2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами.
В процессе деятельности предприятия возникает потребность в использовании наличных денежных средств для расчетов с работниками по командировкам и на хозяйственно-административные цели.
Работники организации получившие средства на эти цели называются подотчетными лицами. В подотчет можно получить деньги для командировочных расходов, для хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
представительские расходы.
Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка по отчет.
Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи.
Подотчетное лицо должно отчитаться о потраченных денежных средствах полученных под отчет, предоставив подтверждающие документы. Затем, все документы проверяются и отчет подтверждаются руководителем предприятия. После этого авансовый отчет принимается к учету. Если в результате выявился остаток подотчетных средств, то тогда подотчетное лицо сдает его в кассу. Это оформляется приходным кассовым ордером и в бухгалтерском учете делается проводка: Дебет 50 Кредит 71. Если же обнаруживается перерасход, то тогда он выдается подотчетному лицу из кассы. Оформляется расходным кассовым ордером. В учете делается проводка: Дебет 71 кредит 50.
Пример. Выдано Ивлеву Ю. М. под отчет на командировочные расходы 2 350 рублей.
Кассир должен выписать расходный кассовый ордер на сумму 2 350 рублей. В бухгалтерском учете это отразится проводкой:
Дебет счета 71 кредит счета 50 на сумму 2 350 рублей.
Пример. Свиридов А. М. возвратил в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм в размере 2 900 рублей.
Кассир должен выписать приходный кассовый ордер и выдать подотчетному лицу заверенную квитанцию. В бухгалтерском учете на основании приходного кассового ордера будет сделана проводка:
Дебет счета 50 кредит счета 71
2.3. Расчеты по заработной плате
Основанием для выдачи заработной платы из кассы наличными является платежная ведомость.
Выплата заработной платы из кассы строго ограничена по срокам. Предприятию отводится только три дня с момента получения наличных денежных средств в учреждении банка.
Если работник не получил зарплату в течение этих трех дней, то она депонируется. В платежной ведомости против Ф.И.0. работника делается отметка '" депонировано" и не выданные суммы называются депонентскими.
Кассир закрывает ведомость. Закрытая платежная ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию в организации. После их проверки бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления отчета кассира. Вся, депонированная заработная плата, возвращается в банк.
Пример. Выплачена из кассы заработная плата в размере 22 000 рублей.
Выписывается расходный кассовый ордер на эту сумму и составляется бухгалтерская проводка:
Дебет счета 70 кредит счета 50 на сумму 22 000 рублей
Пример. Выплачен из кассы аванс в размере 10 000 рублей.
Выписывается расходный кассовый ордер на эту сумму и составляется бухгалтерская проводка:
Дебет счета 70 кредит счета 50 на сумму 10 000 рублей
Пример. Выплачено из кассы пособие по временной нетрудоспособности в размере 3 000 рублей.
Выписывается расходный кассовый ордер на эту сумму и составляется бухгалтерская проводка:
Дебет счета 70 кредит счета 50 на сумму 3 000 рублей
3. Контроль над кассовыми операциями.
При проверке кассы предприятия обязательно устанавливается соблюдается ли лимит. Лимит может быть превышен только в течение трех дней, когда на предприятии производится расчет по заработной плате и социальные выплаты.
При проверки кассы аудитор исследует:
— как передаются деньги в банк. Созданы ли условия для безопасности;
— вовремя и полностью ли происходит оприходование наличности;
— первичная документация на предмет правильности ее заполнения;
— вся ли документация подписана;
— кассовая книга на предмет правильности ее заполнения и расчетов остатка по ней;
— на всех ли ордерах проставлены штампы «получено» или «оплачено»;
— соответствие денежных средств в кассе лимиту;
— зарегистрирована ли контрольно-кассовая машина в налоговых органах.
Кроме наличных средств, в кассе хранятся и денежные документы. Осуществлять контроль ведения кассовых операций можно и без аудитора. В определенные сроки, установленные руководителем предприятия в кассе производится инвентаризация. Для этого создается специальная комиссия. При инвентаризации кассы обязательно там должны присутствовать кассир и главный бухгалтер.
Комиссия проверяет всю денежную наличность путем пересчета. На момент инвентаризации кассир составляет отчет. В результате проведенной инвентаризации могут быть выявлены недостача или излишки.
О причине их возникновения кассир пишет объяснения. Следует учесть, что хранение денежных средств, не принадлежащих предприятию, в кассе запрещается. При их обнаружении они считаются излишками и должны быть оприходованы. Все выявленные излишки приходуются. Это отражается бухгалтерской проводкой:
