Квалификационные требования к секретарю

Должность секретаря может стать началом карьеры будущего руководителя фирмы. Обучение навыкам управления и неоценимый опыт секретарь приобретает на своем рабочем месте, наблюдая за действиями своего шефа и помогая ему в различных ситуациях. В новой российской деятельности имеются примеры, когда бывшие секретари становились учредителями и руководителями фирм.

Секретарь должен уметь:

обеспечить эффективную работу руководителя (фирмы):

оказать помощь в планировании рабочего дня;

организовать рабочее место руководителя;

вести сроковый контроль за поручениями руководства;

организовать командировку.

Вести информационное обслуживание руководителя (фирмы):

документирование;

без документное;

уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати);

организовать прием посетителей;

устанавливать контакты;

организовать и обеспечить работу совещания;

составлять и оформлять документы, в том числе с помощью ПЭВМ;

использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных;

оперативно размножать документы;

обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи. Вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа с документам, текущее хранение, уничтожение.

Виды работ по без документному обслуживанию:

прием посетителей;

ведение телефонных переговоров;

вызов сотрудников к руководителю;

организация связи руководителя с необходимыми лицами;

получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;

устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т. е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформления документа и т. д. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность, качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвигается требование сохранения служебной тайны. Умение проявить дипломатичность в разговорах по телефону личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы, всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия решения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе — основное качество для идеальных отношений с руководителем.

Для выработке деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуются ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

К личным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.