Система мер по обеспечению сохранности архивных документов

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составлены постеллажные топографические указатели. Карточки постеллажного топографического указателя составлены на каждый стеллаж и расположены по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения. Карточки пофондового топографического указателя составлены на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки. Проверка наличия и состояния документов проводится один раз в 5 лет. До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел, количества листов). Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки; листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. По окончании проверки фонда листы проверки включаются в дело данного фонда. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

По окончании проверки наличия и состояния документов по каждой описи в конце описи после заверительной надписи делается запись «проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается проводившими проверку работниками с указанием их должностей. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их розыск. Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия дел. Выводы по главе 2 В данной главе раскрываются методики обеспечения сохранности архивных документов. В целом подход к хранению документации состоит из комплекса мер по созданию материально-технической базы для хранения документов и мер по обеспечению режима сохранности, который включается в себя требования к световому режиму, температурно-влажностному, санитарно-гигиеническому, охранному и т. д. Применение всех вышеуказанных мер в комплексе позволяет обеспечивать оптимальный режим сохранности архивной документации. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится 1 раз в 5 лет. Глава 3 — Методика хранения архивной документации на цифровых носителях

Одной из главных задач, стоящих перед архивами, является обеспечение сохранности архивных документов. Развитие компьютерных технологий таких, как преобразование различных видов информации (документы на бумаге, фоно, фото, видео и кино) в цифровую форму и запись больших объемов цифровой информации на носители, предоставило возможность хранения архивных документов в цифровом виде. Один из перспективных путей — хранение архивных документов на оптических дисках. Данные рекомендации посвящены выбору оптических дисков для долгосрочного хранения архивных документов. При этом авторы ограничиваются рассмотрением наиболее широко используемых на практике носителей таких, как CD-R и DVD-R/+R.Необходимость решения задачи вызвана тем, что качество носителей, представленных на рынке, лежит в широких пределах. Критерием качества является время сохранности информации на носителе. Информация, предоставляемая продавцами, не является достаточной для разумного выбора дисков, обеспечивающих надежное долгосрочное хранение информации. По данным опубликованным ассоциацией OSTA (OpticalStorageTechnologyAssociation):─ По существу все CD-R обеспечивают время хранения информации больше 15 лет.─ Только 47% однократно записываемых DVD обеспечивают время хранение больше 15 лет. Некоторые марки — 1,9 года. Анализ литературы и предложений фирм, действующих в области информационных технологий, показывает, что в настоящее время существует пять основных решений для долговременного хранения информации в цифровом виде.

1. Использование оптических дисков CD и DVD.

2. Использование специальных носителей.

3. Использование цифровой магнитной ленты.

4. Использование жестких дисков.

5. Использование специальных программно-технических комплексов. Для архивных данных в зависимости от их ценности могут создаваться одна или несколько резервных копий на различных типах носителей. Учитывая большие объемы архивируемой информации и необходимость одновременного обслуживания многих клиентов сети, на первый план выходит требование низкой стоимости хранения больших объемов данных и возможность произвольного доступа к файлам. Наиболее эффективным решением для хранения электронного архива являются носители, основанные на современных CD/DVD технологиях, обеспечивающих произвольный доступ к данным и огромный объем хранимой информации. Накопители на оптических дисках по своим характеристикам полностью соответствуют требованиям к организации архивного хранения данных: сохранность информации; аутентичность (неизменность) данных; быстрый поиск и прямой доступ к информации; доступность информации (возможность прочитать её) через много лет. При этом сами носители энергонезависимы и не подвержены влиянию электромагнитных полей. Оптические архивные накопители способны хранить информацию много лет без риска ее повреждения. Несмотря на то, что многие производители различных устройств архивного хранения данных (в том числе RAID и TAPE) декларируют возможность записи с соблюдением стандарта WORM, единственным носителем, который полностью отвечает данному стандарту, являются накопители на оптических дисках (CD/DVD дисках).

Это объясняется тем, что только оптические диски позволяют исключить перезапись информации на физическом уровне, т. е. при записи информации на оптический носитель изменяется структура поверхности диска, что полностью исключает изменение или уничтожение записанной информации. Стандарты оптических носителей совместимы между собой: CD-диск читается и на современных DVD-приводах, и на новейших BLU-RAY дисководах. Существующие форматы и правила разработки будущих форматов гарантируют, что оптический диск будет читаться и через десятилетия. Высокая скорость передачи данных обеспечивает оперативный доступ к данным. Архивный накопитель на оптических дисках позволяет найти любой хранящийся документ в пределах 5−6 секунд. Благодаря надежности оптических накопителей их можно использовать для организации offline-хранения информации с целью увеличения объема оптической библиотеки или для создания резервных/страховых копий данных. Оптические диски могут безопасно храниться в офисных условиях много лет, не требуя никакого технического обслуживания. Кроме того, оптический диск с данными можно прочитать в обычном приводе, используемом в рабочих станциях. В качестве примера системы хранения данных на оптических дисках рассмотрим характеристики системы «Библиотека LVD JVC MC-8600LU» для 600 DVD. Библиотека может оснащаться различными типами внутренних носителей (в т.ч. перезаписываемыми). Среди особенностей — инновационное решение для работы с двухсторонними (double-sided) DVD дисками «FlippingontheFly». Специальная конструкция корпуса библиотек MC-8000 серии обеспечивает надежное и продолжительное хранение информации. Устройство работает со всеми типами файлов: от текстовых до видео, поддерживает все международные стандарты CD и DVD носителей (readonly, DVD/CD-R — WORM, DVD-RAM).

Механизм системы обеспечивает быстрый доступ к информации с минимальным ожиданием, а конфигурация носителей позволяет одновременно производить несколько операций чтения / записи. Это позволяет использовать JVC MC-8000LU в любых сферах — для хранения документов или архивов, аудио и видео, электронной почты. Система позволяет проводить модернизацию до Blu-ray системы, имеет систему пылезащиты и механизм очистки воздуха, а также устройство переворачивания дисков и принтер для печати на дисках. Выводы по главе 3Проведенный обзор существующего опыта решения проблем долгосрочного хранения информации на цифровых носителях показал, что оптические диски, основанные на CD/DVD технологии полностью соответствует требованиям организации архивного хранения данных. Заключение

В данной курсовой работе рассмотрены общие требования к порядку обеспечения сохранности архивных документов. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск. Порядок расположения документов в архивохранилище определяется планом (схемой) их размещения. Все помещения архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются постеллажные топографические указатели, а при большом количестве фондов пофондовые топографические указатели. Топографические указатели составляются в карточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т. д.) снабжается ярлыком, на котором указываются название и номер архивного фонда, а также номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке. Надписи на ярлыках исполняются типографским способом, тушью или специальными черными водостойкими чернилами. Допускается использование штампов и других аналогичных средств. В результате работы над курсовым проектом изучено:

нормативно-методическая литература, отраслевые стандарты, правила и инструкции, регламентирующие условия хранения документов на традиционных и технотронных носителях;

— опыт основных научных и методических центров в области обеспечения сохранности документов;

— основные существующие методикихранения архивных документов;

— принципы отнесения документов к категории «архивные»; - перспективы и проблемы обеспечения сохранности и организации хранения документов;

— современная литература по методике обеспечения сохранности документов;

— современный уровень развития архивного дела в вопросах обеспечения сохранности документов в России и за рубежом.

способы осуществления организации помещения архивохранилища в соответствии с требованиями стандартов к условиям хранения документов;

— способы осуществления контроля за сохранностью документов в процессе их использования и проверки наличия и состояния документов архива; контроля за физико-химической сохранностью документов.

Список литературы

Алексеева Е. В. Архивоведение: Учеб.

пособие. — М., 2004

Буркович Г. Опыт микробиологических исследований по защите документов от биологических повреждений, проводимых Белорусским гоударственным архивом кинофонодокументов.// Архивы и делопроизводство. — 2007 .- № 1. — с.74−78.Действующее законодательство об архивном деле/ Под. Ред. П. П. Пустынцева, Г. Г. Лисициной.

СПб. 2002. 542 с. Крайская З. В., Челлини Э. В. Архивоведение: Учебное пособие. — М., 1996

Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах РФ / Росархив, ВНИИДАД: сост. Н. И. Химина, А. В. Елпатьевский. — М., 2006

Микроклимат архивохранилищ и сохранность документов на бумажных носителях. Вопросы архивной климатологиии. Методическое пособие. Главархив СССР. ВНИИДАД. М., 1986

Основные требования по обеспечению сохранности документов ГАФ СССР на бумажной основе. Главархив СССР. М., 1987

Перечень технических средств, рекомендуемых для оснащения государственныхархивов/ В. Ф. Привалов и др.; ВНИИДАД. М., 1998

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007

Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2005

Проблемы физико-химической сохранности документов на пленочных носителях, организации отбора, хранения и автоматизированного поиска архивных документов. М., 1984

Сергазин Ж. Ф. Основы обеспечения сохранности документов: Учебник. — М., 1986

Сканирование архивных фотодокументов для организации страхового фонда ифонда пользования. Методические рекомендации; ГАРФ. М., 2000

Теория и практика архивного дела в СССР. М., 1980.