Анализ системы документооборота ООО «Астраханский домостроительный комбинат»

• ВВЕДЕНИЕ
• 1. Основные понятия документационного обеспечения в управлении кадровой службы
• 1.1 Кадровая служба в структуре организации
• 1.2 Законодательные документы регламентирующие деятельность кадровых служб
• 1.3 Нормативно-методические документы, используемые в деятельности кадровых служб
• 1.4 Методы исследования информационных проблем организации
• 2. Анализ системы документооборота ООО «Астраханский домостроительный комбинат»
• 2.1 Краткая характеристика объекта исследования
• 2.2 Характеристика организационной структуры управления ООО «АДСК»
• 2.3 Анализ нормативно-правовой документации документационного обеспечения управления на предприятии ООО «АДСК»
• 2.3.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности
• 2.3.2 Система организационно-правовой документации
• 2.3.3 Система распорядительной документации
• 2.3.4 Система справочно-информационной документации
• 2.4 Анализ работы с документами
• 2.5 Анализ инфраструктуры в ООО «АДСК»
• 2.6 Анализ делопроизводства отдела кадров
• 2.7 Анализ сетевого и программного обеспечения в отделе кадров
• 3. Совершенствование системы документационного обеспечения управления
• 3.1 Мероприятия по совершенствованию
• 3.2 Автоматизация документооборота кадровой документации в ООО «АДСК». Настройка характеристики предприятия
• 3.3 Разработка политики по подбору, найму и расстановке кадров в ООО «АДСК»
• 3.4 Оценка экономической эффективности
• Заключение
• ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
• Приложения

ВВЕДЕНИЕ

В развитой рыночной экономике ведущее место стал занимать процесс документирования всех процедур, совершаемых в процессе деятельности юридического лица любой организационно-правовой формы. При проверках проверяются, изучаются, служат доказательством всех действий только документы.

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определенные отличия в толковании разными дисциплинами [21], отражающими их предмет и задачи.

Самое широкое понимание документа дано в документалистике — как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом. В документоведении документ — средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В источниковедении документ — объект, специально предназначенный для передачи информации.

Существуют попытки дать определение документа как объекта изучения всех дисциплин, например, документ — результат целенаправленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучающими документацию с разных позиций, проявляется в их понятийном аппарате.

Если документоведение ставит своей главной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то архивоведение, источниковедение, социология рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Важно подчеркнуть, что оценка документа как исторического и социологического источника прямо вытекает из того, какое место занимал документ и какое значение он имел, выполняя первоначальные свои функции.

В архивоведении употребляется термин «архивный документ» — документ, хранящийся в архиве. Илизаров Б. С, рассмотрев основные значения термина «архивные документы» (собственно архивные документы, хранящиеся в архиве, ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы), предложил собирательный термин «палеогенные документы» — документы (информация), созданные по отношению к нам в прошлом.

К. Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ», «документальные материалы» обозначают все то, что является документальным, т. е. основанным на отражении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изображения, звукозаписи.

Более позднее определение К. Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) информации о явлениях объективной действительности различными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запечатленного на языке слов было развито в «Кратком словаре архивной терминологии» .

В нем в определении «документ» заложено понятие об информации как объекте описания: «Документ — результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)» [6].

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную.

Введение

в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мнению правоведа В. А. Копылова, основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т. д.).

В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации. Документированная информация есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности" .

Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М. Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, «бумаги»).

Любопытно отметить изменения определения документа, данного Г. Г. Воробьевым.

В одной из последних работ он дает такое определение: «Под документом понимается любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом и на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе». Таким образом, и у Г. Г. Воробьева на первый план выходит информационная составляющая документа.

Продолжая анализ понятия «документ», можно сделать вывод о том, что его основу оставляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

Функция документа — это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Информация в системах управления играет важную роль, так как является основой для разработки, реализации управленческих решений. Информация является основой для обеспечения аппарата управления достоверными сведениями о высшей среде, планах, других параметрах функционирования объекта.

В процессе управления организаций требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждением. Это движение называется документооборотом.

Количество документов, поступивших в организацию и созданных его за определенный период, называется объем документооборота.

В документообороте участвуют три категории документов:

— Входящий документ-это документ, который поступает в организацию.

— Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из организации.

— Внутренний документ — не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Целью документооборота является информационное обеспечение деятельности аппарата управления, т. е. своевременная доставка полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, необходимой им для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь.

Направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах их обработки и хранения. Меняются методы доставки и работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.

Главное правило документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.

Система автоматизированного управления несет обобщающую нагрузку и охватывает все виды и типы создаваемых автоматизированных систем в области управления.

Автоматизированная система — это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций.

Существует четыре основных класса автоматизированных систем:

— Системы автоматизации делопроизводства и документооборота;

— Системы управления потоками работ;

— Системы организации и управления архивами документов;

— Системы электронного управления документами.

Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий на предприятии. В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярных.

Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена[26].

При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, т. е. над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями.

Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.

Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных «бумажных» технологий работы с документами и новых компьютерных технологий.

Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.

Система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.

Автоматизации документооборота — достаточно сложный механизм, а система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, созданных различными производителями.

Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.

Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой.

Многие организации, как государственные, муниципальные структуры, так и многочисленные коммерческие фирмы, от мелких компаний до крупных холдингов и корпораций решают вопросы автоматизации своей деятельности, наиболее продуктивного использования современных компьютерных технологии для повышения эффективности работы управленческого персонала.

Информационно-документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией управленческого аппарата, и от эффективности ДОУ во многом зависит и результативность работы собственно управленцев, качество принятия управленческих решений. Поэтому одним из основных направлений автоматизации в сфере управления является автоматизация делопроизводства.

На сегодняшний день для большинства российских государственных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнанны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документо-образования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

— Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

— Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Тема дипломной работы: «Автоматизация кадровой документации на базе современных технологий в ООО «АДСК» .

Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что при всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его происхождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. А также связано с тем, что от своевременности поступления информации зависит повышение качества принимаемых решений и как следствие выживаемости предприятия в условиях рыночной экономики.

В структуре предприятия ООО «АДСК» отсутствует четкая организация работы с документами и как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Цель данной дипломной работы является проведение анализа, и разработать мероприятия по совершенствованию системы делопроизводства предприятия, позволяющие своевременно выявлять его «трудоемкие» участки и оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда.

Для реализации целей поставленных в работе необходимо выполнить ряд задач, а именно:

— проведение анализ теоретических источники по вопросу делопроизводства;

— ознакомление с организационной структурой и изучить функций и задачи, основных видов деятельности анализируемого предприятия;

— проведение анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;

— проведение анализа службы документационного обеспечения управления и анализ документооборота ООО «АДСК» ;

— проведение анализа отдела кадров по ведению делопроизводства;

— проведение анализа сетевого, программного и технического обеспечения ООО «АДСК;

— разработать мероприятия по совершенствованию работы с кадровыми документами.

Объектом исследования является Общество с Ограниченной Ответственностью «Астраханский домостроительный комбинат» .

Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема — передачи информации, правильной постановки справочно — информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

— руководство теряет целостную картину происходящего;

— структурные подразделения, не имея информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность.

Главной задачей информационного управления является информационная поддержка основной деятельности организации. Специалисты по информации должны быстро и качественно предоставлять информацию, необходимую другим членам организации, в том числе документы, разработанные для определенных ситуаций, требующих принятия решений.

Задачу управления информацией следует усматривать не только в том, чтобы освободить от информационной работы других членов организации, как, бы «отнимая» у них информационные действия путем подготовки информации, а в том, чтобы облегчить сотрудникам организации собственные информационные действия.

Задачу под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные структуры системы (включая технологии).

Например, можно создать внутреннюю информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению. Информационная деятельность в этом случае не имплицирует центральную функцию или подразделение, «которое как паук в сетях господствует над всей производственной информацией, по собственной воле наделяя или отказывая в информации», скорее она должна облегчать другим членам организации осуществление целенаправленной связи с информационными ресурсами, то есть проведение организационных и кадровых мероприятий, обеспечивающих и удовлетворяющих потребности пользователей в релевантной информации для принятия решений, и внедрение современной информационной техники и коммуникаций .

Таким образом, использование информационных ресурсов в режиме прямого доступа больше не ограничивается только узким кругом специалистов в области информации и коммуникации. На основе объединяющей программы поиска и на основе предложений через Internet и с помощью соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов к системе подключаются и другие специалисты производственной сферы (ученые, инженеры, менеджеры и др.).

Речь идет не только о том, чтобы перерабатывать информацию из знания, произведенного внутри организации, важно также получение информации из источников вне организаций.

Под пользованием внешними источниками понимается изучение информационного предложения, простирающегося до границ мирового уровня.

Управление информацией ставит перед собой задачу и целевую установку — поддерживать согласованные организационно-информационные действия членов организации. Специалист в области информации в организации может в рамках межличностного научного посредничества и через личное научное участие прямо вступить в дело и в этом смысле воспринимается как информационный менеджер.

Специалист в области информации может выступить в роли консультанта с целью улучшения межличностного научного обмена. Он также может организационно и технически поддержать межличностные научные коммуникации внутри организации.

Для информационного управления проблема состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке «массового продукта» в информацию, релевантную действиям. Поэтому одних только внешних научных ресурсов недостаточно. Более важным является переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Таким образом, должны развиваться информационные системы, с помощью которых удастся полученную информацию качественно подготовить, сохранить и создать для нее условия полноценной реализации.

1. Основные понятия документационного обеспечения в управлении кадровой службы

1.1 Кадровая служба в структуре организации Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия.

Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров. На него возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.

Правильная подготовка делопроизводства в кадровом подразделении — необходимое условие для эффективного управления персоналом и проявления порядочности по отношению к работникам.

Документы по личному составу (кадрам, персоналу) фиксирую этапы трудовой деятельности людей. Они являются наиболее важными документами, так как влияют на пенсионное обеспечение, получение различных льгот и компенсаций. Поэтому документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока[25].

Составление и оформление документов по персоналу осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, инструкциями министерств и ведомств, другими нормативными актами.

При работе с документами по личному составу необходимо также учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 — ФЗ относит к категории конфиденциальной информации.

Отдел кадров можно описать как элемент системы управления (СУ) организацией (предприятием). Он входит в состав предприятия. Отдел кадров как элемент СУ предприятием выполняет следующие функции, связанные с оформлением документов:

— оформляет трудовые книжки впервые принимаемых на работу сотрудников;

— контролирует заполнение ими листка по учету кадров;

— готовит справки по составу кадров для администрации и планового отдела предприятия;

— готовит приказы по кадрам;

— ведет учет сроков выполнения контрактов с работниками предприятия;

— дает сведения в бухгалтерию о сроках утверждения приказов;

— визирует приказы по кадрам в подразделениях предприятия.

Связи отдела кадров (через соответствующие документы) с другими элементами системы управления показаны в таблице 1.

Таблица 1 — Связи отдела кадров в системе управления предприятием

На основании вербального описания системы управления можно составить схему СУ (рисунок 1).

Рисунок 1- Информационные связи отдела кадров в СУ предприятием

1. Администрация

2. Бухгалтерия

3. Отдел кадров

4. Подразделения

5. Сотрудники

6. Плановый отдел Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Она служит документационным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

1.2 Законодательные документы регламентирующие деятельность кадровых служб Процесс создания документов и организация работы с ними регламентируются правовыми и законодательными актами, нормативно-правовыми и нормативно-методическими документами.

Исторически сложилась ситуация, когда разработка правил составления и оформления кадровых документов, необходимых для документирования трудовой деятельности работника, состав их видов, порядок хранении и другие параметры кадрового делопроизводства определяются разнородными правовыми актами. Причем эти правовые акты создаются по инициативе целого ряда министерств и ведомств. Следует отметить, что правовая и нормативная основа кадрового делопроизводства складывалась в течение длительного периода времени и по этой причине не может рассматриваться как комплексная. Помимо норм документирования, закрепленных в тех или иных правовых актах общегосударственного действия, в кадровом делопроизводстве большую роль играет сила традиции.

Рассматривая регламентацию кадрового делопроизводства, следует выделить законы общего действия, подзаконные акты и нормативно-методические документы.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательными актами регулируются трудовые правоотношения, требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы). Законодательством определены права собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации, ее доступность.

Введенный в действие с 30.12.2001 года № 197 — ФЗ, в редакции 18.10.2007 года утверждён ГД 01.12. 2007 года № 309 — ФЗ Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка.

Следует отметить, что кодекс содержит нормы, которые условно можно подразделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой службы.

В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов давно и повсеместно применяется (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); создание и случаи применения некоторых регламентированы впервые (уведомления).

Известно, какое значение имеет дата составления документа или дата указания в документе каких-либо действий, проступков, событий. Известно также, что этот вопрос часто бывает спорным. Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков.

Кроме общего порядка исчисления сроков, кодекс устанавливает и конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80).

Трудовой кодекс РФ закрепляет за работодателем несколько новых правовых норм, которые таким образом становятся обязательными для всех организаций. Их выполнение будет реализовываться кадровыми службами и приведет к расширению функций кадровых служб. Среди новых функций следует отметить:

— Введение новой нормы, направленной на защиту трудовых прав работника. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62).

— При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем (ст. 65).

— Новые задачи возникают перед кадровыми службами и в связи с введением кодексом такого, понятия как «персональные данные», под которыми понимается информация, касающаяся отдельного работника. С целью их охраны работодатель (в лице своей кадровой службы) обязан разработать, локальный нормативный акт, в котором установлен порядок передачи персональных данных работника в пределах организации, и ознакомить с ним работников (ст. 88).

— Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков. В обязанности кадровых служб входит составление, ведение графика и предупреждение работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели (ст.23).

— Кадровые службы традиционно осуществляют хранение и передачу в архив документов по личному составу, которые содержат, в том числе, и анкетно-биографические сведения о работниках. Однако эта функция получает новое значение. Кодекс введя понятие персональных данных — «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника», установил требования к обработке, хранению, использованию, порядку передачи персональных данных, а также ответственность за нарушение установленных норм.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ усилил многие нормы документирования, ввел некоторые новые, при этом, в основном, они направлены на усиление правовой значимости документов, создаваемых в процессах установления трудовых правоотношений, учета личного состава, движения кадров.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149 — ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон закрепил обязательность документирования информации, ввел ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов, конфиденциальная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Кроме того, закон ввел важнейшее понятие в области документации того обеспечения — «документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской федерации» .

Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс РФ (ст.-47) предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения и расторжения брака, усыновления, удочерения и т. п. «Регистрация актов гражданского состояния производится органами записи актов гражданского состояния путем внесения соответствующих записей в книги регистрации, актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей». Гражданское законодательство регулирует правовое положение юридических и физических лиц в процессе предпринимательской деятельности, а также документирование различных отношений, возникающих между ее участниками.

В ряде федеральных законов, регламентирующих деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ, значительное внимание уделяется порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов. Статья 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» и статья 50 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов, их состав. Закон установил не только обязательность хранения документов общества по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ. Законом определяется порядок назначения директора, его компетенция, а также обязанность основывать свою деятельность по руководству обществом на правовых актах Российской Федерации.

Распоряжением Правительства, РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р установлены меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизаций и ликвидации юридического лица. В соответствии с этим распоряжением учредители вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, должны включать в учредительные документы положения, 'касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу. Предусмотрена обязательность своевременной передачи документов по личному составу на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица. Органы исполнительной власти обязаны осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в этих документах положений о кадровой документации[3].

В ряде субъектов Федерации также приняты нормативно-правовые акты, посвященные сохранности документов по личному составу. Правительство Москвы 1 июля 1993 г. приняло постановление № 532 «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела». В развитие этого постановления мэр Москвы издал 19 октября 1993 г. распоряжение № 595-РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением „Мосгорархив“ за нарушение действующего законодательства по архивному делу». В приложении к этому распоряжению мэра установлены размеры штрафных санкций, налагаемых на учреждения, предприятия, организации независимо от форм собственности за нарушение действующего законодательства по архивному делу, установленных правил обеспечения сохранности, упорядочения и использования архивных документов. Размеры штрафных санкций колеблются от 28 до 70 минимальных окладов. Например, при утрате документов по личному составу (гибель документов вследствие грубого нарушения установленных правил их хранения, незаконное уничтожение документов) налагается штраф до 70 минимальных окладов.

Действующие нормативно-методические документы по делопроизводству и архивному делу являются разработками органа руководства архивным делом — Росархива (ранее — Главархнва СССР). Этим ведомством разработана общая технология делопроизводства, создана система хранения документов в действующей организации и в ведомственном архиве, утверждены нормативы сроков хранении документов, государственные стандарты на систему организационно-распорядительной документации и др.

Введение

в действие государственных стандартов осуществляется Госстандартом России. Это же ведомство координирует разработку российских классификаторов технико-экономической и социальной информации, часть из которых обязательно должна использоваться при заполнении целого ряда учетных кадровых документов, и утверждает их.

Министерство труда многие десятилетия создает документы, связанные с организацией труде. В этом ведомстве разработаны нормативные документы, определяющие требования к квалификации кадровых работников, типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, методика расчета численности персонала кадровой службы, а также определены правила ведения трудовых книжек.

Госкомстат России разрабатывает унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда.

Все эти ведомства на протяжении длительного периода времени регламентируют документирование и делопроизводство в нескольких направлениях: стандартизация и унификация документов по личному составу, нормативно-методические документы по делопроизводству и их хранению, организация работы кадровой службы, разработка нормативов времени на работы по учету кадров.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране осуществляют архивные органы, так как наиболее ценные документы после использования их в деятельности управленческого аппарата передаются на хранение «государственные архивы.

В Положений о Федеральной архивной службе России в числе главных задач Федеральной архивной службы России (Росархива) указано: «Развитие и совершенствование совместно с федеральными органам государственной власти и органами государственной власти субъектов Российской федерации архивного дела и делопроизводства, в том числе государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации». Росархив в соответствии с возложенными на него задачами «осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти». Росархив «проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области организации документов в делопроизводстве». Росархиву предоставлено право согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документационного обеспечения управления.

В 90-е гг. принципиально изменилась правовая основе хранения документов. В Основах законодательства Российской Федераций об Архивном фонде Российской Федерации и архивах состав Архивного фонда РФ включает в себя две части: государственную и негосударственную.

Государственная часть формируется из документов федеральных органов государственной власти, я также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций, а также в частной собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственником этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности. Росархив в соответствии с Положением о нем имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе архивов и об организации документов в делопроизводстве.

1.3 Нормативно-методические документы, используемые в деятельности кадровых служб Кроме законодательных и нормативно-правовых актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы базируются на целом ряде нормативно-методических документов. Их можно условно разделить на несколько групп:

— нормативы по документированию, делопроизводству и хранению документов;

— классификаторы технико-экономической информации;

— нормативы по организации работы кадровых служб.

Рассмотрим первую группу документов. К ней относится Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая состоит из двух частей — общих требований к документам и службам документационного обеспечения и Альбома с образцами форм основных организационно-распорядительных документов. Государственная система документационного обеспечения управления представляет собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами. Одна из целей создания системы состоит в сокращении количества и повышении качества документов. В нормативной части определяются порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов, организация хранения документов. Таким образом, ГСДОУ является единственным в стране нормативом, определяющим основы технологии делопроизводства[15].

Общие правила составления и оформления документов с начала 70-х гг. закрепляются в стандартах на систему организационно-распорядительной документации. В состав этой системы входят документы, создаваемые любыми организациями, учреждениями, предприятиями: положения, инструкции, приказы, распоряжения, письма, справки и др. Последняя редакция подобного стандарта распространяется на документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а (также вопросов, управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

Государственным стандартом были установлены требования к составу и расположению реквизитов, порядок разработки, хранения и учета бланков документов, порядок оформления реквизитов, требования к тексту отдельных видов документов. Он создавался как составная часть унифицированной системы организационно-распорядительной документации и представляет собой основу для унификации документов этой системы.

Унифицированные формы документов включены в Альбом форм, который является на сегодняшний день действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов: положений, приказов, должностных инструкций и др.

Правила составления и оформления документов за многие годы существования государственных стандартов стали для многих работников, выполняющих операции по их созданию, нормой.

С 70-х гг. органами статистики разрабатываются типовые и унифицированные формы документов первичного учета. Многие годы существовало положение, при котором кадровые службы предприятий и строительных организаций пользовались при составлении приказов по личному составу этими формами, в то время как кадровые службы учреждений составляли приказы в текстовой форме. В то же время кадровые службы и учреждения, и предприятия применяли личную карточку Т-2 как основной учетный документ, которая также входит в состав первичных учетных документов и впервые унифицирована в начале 70-х гг. С 2001 г. противоречие, сложившееся в применении двух способов оформления документов, устранено путем внедрения в практику документирования кадровых служб унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В Альбом включены формы документов по учету кадров (основные виды приказов, личные и учетные карточки, штатное расписание, график отпусков, документы, сопровождающие оформление командировок, и др.). Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений[15].

Обязательным документом в трудовой деятельности любого человека является трудовая книжка: кадровые службы выдают трудовые книжки поступающим на работу впервые, работник предъявляет этот документ при поступлении на работу, в трудовой книжке отмечаются сведения о работе, перемещениях, поощрениях, увольнениях. Кадровые службы несут ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек является основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами. Долгое время действовала инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252. В последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованы в официальных изданиях.

В настоящее время Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 утверждены новые правила ведения и хранения трудовых книжек.

Часть положений из этих правил введена в настоящее время в Трудовой кодекс РФ, некоторые положения получили уточнение (ст. 62, 66).

Основные правила работы ведомственных архивов — главный нормативный документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, оформления актов на уничтожение документов[25].

Подготовка документов к сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом.

Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является Перечень документов со сроками хранения. Различают типовые и ведомственные перечни, последние создаются отдельными ведомствами, имеющими большое количество нетипичной для остальных организаций документации. Ведомственные перечни имеют преимущественное право использования. Организации, не разрабатывающие ведомственных перечней, пользуются типовыми, которые являются нормативами длительного действия и перерабатываются раз в 20—30 лет. В 2000 г. Введена в действие новая редакция типового перечня. Он предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда, для определения сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, содержит сроки хранения более 500 документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности, и является основным нормативом, определяющим длительность хранения документов. В разделе «Кадровое обеспечение» пересмотрен ряд сроков хранения документов по личному составу, установлены сроки хранения документов, которые ранее не имели нормативно закрепленного срока (например, трудовой договор и др.)[15].

Вторая группа нормативных документов представлена общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ).

Классификатор — это нормативный документ, по своему статусу соответствующий государственному стандарту, в котором содержится систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. Общероссийские классификаторы созданы для выполнения целого ряда функций. В работе с документацией по личному составу используются классификаторы, выполняющие роль идентификаторов для обозначения различных понятий — объектов народного хозяйства, профессий, документации, сведений об образовании и др. Каждый классификатор содержит блок наименований объектов классификации и блок, включающий коды. Коды используются при обмене информацией между автоматизированными системами и при заполнении документов на компьютере. Например, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК ПДТР) позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, с учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, по вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др. Классификатор применяется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО) предназначен для кодирования информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых форм документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм. Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы девяти действующих в настоящее время унифицированных систем документации. В их числе организационно-распорядительная, первично-учетная документация и документация по труду, которая используется для документирования кадровой деятельности, а также формы документов по приему, переводу, увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) предназначен для использования организациями всех форм собственности при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. В классификатор включены наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах. Поэтому при оформлении анкет, личных листков, личной карточки (Т-2) и других учетных форм заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состоянии в браке и другое должно соответствовать формулировкам, включенным в классификатор.