лимит.

При этом необходимо учесть Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» [12].

Согласно этому документу предельный размер расчета наличными денежными средствами между юридическими лицами, между юридическим лицом и гражданином, осуществляющим предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также между индивидуальными предпринимателями могут производиться в рамках одного договора в размере, не превышающем 100 000 руб.

Eсли организация предусмотрит в приказе, что максимальный размер выдаваемых под отчет сумм составляет более 100 000 руб., то не исключено, что подотчетное лицо при расчетах наличными нарушит требование ЦБ РФ. И это приведет к серьезным штрафным санкциям в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ [6]. В частности, порядок ведения кассовых операций, выразившийся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, несоблюдении порядка в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов влечет наложение административного штрафа:

• — на должностных лиц — в размере от 4000 до 5000 руб.;
• — на юридических лиц — от 40 000 до 50 000 руб.

В отношении выдачи работнику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении его в служебную командировку за пределы Российской Федерации существуют некоторые нюансы, которые необходимо учесть.

Так, согласно Письму ЦБ РФ от 30 июля 2007 г. № 36−3/1381 порядок выдачи работодателем своему работнику наличной иностранной валюты для возмещения расходов при направлении работника в служебную командировку за пределы РФ нормативными актами ЦБ РФ не регулируются.

Подпункт 9 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» разрешает проведение между резидентами РФ валютных операций, связанных с оплатой и (или) возмещением расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой [8].

Выдача денег в подотчет возможна и безналичным способом. Этот способ удобен в случае выдачи денежных средств командировочному лицу. Деньги перечисляются на карточный счет. С использованием банковской пластиковой карты работник может оплачивать свои командировочные расходы либо в безналичном порядке, либо наличными, снятыми со счета при помощи такой карты через банкомат.

Для обслуживания платежной карты между клиентом и банком-эмитентом заключается договор, на основании которого банк открывает специальный карточный счет и выдает клиенту банковскую карту.

Предоставление кредитной организацией денежных средств клиентам для расчетов по операциям, совершаемым с использованием расчетных (дебетовых) карт, осуществляется посредством зачисления указанных денежных средств на их банковские счета.

Вернувшись из командировки, сотрудник (держатель корпоративной карты) должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет по форме № АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации» № АО-1 «Авансовый отчет» с оправдательными документами (счета за проживание, билеты на транспорт, квитанции, чеки и иные документы).

Постановлением Правительства от 29.12.2014 № 1595 командировочное удостоверение отменено. Подтвердить свое пребывание в командировке работник может документами о проживании (квитанция гостиницы или служебная записка).

Согласно п. 3.1 Положения № 266-П операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе (слип, квитанция электронного терминала) и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата), а также иных документов (квитанция банкомата и прочее), предусмотренных банковскими правилами и (или) договорами, заключенными между участниками расчетов. Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения.

Таким образом, кроме тех документов, которые обычно прикладываются к авансовому отчету по командировочным расходам, необходимо еще предоставить оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием банковской карты.

При этом расходы по оплате услуг носильщика, химчистки, уборки в номере, телефонных переговоров и другие расходы не уменьшают полученные доходы при налогообложении прибыли (Письмо Минфина России от 3 июля 2006 г. № 03−03−04/2/170). Списанные с карточки денежные средства, использованные на эти нужды, считают личными расходами командированного работника (дебиторской задолженностью перед организацией). После возвращения из поездки сотрудник должен будет вернуть их организации.