Системы документации

Все распорядительные документы должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.

Решение — это распорядительный документ, являющийся правовым актом, принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом, советом директоров и т. д.

Распоряжение — распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции.

Указание — распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов.

Приказ — распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, предприятия, учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для решения основных задач, стоящих перед данной организацией.

Поручение — распорядительный документ, издаваемый должностным лицом, для выполнения конкретного задания.

Заключение

Таким образом, знание систем документации способствует рациональной организации документов в производстве, обеспечению сохранности, отбору документов на хранение, установление сроков хранения документов и защите социально-правовых интересов граждан.

Так, системы документации можно разделить по типам:

— функциональный

— производственно-отраслевому.

По срокам хранения:

— постоянно

— более 10 лет

— менее 10 лет.

Для определения сроков хранения документов важнейшим справочным пособием является перечень документов с определением сроков их хранения.

Существуют специальные системы документирования, те которые входят в перечень типовых управленческих документов — бухгалтерские, кадровые документы. Эти группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.

Каждая система документации содержит документы свойственный одной отраслевой системе. Система документации предусматривает максимально полный охват видов и разновидностей документов. Систематизация документов внутри системы характеризуется функциональностью и направлениями деятельности организации данного ведомства.

Знание систем документации важно для правильного отбора документов на хранение, определения сроков их хранения, т.к. документы имеют научное, политическое и историческое значение для РФ.

Список источников и литературы

1. ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

2. ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558.

4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от31.

07.2007 № 1182.

5. Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.

06.2011 № 112.

6. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержден Комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации, введен в действие 01.

07.1994.

ГОСТ Р 51 141−98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998. С.

2.

ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.

08.2010 № 558.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры России от31.

07.2007 № 1182.

Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержден приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 09.

06.2011 № 112.

Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержден Комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации, введен в действие 01.

07.1994.