Следует отметить, что внедрение автоматизации дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:
прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
укрепление исполнительской дисциплины;
снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).
На рисунке 8 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой.
Рис.
8. Преимущества электронного документооборота Многие из существующих автоматизированного документооборота позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии автоматизации часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т. п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.
При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.
Для того, чтобы выбрать программу для электронного автоматизации рассмотрим наиболее популярные отечественные разработок в области автоматизации документооборота и делопроизводства.
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Босс-Референт, Гран
Док, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
Заключение
Информационное обеспечение является одной из важнейших составляющих системы государственного и муниципального управления.
Грамотный подход к решению этого вопроса позволяет качественно улучшить сам процесс управления, что, в конечном итоге позволяет более эффективно использовать местные ресурсы, снимать социальную напряженность в обществе, повышать доверие населения к власти.
В связи с этим в настоящее время необходимо комплексно ставить и решать вопросы информационного обеспечения, для координации развития информационного поля разрабатывать концепции развития на всех уровнях от федерального до муниципального.
Такой подход является необходимым условием для устойчивого развития муниципальных образований, эффективной реализации органами местного самоуправления своих полномочий.
Делая выводы, необходимо сказать следующее:
1. Не на федеральном, не на областном уровне на сегодняшний день нет единого подхода к вопросам развития информационного пространства страны и регионов.
2. На сегодняшний день отсутствие единой правовой и семантической базы позволяет существовать огромному количеству дублированной информации, что чрезвычайно усложняет и запутывает поиск и обработку необходимых данных.
3. Положительным является то, что городские власти, поняв необходимость информационного обеспечения своей деятельность, делают необходимые шаги в этом направлении.
Представленная выше работа написана на тему «Роль и место информации в государственном управлении» на примере УСЗН и содержит 37 листов текса с 4-мя таблицами и 7-ю рисунками. Целью данной работы являлось излучение системы информационного обеспечения УСЗН, принятых в организации, и разработка рекомендаций по её совершенствованию.
В курсовой работе были решены следующие задачи:
проработка и подготовка теоретических основ системы управления информацией с целью обеспечения комплексного и систематического подхода к ее решению;
систематизация изученных методологических подходов анализа процесса управления информационной системой;
всесторонний анализ системы управления в УСЗН.;
выявление организационной структуры в УСЗН, положительных моментов и резервов ее совершенствования.
Конституция РФ Об основах государственной службы в Российской Федерации: Федеральный закон от 31 июля 1995 года № 119-ФЗ//Собрание законодательства РФ.-1995. № 31.-Ст. 2990.
Об утверждении перечней государственных должностей федеральной государственной службы: Указ Президента Российской Федерации от 3 сентября 1997 года № 981//Собрание законодательства РФ.-2007.-№ 36.-Ст.
4129.
Адамчук В.В. и др. Государственное управление. М.: Норма, 2000.
Волгин Н. А. Современные модели оплаты труда: методика и рекомендации по внедрению. -М., Высшее образование, 2002 — 214 с.
Генкин Б. М. Экономика и социология труда. Учебник для вузов. — М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА. М, 2007 — 384 с.
Генкин Б. М. Экономика и социология труда. М.: Инфра — М, 2008.
Государственная служба: Теория и организация: Курс лекций/Под ред. Е. В. Охотского.
Ростов н/д: Феникс, 2008.-640 с.
Грязное А. Я. Основы организации и оплаты труда. М.: Инфра — М, 2003.
Дракин В. И., Корсаков-Богатков В. С. Некоторые аспекты автоматизации управления организационными системами // Электронизация народного хозяйства. М., 1988. № 2.
Информационное и техническое обеспечение верхней палаты // Этнополи-тический вестник. М.: Славянский диалог. 2006. № 2.
История государственного управления в России. М.: Закон и право, 2007.
Кибанов К.И. «Управление персоналом организации». М.: Инфра — М, 2004
Книга работников кадровой службы: Учебно-справочное пособие/Под ред. Е. В. Охотского.
М.: Экономика, 2008.
Копылов В. А. Информационное право. М.: Юристъ, 2007.
Корсаков-Богатков В. С. Методологические основы автоматизации управления в организационных системах // Технико-экономическая информация. Серия АСУ. М., 1987. № 2.
Костин Л.А. «Справочник по трудовым ресурсам». М.: Инфра — М, 2004
Костюков Н.И. и др. Организация, нормирование и оплата труда. Р.-на-Д. 2003.
Никитов В. А. и др. Информационное обеспечение государственного управления/ Авт.: Никитов В.
А., Орлов Е. И., Старовойтов А. В., Савин Г. И.; Под ред. Ю.
В. Гуляева — М.: Славянскийдиалог, 2000.
Никитов В. А., Орлов Е. И. Информатизация государственно-правовой сферы // Научно-техническая информация. Сер. 1. 2008. № 3.
Никитов В. А., Орлов Е. И. Информационное обеспечение государственного управления. Доклад на шестой Всероссийской конференции «Проблемы законодательства в сфере информатизации» 22 декабря 2008 г. Тезисы докладов. М., 2008.
Никитов В. А., Орлов Е. И. Информационно-правовое обеспечение государственного управления. Доклад на Всероссийской конференции «Правовые проблемы информационного общества». 5—7 октября 2007 г., г. Москва // Научно-техническая информация. Сер.
1. 2007. № 8.
Орлов Е. И. Единая система операций государственного управления // Информационные ресурсы России. 2000. № 1.
Орлов Е. И., Белов Г. В. Единое информационное пространство СНГ // Информационные ресурсы России. 2003. № 4.
Орлов Е. И., Жиров М. В., Сундатова О. Ю. Новые информационные технологии в парламентах // Информационные ресурсы России. 2006. № 6.
Петров А. В. Информационное обеспечение перехода России на модель устойчивого развития // Проблемы информатизации. 2007. № 4.
Пикулькин А. В. Система государственного управления. М.: Закон и право, 2007.
Савин Г. И. Системное моделирование сложных процессов. М.: ФАЗИС, 2007.
Савин Г. И., Краснощекое П. С. Исследование операций и проблемы проектирования систем // Автоматизация проектирования. 2007. № 4.
Старовойтов А. В. Создается Российская телекоммуникационная система // Вестник связи. Министерство связи. 2004. № 1.
Эффективность государственного управления: Пер. с англ. Фонд «За экономическую грамотность» // Российский экономический журнал. М., 2008.
Приложение 1
Уважаемый сотрудник!
Просим Вас ответить на вопросы анкеты, результаты которой будут использованы в обобщенном виде для исследования проблемы «Информация в управлении». Опрос анонимный. Чтобы заполнить анкету, отметьте тот вариант ответа на вопрос, который совпадает с Вашим мнением, либо напишите ответ сами, если он не приводится.
АНКЕТА
Какую роль, по-вашему, играет техническое и технологическое обеспечение в системе управления?
Очень важную Важную Маловажную Совсем не важную
Как Вы относитесь к появлению современных информационных технологий и технических средств?
Положительно Нейтрально (все равно) Отрицательно Что может являться причиной неэффективного использования технических средств в управлении?
Несовершенство техники (нет комплектности),
Нет квалифицированных кадров для работы с техникой, Нет особой необходимости в использовании техники, Приверженность традиционному подходу среди управленцев.
Другое______________________________________________________________________________
Как Вы оцениваете уровень технического обеспечения Вашей работы?
Высокий Средний Низкий Затрудняюсь ответить Как Вы отнесетесь к замене привычной Вам техники на более современную?
Однозначно, положительно Нейтрально (все равно), Скорее, положительно (изменения наверняка принесут пользу),
Отрицательно (я привык работать с прежней техникой) Как часто Вы пользуетесь техническими средствами на работе?
Постоянно, Только при необходимости (если не могу выполнить сам),
Очень редко
Как Вы чаще всего общаетесь с коллегами из других регионов, городов?
С помощью телеграмм, С помощью писем, С помощью телефона/ факса Другое_______________________ С помощью электронной почты _____________________
Какими техническими средствами Вы пользуетесь наиболее часто?
Средства копирования и размножения документации Компьютер Телефон/ факс Принтер Селектор Калькулятор Модем Другое__________________
_______________________
Какие технические средства, кроме названных, Вам еще необходимы в работе? _______________________________________________________________________________________
Обращаетесь ли Вы за помощью к более квалифицированному сотруднику при работе с техническими средствами?
Да, часто, Да, иногда, Да, редко Нет
На каком уровне Вы владеете персональным компьютером?
Начинающий (работа с текстовым и табличным редакторами) Пользователь (то же и работа с Microsoft Office, поиск в сети Интернет, основы программирования),
Специалист, Не умею работать с ПК.
Должен ли человек, работающий с ПК, знать программирование?
Да, обязательно, Да, желательно, Вовсе нет, сейчас этого не требуется
Экономит ли Ваше время использование технических средств в работе?
Да, очень Да, в отдельных случаях, Нет
Сколько времени (в %) уходит у Вас на выполнение второстепенных задач и непосредственно на управленческую деятельность?
Второстепенные задачи_______________ Управленческая деятельность________________
Как изменилось бы это соотношение при отсутствии в Вашем распоряжении необходимой техники?
Второстепенные задачи_______________ Управленческая деятельность________________
Знакомо ли Вам понятие Автоматизированная Система Управления (АСУ)?
Да, Да, что-то слышал, Нет Затрудняюсь ответить
Считаете ли Вы необходимым применение АСУ (в общем)?
Да, обязательно Да, желательно, Нет Затрудняюсь ответить
Применяются ли АСУ на Вашем предприятии (фирме)?
Да, Нет, Затрудняюсь ответить Если на предыдущий вопрос Вы ответили «да», то какие виды АСУ применяются?
Автоматизированные системы управления производством (АСУП),
Автоматизированные системы управления технологическим процессом (АСУТП),
Другое_________________________________________________________________________________
Назовите основные причины применения АСУ?
Сокращение времени, Более эффективная работа, Боязнь «отстать» от других, Другое_____________________________________________________________________________
Каким Вы видите технологическое и техническое обеспечение Вашей работы в ближайшем будущем?
О СЕБЕ:
Ваш пол:
Мужской Женский Возраст:
до 30 лет
30 — 40 лет 40 — 50 лет
50 — 60 лет старше 60 лет Образование:
Высшее___________
Среднее специальное Среднее профессиональное Начальное профессиональное с Приложение 2
Рис. 7. Принципиальная схема взаимодействия структурных подразделений УСЗН в процессе обмена информации.
Адамчук В.В. и др. Государственное управление. М.: Норма, 2000. — с. 154.
Никитов В. А., Орлов Е. И. Информационно-правовое обеспечение государственного управления.
Доклад на Всероссийской конференции «Правовые проблемы информационного общества». 5—7 октября 2007 г., г. Москва // Научно-техническая информация. Сер. 1. 2007. № 8.
Никитов В. А., Орлов Е. И. Информатизация государственно-правовой сферы // Научно-техническая информация. Сер. 1. 2008. № 3.
Корсаков-Богатков В. С. Методологические основы автоматизации управления в организационных системах // Технико-экономическая информация. Серия АСУ. М., 2007. № 2.
Никитов В. А. и др. Информационное обеспечение государственного управления/ Авт.: Никитов В. А., Орлов Е. И., Старовойтов А. В., Савин Г.
И.; Под ред. Ю. В. Гуляева — М.: Славянскийдиалог, 2000. — с. 357.
Костин Л.А. «Справочник по трудовым ресурсам». М.: Инфра — М, 2004
История государственного управления в России. М.: Закон и право, 2007. — с. 36.
Государственная служба: Теория и организация: Курс лекций/Под ред. Е. В. Охотского.
Ростов н/д: Феникс, 2008. с. 40
Информационное и техническое обеспечение верхней палаты // Этнополи-тический вестник. М.: Славянский диалог. 2006. № 2.
ГОСТ Р 1141−98
Санкина Л. В. Быкова Т. А, делопроизводство в коммерческих организациях (на примере АО) М., МЦФЭР, 2005 г
Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г, С.31−36
Савельев А. М. Выбор системы автоматизации делопроизводства и документооборота. Журнал «Делопроизводство и документооборот предприятия» № 4 2004 г, С.31−36
