Информационные процессы и классификация источников информации

Контактная информация Университет в Web

На нынешнем этапе информационная система СПбГПУ представляет собой разрозненные подсистемы, эксплуатирующиеся в различных службах университета и, зачастую, не связанные между собой информационными потоками. Эти подсистемы создавались различными группами разработчиков, при использовании различного программного обеспечения (ПО). Вследствие этого они не имеют единого системообразующего начала, что делает крайне сложным процесс интеграции их в единую систему. Недостатком является и то, что одни и те же данные дублируются в различных приложениях. Наиболее часто это — контингент сотрудников, студентов, справочники, причем справочники не согласованы между собой, одни и те же параметры имеют различные коды.

Подсистемы, эксплуатирующиеся в СПбГПУ в настоящее время (название, СУБД):

I. «Кадры сотрудников» (Clipper)

II. Подсистемы учебного комплекса:

" Деканат" (FoxPro)

" Учебная часть" (FoxPro)

" Абитуриент" (Clipper)

" Расчет нагрузки и штаты кафедры" (FoxPro)

III. Подсистемы бухгалтерского учета:

" Учет и начисление заработной платы" (Clipper)

" Учет основных средств" (FoxPro)

" Стипендия" (Clipper)

" Госбанк" (1С Бухгалтерия)

" Главная книга" (1С Бухгалтерия)

" Касса" (1С Бухгалтерия)

" Командировочные расходы" (1С Бухгалтерия)

" Расчеты с организациями" (1С Бухгалтерия)

" Пенсионный фонд> (Clarion)

" Налогоплательщик" (Clipper)

IV. Подсистемы библиотеки (FoxPro):

" Заказ литературы"

" Учет новых поступлений"

" Заказ и подписка на периодические издания"

" Научная обработка литературы"

" Работа с Электронным каталогом"

" Поиск в Электронном каталоге"

" Каталог периодических изданий"

" Рубрикатор НТИ"

Структура управления деятельности вуза Основными видами деятельности СПбГПУ являются: учебная, научная, финансовая, управленческая, хозяйственная и общественная. Организационная структура управления приведена на рис. 1.

Рисунок 1 — Структура системы управления СПбГПУ Информационные потоки Анализ взаимодействия различных подразделений СПбГПУ позволил выделить основные виды потоков информации, которая циркулирует в вузе. На рис. 2 приведены главные из них.

Рисунок 2 — Основные информационные потоки

Информационно-техническая основа ИАС в СПбГПУ.

Программа информатизации.

В 2008 году в СПбГПУ была утверждена Советом университета третья программа Информатизации Университета, в которой приводится общая схема управления информатизацией в вузе, определены пути и средства информатизации учебного процесса и управления вузом.

Телекоммуникации.

СПбГПУ обладает широко развитой инфраструктурой вычислительных сетей, связанных между собой по стандартному протоколу TCP/IP. Все основные подразделения и филиалы СПбГПУ имеют выход в региональную сеть передачи данных. Кроме того, через Центр Интернет корпоративная сеть СПбГПУ имеет выход и мировую информационную сеть INTERNET.

Программное и техническое обеспечение.

В основных подразделениях СПбГПУ стоят персональные компьютеры типа IBMPC с достаточными вычислительными и графическими ресурсами для того, чтобы являться рабочими местами при обмене информацией в рамках будущей ИАС. Все подсистемы ИАС будут ориентированы на иерархическую структуру пользователей — разработчик подсистемы ИАС, пользователи приложений (компонентов ИАС) и операторы (наполняющие информацией банки данных и выдающие необходимые документы) и обычные пользователи, обращающиеся к ИАС за получением справочной информации. Каждая компонента ИАС или ее подсистемы должна быть ориентирована на соответствующие минимальные технические средства для своей работы.

Накопители информационных ресурсов — сервера баз данных, электронных документов, хранилищ данных и т. д. — будут располагаться на мощных вычислительных платформах. Парк компьютеров с достаточными техническими характеристиками уже имеется в СПбГПУ.

3 Совершенствование информационного управления Санкт-Петербургского государственного политехнического университета

Информационная аналитическая система управлением СПбГПУ должна стать естественной составной частью деловых процессов, направленных на обеспечение образовательной и управленческой деятельности университета. Являясь важнейшим элементом жизнедеятельности университета, ИАС должна выполнять определенные функции, связанные с совершенствованием процессов принятия решений в области анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности в СПбГПУ и его филиалах. С помощью системы должны решаться следующие основные задачи:

сбор, обработка и хранение текущей информации, связанной с повседневной деятельностью ВУЗа;

хранение и обработка уже накопленной информации в банках данных;

компьютеризация документооборота ВУЗа;

обслуживание административных подразделений ВУЗа — отдела кадров, бухгалтерии, планово-финансового управления и т. д.;

обслуживание учебных подразделений ВУЗа — учебно-методическое управление, деканаты, кафедры;

обслуживание научно-производственных подразделений ВУЗа;

учет и контроль материальных ценностей;

обеспечение открытого доступа там, где это возможно, к информационным ресурсам ВУЗа;

мониторинг нормативно-правовой информации в области законодательных документов, касающихся жизнедеятельности ВУЗа;

оперативное построение аналитических отчетов, характеризующих состояние образовательной деятельности в СПбГПУ и регионе;

информационная поддержка довузовского образования;

интеграция в единую корпоративную информационную среду Министерства образования России.

Такая система может быть построена только при переходе от локальных систем со своим информационным наполнением к интегрированной информационно-аналитической среде, которая позволит охватить все стороны деловых процессов в ВУЗе, автоматизировать административно-хозяйственную деятельность, управление финансовыми потоками, обеспечить информационную поддержку принятия решений.

Целью создания ИАС является построение автоматизированной системы сбора, хранения и обработки данных о СПбГПУ и его филиалах, необходимой для обеспечения деятельности ВУЗа. Интеграция информационных ресурсов создает условия для оперативного анализа текущей деятельности, повышения качества обучения, демократизации управления вузом, снижения затрат на организацию и управление учебным процессом. Кроме того, создаваемая система позволит на основе анализа деятельности вуза принимать решения, направленные на повышение качества управления вузом.

Принципы построения. В соответствии с требованиями, предъявляемыми к современным информационным системам, создаваемая ИАС должна учитывать ряд важных особенностей:

единая цель разработки и последующего функционирования всей системы;

наличие нескольких, тесно взаимодействующих компонент — подсистем, имеющих свои локальные задачи и цели функционирования;

иерархическая структура связей, обеспечивающая единство и устойчивость функционирования всей системы;

совокупность критериев оценки качества функционирования отдельных компонент и системы в целом, обеспечивающих достижение главных целей создания и последующего применения системы.

Разрабатываемая система ИАС должна опираться на следующие основополагающие принципы:

проектирование системы на основе обобщенной комплексной модели функционирования ВУЗа — что позволит уже на этапе построения логических, информационных и физических моделей подсистем обеспечить комплексное решение основных целей и задач, для которых создается ИАС;

создание единой интегрированной базы данных для всех задач управления в вузе — это позволит избежать ненужного дублирования данных;

применение Internet/Intranet технологий в качестве средства использования информационных ресурсов — что позволит использовать стандартные технологические процессы и программное обеспечение для обмена и обработки данных;

определение типового информационного и программного обеспечения — что позволит наметить определенный стандартный набор приложений с которыми придется работать как разработчику системы, так и конечному пользователю;

открытость системы для разработки новых приложений — это позволит определить единый интерфейс взаимодействия всех компонент системы;

поэтапный переход с уже действующих разрозненных подсистем к единой глобальной системе — это обеспечит плавное развитие и становление новой системы;

объединение уже существующих и будущих документов на основе единого электронного документооборота — это даст возможность связать все компоненты новой системы и уже работающие подсистемы в единое информационное пространство;

использование современных средств анализа информации, таких как статистические и геоинформационные системы — это позволит проводить качественный всесторонний анализ деятельности вуза в целом;

использование современных технологий проектирования и отладки системы, например таких, как CASE-технологии корпорации ORACLE — это даст возможность использовать различные группы разработчиков, связанных между собой едиными правилами и методами создания системы и использующих один репозитарий для проектирования;

использование кадрового потенциала, сетевой и организационной инфраструктуры ВУЗа, созданных на этапе реализации различных программ министерств и благотворительных фондов;

консолидация средств из различных источников финансирования, привлечение к сотрудничеству заинтересованных лиц, фирм, фондов и т. д.

При создании информационной системы, формировании архитектуры, выборе компонент и формализации связей между ее составными частями при системном проектировании следует учитывать ряд требований:

архитектура информационной системы должна соответствовать текущим и перспективным целям, а так же функциональным стратегическим задачам создаваемой системы;

в структуре и компонентах следует предусматривать обеспечение максимально возможной сохранности инвестиций в аппаратные и программные средства, а также в базы данных при длительном развитии сопровождении и модернизации информационной системы, ПС и БД;

для обеспечения перспективы развития информационной системы следует предусматривать возможность интеграции вычислительных компонент и мобильность приложений на различные аппаратные и операционные платформы на основе концепции и стандартов открытых систем;

архитектура ИАС должна быть достаточно гибкой и допускать относительно простое без коренных структурных изменений, развитие и наращивание функций и ресурсов системы в соответствии с расширением сфер и задач ее применения;

необходимо обеспечить эффективное использование ресурсов информационной системы и минимизировать интегральные затраты на обработку данных в типовых режимах ее функционирования с учетом текущих эксплуатационных затрат и капитальных вложений в создание ИАС;

должны быть обеспечены безопасность функционирования комплекса программ и надежная защита данных от ошибок, от преднамеренного разрушения или потери информации, а также авторизация пользователей, управление рабочей загрузкой, резервированием и оперативным восстановлением функционирования ИАС;

следует обеспечить комфортный, максимально упрощенный доступ конечных пользователей к управлению и результатам функционирования ИАС на основе современных графических средств и наглядных пользовательских интерфейсов.

Требования к интерфейсу пользователя. Все подсистемы разрабатываемой ИАС должны придерживаться общего интерфейса при работе с пользователем. Для этого необходимо согласовать:

правила оформления экранов (шрифты и цветовая палитра), состав и расположение окон и элементов управления;

правила использования клавиатуры и мыши;

правила оформления файлов помощи;

перечень стандартных сообщений;

правила обработки реакции пользователя.

В качестве основного системного интерфейса предполагается использовать:

стандартный графический интерфейс операционной системы MSWindows на местах разработчиков и администраторов подсистем;

Web-интерфейс на местах основных пользователей системы.

Требования к документации. В процессе проектирования ИАС должны определяться стандартный состав и структура технологических и эксплуатационных документов для поддержки всего жизненного цикла (ЖЦ) ИАС. Эти документы должны соответствовать международным стандартам ISO 12 207 и ISO 9000−3.

Набор необходимых документов и их структура приведена в приложении.

Документация на всех этапах разработки любой из подсистем должна удовлетворять следующим требованиям:

однозначность — документ должен быть написан в терминах, которые допускают единственную интерпретацию, уточненную, если необходимо, соответствующими определениями;

полнота — документ должен включать необходимые требования и/или описательные материалы, определять ответную реакцию для всего диапазона допустимых входных данных, сопровождаться необходимыми пометками;

верифицируемость — документ может быть проверен на корректность инструментальным средством;

согласованность — документация обязана быть без противоречий внутри себя и между своими компонентами, а также человеком;

модифицируемость — документация должна быть структурированной и иметь такой стиль, что изменения могут быть выполнены полно, согласованно и корректно без нарушения общей структуры программного комплекса и баз данных.

Архитектура будущей ИАС. При проектировании системы в качестве базовых технологий должны быть выбраны:

Internet/Intranet — технологии;

Технологии реляционных баз данных;

Технологии хранилищ данных;

CASE — технологии;

CDS — технологии;

WWW — технологии.

Ядро системы должны составлять две базы данных — интегрированная база данных (ИБД), реализованная средствами СУБД Oracle, и база данных документов (БДД), реализованная под управлением системы LotusNotes/Domino. Эти базы данных организуют единое хранилище данных для всей системы. Сервера, поддерживающие ИБД и БДД, должны быть включены в единую сетевую инфраструктуру ВУЗа и обеспечены высокоскоростными технологиями передачи данных. Сервера единого хранилища данных должны обслуживать запросы серверов приложений, реализующих функционирования различных подсистем, и WWW — серверов, обслуживающих информационные запросы пользователей. Пользователи ИАС получают доступ к информационным ресурсам и функциям системы посредством запросов к серверам приложений или через Web-интерфейс стандартного браузера. Рабочие станции потребителей информационных ресурсов ИАС могут находится где угодно — связь с серверами осуществляется на основе Internet-технологий.Архитектура системы представлена на рис.

3.

Рисунок 3 — Архитектура ИАС Структура будущей ИАС определяется сложившейся в СПбГПУ структурой управления деятельностью вуза (рис. 1) и структурой управления филиалами (рис. 4). Все подсистемы, которые должны функционировать в филиалах, аналогичны подсистемам головного вуза.

Рисунок 4 — Структура системы управления филиалами

Перечень основных подсистем.

Ниже приводятся примерные схемы структуры основных подсистем разрабатываемой ИАС. Условные обозначения на схемах:

Автоматизированные рабочие места, уже функционирующие в подразделении

Таблицы базы данных Рисунок 5 — Структура ПС «Учебная часть»

Рисунок 6 — Структура ПС «Деканат»

Рисунок 7 — Структура ПС «Научное управление»

Рисунок 8 — Структура ПС «Отдел кадров»

Рисунок 9 — Структура ПС «Планово-финансовое управление»

Рисунок 10 — Структура ПС «Бухгалтерия»

Интеграция подсистем Все подсистемы будущей ИАС предполагается интегрировать на основе трех основополагающих принципов:

использование данных из общего хранилища данных (интегрированная БД плюс БД документов) с разграничением прав доступа на уровне пользователей и отдельных приложений (отдельных показателей);

использование общих справочников;

обмен информацией между подсистемами на основе единого электронного документооборота посредством специально сформированных документов, включающих в себя на ряду с телом самого документа присоединенную метаинформацию о типе документа, его свойствах и средствах его обработки.

Ниже приводятся схемы общих основных ресурсов для использования различными подсистемами:

Рисунок 11 — Подсистемы, использующие таблицы базы данных «Студенты»

Рисунок 12 — Подсистемы, использующие таблицы базы данных «Сотрудники»

Рисунок 13 — Общие ресурсы различных отделов Рисунок 14 — Общие ресурсы различных отделов

Таким образом, большинство функционирующих в вузах информационных систем для принятия управленческих решений носят фрагментарный (лоскутный) характер;

не обеспечивают комплексную поддержку принятия управленческих решений;

архитектурно и технологически слабо приспособлены для адаптации к изменяющимся условиям функционирования;

не соответствуют требованиям открытости;

не ориентированы на информационные потребности студентов, преподавателей, сотрудников вуза и иных заинтересованных лиц;

не имеют средств, обеспечивающих интеграцию в единую распределенную информационную систему Министерства образования, а также взаимодействие вузов с Министерством образования Российской Федерации.

Реализация адекватных современным условиям функциональных и организационных моделей для систем управления вузом невозможно без соответствующей концепции системы информационной поддержки, которая должна отражать и опираться на информационно-аналитический характер системы;

на современные сетевые информационные технологии, собственно компьютерные сети, соответствующие инструментальные программные средства и т. д.

Успешности реализации и внедрения системы способствует:

готовность к информатизации подразделений вуза;

опыт, накопленный по эксплуатации локальных подсистем, реализованных на базе персональных СУБД;

неудовлетворенность руководителей и сотрудников подразделений трудоемкостью расширения состава решаемых задач;

неудовлетворенность руководителей вуза отсутствием средств автоматизированной интеграции данных разных подсистем;

выросшие потребности студентов и преподавателей в информации о ходе учебного процесса на всех этапах.

Заключение

Одним из важнейших направлений информатизации является разработка и применение ИТ. Древнегреческое слово «технология» в век информации приобретает почти диаметрально противоположный смысл. Содержательная сторона современных технологий в основном определялась исключительно визуально-чувствительными восприятиями результата ручного или машинного производства.

Век космоса и информации приблизил человечество к изучению и освоению информационных процессов и созданию, таким образом, неотехнологий, в основе которых лежат микроинформационные закономерности взаимоотношений, взаимосвязей, взаимодействий, взаимозависимостей и взаимопревращений элементарных частиц, атомов, молекул, клеток и микроорганизмов.

Созданы ИТ людьми исходя из потребностей человеческого сообщества в своей непосредственной деятельности и жизни. Для применения ИТ можно выделить три группы пользователей:

рядовые пользователи — руководители, специалисты по общественным и профессиональным направлениям деятельности. Их цель применения ИТ — повышение эффективности переработки информации для ускорения принятия решений;

оперативно-управленческий персонал — секретари, делопроизводители, референты и т. д. Их цель применения ИТ — подготовка и структурирование информации для последующего ее анализа и синтеза;

эксплуатационно-обслуживающий персонал — инженеры-наладчики, программисты, администраторы сетей, БД. Их цель применения ИТ — обеспечение работоспособности информационных систем (ИС) или ИТ.

Комплексная информационная аналитическая система управления СПбГПУ — это совокупность технических и программных средств вуза, реализующих идеи и методы автоматизации. Комплексная автоматизация подразумевает перевод в плоскость компьютерных технологий всех основных деловых процессов организации. И использование специальных программных средств, обеспечивающих информационную поддержку бизнес-процессов, в качестве основы ИАС представляется наиболее оправданным и эффективным.

Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспечение, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений. И, что самое главное, полученный комплекс представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать на лету и дополнять новыми модулями или внешним программным обеспечением.

Информационная система может строиться с применением послойного принципа. Так, в отдельные слои можно выделить специализированное программное обеспечение (офисное, прикладное), систему управления документами, программы поточного ввода документов, а также вспомогательное программное обеспечение для связи с внешним миром и обеспечения доступа к функционалу системы через коммуникационные средства (e-mail, Internet/intranet). Среди преимуществ такого подхода следует отметить возможность внесения изменений в отдельные программные компоненты, расположенные в одном слое, без необходимости коренных переделок на других слоях, обеспечить формальную спецификацию интерфейсов между слоями, поддерживающих независимое развитие информационных технологий и реализующих их программных средств. Причем применение открытых стандартов позволит безболезненно осуществлять переход с программных модулей одного производителя на программы другого (например, замена почтового сервера). Кроме того, послойный подход позволит повысить надежность и устойчивость к сбоям системы в целом.

Список использованных источников

Артамонов В. Н. Информационные системы в экономике.

Челябинск: [б. и.], 2007. — 267 с.

Информатика / Под ред. Н. В. Макарова. — М.: Финансы и статистика, 2007. — 767 с.

Линденбаум М. Д. Надежность информационных систем. — М.: Инфра-М, 2007. ;

317 с Мельников В. П. Информационные технологии. — М. :A cademia, 2008.

— 426 с Могилев А. В. Информатика. — М.

: Академия, 2007. — 842 с.

Перминов С. Б. Информационные технологии как фактор экономического роста. — М.: Наука, 2007. — 194 с.

Попов В. М. Глобальный бизнес и информационные технологии: соврем. практика и рекомендации. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 270 с.

Уткин В. Б. Информационные технологии управления. — М.: Академия, 2008. — 396 с.

http://www.spbstu.ru