Учет расчетов с подотчетными лицами по зарубежным командировкам

В заявке указывается название и коды организации, сведения о человеке, который едет за границу, и т. д. В банк необходимо принести оригинал и копию заявки. На копии работник банка поставит отметку и вернет ее. После этого банк выдаст валюту. Валюту можно получить только не раньше чем за 10 рабочих дней до отъезда сотрудника за границу. Вместе с деньгами банк выдаст специальную справку по форме N 406 007

Эта справка будет оформлена на имя каждого командированного работника или на имя старшего группы.

Полученную справку и деньги до отъезда работника храните в кассе. Получив справку, сделайте такую запись:

Дебет 006

— получена справка.

Поступление и выдачу справки необходимо отразить в специальном журнале.

Поступление денег отразить такой проводкой:

Дебет 50 субсчет «Валютная касса» Кредит 52

— поступила валюта в кассу фирмы.

Выдачу денег и справки командированному работнику отразить так:

Дебет 71 Кредит 50 субсчет «Валютная касса»

— выданы деньги на командировочные расходы;

Кредит 006

— выдана справка.

Если работник в командировку поехать не смог, то валюту и справку N 406 007 необходимо вернуть в банк. Сделать это надо в течение пяти рабочих дней с момента предполагаемого отъезда.

В бухучете возврат валюты отразить так:

Дебет 52 Кредит 50 субсчет «Валютная касса»

— возвращена валюта в банк.

Курс доллара на день поступления денег в кассу и на день выдачи денег работнику (день возврата валюты в банк) может быть разный. В результате на счете 50 субсчет «Валютная касса» образуется курсовая разница. Её необходимо списать такими проводками:

Дебет 91−2 Кредит 50 субсчет «Валютная касса»

— списана отрицательная курсовая разница;

Дебет 50 субсчет «Валютная касса» Кредит 91−1

— списана положительная курсовая разница.

Необходимо заметить, что отрицательная курсовая разница уменьшает облагаемую налогом прибыль фирмы, а положительная — увеличивает.

5.

5.Отчет перед банком после командировки После того как сотрудник вернется из командировки, он должен составить авансовый отчет и вернуть оставшиеся деньги. На это ему дается 10 календарных дней. К авансовому отчету надо приложить все документы, связанные с поездкой:

— билеты;

— копию загранпаспорта;

— счета за проживание и т. д.

Документы, написанные на иностранном языке, надо перевести. Перевод тоже приложить к авансовому отчету. Неизрасходованную валюту командированный должен вернуть в кассу. Эти деньги надо сдать в банк в течение 10 рабочих дней после их поступления в кассу. Банк продаст неизрасходованную валюту, рубли перечислит на расчетный счет организации. Вместе с валютой в банк необходимо принести такие документы:

— специальный отчет об израсходованной валюте;

— справку N 406 007, которую ранее выдал банк.

Если вы этого не сделать, то будет штраф. Организации придется заплатить от 40 до 50 тысяч рублей, а руководителю или главному бухгалтеру — от 5 до 10 тысяч рублей. В банк надо принести два экземпляра отчета. Один из них останется в банке, а второй вернется в организацию со специальной отметкой.

5.

6.Правила учета заграничных командировок у федеральных, государственных и гражданских служащих

Федеральные государственные гражданские служащие (далее — гражданские служащие) направляются в служебные командировки по решению представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность Российской Федерации) или уполномоченного им лица (далее — представитель нанимателя или уполномоченное им лицо) на определенный срок для выполнения служебного задания (вне постоянного места прохождения федеральной государственной гражданской службы) как на территории Российской Федерации, так и на территориях иностранных государств.

Направление гражданского служащего в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации производится по правовому акту (приказу, распоряжению) представителя нанимателя или уполномоченного им лица без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Особенности командирования отдельных гражданских служащих за пределы территории Российской Федерации устанавливаются законодательством Российской Федерации.

При направлении гражданского служащего в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации суточные выплачиваются в иностранной валюте в размерах, устанавливаемых Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

За время нахождения гражданского служащего, направляемого в служебную командировку за пределы территории Российской Федерации, в пути суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок на территории иностранных государств нормативными правовыми актами Российской Федерации.

При следовании гражданского служащего с территории Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте гражданского служащего.

При направлении гражданского служащего в служебную командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется гражданский служащий.

При направлении гражданского служащего в служебную командировку на территории государств — участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном, как при командировании в пределах территории Российской Федерации.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению представителя нанимателя или уполномоченного им лица при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Гражданскому служащему, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату суточных, устанавливаемой Правительством Российской Федерации.

В случае если гражданский служащий, направленный в служебную командировку на территорию иностранного государства, в период служебной командировки обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, направляющая сторона выплату суточных в иностранной валюте не производит. Если принимающая сторона не выплачивает указанному гражданскому служащему иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает ему суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов указанной нормы.

Расходы по найму жилого помещения при направлении гражданских служащих в служебные командировки на территории иностранных государств возмещаются по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами, но не превышающим предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения при краткосрочных служебных командировках на территории иностранных государств, устанавливаемые Министерством финансов Российской Федерации по согласованию с Министерством иностранных дел Российской Федерации.

Расходы по проезду при направлении гражданского служащего в служебную командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в том же порядке, что и при направлении в служебную командировку в пределах территории Российской Федерации.

Если гражданский служащий специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Чтобы не перевозить крупные суммы денег через границу, вы можете не получать валюту в российском банке, а перевести ее в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Кроме того, работник может расплачиваться за границей расчетной или кредитной банковской картой (п. 2.5 Положения Банка России от 24 декабря 2004 г. N 266-П). Предоставленные по банковским картам деньги необходимо использовать в пределах лимитов, установленных банком либо оговоренных в кредитном договоре.

Заключение

Проанализировав данную тему — учет расчетов с подотчетными лицами, можно сказать следующее. Данная тема имеет огромное значение в настоящее время. Бухгалтера организаций делают очень много ошибок при отражении операций по бухгалтерскому учету по выдаче подотчетных сумм сотрудникам организации на поездки заграницу. Сами работники, не совсем понимая важность бухгалтерского и налогового учета в производственно — хозяйственной деятельности организации, не совсем добросовестно относятся к сбору документов по командировке. Зачастую сам директор организации, не осознавая последствий перед контролирующими налоговыми органами не делает всё по той определенной форме, которая предусмотрена при отражений операций по загранкомандировке.

Типовыми нарушениями при загранкомандировках работников организаций являются:

неправильно рассчитанные суточные при командировке в ту или иную страну;

неправильное отнесение на расходы по операциям, облагаемым налогом на добавленную стоимость и прибыль, расходов по загранкомандировке;

неправильный расчет (при отсутствии необходимых документов) расходов по найму жилья;

неправильный расчет больничных листов при болезни работника, находящегося в загранкомандировке;

неправильная выдача аванса работнику, отправленному в командировку, в том числе и аванса в валюте для загранкомандировки;

неправильно оформленная выдача валюты, в качестве аванса, для загранкомандировки;

неправильно оформленный авансовый отчет после возврата из командировки, и не в сроки, указанные в учетной политике организации;

не по форме произведены расчеты с банком по вопросу покупки валюты для загранкомандировки;

прочие расходы, произведенные работником во время командировки, в том числе и загранкомандировки, оформленные не по правилам бухгалтерского и налогового учета.

И много другое. Все эти ошибки нередко встречаются при ведении бухгалтерского учета в организациях. А также страдает налоговый учет, который приводит к занижению налогооблагаемой базы по прибыли, к неправильному отражению налога на добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц, единого социального налога и других налогов. Мы попытались в этой работе привести примеры различных ситуаций в бухгалтерском и налоговом учете ведения и расчетов с подотчетными лицами по командировкам, в том числе и заграничным. Ссылаясь на нормативные акты, показали каким документом необходимо пользоваться в той или иной ситуации. Рассмотрели порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расчетов с подотчетными лицами по командировкам, в том числе заграницу.

1. Налоговый кодекс Российской Федерации (НК РФ) (с изм. и доп. от 30 марта, 9 июля 1999 г., 2 января, 5 августа, 29 декабря 2000 г., 24 марта, 30 мая, 6, 7, 8 августа, 27, 29 ноября, 28, 29, 30, 31 декабря 2001 г., 29 мая, 24, 25 июля, 24, 27, 31 декабря 2002 г., 6, 22, 28 мая, 6, 23, 30 июня, 7 июля, 11 ноября, 8, 23 декабря 2003 г., 5 апреля, 29, 30 июня, 20, 28, 29 июля, 18, 20, 22 августа, 4 октября, 2, 29 ноября, 28, 29, 30 декабря 2004 г., 18 мая, 3, 6, 18, 29, 30 июня, 1, 18, 21, 22 июля, 20 октября, 4 ноября, 5, 6, 20, 31 декабря 2005 г., 10 января, 2, 28 февраля, 13 марта, 3, 30 июня, 18, 26, 27 июля 2006 г.)

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.)

3. Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изм. и доп. от 29 июня 2004 г., 18 июля 2005 г., 26 июля 2006 г.)

4.Приказ Минфина РФ от 2 августа 2004 г. N 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета» (с изм. и доп. от 12 июля 2006 г.)

5. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 17 мая 2006 г. N 03−03−04/1/469 О порядке учета служебных зарубежных командировок работников организаций в целях налогообложения прибыли.

6. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 10 мая 2006 г. N 03−03−04/2/138 О порядке учета в целях налогообложения прибыли расходов сотрудников, направляемых в командировку по территории РФ и заграницу

7. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 6 мая 2006 г. N 03−03−04/2/134 Об учете в целях налогообложения стоимости однократной, трехразовой и годовой виз в том случае, если по сложившимся обстоятельствам командировки не состоялись

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 21 апреля 2006 г. N 03−03−04/2/114 О признании в целях налогообложения прибыли в качестве расходов, связанных с оплатой авиабилетов по тарифу «бизнес-класс», предъявляемых сотрудниками банка в качестве оправдательного документа по служебной командировке

Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 14 апреля 2006 г. N 03−03−04/1/338 О порядке учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль расходов по неиспользованному авиабилету.

10. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 10 марта 2006 г. N 03−05−01−04/54 О порядке налогообложения налогом на доходы физических лиц и налогом на прибыль расходов на командировки.

11. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 28 октября 2005 г. N 03−03−04/2/90 О применении первичных документов для признания в целях налогообложения прибыли расходов, связанных со служебными командировками сотрудников банка.

12. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 1 августа 2005 г. N 03−03−04/1/112 Об отнесении к расходам в целях налогообложения прибыли организаций расходов, связанных с арендой квартиры, которая используется работниками в период их служебных командировок.

13. Письмо Минфина РФ от 22 июля 2005 г. N 03−05−02−03/33 «О налогообложении ЕСН суточных у организаций, применяющих специальные налоговые режимы, и бюджетных учреждений» .

14. Письмо Федеральной налоговой службы от 13 апреля 2005 г. N ГВ-6−05/294 «О налогообложении единым социальным налогом сумм возмещения затрат на проезд и проживание в гостинице» .

15. Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. N 813 «О порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих»

16. Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (с изм. и доп. от 29 июня 2004 г., 18 июля 2005 г., 26 июля 2006 г.)

Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изм. и доп. от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г., 13 мая 2005 г.)

18. Письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 17 мая 2006 г. N 03−03−04/1/469 О порядке учета служебных зарубежных командировок работников организаций в целях налогообложения прибыли.

19.Письмо Минфина РФ от 26 мая 2004 г. N 04−02−05/4/14 «О признании в налоговом учете командировочных расходов»

Письмо Департамента налоговой политики Минфина РФ от 21 января 2004 г. N 04−04−06/11 «О налогообложении суточных»

Письмо МНС РФ от 4 декабря 2003 г. N 03−1-08/3527/13-АТ995 «О налоговых вычетах по НДС при командировках»

22. Письмо банка РФ от 04.

10.93 г № 18. О порядке ведения кассовых операций в РФ.

23. Федерального закона от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле»).

24. Постановления Правительства РФ от 2 марта 2000 г. N 184,

25. письмо от 21 января 2004 г. N 04−04−06/11).

26. Постановления Правительства РФ от 7 июля 1999 г. N 765).

27. Н. В. Абрамова Командировки по России и за рубежом. Главбух. Москва.

2005.

112 стр.

Трудовой кодекс Российской Федерации статья 166.

Налоговый кодекс РФ статья 265 п.2

Трудовой кодекс РФ статья 168. Инструкция № 62 от 07.

04.88 г.

Письмо банка РФ от 04.

10.93 г № 18. О порядке ведения кассовых операций в РФ. П.11

Федеральный закон № 173-ФЗ от 10.

12.03 г. «О валютном регулировании и валютном контроле»

Налоговый кодекс РФ статья 236, пункт 3

Налоговый кодекс РФ статья 264 пункт 12

Налоговый кодекс РФ статья 238 пункт 4. Постановление Правительства РФ от 02.

03.2000 г. № 184,пункт 10

Налоговый кодекс РФ статья 264 пункт 12

Налоговый кодекс РФ статьи:

217 пункт 3 и 238 пункт 1

Письмо Минфина РФ от 21.

01.04 № 04−04−06/11

Налоговый кодекс РФ статьи:

238 пункт 1 и 236 пункт 3

Постановление правительства РФ № 765 от 07.

07.99 г. пункт 10

Указ Президента РФ от 18.

07.05 г.№ 813 «О прядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих».