Организация информационного обоспечения процессовуправления персоналом на предприятии

Ключевым направлением развития системы программ является развитие нового поколения управленческих и учетных решений на технологической платформе «1С:Предприятие 8» и реализация в них мощной функциональности, предназначенной для организации управления современным предприятием.

Автоматизированная система «1С: Предприятие 8.0» в ООО «ОЛДИ» содержит два прикладных решения:

«Управление производственным предприятием»;

«Зарплата и управление кадрами»: с данным решением работает отдел по управлению персоналом (оформляется кадровая документация, содержатся сведения о персонале, о его перемещении), расчетный отдел бухгалтерии (содержатся сведения о заработной плате, выполняются расчетные операции), составляются служебные записки и оформляются приказы о работе в выходные дни и сверхурочное время.

" 1C: Управление производственным предприятием 8″ является комплексным прикладным решением, охватывающим основные контуры управления и учета на производственном предприятии. Решение позволяет организовать комплексную информационную систему, соответствующую корпоративным, российским и международным стандартам и обеспечивающую финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

Так как ООО «ОЛДИ» предприятие холдинговой структуры общая информационная база охватывает все организации, входящие в холдинг.

«1С: Управление производственным предприятием 8» предоставляет:

— руководству предприятия и управленцам, отвечающим за развитие бизнеса, — широкие возможности анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании для повышения ее конкурентоспособности;

— руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, сбытовой, снабженческой и иной деятельностью по обеспечению процесса производства, — инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям;

— работникам учетных служб предприятия — средства для автоматизированного ведения учета в полном соответствии с требованиями законодательства и корпоративными стандартами предприятия.

В настоящее время специалисты отдела автоматизированных систем управления и канцелярии осуществляют разработку8 «модуля управления документацией, который рассчитан на автоматизацию делопроизводства.

Многие компании1С-франчайзи оказывают комплексные услуги по автоматизации на базе разработанной ею платформы «1С Предприятие». Но в виду высокой их стоимости ООО «ОЛДИ» разрабатывают модуль самостоятельно.

Процесс разработки модуля находится на начальной стадии — регистрации документа и работы исполнителя с документом.

Этапы разработки модуля «Управление документацией"9

Первый этап: процесс разработки модуля начался с создания справочников: «Контрагенты», «Общефирменные документы»

Справочник «Контрагенты» представляет собой единую информационную базу, необходимую для работы с клиентами и организациями, все сотрудники предприятия имеют доступ к справочнику. Подразделения, ответственные за формирование, редактирование и создание контактов — юридический отдел, отдел маркетинга.

Справочник содержит следующие закладки:

— Общие сведения о контрагенте (полное юридическое наименование, сокращенное, банковские реквизиты, город, регион, головная организация);

— дополнительные данные (юридический, фактический и почтовый адрес, сведения о руководителях, контактные телефоны);

— договоры, контактные лица (номера договоров, вид оказываемых услуг и проводимых работ, срок действия договора, статус организации — подрядчик, субподрядчик, ген. подрядчик, наименование подразделения, которое осуществляет работу с данным контрагентом).

Для удобства пользования данным справочником, контрагенты объединены в группы: контрагенты, банки, налоговые органы, государственные органы и бюджетные организации, прочие.

Справочник «Общефирменная документация» содержит следующие закладки:

— бланки документов;

— документы предприятия (приказы, распоряжения, инструкции, стандарты предприятия и т. д.);

Проект положения об автоматизации документационного обеспечения управления в ООО «ОЛДИ».

— справочники номеров телефонов работников ООО «ОЛДИ»;

— инструкции по работе с системой.

В данный справочник регулярно включают новые закладки и сведения.

Второй этап начался с распределения обязанностей и назначения лиц, ответственных за ведение документооборота в электронном виде в подразделениях.

Третий этап: был автоматизирован процесс создания и регистрации документа, созданы регистрационные карточки документов.

На данном этапе возникли проблемы в работе исполнителей с документами:

И входящие, и исходящие документы находятся в одной закладке, т. е., объединены, и в случае не установления отбора по виду документа при создании новой карточки, проставляются ошибочно регистрационные номера;

регистрационный номер автоматически не проставляется, приходится набирать вручную, что тоже приводит к дублированию, ошибкам и сбою в нумерации;

регистрационная карточка входящего и исходящего документа содержат одинаковые реквизиты и лишние данные, например в исходящих документах: номер контрагента, дата контрагента, что вызывает трудности в заполнении;

нет взаимосвязи документов и регистрационных карточек, например: «в ответ», «во исполнение»;

при регистрации необходимо сканирование, сканеры в большинстве подразделений отсутствуют.

После регистрации документа секретарь (при работе с входящим документом) или лицо, ответственное за делопроизводство устанавливает доступ к данному документу и отправляет по электронной почте исполнителю уведомление о том, что необходимо рассмотреть документ.

Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.

Предложения по организации разработки модуля «Управление документацией»

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.

Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами (Приложение 1), с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.

Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.

Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля — очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «ОЛДИ» — выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.

0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

ГЛАВА 3. ПУТИ УЛУЧШЕНИЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО ОЛДИ ПУТЕМ ВНЕДРЕНИЯ НОВЫХ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ

3.

1.Выявление основных трудностей организации автоматизации документационного обеспечения ООО ОЛДИ

Разработка занимает много времени, реквизиты регулярно меняются. Дальнейшие операции с документами не автоматизированы.

Внедрение должно начинаться с решения организационных вопросов:

Необходимо сформировать рабочую группу по автоматизации делопроизводства из числа специалистов предприятия (директор по экономике и финансам, начальник отдела АСУ, секретарь, делопроизводитель, начальник и инженер отдела управления качеством и стандартизацией) и специалистов, оказывающих консультационные услуги по системе «1С: Предприятие», необходимо назначить ответственных за отдельные виды работ.

Разработать оргпроект с составлением схем и алгоритмов движения документов и работы с документами, с составлением табеля и форм документов. Проводится работа по выявлению типовых управленческих операций, создаются шаблоны. Эти мероприятия позволят грамотно определить исполнителей и ответственных, сократить время на создание регистрационных карточек, справочников, обеспечить взаимосвязь процессов работы с документами.

При разработке алгоритмов необходимо проводить интервьюирование основных пользователей, включая руководителей подразделений.

Необходимо проводить обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях.

После решения организационных вопросов решаются технологические и стоимостные вопросы:

Необходимо сначала разработать модуль, провести «пилотный» запуск технологии и только после положительных результатов вводить в эксплуатацию.

Необходимо оценить затраты по разработке и внедрению модуля, на обучение специалистов предприятия, на оплату консультационных услуг специалистов.

Необходимо приобрести соответствующие технические средства (например, сканеры), обеспечить качественную и бесперебойную работу исполнителей с системой.

Все перечисленные методы позволят рассчитать затраты на разработку модуля «Управление документацией» и эффект от внедрения. Но, как правило, самостоятельная разработка предприятием модуля — очень длительный и дорогостоящий процесс, в результате которого возникают ошибки, в случае которых приходится возвращаться на начальные этапы разработки.

Есть альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «ОЛДИ" — выбрать и внедрить уже разработанный модуль по автоматизации делопроизводства и бизнес-процессов на базе существующей системы «1С: Предприятие» версии 8.

0., известных и зарекомендовавших себя на российском рынке компаний-разработчиков. Это позволит сократить временные и трудовые затраты, к тому же стоимость готового программного продукта не намного выше стоимости разработки.

Для выбора соответствующей системы, модуля или приложения необходимо провести анализ существующих систем, рассчитать затраты и эффективность.

3.

2. Анализ внедрения приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision»

В результате проведенного анализа и оценки программных продуктов, для ООО «ОЛДИ» наиболее оптимальной оказалась система DocsVision приложение «Делопроизводство», которая соответствует основным функциональным требованиям, имеет доступные цены, решает главную проблему на предприятии — проблему отсутствия автоматизации документационного обеспечения управления, а главное имеет шлюз к системе «1С: Предприятие версии 8.0» и решает следующие задачи:

оперативное и качественное формирование документов;

контроль исполнения;

четкая организация хранения, поиска и использования документов (классическая канцелярия и архив);

поточное сканирование и оцифровка документов;

отлаженность работы справочно-информационной службы;

оптимизация деловых процессов и стимулирование эффективной совместной работы сотрудников и подразделений;

поддержка различных программно-аппаратных платформ;

автоматизация одновременной работы большого количества подразделений;

обеспечение эффективного взаимодействия с внешними организациями, доступ к общекорпоративным информационным ресурсам сотрудников территориально удаленных подразделений;

управление процессами обеспечивает возможность реализации процессного управления в организации по стандарту ISO 9001:

2000 (ГОСТ Р ИСО 9001:

2001).

Система DocsVision (До́ксви́жн) — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Решения, создаваемые на базе DocsVision, можно условно разделить на три больших класса:

Электронные архивы документов — систематизированное хранение документов, используемых в работе предприятия, и обеспечение удобного и безопасного доступа сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.;

Делопроизводство — документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий;

Автоматизация бизнес-процессов — автоматизация произвольной последовательности операций, включающей как выполнение заданий сотрудниками, так и взаимодействие с другими системами. Это обеспечивает выполнение бизнес-процессов в соответствии с регламентом, в более короткие сроки, в контролируемом и управляемом режиме. Как правило, в первую очередь автоматизируются ключевые бизнес-процессы деятельности предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции и т. д., а также другие несложные, но многочисленные и рутинные процессы.

Стандартные приложения:

«Делопроизводство» — обеспечивает типичные процессы организации документооборота: регистрацию, рассмотрение, исполнение, подготовку, согласование, хранение документов и т. д.

«Управление процессами» — полнофункциональная WorkFlow система описания и исполнения сложных процессов обработки информации и взаимодействия с информационными системами.

Система DocsVision «Делопроизводство» представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и процессов обработки документов в организации, включая:

Ведение картотеки документов;

создание электронного архива документов компании, ведение номенклатуры дел;

ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;

организацию циклов разработки согласования документов;

организация контроля исполнения документов и заданий;

маршрутизация документов в организации и вне её;

автоматизация разнообразных процессов обработки документов;

организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Ведение картотеки документов Карточки входящего, исходящего и распорядительного документов предназначены для регистрации в системе документов, принадлежащих к соответствующим потокам документов.

Входящие и распорядительные документы являются объектами исполнения и контроля. Для документов данных типов в системе обеспечивается регистрация, хранение, исполнение, контроль и поиск. Исполнение и контроль документов данных типов в системе обеспечивается наложением на них резолюций. В системе данный процесс представлен как связывание карточки документа с одной или несколькими карточками заданий. Задания по одному документу объединяются в единый процесс. Последовательность выполнения заданий может настраиваться по усмотрению автора заданий.

Исходящие документы не подлежат исполнению и контролю. Для документов данного типа обеспечивается регистрация, хранение и поиск.

Регистрация документа заключается в присвоении ему регистрационного номера и формировании регистрационной карточки, в которой содержатся все необходимые сведения для выполнения поиска документа и дальнейшего исполнения поручений по документу.

Все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, подлежат регистрации в системе. В системе могут быть зарегистрированы любые документы независимо от способа получения (в электронном виде или в виде бумажного документа).

Для каждого типа документов в системе предусмотрена своя регистрационная карточка. Внешний вид карточек документов всех типов, назначение и правила редактирования полей карточек подробно рассмотрены в соответствующих подразделах настоящего раздела.

С электронными карточками работает не только служба ДОУ, но и все пользователи системы.

Исполнение документов С документом может быть ассоциировано одно или несколько заданий. У каждого задания, в свою очередь, может быть один или несколько исполнителей. Если у задания несколько исполнителей, то возможны следующие варианты исполнения:

Параллельное исполнение. Одно и то же задание (карточка задания) направляется сразу всем исполнителям. Исполнители выполняют задание по документу одновременно. Каждый исполнитель может редактировать в карточке задания статус его исполнения. На основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно, определяется общий статус задания.

Последовательное исполнение. Задание (карточка задания) направляется первому исполнителю, указанному в списке исполнителей. После того как один исполнитель выполнил задание, оно переходит к следующему исполнителю. Каждый исполнитель во время исполнения задания может редактировать в карточке задания статус его исполнения. Общий статус исполнения задания определяется на основе всех статусов исполнения задания, фиксируемых для каждого исполнителя отдельно. Задание считается завершенным (обладает статусом «Завершено») после того, как оно завершено последним исполнителем.

Помимо исполнения заданий по отдельным входящим или распорядительным документам, в системе предусмотрена возможность создания и исполнения набора заданий, объединенных в процессы.

Процесс может включать одно задание или определять последовательность выполнения нескольких заданий. У каждого задания, включенного в процесс, может быть один или несколько исполнителей. В задании могут быть указаны сроки исполнения, вариант исполнения и ряд других параметров.

Для создания процесса требуется создание карточки процесса и добавление в нее необходимого количества заданий (карточек заданий). Для каждого задания определяются исполнители и варианты исполнения задания:

Параллельный Последовательный Ход исполнения документа / процесса отражается в его регистрационной карточке, содержащей список заданий и текущее состояние каждого задания (на вкладке Задания). Из карточки документа / процесса может быть открыта карточка задания. В карточке задания хранится полная история операций по его исполнению. Для исполнителей и контролера задания могут быть настроены тип маршрутизации задания (способ отправки задания исполнителю). Для каждого исполнителя может быть указана дата отправки по электронной почте напоминания о сроках исполнения задания.

К заданию может быть привязано любое количество произвольных вложений: электронных документов и записей справочников системы.

С заданиями работают непосредственные исполнители, секретарь и делопроизводитель, руководители.

Поиск зарегистрированных документов Поиск документов, зарегистрированных в электронном архиве документов, является важной функцией системы. Сокращение времени, которое затрачивается на поиск документов, является одним из главных преимуществ автоматизированного документооборота.

Система обеспечивает два вида поиска:

1. Расширенный поиск, включающий Полнотекстовый поиск — поиск карточек по строке в тексте карточек документов и/или связанных с документами файлов.

Атрибутивный поиск — поиск карточек по их атрибутам.

Параметрический поиск, являющийся разновидностью атрибутивного поиска, который предоставляет пользователям возможность ввода значений атрибутов (параметров) каждый раз перед выполнением поиска карточек.

Поиск по представлению — выполнение контекстного поиска карточек по ключевому слову или фразе в текущем представлении.

Возможности разных видов поиска облегчают и ускоряют работу секретаря и делопроизводителя по предоставлению своевременной и достоверной информации по запросам; по формированию статистических данных. К тому же каждый пользователь может получить необходимую ему информацию о документах и о процессах исполнения заданий.

Обеспечение конфиденциальности Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DocsVision, обеспечивается следующими возможностями:

контроль и настройка прав доступа на каждый документ/папку (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа) обеспечивает защиту от несанкционированного доступа;

протоколирование всех действий пользователей позволяет быстро восстановить историю работы с документом и проконтролировать такие действия над документом, как просмотр, изменение, выписка копии и пр.

Электронно-цифровая подпись: ЭЦП, реализованная с использованием MS CryptoAPI, позволяет системе интегрироваться с различными системами криптозащиты информации, в том числе с сертифицированными.

С данными функциями приложения работает отдел автоматизированных систем управления, служба безопасности, директор по экономике и финансам.

Системные справочники Необходимы для настройки системы конкретной организации, содержат постоянную информацию (например справочники: виды документов, справочник ссылок, группы дел, виды задач, и т. д.), что обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий.

Справочники предназначены для всех пользователей системы.

3.

3.Оценка затрат при внедрении приложения «Делопроизводство» системы «DocsVision» для управленческой деятельности ООО ОЛДИ

Оценка объема документооборота в месяц:

объем входящих документов — 578;

объем исходящих документов — 348;

объем внутреннего документооборота — 2400;

доля контрольных документов — 116;

среднее число копий — 7160.

Оценка времени на выполнение операций с документами в минутах:

время обработки одного поступившего документа — 6;

время обработки одного отправляемого документа — 8;

время обработки одного внутреннего документа — 4;

время снятия копии с одного документа — 2;

время передачи документа на исполнение — 4;

ведение контроля исполнения документа — 8;

время пересылки документа между структурными подразделениями — 4;

время для подготовки документа для отправки курьером в территориально-удаленные структурные подразделения — 4;

время поиска документов по известным атрибутам — 4;

время поиска документа с неизвестными атрибутами — 8;

время подготовки и согласования типовых документов — 7;

время, затраченное на подготовку типовых отчетов — 8;

формирование документа в дело — 1

Оценка стоимости выполнения типовых операций над документами:

— стоимость рабочего времени сотрудников — 360 руб./день;

— стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами (бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты, транспортные затраты для перевозки документов в территориально-удаленные отделы) — 500 руб./месяц.(Таблица 5)

Таблица 5. Сравнительная таблица затрат на выполнение типовых операций с документами Выполняемая операция Среднее время выполнения до внедрения системы, мин. Среднее время выполнения после внедрения системы, мин Ежемесячное количество операций Суммарные затраты времени до внедрения системы, чел-дни Суммарные затраты времени после внедрения системы, чел-дни Обработка поступившего документа 6 4 578 0,33 0,21 Обработка отправляемого документа 8 3 348 0,26 0,1 Обработка внутреннего документа 4 2 2400 0,9 0,45 Ведение контроля исполнения документа 8 7 174 0,1 0,09 Снятие копии с документа 2 0 7160 1,4 0 Передача документа в структурное подразделение 4 0,5 10 138 4 0,5 Подготовка и согласование типовых документов 7 3 1707 1,12 0,45 Подготовка типового отчета 8 2 115 0,08 0,03 Поиск документа по реквизитам 4 1 480 0,18 0,04 Формирование документа в дело 1 0 1156 0,1 0 Подготовка документа для отправки курьером в территориально-отдаленные подразделения 4 0,5 2170 0,8 0,1 ИТОГО 9,27 1.87

Суммарные затраты времени = (ежемесячное количество операций: 22 раб. дня), получаем количество операций в день * среднее время выполнения операции: 60 часов (перевод в часы): 8 (перевод в дни).

Разница между суммарными затратами времени до внедрения системы и после = 9,27−1,87 = 7.4 чел/дней.

Ежемесячная экономия после внедрения системы автоматизации для службы ДОУ = 7,48* 360= 2692, 800 руб. + 500 руб. = 3192 руб.

Таким образом, несмотря на большие затраты по внедрению приложения, выгоды и пользы для предприятия значительно больше, к тому же система окупается в кратчайшие сроки.

Таким образом, приложение «Делопроизводство» системы автоматизации ДОУ «DocsVision» облегчает, ускоряет и делает проще работу не только подразделений, связанных непосредственно с ведением и организацией делопроизводства, таких как канцелярия, отдел управления качеством и стандартизацией, но и других отделов предприятия, например, юридического отдела, отдела кадров, отдела маркетинга и продаж и др.

Приложение «Управление процессами» обеспечивает удобство оперативной работы с клиентами и потенциальными покупателями, дает оперативный доступ к информации о клиенте и истории взаимоотношений с ним в процессе продаж и маркетинговых мероприятий; позволяет руководителям следить за процессом выполнения заданий.

Приложение позволяет организовать весь процесс документооборота на предприятии в целом, охватывает территориально удаленные управления и участки, что облегчает деятельность работников Канцелярии по передаче документов, а также позволяет отслеживать состояние работы с документами на рабочих местах.

Затраты на внедрение приложения окупаются в короткие сроки, а ежемесячная экономия составляет 3 192 рубля для службы ДОУ ООО «ОЛДИ».

Процесс внедрения системы на предприятии должен быть регламентирован. Персонал должен ознакомиться с соответствующей документацией и пройти обучение. Инструкции, руководства, положения, рекомендации позволят повысить качество работы системы, исключить ошибки в пользовании системой, создать единые правила работы персонала с системой и документами. В результате повышается эффективность и совершенствуется процесс ДОУ.

Заключение

В данной выпускной квалификационной работе в качестве объекта исследования выступало ведущее предприятие в городе Москве — компьютерная дистрибьюторская компания — ООО «ОЛДИ». Исследовался процесс документационного обеспечения управления предприятия, в ходе которого была выявлена основная проблема — неграмотная и неэффективная организация автоматизации делопроизводственного процесса в системе «1С: Предприятие» версии 8.

0.

В результате была определена основная цель исследования — выбор автоматизированной системы, которая интегрируется с «1С:Предприятие» версии 8.

0. и автоматизирует процесс ДОУ.

В первой главе проанализированы теоретические аспекты построения автоматизированной системы управления предприятием.

Во второй главе была дана характеристика структуры и системы управления предприятия, особенностей организации делопроизводства, внедренной в ООО «ОЛДИ» автоматизированной системы «1С: Предприятие версии 8.0» и разрабатываемого модуля «Управление документацией». Были выявлены основные недостатки: модуль разрабатывается медленно; процесс разработки не регламентирован; в работе с модулем возникают регулярные ошибки, что приводит к возврату на начальные этапы разработки; происходит дублирование операций с документами — ведение журналов регистрации в электронном и бумажном виде; модуль не обеспечивает организацию делопроизводства в соответствии с традиционными и типовыми правилами ДОУ.

Были разработаны предложения по организации процесса разработки модуля «Управление документацией» и предложен альтернативный вариант решения проблемы автоматизации ДОУ ООО «ОЛДИ» — выбор и внедрение уже разработанного приложения существующих на российском рынке автоматизированных систем ДОУ.

В третьей главе была дана характеристика приложения «Делопроизводство» «DocsVision» и рассчитана ежемесячная экономия от внедрения приложения для службы ДОУ, она составляет 3192 рубля. Таким образом, затраты на внедрение готового разработанного приложения окупаются в кратчайшие сроки.

Таким образом, были выполнены основные задачи исследования и достигнута поставленная цель.

В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы были разработаны следующий документ: алгоритм обработки распоряжения.

Алгоритм необходим на начальном этапе разработки автоматизированной системы, так как позволяет упорядочить документооборот, разрабатывать правила создания и обработки документов, вносить необходимые сведения об исполнителях, создавать связи между заданиями и регистрационными карточками документов.

Разработанные предложения и рекомендации могут иметь практическое применение в оптимизации деятельности ООО «ОЛДИ»

Список источников и литературы

Нормативно-правовые акты Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

ГОСТ Р. 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Методические пособия и рекомендации Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. ВНИИДАД. 1991.

Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации: зарегистрирована Минюстом России от 05 августа 1993 № 321.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: зарегистрирована Минюстом России от 26 декабря 2000 г. № 2508.

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления: утверждены Постановлением Минтруда от 10 сентября 1993 № 152.

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления: утверждены постановлением Минтруда от 25 ноября 1994 № 72.

Рекомендации по выбору автоматизированных систем документационного обеспечения управления в организациях. М: Россархив, ВНИИДАД, 2003.

Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие/ под ред. А. А. Пестрецова. М, 1998.

Корпоративная система электронного документооборота «DIRECTUM». Руководство пользователя и администратора — DIRECTUM, 2004.

Авдеев В. В. Управление персоналом. — М.: Финансы и статистика, 2009. — 958 с.

Алаверов А. Р. Организация управления персоналом современной организации. — М.: «БДЦ-пресс», 2010.-288с.

Армстронг М. Стратегическое управление человеческими ресурсами. — М.: ИНФРА-М, 2010. — 328с.

Арсеньев Ю. Н. Управление персоналом: модели упр. — М.: ЮНИТИ, 2010. — 287 с.

Гордиенко Ю. Ф. Управление персоналом. — Ростов н/Д:Феникс, 2008. — 346 с.

Егоршин А. П. Основы управления персоналом. — М. :Инфра-М, 2010. — 352 с.

Маслов Е. В. Управление персоналом предприятия. — М.: Юрайт Издат, 2009. — 296 с.

Плешин И. Ю. Управление персоналом. — СПб.: Питер, 2009. — 296 с.

Сельков В. Н. Управление персоналом. — Сыктывкар: [РУК], 2009. — 216 с.

Управление персоналом / Под ред. А. Я. Кибанова, Л. В. Ивановской.

— М.: Экзамен, 2008. — 350 с.

Управление персоналом/Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. — М.: Республика, 2009. — 242 с.

Документы предприятия Стандарт предприятия 01.

02.2002 (с изменениями от 01 октября 2007 г.). Управление документацией в подразделении.

Стандарт предприятия 01.

08.2003

Управление документацией внешнего происхождения.

Должностная инструкция секретаря ООО «ОЛДИ».

Должностная инструкция делопроизводителя ООО «ОЛДИ».

Справочные и периодические издания

А. П.Савельев. Почему системы электронного документооборота мало распространены в России?// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2003, № 2.

Автократов В. Н., Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Основные направления развития документоведения. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. — М., 2005.

Андреева О. Д. Технология бизнеса: маркетинг: Учеб. пособие. — М.: Издательская группа ИНФРА. М — НОРМА, 2007.

Баград М. В. О некоторых методологических вопросах классификации документации. — Ашхабад, 2008.

Банасюкевич В. Д., Пшенко А. В., Сокова А. Н. Вопросы совершенствования отраслевых систем документации и документооборота. ВНИИДАД. — М., 2008.

Благодатских В. А. Экономика, разработка и использование программного обеспечения ЭВМ. — М.: Финансы и статистика, 2005.

Замлинский В. А., Дмитриенко М. Ф., Балабушевич Т. А. и др. Документоведение. Специальные исторические дисциплины: Учеб. Пособие. — К., 2002.

Лихачёв М. Т. Документоведение в системе других наук и отраслей знания. Теоретические проблемы документоведения. ВНИИДАД. — М., 2005.

М. П. Бобылева. Теория и практика электронного документооборота // Журнал «Делопроизводство». 2003, № 2, № 3, с. 15−18.

Малышева Л. Какой контроллинг нужен предприятиям? М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002. № 7−8

Михайловский Н. Архитектура информационной системы, опенка рисков и совокупная стоимость владения. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002,

Новиков И. Практика — критерий истины. М.: Открытые системы. Мир ПК, 2001, № 9

Овчаров Л А. Прикладные задачи теории массового обслуживания. М.: Машиностроение, 1969

Олсон Майкл А. Выбор и реализация встроенных баз данных. М.: Открытые системы. Системы управления базами данных, 2000. № 11

Орехов А.А. Progress V7 в ракурсе открытых систем. М.: Открытые системы. СУБД, 2003, № 2

Отоцкнй Л. Савин А. Семь критериев выбора ERP-систем для России. М: Открытые системы. Открытые системы, 2008, № 4

Панащук С. Проектирование крупных ИС: от панацей к мастерской методов и моделей. М: Открытые системы. Директор ИС. 2008, № 2

Пахчанян А. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. М: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 1

Пелих А. С. Бизнес план или как организовать собственный бизнес. М.: Ось-89, 2008

Пнтеркин С. Поможет ли вашему бизнесу ERP. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2001, № 7

Позин Б. Стандарты и методологии в жизненном цикле программного обеспечения информационных систем. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2001. № 10

Поляков Д. Резервирование данных, или Что делать на случаи катастрофы? М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 10

Поляков К. Ким Е. Особенности информационной структуры торгового предприятия. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 9

Пржнялковский В. Критерии, которые мы выбираем: поучительные итоги одного небольшого опроса. М.: Открытые системы. Директор ИС. 2008. № 5

Пржнялковскин В. В. Абстракции в проектировании БД. М.: Открытые системы. СУБД, 2003, № 1−2

Ривкин М. Новые возможности Oracle 9.

2. М: Открытые системы. Открытые системы. 2002. № 11

Сокова А. Н. Общие принципы построения систем документации. Развитие советского документоведения (1917;1981 гг.). Сб. науч. тр. ВНИИДАД. — М., 2003.

Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД — М., 2007.

Ю. В. Химич. Документооборот в территориально-распределенных подразделениях журнале // Журнал «Делопроизводство и документооборот» 2006, № 9, с. 10−13. 2007, № 7, с. 14−17.

Янковая В. Ф. Документооборот учреждения: анализ понятия и методов совершенствования. М. — 1990.

Роб Армстронг. Семь этапов оптимизации производительности хранилища данных. М.: Открытые системы. Открытые системы. 2002, № 1

Саймон Алан Р. Стратегические технологии баз данных. М: Финансы и статистика. 2009

Слиньков Д. Что там, за ERP-горизонтом? М.: Открытые системы. Директор ИС, 2001. № 7

Советов Б. Я. Яковлев С.А. Моделирование систем. Практикум. М.: Высшая школа. 2009

Современный супермаркет. Учебник по современным формам торговли. М: Издательство Жигульского. Консалт-бюро Современные розничные технологии. 2001

Супер В. Западные интегрированные системы управления предприятием: российские подводные камни. М: Открытые системы. Директор ИС. 2000. J&4

Сюзанна Пэттон Правда о CRM. М: Открытые системы. Директор ИС, 2001. № 11−12

Федосеева Н. Н. Сущность и проблемы электронного документооборота.// Консулььтант

Плюс Кузнецов С. Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Сайты в Интернет

www.DIRECTUM.ru

www.delo.ru

www.ud.ru

www.Oldi.ru

Дмитриев Ю., Краев А. Управление персоналом в современных условиях.-Владимир, Собор, 2006.- стр.

Егоршин А. П. Основы управления персоналом. — М. :Инфра-М, 2010. — 352 с.

Журавлев П. В., Карташов С. А., Маусов Н. К., Одегов Ю. Г.

Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. — М.: Экзамен, 1999. — стр.

254.

Десслер Гари. Управление персоналом: Пер. с англ. — М.: БИНОМ, 1997. — стр. 126.

Егоршин А. П. Основы управления персоналом. — М. :Инфра-М, 2010. — 352 с.

Егоршин А. П. Основы управления персоналом. — М. :Инфра-М, 2010. — 352 с.

Дятлов В. А., Кибанов А. Я., Пихало В. Т. Управление персоналом: Учеб. пособие / Под ред. А.

Я. Кибанова. — М.: ПРИОР, 1998. — стр. 65.

Дятлов В. А., Кибанов А. Я., Одегов Ю. Г., Пихало В. Т. Управление персоналом: Учебник. —

М.: Издат. центр «Академия», 2000. — стр. 132.

Алаверов А. Р. Организация управления персоналом современной организации. — М.: «БДЦ-пресс», 2010.-288с.

Егоршин А. П. Управление персоналом. — Н. Новгород: НИМБ, 1997. — стр. 231.

Гончаров В.В. В поисках совершенства управления: Руководство для высшего управленческого персонала. — М.: МНИИПУ, 1996. — стр. 53.

Управление персоналом/Под ред. Т. Ю. Базарова, Б. Л. Еремина. — М.: Республика, 2009. — 242 с.

Михайловский Н. Архитектура информационной системы, опенка рисков и совокупная стоимость владения. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002,-С.

34.

Поляков К. Ким Е. Особенности информационной структуры торгового предприятия. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 9

Поляков К. Ким Е. Особенности информационной структуры торгового предприятия. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 9

Поляков К. Ким Е. Особенности информационной структуры торгового предприятия. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 9

Михайловский Н. Архитектура информационной системы, опенка рисков и совокупная стоимость владения. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002,-С.

34.

Федосеева Н. Н. Сущность и проблемы электронного документооборота.// Консулььтант

Плюс

Федосеева Н. Н. Сущность и проблемы электронного документооборота.// Консулььтант

Плюс

Федосеева Н. Н. Сущность и проблемы электронного документооборота.// Консулььтант

Плюс

Федосеева Н. Н. Сущность и проблемы электронного документооборота.// Консулььтант

Плюс

Поляков К. Ким Е. Особенности информационной структуры торгового предприятия. М.: Открытые системы. Директор ИС, 2002, № 9

Ривкин М. Новые возможности Oracle 9.

2. М: Открытые системы. Открытые системы. 2002. № 11

Ривкин М. Новые возможности Oracle 9.

2. М: Открытые системы. Открытые системы. 2002. № 11

Советов Б. Я. Яковлев С.А. Моделирование систем. Практикум. М.: Высшая школа. 2009.-С, 23.

Ривкин М. Новые возможности Oracle 9.

2. М: Открытые системы. Открытые системы. 2002. № 11

Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД — М., 2007.

Черешня А. Г. О классификации документов систем управления. Проблемы классификации в архивоведении и документоведении: Сб. науч. тр. ВНИИДАД — М., 2007.

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

Кузнецов С.Л. //" Делопроизводство", 2010, N 3.// Консулььтант

Плюс

www.Oldi.ru

www.Oldi.ru

www.Oldi.ru

Роб Армстронг. Семь этапов оптимизации производительности хранилища данных. М.: Открытые системы. Открытые системы. 2002, № 1

Роб Армстронг. Семь этапов оптимизации производительности хранилища данных. М.: Открытые системы. Открытые системы. 2002, № 1

Экономическая цель

Социальная цель

Производственно-коммерческая цель

Научно-техническая цель

Обеспечение ритмичности поставок продукции или своевременности услуг

Рост объема реализации продукции или услуг

Реализация научно-технической продукции

Обеспечение качества продукции или услуг

Обеспечение перспективных технических характеристик разработок

Удовлетворение потребностей человека как участника трудового процесса

Выполнение функций труда

Цель самореализации человека

Монетарная цель

Социально психологическая цель

Творческий характер труда

Межличностное общение

Оплата труда

Возможность профессионального роста

Условия труда

Дополнительные материальные льготы и стимулы

Социальная безопасность

Должностное продвижение

Социально-психологический климат

Признание заслуг, адекватная оценка труда

Результат: взаимозависимость системы управления персоналом для получения наибольшей прибыли

Удовлетворение потребностей персонала

Прибыль организации