Информация как главное средство управления

Информация является одним из ресурсов организационной системы. Ее отличие от других видов ресурсов в том, что информация не исчезает в процессе переработки, но изменяет свою полезность. Характеризуется информация формой представления, объемом, периодичностью поступления, частотой корректировки, затратами на получение и хранение.

Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но основными являются:

ранжирование поступающей на фирму информации;

экстренное оповещение менеджеров;

сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

оценка тенденций в состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

контроль за ресурсами через заданные лимиты и темп потребления;

анализ структуры запасов материальных ценностей и финансов;

контроль за движением заказов по подразделениям фирмы;

поддержание справочной системы руководителей;

ведение электронного архива;

поддержание экспертных систем для принятия решений руководителями;

подготовка отчетных и плановых документов;

поддержание системы контроля за исполнением распоряжений;

обработка информации по стандартным алгоритмам;

поддержание электронной почты.

Общедоступные мировые информационные ресурсы представляются, прежде всего по системе Internet. Основные сегменты информации — это базы данных для массового пользователя, профессиональные базы данных. Последние содержат более полную информацию, имеют многоуровневую структуру данных и развитую поисковую систему. Однако их использование требует предварительной подготовки пользователя. Фирма «Dun and Brad-strit» публикует данные о предприятиях, «Invest group» представляет данные о сегментах рынка по странам и регионам мира, «Derwent» ведет информационную базу патентов, IAC специализируется на обзоре научно-производственной информации.

Наиболее полными базами данных по патентам являются Inpadoc и Wpat. I npadoc содержит патенты с 1968 года, опубликованные более чем 50 национальными и международными патентными ведомствами. Происходит еженедельное обновление информации. В базе более 20 млн патентов.

В них указываются библиографические сведения изобретателей и патентообладателей, коды международной классификации, информация о заявке и публикациях. W pat содержит все основные патенты, зарегистрированные с 1963 года. В этой базе данных содержатся публикации патентных ведомств 41 страны, включая заявки, поданные в Европейское патентное ведомство, международные заявки.

Доминирующую роль на рынке профессиональных баз данных играют компании: «Luxis-Nexis», «Questel-Orbit», «WestLaw», «Knigh-Rigger», «Dow Jones/News», «Datatime», «NewsNet». «Questel-Orbit» имеет наивысший рейтинг среди информационных компаний в области предоставления данных, связанных с интеллектуальной собственностью и бизнесом. «Questel-Orbit» — ядро группы компаний «France Telecom Multimedia». Компания стала главным участником проекта Европейского Союза по созданию единого информационного пространства, объединяющего крупнейшие Host-компьютеры Европы. С помощью системы Questel можно провести исследование рынков сбыта товаров и услуг, анализ информации о конкурентах, поиск потенциальных партнеров и инвесторов, поиск новых рынков для научно-технических разработок.

Компания «Lexis-Nexis» является подразделением крупнейшей издательской компании мира «Reed Elisevier Pic». В штаб-квартире этой компании в США работают около пяти тысяч сотрудников. У компании более семисот тысяч подписчиков.

При работе с информационной системой необходимо определить поисковый образ путем идентификации синонимов и описывающих задач терминов. С этой целью используют специализированные словари (электронные) и тезаурусы.

Поиск информации в системе Internet происходит через поисковые узлы. Основными из них являются: Altavista, Yahoo!, Excite, HotBot, Infoseek, Lycos, Magellan, Open Text, Web Crawler, WWW Worm. Для обработки информации в поисковых узлах применяют четыре процедуры: указатели, каталоги, специализированные указатели и мета-индексы. Указатели — это система поиска информации по ключевым словам. Эффективный результат работы через указатели достигается при однозначности ключевых слов. В противном случае запрос дает выходы на десятки и сотни тысяч информационных записей. Каталоги — это иерархическая организация тематической гипертекстовой информации. Данный вариант поиска используют в тех случаях, когда можно достаточно легко сопоставить область сформулированной информационной задачи с имеющимися категориями в тематических каталогах.

Специализированные индексы применяются для поиска объектов, относящихся к данной теме или определенному типу информации. Их используют при решении простых локальных задач в общей задаче поиска информации. Это могут быть индексы поиска информации о городах, групп текущих новостей, адресов электронной почты и т. п. Мета-индексы позволяют усовершенствовать поиск за счет передачи запроса одновременно нескольким поисковым службам, после чего результат упорядочивается в рейтинговый список. Мета-поиск упрощает работу пользователя, но требует большего времени. Все отмеченные способы поиска информации организованы по технологии «вытягивания данных». Следующим шагом развития подобных систем станут способы поиска по технологии «выталкивания данных» — автоматической доставки данных пользователю по заранее сконструированной им схеме.

Заключение

Информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность. Информация является основным условием конкурентной способности организации. Руководителя интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуациях.

Правильность действий руководителя зависит от того, располагает ли он достаточно полной информацией об управляемом объекте. И чем сложнее объект, тем больший объем информации ему необходим для управления.

Назначение информатизации — обеспечить более полное практическое использование знаний, достигнутых во всех областях человеческой деятельности. Она является как бы катализатором научно — технического и социального прогресса. Известное изречение «кто владеет информацией, тот владеет миром» приобретает все более глубокий смысл.

Технической базой информатизации общества является его широкая компьютеризация, и процесс компьютеризации в мире идет активно.

Список литературы

Винер Н. Кибернетика, или управление и связь в живом и машине. М.: Советское радио, 1968.

Глухов В. В. Менеджмент. — СПб.: Специальная литература, 2005.

Иванов А. П. Менеджмент. — СПб.: Издательство Михайлова В. А., 2004.

Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В. В. Дика. — М., Финансы и статистика, 2005.

Корогодин В.И., Корогодина В. Л. Информация как основа жизни. Дубна: Феникс, 2004.

Моисеев Н. Н. Расставание с простотой. М.: АГРАФ, 1999.

Юдин А.П., Козырев А. А. Программно — технические средства информационных технологий. — СПб.: издательство СПбГУТ, 2006.

Моисеев Н. Н. Расставание с простотой. М.: АГРАФ, 1999. С. 98−99.

Винер Н. Кибернетика, или управление и связь в живом и машине. М.: Советское радио, 1968. С.

15.

Корогодин В.И., Корогодина В. Л. Информация как основа жизни. Дубна: Феникс, 2004. С. 11.

Спицнадель В. Н. Основы системного анализа. М.-СПб.: ИД Бизнес-пресса, 2000. С. 76.

Иванов А. П. Менеджмент. — СПб.: Издательство Михайлова В. А., 2004. С. 347.

Информационные системы в экономике: Учебник / Под ред. проф. В. В. Дика. — М., Финансы и статистика, 2005. С. 14.

Глухов В. В. Менеджмент. — СПб.: Специальная литература, 2005. С. 338.

Юдин А.П., Козырев А. А. Программно — технические средства информационных технологий. — СПб.: издательство СПбГУТ, 2006. С. 32.