Контроль расчетных операций

Контроль расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «ТРИВИУМ» проверялись выборочным способом. При этом устанавливается:

• — соблюдение правил выдачи авансов;
• — своевременность предоставления авансовых отчетов;
• — целесообразность и законность использования подотчетных сумм;
• — правильность оформления документов, приложенных к авансовым отчетам;
• — порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;
• — своевременность возврата неизрасходованных подотчетных сумм.

Методика аудита расчетов с подотчетными лицами направлена на то, чтобы были достигнуты цели проверки: существование, полнота, оценка, права и обязанности, точность, представление и раскрытие. Содержание данных целей в отношении проверки учета и сохранности денежных средств в ООО «ТРИВИУМ» сводится к следующему.

При этом контролю подлежали:

• — приказы «О командировании» ;
• — командировочные удостоверения ;
• — авансовый отчет ;
• — счета гостиниц, расчеты ;
• — отчет о командировке ;
• — авансовые отчеты о понесенных административно-хозяйственных расходах ;
• — расходный кассовый ордер (форма № КО-2) ;
• — машинограммы «Оборотно-сальдовая ведомость счета 71», «Анализ счета 71» (приложения Е, И).

В результате ревизии нами проверены указанные документы по форме и по существу. В приказах «О командировании» имеются номера и даты приказов, подписи ответственного лица. Командировочные удостоверения заполнены четко, без помарок. Отчеты о командировке заполнены четко, без помарок, без указания объемов выполненных работ.

В результате ревизии установлено, что в авансовых отчетах присутствуют все подписи, указана корреспонденция счетов, приложены оправдательные документы.

В ООО «ТРИВИУМ» выдача наличных денег на расходы, связанные со служебными командировками и на административно-хозяйственные расходы производятся из кассы организации с составлением расходного кассового ордера (форма № КО-2). По административно-хозяйственным расходам наличные подотчетные суммы должны выдаются сотрудникам из кассы организации на основании счета магазина или другой организации, в которой приобретаются товарно-материальные ценности или оказываются услуги. И затем, произведя расходы, подотчетные лица на основании оправдательных документов составляют авансовый отчет.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. При этом устанавливается правильность ведения журнала регистрации работников, направленных в командировки. В ООО «ТРИВИУМ» журнал регистрации работников, направленных в командировки не ведется.

Особое внимание уделяется проверке представленных командированными лицами авансовых отчетов. Проверкой установлено, что в командировочном удостоверении присутствуют все печати, даты и подписи о выбытии работника в командировку и о прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы. Установлено, что в командировочных удостоверениях о датах прибытия и выбытия из пунктов назначения, нет подчисток, помарок, все реквизиты заполнены. Фактическое время пребывания в командировке определяют по отметке в командировочном удостоверении о выбытии и прибытии. При этом достоверность отметок командировочного удостоверения обязательно сверяется с датами компостера проездных билетов. В необходимых случаях производится сверка данных командировочного удостоверения — с путевыми листами водителей и табелями учета рабочего времени других категорий работников.

Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспорта на место постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция отправления поезда, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта [33, c.86].

Соблюдение срока нахождения в командировке определяется путем сопоставления времени, указанного в приказе, со временем фактического пребывания, исчисленным по отметкам в командировочном удостоверении. Отдельно проверяется правильность оплаты суточных расходов, расходов по найму жилья и на проезд. Так, в приказе № 65/214 от 20 июня 2014 г. отмечено, что специалист командирован в г. Калинковичи для решения производственных вопросов,. В командировочном удостоверении № б/н (приложение Ж) отмечено, что работник выбыл из г. Бреста 22.06.14 г., прибыл в г. Калинковичи 23.06.14 г. Выбыл из г. г. Калинковичи 23.06.14 г., и прибыл в г. Брест 24.06.14 г.

Работнику за каждый день пребывания в командировке выплачиваются суточные, квартирные и проездные расходы. Командированному работнику возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда ему предоставляется бесплатное помещение) в размере, указанном в предоставленных счетах (квитанциях).

Проезд работника к месту командировки и обратно оплачивается на основании проездных документов в размере стоимости проезда на воздушном, железнодорожном, водном и автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), включая платежи по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы за пользование постельными принадлежностями в поезде возмещаются командированным работникам при проезде к месту командировки и обратно в плацкартном, купейном или мягком вагонах без предъявления квитанций.

В таком же порядке и в указанных размерах возмещаются расходы работникам, направленным для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, а также для повышения квалификации в течение всего срока обучения.

Нормы возмещения командировочных расходов по командировкам, осуществляемым в пределах Республики Беларусь с 01.07.2016 г. следующие:

• 1. За каждый день командировки, включая время нахождения в пути, — 7 руб.; при однодневных командировках и командировках в такую местность, откуда имеется возможность ежедневно возвращаться к месту постоянной работы, — 3,5 руб.; если в стоимость номера гостиницы включена стоимость завтрака — 70% от установленной нормы.
• 2. Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути, кроме водителей грузовых автомобилей и лиц, командированных вместе с ними). В случае, когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (пользование холодильником, телевизором), эти расходы также подлежат возмещению и возмещаются в размере, указанном в представленных счетах (квитанциях); без предоставления подтверждающих документов — 2,5 руб.; расходы по бронированию мест в гостинице — по представлении подтверждающих документов.
• 3. К месту командировки и обратно — в размере стоимости представленных проездных документов (включая страховые платежи и комиссионный сбор).
• 4. Расходы по междугородным телефонным переговорам (если они производились в интересах выполнения служебного задания с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем) — на основании соответствующих квитанций [22, c.44].

Произведем контрольный расчет командировочных расходов в г. Калинковичи (Республики Беларусь).

• 1. Суточные с 22 по 24.06. 2014 г. (3 дня) — 3 * 40 000 = 120 000 руб.
• 2. Счет гостиницы за проживание № 715 с 23 по 24.06.2014 г. (1 сутки) — 228 600 руб.

Дизельное топливо 3 099 672 руб.

Итого: 3 448 272 руб. (приложение Г) Таким образом, командировочные расходы рассчитаны правильно.

При направлении работников в служебную командировку за границу в ООО «ТРИВИУМ» наниматель выдает аванс в иностранной валюте и возмещает работнику следующие расходы:

по проезду к месту служебной командировки и обратно:

• а) при проезде по территории Республики Беларусь — в белорусских рублях по нормам, установленным законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь;
• б) при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для страны, в которую направлен работник в командировку.

за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

по найму жилого помещения;

иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы [22, c.41].

Сумма аванса рассчитывается исходя из установленных Министерством финансов Республики Беларусь норм оплаты суточных расходов и расходов по найму жилья.

Произведем контрольный расчет командировочных расходов в г. Вроцлав (Польша) водителю. Согласно приказу «О командировании» командирован на срок с 01 по 03.01.2014 г. В командировочном удостоверении даты совпадают. Счет гостиницы работник не предоставил, таможенные документы, квитанция со стоянки расчет по конвою приложены. Следовательно:

• 1. Суточные (Польша) — 70 $*9520 = 633 500 руб.
• 2. Стоянка (Польша) — 2 дня — 2 * 25PLN * 3116.56 = 139 126 руб.
• 3. Таможенное оформление — 90 000 руб.
• 4. Квартирные — 15 $*9520 = 135 750 руб.
• 5. Конвой — 27 850 руб.
• 6. Дизельное топливо — 3 360 000 руб.

Итого: 4 386 226 руб. (приложение К) Командировочные расходы рассчитаны верно.

Для проверки соблюдения сроков отчетов и начисленным подотчетным суммам составим следующую вспомогательную ведомость (таблица 2.1).

Ведомость отражает дату составления авансового отчета и сроки составления авансового отчета согласно законодательству. Работники, получившие подотчетные наличные суммы, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечение срока, на который они выданы или со дня возвращения с командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию отчет об использованной сумме наличной иностранной валюты, а неиспользованную — возвратить в кассу.

Таблица 2.1.

Проверка соблюдения сроков отчетов по начисленным подотчетным суммам в ООО «ТРИВИУМ».

Таким образом, проверкой установлено, что в авансовых отчетах не имеется исправлений. В авансовом отчете присутствуют все подписи должностных лиц, имеются исправления, авансовые отчеты без номеров. Нарушений в возмещении работнику подотчетных сумм не выявлено.