Классификация учетных регистров

Для правильного применения учетных регистров возникает необходимость в их классификации.

По внешнему виду учетные регистры делятся на книги, карточки и свободные листы, а также электронные таблицы (при использовании средств вычислительной техники).

Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные листы бумаги, на которых типографским способом отпечатаны специальные таблицы, предназначенные для регистрации и обобщения информации. Листы нумеруются, а их количество указывается прописью на последней странице книги, подтверждается подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия. Некоторые регистры, например кассовая книга, до начала работы с ними прошнуровываются. Концы шнура закрепляются с оборотной стороны книги сургучной печатью. Все эти меры предопределяют главные достоинства бухгалтерских книг: незаметно изъять, потерять или заменить прошнурованные и сброшюрованные листы крайне затруднительно.

Для быстрого нахождения определенных страниц книги в начале или конце ее помещается оглавление или составляется алфавитный указатель. Обязательные реквизиты книги: наименование предприятия, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.

Бухгалтерские книги широко применяются при ручной форме ведения учета вот уже около восьми столетий. Однако в последнее время в связи с резким увеличением информационного потока процесс его обработки замедляется: привлечь несколько бухгалтеров для регистрации и обработки информации в одной книге невозможно, как невозможно сделать записи в книге с помощью ЭВМ. Это значительно сужает сферу применения данного вида учетных регистров на крупных и средних предприятиях. Неоспоримые достоинства книг заключаются в том, что переплет — надежное средство сохранности листов с учетными записями от различного рода потерь и злоупотреблений.

Недостатки, присущие бухгалтерским книгам, отсутствуют у карточек и свободных листов.

Карточки — это стандартные листы бумаги или картона небольшого формата, на которые типографским способом нанесены таблицы со специальной графировкой. Карточка имеет следующие реквизиты: номер карточки, код аналитического счета, текст операции, сумма в денежном выражении, единица измерения, количество и корреспондирующий счет. Они не скрепляются между собой, размещаются в определенном порядке и хранятся в специальных ящиках — картотеках, где имеется ряд приспособлений, облегчающих пользование ими.

Так как карточки не скреплены между собой, записи в картотеке могут одновременно производить несколько бухгалтеров, в том числе и с применением ЭВМ. В зависимости от нужд управления и учета карточки позволяют «механически» перегруппировывать находящуюся в картотеке информацию (например, карточки могут быть расставлены в алфавитном порядке, по местонахождению, по видам продукции (материалов) и т. д.). Каждая карточка рассчитана на определенное количество записей. После того как карточка будет заполнена, записи продолжают вести на новом бланке той же карточки, присвоив ей очередной порядковый номер страницы. Существенным недостатком является возможность изъять или утерять данный вид регистров. Поэтому для обеспечения контроля за их сохранностью каждой вновь открываемой карточке присваивают порядковый номер и регистрируют в особом реестре.

Карточки используют, как правило, для ведения аналитического учета основных средств, товарноматериальных ценностей, различного рода расчетов и затрат на производство.

Наиболее распространены три вида карточек: контокоррентные, материальные и многоколончатые.

Контокоррентные карточки имеют две помещенные рядом друг с другом колонки: дебет и кредит. Они применяются для аналитического учета расчетов, фондов и т. п. Такая форма карточки позволяет видеть состояние расчетов предприятия, т. е. кто, кому, за что и сколько должен на любую дату.

Материальные (инвентарные) карточки имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей, которые разделены на две колонки — количество и сумма. Эти карточки предназначены для учета материальных ценностей.

Многоколончатые карточки содержат несколько колонок, предназначенных для отражения одного факта хозяйственной деятельности несколькими составляющими его суммами. Они чаще всего используются для учета затрат в разрезе статей.

Свободные листы изготавливаются в типографии на отдельных листах бумаги, определенным образом разграфленных. Они обязательно имеют название (ведомость, журналордер и т. д.), указание периода, на который рассчитан учетный регистр (месяц, квартал), таблицу для ведения учетных записей. Хранятся они в специальных папках. Записи операций на них могут вести несколько бухгалтеров, так как их можно в любой момент извлечь из папок для записей, подсчета, выборок и т. п. Это и подтверждает удобство их использования.

Свободные листы могут заполняться при помощи средств вычислительной техники. Отдельные листы применяются в виде журналов-ордеров, ведомостей и машинограмм.

Использование в бухгалтерской работе средств вычислительной техники позволяет переходить на безбумажные носители информации. В частности, учетные регистры могут формироваться в виде электронных таблиц и храниться в памяти ЭВМ или на дискетах. При необходимости бухгалтер может распечатать их на свободных листах или на карточках.

По характеру записей все регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры предназначены для отражения в них данных о хозяйственных операциях в календарной последовательности по мере поступления и обработки документов, но без их группировки. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию, и полнотой бухгалтерских записей, а так же используются для наведения справок, составления предварительных проводок и их проверки до разноски операций по счетам бухгалтерского учета. Примером хронологических регистров являются кассовая книга, регистрационные журналы хозяйственных операций, журналы или реестры регистрации различных документов.

Систематические регистры предназначены для записей данных однородных хозяйственных операций, сгруппированных по своему экономическому содержанию. Они применяются для отражения данных по счетам бухгалтерского учета.

Примером систематического регистра могут служить Главная книга, журналы-ордера и другие регистры, в которых записи систематизируют по синтетическим или аналитическим счетам.

Комбинированными называются регистры, в которых операции записываются одновременно и в хронологическом, и в систематическом порядке. Они возникли в результате рационализации учета и характеризуются таким построением, которое позволяет производить регистрацию операций одновременно и в порядке времени их совершения, и в разрезе счетов бухгалтерского учета. Комбинированные регистры применяются как в аналитическом, так и в синтетическом учете, а также при совмещении аналитического и синтетического учета. К ним относятся многие журналы-ордера, применение которых дает возможность получать систематические и хронологические данные в один рабочий прием, что сокращает учетную регистрацию и делает ее более наглядной.

По степени обобщения (по объему содержания) отражаемых операций учетные регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комбинированные.

Регистры синтетического учета предназначены для обобщения информации в разрезе синтетических счетов. Записи в такие регистры делаются в обобщенном виде в стоимостных единицах измерения с указанием только номера, даты, суммы бухгалтерской проводки с очень кратким пояснительным текстом (например, главная книга; журналы-ордера).

Регистры аналитического учета предназначены для обобщения информации в разрезе аналитических счетов, детализирующих содержание показателей того синтетического счета, к которому они открыты. Записи в этих учетных регистрах делаются подробнее, чем в регистрах синтетического учета с применением не только денежного, но и натуральных, трудовых измерителей или только натуральных измерителей (например, карточка складского учета; лицевой счет работника).

Комбинированные учетные регистры совмещают синтетический и аналитический учет. Их структура позволяет вести учет соответствующих объектов в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные синтетические показатели, поэтому отпадает необходимость в сверке итогов по аналитическому и синтетическому учету (например, журнал-ордер № 6).

По форме графления учетные регистры делятся на односторонние, двусторонние и многографные.

В односторонних учетных регистрах пояснительная текстовая запись располагается только с одной стороны (как, например, в кассовой книге, в журнале регистрации хозяйственных операций).

В двусторонних учетных регистрах пояснительные текстовые записи располагаются с двух сторон: по дебету счета — на одной странице и по кредиту — на другой (например, при мемориально-ордерной форме учета).

Многографные учетные регистры бывают двух видов: шахматные и линейные. Шахматные представляют собой таблицу с пересекающимися графами и строками. Записи в них делают на пересечении избранной строки и столбца (например, шахматная оборотная ведомость).

В линейных (линейно-позиционных) учетных регистрах записи делают строго по строкам (например, журнал-ордер № 6 по кредиту счета «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»).

По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (например, Главная книга), на квартал и на месяц (например, журналы-ордера).

По степени унификации учетные регистры делятся на типовые, отраслевые и специализированные.

Типовые учетные регистры обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных предприятий. Они бывают ведомственные и межведомственные.

Отраслевые учетные регистры разрабатываются на базе межотраслевых. Они предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для предприятий той или иной отрасли: строительства, промышленности, торговли и т. д.

Специализированные учетные регистры разрабатываются при отсутствии типовых форм. Они служат для учета отдельных операций, процессов на конкретном предприятии.

Формы типовых, отраслевых и специализированных учетных регистров разрабатываются на основании действующего законодательства, методологических и инструктивных документов и утверждаются централизованно: Министерством финансов, Министерством статистики и анализа, отраслевыми министерствами и ведомствами.