Основы секретарской деятельности

1. РОЛЬ СЕКРЕТАРЯ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ Профессия секретаря появилась еще в Древнем Риме. Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. В России должность секретаря появляется в XVIII веке, сначала как должность личного секретаря императора (в Толковом словаре В. Даля определяем: «статс-секретарь», доверенный письмовод государя"). В первой четверти XVIII века секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности (27 февраля 1720 года был подписан Генеральный регламент Петра I). Эту должность могли занимать только мужчины знатного происхождения.

Особого развития достигла эта профессия при Екатерине II. У императрицы было множество доверенных лиц в качестве секретаря. Они были талантливыми писателями, поэтами. По «Табелю о рангах» секретари имели множество привилегий и высокий статус. чины Губернского и Коллежского секретаря занимали 10 и 12 места, обозначенные в «Табеле гражданских чинов». Хотя, по словам А. П. Чехова, требования в то время к ним были не высоки: они должны лишь уметь грамотно писать.

Секретарская канцелярия екатерининских времен была хорошим плацдармом для будущих государственных чиновников.

Позднее в ХIХ веке функции секретарей несколько изменились. Кроме делопроизводства они стали принимать людей разных чинов. В конце ХIХ века секретарей начали специально обучать. Так, у Ленина работали квалифицированные специалисты, закончившие специальные курсы. С изобретением печатной машинки и распространением грамотности эта профессия становилась женским занятием. По окончании Первой мировой войны секретарей мужского пола практически не осталось.

Среди обязанностей тогдашних секретарей царской России была регистрация челобитных, передача почтовой корреспонденции. Подобные функции должны выполнять и современные офис-менеджеры. Впрочем, и тогда, и сейчас секретари должны обладать организаторскими способностями, иметь отличную память, быть терпеливыми и внимательными, коммуникабельными. Они являются правой рукой любого руководителя.

В настоящее время в словарях секретарь определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь — одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря.

Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие — выполняют функции помощника, референта; третьи — обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые — ведут делопроизводство целого структурного подразделения, офиса; пятые — работают в приемной (рецепции), с телефоном или телефонной станцией, факсом, электронной почтой.

Каждой специализации секретаря соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, для каждой должности существуют особые требования к образованию, подготовке, личным качествам секретаря.

Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря можно условно поделить на две части: информационную и организационную. В зависимости от конкретных условий эти части работы по объему могут сильно различаться.

Информационные функции секретаря. В современных организациях информация стала основным ресурсом производства. В конкурентной борьбе зачастую побеждает тот, кто лучше умеет собрать и использовать необходимую информацию. Лучшие аналитики компаний заняты обработкой информации. Как правило, в крупных фирмах создаются специальные информационные службы, которые занимаются не только сбором и обработкой информации, но и ее защитой, предотвращением утечки.

Все информационные потоки соединяются в информационную систему организации и служат источниками для формирования информационного ресурса. Создание информационных ресурсов управления — очень ответственная и сложная задача. Для включения информации в информационный ресурс ее необходимо одновременно отобрать, обработать, систематизировать и «приготовить» для последующего использования на рабочих местах сотрудников организации.

Можно назвать несколько источников информации для формирования информационных ресурсов организации. Прежде всего, это правовая информация, которая необходима для юридического обоснования управленческих действий. Правовая информация в современных организациях, как правило, поступает из автоматизированных информационных систем («Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс» и др.). Правовую информацию можно также отобрать самостоятельно, анализируя сборники правовых актов федерального, отраслевого и регионального уровней.

Другим необходимым источником для работы любой организации служат различные нормативы, стандарты, правила, классификаторы технико-экономической информации, патентная, научно-техническая информация. Эти документы используются при организации основной (финансовой, плановой, кадровой, производственной) деятельности фирмы.

Определенное значение имеет создание библиотеки (книжной, журнальной продукции, видеои аудиокассет) по профильным вопросам деятельности организации и общим вопросам менеджмента. В последние годы в менеджменте активно используется информация из Интернета.

В любой организации формируются информационные ресурсы в виде массивов документов делопроизводства, архива, баз данных. Эти элементы информационного ресурса создаются как централизованно (например, в канцелярии), так и в различных структурных подразделениях, на рабочих местах. Совокупность информационных ресурсов, технологий и технических средств, которые позволяют ими пользоваться, а также персонала организации, который специально занимается информационными ресурсами, составляет информационную инфраструктуру организации. Современная инфраструктура организации формируется с помощью методов информационного менеджмента — специально создаваемой системы управления информационными ресурсами организации.

Любой секретарь является одним из важных элементов этой инфраструктуры. Секретарь накапливает информацию, служит ее источником, обрабатывает ее, осуществляет коммуникационные процессы, используя различные информационные технологии и применяя организационную технику.

Высокий уровень технического и технологического оснащения современной организации предъявляет принципиально новые требования к профессиональной подготовке секретаря. Чтобы комфортно и уверенно чувствовать себя в информационной системе организации, секретарь должен владеть компьютером и основными компьютерными технологиями подготовки и оформления документов, приема и передачи информации по электронной почте, поиска информации в Интернете и локальной сети организации.

Современный секретарь должен досконально знать информационную инфраструктуру организации, четко идентифицировать основные источники необходимой информации и правильно формулировать запросы и обращения к информационным ресурсам в соответствии с потребностями руководителя.

Секретарь является важным коммуникационным звеном в структуре организации. К секретарю обращаются с вопросами как сотрудники организации, так и внешние абоненты, посетители организации. Каждый должен получить от секретаря доброжелательный, вежливый и содержательный ответ. Ответы типа: «не знаю», «не в курсе», «он мне об этом не докладывал» и т. п. не должны звучать из уст секретаря.

Современный секретарь должен быть образованным и информированным. Он должен знать структуру организации, названия структурных подразделений, чем они занимаются, фамилии их руководителей, номера телефонов и другую необходимую информацию — не для того, чтобы щеголять своей эрудированностью в коллективе, а для того, чтобы использовать ее только в необходимых по службе случаях.

Секретарь участвует в процессе документационного обеспечения управления. Работа с документами — важнейшая составляющая обязанностей любого секретаря. Квалифицированный секретарь должен уметь самостоятельно подготавливать и оформлять документы по заданию руководителя. Секретарь организует работу руководителя с документами, поскольку именно к нему попадает поступающая корреспонденция. В работе с документами секретарь опирается на инструкцию по делопроизводству организации.

Чаще всего секретарь складывает поступившие документы в папку и передает ее для рассмотрения руководителю, а затем, в соответствии с резолюцией руководителя, передает документы на исполнение. Если секретарь обладает необходимой квалификацией и пользуется доверием руководителя, этот процесс может быть организован по-иному. В этом случае секретарь берет часть задач руководителя на себя: просматривает почту, отмечает в документах самое важное, готовит проект резолюции и даже предлагает вариант ответного письма. Такой секретарь может сортировать документы по степени важности и срочности, определять приоритеты в работе с документами, предлагать исполнителей документов и определять сроки их исполнения, организовывать контроль за исполнением документов.

Секретарь организует также работу с внутренними и исходящими документами в соответствии с инструкцией.

В процессе работы у секретаря накапливается свой информационный массив. Он состоит прежде всего из документов, которые организуются в дела. Каждое дело должно занять свое место в информационном массиве и при этом получить индекс, заголовок и другие поисковые признаки. Лучше всего, если секретарь сразу составит номенклатуру дел, где под соответствующими индексами обозначаются заголовки заводимых в секретариате дел. При должной аккуратности номенклатура дел служит прекрасным навигатором секретаря в море документов.

Другая часть информационного массива находится в памяти компьютера. Компьютер — незаменимый современный помощник в работе, однако он способен одновременно как облегчить выполнение служебных обязанностей секретарю, так и осложнить их. Отдельные документы, файлы могут так затеряться в директориях и форматах памяти компьютера, что на их поиск уйдет слишком много рабочего времени. Чтобы избежать этого, необходимо соблюдать несколько элементарных правил: во-первых, не забывать сохранять файлы, правильно называть их и организовывать в папки и каталоги; во-вторых, своевременно переводить потерявшие оперативное значение файлы с жестких дисков на отдельные диски и дискеты, которые следует хранить в систематизированном виде отдельно от компьютера, не забывая отмечать на их ярлыках содержание и формат хранения информации.

Очень важная часть информационного массива секретариата включает в себя справочники телефонов, интернет-адресов, персонала, а также городские справочники и планы, международные справочники, языковые словари и т. п.

Для того чтобы секретарь мог поддерживать современные информационные коммуникации, необходимо оснастить его рабочее место организационной техникой. Кроме компьютера с выходом в сеть, на рабочем месте секретаря должны быть телефон (телефонная станция), телефакс, копировальный аппарат/сканер; в необходимых случаях секретарь должен владеть оборудованием для проведения презентаций и конференций.

Таким образом, секретарь, являясь звеном информационной инфраструктуры организации, занимает в ней далеко не последнее место. Обеспечивая и поддерживая информационно-документационные процессы, секретарь помогает своей организации и своему руководителю добиться полноценного обеспечения управления релевантной информацией.

2. ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Нормативно-методическая база делопроизводства — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:

— законодательные и правовые акты Российской Федерации;

— государственные и отраслевые стандарты;

— нормативные документы;

— государственные и отраслевые классификаторы;

— Государственная система документационного обеспечения управле-ния (ГСДОУ);

— инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:

— законы Российской Федерации;

— указы и распоряжения Президента;

— постановления и распоряжения Правительства;

— правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) — как общественного, так и ведомственного характера;

— правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.

— Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

— Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

— Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

— Федеральный закон от 29 июля 2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

— Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

— Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 «О Федеральном архивном агентстве».

— Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».

— Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911;А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».

— Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года № 6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Пакет нормативно-методических документов всегда должен быть под рукой у секретаря, чтобы в любой момент уточнить, КАК правильно выполняется та или иная работа.

К общегосударственным нормативно-методическим документам, которые организация должна приобрести, относятся;

· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991;

· Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти‚ 2009;

· ГОСТ Р 6.30−2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. «Требования к оформлению документов».

· Основные правила работы ведомственных архивов;

· Перечень документов с указанием сроков хранения (типовой или ведомственный);

· Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан).

Стандарт распространяется на документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

· федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык органов местного самоуправления;

· предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности (ГОСТ Р 6.30−2003).

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Если секретарю приходится работать с бухгалтерскими документами, он должен иметь:

· Федеральный закон о бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

· Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

Если секретарь ведет кадровую документацию, то ему необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что секретарь должен знать, КАК выполнять ту или иную работу, он еще должен иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Труд секретаря многообразен, сложен и интересен. Он складывается из творческих, логических и технических операций. У секретаря-референта, секретаря-помощника творческая и логическая часть его работы значительно выше, чем у секретаря технического, она занимает большую часть его рабочего времени. Но и у секретаря-референта, как и у любого управленца много технических операций, в том числе и в работе с документами. Например, снятие копии, подбор экземпляров, сшивание документов, приведение в порядок рабочего места и т. д.

Достаточно часто секретарь бывает перегружен сверх меры. Для того, чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать, что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников, надо хотя бы приблизительно знать нормы времени на выполняемые секретарем виды работ.

Существует достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Секретарь может воспользоваться следующими актами:

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72).-М., 1995;

— Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17−42).- М., 1988;

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)-М., 1993;

— Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11−64).-М., 1988;

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. — М., 1991.

Последний нормативный документ нужен в том случае, если на секретаря-референта фирмы возложены и обязанности оформления кадровой документации.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 — 210×297 мм, напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29−31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38−41 строка (2450 знаков) — через 1,5 интервала или 58−61 строка (3630 знаков) — через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60−64 печатных знака.

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления приводятся как для традиционных (ручных) технологий, так и для автоматизированных. Это позволяет особенно наглядно видеть временной выигрыш при автоматизации управленческого труда.

Хотя в названиях перечисленных выше нормативов времени отражены, прежде всего работы, связанные с документами, «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению управления» содержат такие важные для секретаря разделы, как «Секретарско-референтские работы», где приводятся и виды работ по бездокументному обслуживанию:

· прием посетителей;

· ведение телефонных переговоров;

· вызов абонента к руководителю;

· организация связи руководителя с необходимыми лицами;

· получение информации по запросу руководителя об интересующем его лице;

· устная передача (сообщение) руководителю необходимой информации;

· вызов участников совещания по телефону;

· заказ пропуска по телефону.

Но помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Секретарь может найти в этих нормативных актах много полезных для себя советов.

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день и вовремя успеть выполнить все задания руководителя.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ И УСЛОВИЯ ТРУДА СЕКРЕТАРЯ Рабочее место — зона трудовой деятельности сотрудника, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями.

В обязательный набор мебели должны входить:

§ канцелярский стол с придвижной тумбой;

§ подъемно-поворотный стул;

§ вспомогательный стол или подставка для оргтехники;

§ шкаф для хранения документации;

§ сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей;

§ стулья для посетителей.

Среди канцелярских принадлежностей и специального оборудования можно выделить предметы, часто используемые при работе с документами:

§ письменный прибор;

§ папка или лоток для текущих документов и бумаги;

§ справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник;

§ дырокол, степлер (скрепкосшиватель);

§ нож для бумаги, ножницы;

§ корректирующая справка («штрих»), клей;

§ магнитное приспособление для хранения скрепок, кнопок и другой металлической мелочи;

§ настенные часы;

§ папка с надписями «К докладу», «На подпись», «Документы в работе» и т. п.

Любому работнику для успешного выполнения возложенных на него функций требуются определенные условия труда. Они должны обеспечивать максимальные удобства работника во время работы при минимальных затратах сил и времени. Условия труда складываются из ряда факторов: технических, гигиенических, социальных, психологических, психофизических и эстетических.

Условия труда — совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе его деятельности.

К техническим факторам условий труда относятся оснащение его рабочего места современными средствами оргтехники и использование в процессе труда новейших информационных технологий. При организации рабочего места секретаря следует позаботиться о специальной мебели и канцелярских принадлежностей.

Гигиенические факторы должны обеспечить сохранность сил и здоровья, минимальную утомляемость и хорошее самочувствие работника в процессе работы. К этим факторам можно отнести освещенность рабочего места, оптимальный температурно-влажностный режим в помещении, продуманную цветовую гамму в оформлении помещений, удобную мебель, отвечающую требованиям эргономики, и т. д.

Социальные факторы создают у работника ощущение комфортности, социальной защищенности. К ним можно отнести питание работников, медицинское страхование, доступ в спортивные и тренажерные залы, заботу администрации о летнем отдыхе сотрудников и др.

Психологические факторы определяются взаимоотношениями сотрудников в коллективе, стилем руководства, т. е. психологическим климатом организации. Совместные праздники, «дни здоровья», спартакиады, поощрение проявивших себя в работе сотрудников, поздравления к праздникам — все это показатели хорошего психологического климата в коллективе. Такая психологическая обстановка способствует рабочему настрою, сотрудники ее ценят и дорожат своим рабочим местом.

Психофизические факторы должны учитывать колебания физического состояния работника сотрудника в течение рабочего дня. Нагрузка должна быть распределена в соответствии с этим состоянием. Например, первый час работы и сразу после обеденного перерыва не следует планировать пик производственной активности, т. к. организм в это время несколько расслаблен и не готов к интенсивному труду. К концу рабочего дня происходит общее утомление, поэтому на этот период следует оставить менее ответственную работу, не требующую концентрации внимания и умственного напряжения.

Пик работоспособности человека приходится на время с 9 до 12 часов и с 14 до 17 часов. На это время должна планироваться основная производственная нагрузка.

Эстетические факторы способствуют хорошему настроению работника, формируют в нем уважение к своему труду и гордость за предприятие, повышают престижность труда. Мебель, цветы, жалюзи, современный интерьер, приятная тихая музыка, цветовая гамма в оформлении и многое другое можно отнести к эстетическим факторам, влияющим на условия труда.

К условиям труда относится соблюдение эргонометрических требований. Этим требованиям должен соответствовать комплект секретарской мебели.

Эргометрические требования к секретарской мебели

Размещение мебели и оборудования должно соответствовать следующим принципам:

§ часто используемые объекты должны находиться в рабочей зоне, «под рукой»;

§ расположение предметов на столе должно соответствовать правилу «правой и левой руки» (справа — то, что берется и делается правой рукой, слева — то, что берется и делается левой рукой);

§ каждый объект в помещении должен иметь свое место и постоянную зону перемещения.

Санитарно-гигиенические нормативы для работников офиса, оснащенного компьютерами и оргтехникой регламентируются СанПиН 2.2.55.542−96 «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы».

Санитарно-гигиенические требования для работников офиса

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда. Что касается, рациональной организации труда секретаря-референта‚ то она складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.

4. ТРУДОУСТРОЙСТВО И АДАПТАЦИЯ К РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ Источники найма персонала

1. Способы найма, рекрутирования кандидатов на работу, включающие способы распространения информации об имеющихся вакансиях, способы привлечения внимания потенциальных кандидатов и специальные методы работы с сегментами рынка рабочей силы;

2. Направления, где ищут потенциальных работников.

Имеются два возможных источника набора: внутренний (из работников данной организации) и внешний (из людей, до того не связанных с организацией). Многие организации практикуют помещение объявления о приеме на работу внутри самой фирмы. Преимущества такой практики в том, что люди, занимающиеся отбором, могут заранее знать претендентов на эту должность, их качества как работников (что, впрочем, может оказаться и недостатком), сокращаются затраты на наем, работники наглядно видят возможности своего карьерного роста. И.н.п. могут быть:

— прежние сотрудники, ушедшие из организации по собственному желанию. Они могут назвать претендентов. Но и те и др. независимо от их прежней работы, должны быть подвергнуты тщательному рассмотрению;

— случайные претенденты, самостоятельно обращающиеся по поводу работы, должны каждый раз заноситься в банк данных о внешних кандидатах. Это резерв, которым нельзя пренебрегать. Два качества говорят в его пользу:

а) обычно они знают что-то о деятельности Вашей фирмы;

б) более вероятно, что у них есть «внушенное» чувство лояльности к ней;

— школы, колледжи, институты, коммерческие школы и преподаватели этих и др. учебных заведений. Обычно большинство учебных заведений имеют службы по трудоустройству своих студентов и выпускников. В то же время преподаватели заинтересованы в том, чтобы их выпускники получили подходящую работу;

— клиенты и поставщики, предлагающие необходимых кандидатов. Такое сотрудничество клиентов с поставщиками способствует созданию хороших деловых отношений между ними;

— государственные и коммерческие агентства по трудоустройству играют немалую роль в подборе кадров. Надежное агентство может быть очень полезным при выявлении претендентов на получение работы, поскольку оно может провести предварительное собеседование и проэкзаменовать отдельных кандидатов;

— рекламные объявления либо дополняют вышеперечисленные способы отбора, либо могут быть основным источником найма. Цель таких объявлений — получить эффективный результат с минимально возможными затратами. Объявления должны содержать информацию о ключевых элементах работы, требуемой квалификации, местонахождении организации уровне подчинения претендента, предполагаемом жалованье.

Отбор кандидатов на должность секретаря — кропотливая и ответственная работа кадровых служб предприятий, учреждений, организаций. Из немалого числа претендентов они должны выбрать специалиста, способного лучше других профессионально выполнять работу на этой должности.

Многие предприятия с целью предварительного отбора наиболее вероятных кандидатов на вакантные должности предлагают прислать по почте (электронной) либо факсу резюме. Обычно резюме рассматриваются в отсутствие того, кто его предоставил, поэтому уже из текста должно быть понятно, что кандидат умеет и на какую работу претендует.

Резюме составляются в произвольной форме. Наиболее распространенными являются два варианта:

· при варианте 1 указываются: фамилия, имя, отчество; дата и место рождения; адрес постоянного проживания; контактные телефоны; семейное положение; образование, специальность, годы обучения, название оконченного учебного заведения; владение иностранными языками; навыки работы с ПК; печатные труды; опыт работы (начиная с последнего места работы) по годам: периоды, название и адрес предприятия, перечень основных обязанностей, видов работ, должность;

· при варианте 2 указываются: фамилия, имя, отчество; контактные телефоны; опыт работы (начиная с последнего места работы) по годам: периоды, название и адрес предприятия, перечень основных обязанностей, видов работ, должность;

o владение иностранными языками;

o навыки работы с ПК;

o печатные труды;

o образование.

После анализа присланных резюме на собеседование с руководителем предприятия или уполномоченным им лицом приглашаются только те из претендентов, кто потенциально подходит на вакантную должность. Остальных об отказе не извещают, за исключением тех, кто поинтересуется результатами рассмотрения своего резюме, например позвонит по телефону. Резюме этих претендентов остаются в банке данных кадровой службы предприятия.

На собеседовании работодатель оценивает интеллектуальный и профессиональный уровень претендента. С целью всестороннего изучения профессиональных качеств, знаний и навыков претендента, черт его характера и способности работать в коллективе работодатель может задать немало вопросов.

Кроме того, проводя опрос претендентов на вакантную должность, работодатель должен ориентироваться на требования к должности, указанной в каждой конкретной должностной инструкции.

В кадровой службе предприятия, как правило, есть подготовленные вопросники, разработанные для каждой категории работников с учетом должностных инструкций и содержащие основные требования к профессии. При подведении итогов преимущество предоставляется претенденту, набравшему наибольшее количество баллов.

После того как секретарь-референт прошел собеседование, тесты, он наконец оказывается в штате организации. Наступает непростой период адаптации в новом коллективе, который должен подтвердить или опровергнуть правильность кадрового отбора. Поскольку фирма потратила средства и время на поиск работника и уже сделала выбор, она заинтересована в том, чтобы сотрудник не уволился в течение ближайших трех месяцев.

Выделяют четыре вида адаптации:

— Отрицание. Сотрудник выражает активное несогласие с ценностями фирмы, его ожидания находятся в непримиримом противоречии с реальностью. Обычно он увольняется в первые же месяцы.

— Конформизм. Полное принятие ценностей и норм организации, готовность подчиняться правилам игры. Такие работники составляют в коллективе основную массу.

— Мимикрия. Соблюдение второстепенных норм при неприятии основных характерно для потенциальной группы риска, члены которой готовы в любой момент расстаться с фирмой.

— Адаптивный индивидуализм. Он характеризуется согласием с основными нормами и ценностями организации при неприятии второстепенных. Сотрудник сохраняет некую индивидуальность, но по-своему неплохо работает в коллективе.

Адаптация начинается с общей ориентации, включающей информирование об организации в целом и структурном подразделении, где предстоит работать секретарю-референту. В результате сотрудник знакомится с историей фирмы, характером деятельности, структурой управления, узнает имена руководителей, правила внутреннего распорядка. Общую ориентацию может проводить кадровая служба с участием непосредственного начальника подразделения, используя как традиционные беседы и демонстрации, так и специальные видеофильмы, брошюры и возможности компьютера. Различают четыре стороны процесса адаптации сотрудника: профессиональную, психофизиологическую, социально-психологическую, организационную.

Профессиональная адаптация заключается в освоении профессиональных навыков, уяснении специфики работы. Каждый новичок проходит стадию ученичества, форма которого зависит от характера организации и предыдущего опыта работы. На производственных предприятиях практикуется наставничество, когда опытный работник передает знания и навыки молодому в процессе делового общения на рабочем месте. Очень распространен инструктаж — наглядная демонстрация приемов и навыков работы. Конечно, если новичок уже имеет опыт работы по данной специальности, то наставничество и инструктаж принимают форму обмена профессиональными знаниями с целью выработать навыки, наиболее приемлемые для достижения целей организации.

Психофизиологическая адаптация — приспособление сотрудника к условиям труда и отдыха. Данная форма адаптации наиболее важна для производственных предприятий и организаций, где используется сложная технология и существует опасность получения производственных травм. Условия труда в офисах и торговых фирмах, как правило, стандартны, но новичку требуется некоторое время, чтобы подстроиться под ритм работы, интенсивность психофизических нагрузок. Каждый старается обустроить рабочее место по своему. Необходимые инструменты, бумаги раскладывают так, чтобы было удобно с ними работать, на стены прикрепляют постеры и календари, в шкафчики убирают предметы туалета и посуду. Психофизиологическая адаптация проходит быстро и безболезненно и определяется главным образом состоянием здоровья и правильной организацией режима труда и отдыха в соответствии с принятыми санитарно-гигиеническими нормами.

Социально-психологическая адаптация предполагает установление межличностных и деловых отношений с сослуживцами, освоение ценностей и групповых норм поведения. Новичок знакомится с расстановкой сил в подразделении, выясняет значимость того или иного сотрудника, включается в состав формальных и неформальных групп. Социально-психологическая адаптация может оказаться трудной и долговременной. Коллектив встречает новичка настороженно, рассматривает «под микроскопом» каждый его шаг. Поэтому надо запастись терпением (приход нового сотрудника может занимать всеобщее внимание не более нескольких недель), быть по возможности общительным, доброжелательным, демонстрировать готовность выслушивать советы.

Организационная адаптация предполагает ознакомление со структурой организации, определение в ней собственной роли. В последнее время стали говорить не только об адаптации работника, но и о приспособлении работы к человеку. Здесь можно упомянуть создание соответствующего рабочего места, коррекцию графика под индивидуальные особенности личности, индивидуализацию системы поощрений и наказаний. Так, все больше фирм практикуют штрафы за опоздания и курение, предоставляют сотрудникам гибкий график работы, премируют на основе рейтинговой системы.

В настоящее время, современные компании разрабатывают и применяют методики, направленные на максимально быстрое и эффективное включение нового работника в деловую жизнь фирмы. Создаются структурные подразделения, отвечающие за процессы адаптации, обычно эту функцию выполняют подразделения по обучению персонала. Опытные работники получают доплату за помощь в приобщении новичков к секретам профессионального мастерства. Проходят семинары и тренинги, нацеленные на снятие психологических и организационных преград, мешающих полноценно участвовать в работе коллектива. Новички получают неформальные поручения, вовлекающие их в межличностный контакт.

Таким образом‚ повышенное внимание к адаптации персонала объясняется стремлением компаний повысить конкурентоспособность за счет создания команд единомышленников, объединенных ценностями организации и корпоративной этикой. Пренебрежение адаптацией новых сотрудников автоматически приводит к текучке кадров и непроизводительному расходованию средств.

5. ДЕЛОВЫЕ И ЛИЧНЫЕ КАЧЕСТВА СЕКРЕТАРЯ Секретарь — лицо учреждения. По его работе, поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться «делового фирменного стиля». Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность — вот его принципы в работе.

Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается.

Что должен знать и уметь секретарь

Правовые основы управления:

· административное, трудовое и хозяйственное право; законодательнонормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

· систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций;

· отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента;

· основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности;

· делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

· обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя;

· вести сроковый контроль за поручениями руководства;

· организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное — уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати),

· организовывать прием посетителей; устанавливать контакты;

· организовывать и обеспечить работу совещания;

· составлять и оформлять документы с помощью ПК;

· оперативно размножать документы;

· обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. факс, электронная почта);

· вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

Имидж секретаря-референта

Имидж — это реальное или воображаемое представление о фирме — складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь — от секретаря.

Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично.

У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, — укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Профессиональные и личные качества помощника руководителя.

Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделитъ на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т. е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т. д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок.

Сегодня во всех развитых странах в подготовке секретарей произошел поворот к значительному расширению профессиональной эрудиции и кругозора, повышению способности самостоятельно решать различные задачи. Сама жизнь ориентирует предприятия и учреждения на подготовку секретарей-референтов, умеющих профессионально собирать и анализировать полезную для бизнеса информацию. Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль.

6. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, относит должность секретаря руководителя к категории технических исполнителей.

СЕКРЕТАРЬ — это исполнительный помощник, отвечающий за документационное обеспечение деятельности руководителя, структурного подразделения, организации в целом, работающий самостоятельно, без прямого контроля со стороны руководителя, принимающий решения и высказывающий суждения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Международная ассоциация секретарей Квалифицированный секретарь освобождает до 30% рабочего времени руководителя, предоставляет необходимую информацию каждому четвертому посетителю и самостоятельно решает до половины всех телефонных запросов, Но профессиональные задачи и функции секретаря в значительной степени определяются направлением и спецификой деятельности организации, ее корпоративной культурой, стилем работы руководителя и некоторыми другими факторами.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:

машинистки;

секретаря-машинистки;

секретаря руководителя;

секретаря-стенографистки;

администратора;

ученый секретарь.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в Справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.

Соответствие работника квалификационным требованиям является необходимым, но недостаточным условием его эффективной работы. В зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, размера, стиля управления перечень функциональных обязанностей секретаря может быть разным, и для их эффективного выполнения требуется не только соответствующий уровень профессиональных знаний, но и определенные навыки, умения, деловые и личностные качества.

Секретарь в коммерческой организации В современных коммерческих структурах нет четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин «секретарь» используется в отношении секретарей разных уровней.

Рынок труда секретарей представлен сегодня такими должностями, как секретарь на телефоне, секретарь-reception; секретарь офиса; секретарь-референт; секретарь-делопроизводитель; офис-менеджер (администратор); секретарь-переводчик; помощник (личный секретарь) руководителя; руководитель секретариата.

Рассмотрим основные должностные обязанности и требования к этим категориям работников.

Секретарь на телефоне. К числу основных должностных обязанностей относятся ответы на телефонные звонки, их переадресация, прием факсов. Секретарь на телефоне должен знать основные правила ведения телефонных переговоров, хорошо владеть речью, уметь пользоваться оргтехникой. Дополнительным требованием является наличие приятного голоса.

В иностранных компаниях и российских фирмах, работающих с иностранными клиентами, похожая по характеру работы должность может называться секретарь-reception. Помимо ответов на телефонные звонки, в е обязанности входит встреча клиентов, организация переговоров. Одним из основных требований к кандидатам на данную вакансию является знание иностранного языка на хорошем разговорном уровне.

Секретарь руководителя (офиса) выполняет довольно значительный объем обязанностей: прием телефонных звонков, встреча клиентов, ведение делопроизводства, снабжение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. Секретарь руководителя должен знать систему документационного обеспечения управления, деловой этикет, уметь пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами.

К числу должностных обязанностей секретаря-референта, помимо перечисленных выше, относятся, планирование рабочего времени руководителя, подготовка и организация встреч, выполнение ответственных поручений. В связи с этим секретарь-референт должен хорошо знать сферу деятельности фирмы и ее руководящего состава, уметь работать с информационно-правовыми системами.

В крупных компаниях часто вводится должность офис-менеджера (администратора), в обязанности которого входит решение всех вопросов обеспечения жизнедеятельности офиса (закупка канцелярских товаров и расходных материалов, организация уборки помещений), руководство курьерами и секретарями, контроль за соблюдением рабочего графика и т. д. Офис-менеджер должен знать основы маркетинга, менеджмента, организации производства, уметь организовать работу офиса, подготовить презентации, переговоры. Обязательным требованием являются хорошие организаторские способности.

Должность секретаря-переводчика предусматривается в компаниях, ведущих активную внешнеэкономическую деятельность. Помимо свободного владения иностранным языком от специалиста требуются знание специальной терминологии, умение обеспечивать переговоры, владеть техникой устного и письменного переводов, возможность сопровождения руководителя в загранкомандировках. Обязательным требованием является знание делового этикета.

Помощник (личный секретарь) руководителя осуществляет контроль исполнения поручений, решений, соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, помогает руководителю формировать конструктивные решения, организует встречи и переговоры, осуществляет планирование и организацию рабочего дня руководителя. Помощник руководителя должен владеть знаниями в области менеджмента, документационного обеспечения управления, должен знать основы организации труда, экономики и технологии. Дополнительными требованиями являются психологическая совместимость с руководителем, знание правил этикета.

Должность руководителя секретариата вводится, как правило, в крупных компаниях со штатом секретарей в офисе не менее 5−8. Основными должностными обязанностями являются расстановка, организация, координация работы секретарей и контроль за их деятельностью. В некоторых компаниях должностные обязанности руководителя секретариата частично совмещены с функциями администратора (офис-менеджера).

В последние годы в условиях новых экономических и социальных реалий стали формироваться интегрированные требования к секретарям. Фактически многие работодатели начинают предъявлять к работникам требования международных профессиональных стандартов. Основой профессиональных стандартов в Европе и США является стандарт ИСО-9000 — на нем базируются системы управления качеством, в центре которых стоит сертифицированный работник.

Каждая квалификационная характеристика, включенная в справочник, является нормативным документом, регламентирующим содержание выполняемых работником функций.