Бухгалтерский учет и внутренний контроль за движением материальных запасов в учреждении

Введение

Глава 1. Теоретические основы ведения учета материалов и контроль за их использованием

1.1 Понятие, виды и оценка материальных ресурсов

1.2 Синтетический и аналитический учет материалов

1.3 Организация контроля за использованием материалов Глава 2. Организация бюджетного учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

2.1 Экономико — правовая характеристика МУЗ «Калужская городская больница № 4»

2.2 Организация учета материалов на складе в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

2.3 Организация учета материалов в бухгалтерии в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Глава 3. Оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля МУЗ «Калужская городская больница № 4» за 2006 финансовый год

3.1 Оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета материалов в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

3.2 Мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета и внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Заключение

В настоящее время в условиях рыночной экономики актуальной становится тема учета и контроля расхода материальных запасов в учреждении. Бухгалтерский учет материалов занимает одно из главных мест в системе управления, он отражает хозяйственную деятельность учреждения и оказывает воздействие на нее.

Сфера материальных запасов обширна и зачастую сложна. Материальные запасы являются наименее ликвидной статьей оборотных активов и составляют значительную часть всего имущества учреждения, поэтому очень важно обеспечить их правильный, достоверный и своевременный бухгалтерский учет и контроль за их использованием.

Актуальность темы данной выпускной квалификационной работы обусловлена большим объемом используемых в учреждении материальных ценностей, поэтому проблема грамотного учета и контроля за материалами выходит на первый план.

Одной из главных задач учреждения становится контроль за сохранностью ценностей, правильная организация бухгалтерского учета и складского хозяйства материалов, уменьшение потерь материалов (недостачи, порча и т. д.) и т. д. Подробное изучение этой темы позволит определить конкретные методы учета и контроля материальных ресурсов, используемых в учреждении, а также даст возможность выявить недостатки, ошибки в учете и предложить пути совершенствования бухгалтерского учета материалов.

Целью выпускной квалификационной работы является изучение порядка ведения синтетического и аналитического учета материалов в МУЗ «Калужская городская больница № 4» и контроля за их использованием.

Задачами выпускной квалификационной работы являются изучение принципов и методов учета материальных запасов, как на складе, так и в бухгалтерии; анализ документального оформления движения материалов; оценка системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля в МУЗ «Калужская городская больница № 4», а также выявление и разбор имеющихся недостатков в учете материалов и разработка возможных вариантов их устранения.

Объектом исследования является крупное учреждение — Муниципальное учреждение здравоохранения «Калужская городская больница № 4», имеющее большое количество структурных подразделений, таких как отделения стационаров, поликлиник, лабораторию, кабинеты врачей общей практики и др. Предметом деятельности МУЗ «Калужская городская больница № 4» является квалифицированная специализированная медицинская помощь населению города.

Предметом исследования данной выпускной квалификационной работы является изучение теоретических и практических вопросов учета материалов; процесса учета материальных ценностей и контроля за их использованием на примере муниципального учреждения здравоохранения «Калужская городская больница № 4».

В процессе выполнения выпускной квалификационной работы были использованы законодательные, нормативные, методические материалы, учебные пособия, публикации в специальных журналах, связанные с учетом материальных запасов и др.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы, приложений и представлена на 75 страницах машинописного текста.

Глава 1. Теоретические основы ведения учета материалов и контроль за их использованием

1.1 Понятие, виды и оценка материальных ресурсов

Бюджетный учет материальных запасов осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете», бюджетным законодательством, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Инструкцией по бюджетному учету. Согласно данным документам к материальным запасам относят:

— предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;

— предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ;

— готовая продукция. [24]

Основными задачами учета материальных запасов являются: контроль за сохранностью ценностей, соответствием складских запасов нормативам, выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм потребления; своевременное выявление неиспользуемых материалов, подлежащих реализации; получение точных сведений об остатках, находящихся на складах учреждения. [25]

Основные требования, предъявляемые к бухгалтерскому учету материально — производственных запасов:

— сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и наличия запасов;

— учет количества и оценка запасов;

— оперативность (своевременность) учета запасов;

— достоверность;

— соответствие синтетического учета данным аналитического учета на начало каждого месяца (по оборотам и остаткам);

Для правильной организации учета материальных запасов важное значение имеют их классификация, оценка и выбор единицы учета. [11]

Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается учреждением самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материальных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материальных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т. п. [15]

Классификация материалов в бюджетных организациях положена в основу их учета по синтетическим счетам. С этой целью материальные запасы подразделяются на:

счет 10 501 000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

счет 10 502 000 «Продукты питания»;

счет 10 503 000 «Горюче-смазочные материалы»;

счет 10 504 000 «Строительные материалы»;

счет 10 505 000 «Мягкий инвентарь»;

счет 10 506 000 «Прочие материальные запасы»;

счет 10 507 000 «Готовая продукция». [29]

Все операции по движению (поступление, перемещение, расходование) запасов должны оформляться первичными учетными документами. [14]

Формы первичных учетных документов утверждаются:

а) Государственным комитетом Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации — унифицированные формы первичной учетной документации;

б) соответствующими министерствами и иными органами федеральной исполнительной власти — отраслевые формы;

в) организациями — формы первичных документов для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены унифицированные и отраслевые формы. При разработке и утверждении указанных форм учитывается специфика деятельности этих организаций. [1]

Материально — производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся:

— суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);

— суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;

— таможенные пошлины;

— невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов;

— вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы; [2]

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов. [10]

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Фактическая себестоимость материально-производственных запасов, полученных организацией по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. [18]

При отпуске материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:

1) по себестоимости каждой единицы;

2) по средней себестоимости;

3) по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО);

4) по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО) (возможно будет отменен с 2008 года). [22]

1. Материально-производственные запасы, используемые организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или запасы, которые не могут обычным образом заменять друг друга, могут оцениваться по себестоимости каждой единицы таких запасов.

2. Оценка материально-производственных запасов по средней себестоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца. [39]

3. Оценка по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО) основана на допущении, что материально-производственные запасы используются в течение месяца и иного периода в последовательности их приобретения (поступления), т. е. запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости первых по времени приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало месяца.

4. Оценка по себестоимости последних по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ЛИФО) основана на допущении, что материально-производственные запасы, первыми поступающие в производство (продажу), должны быть оценены по себестоимости последних в последовательности приобретения. При применении этого способа оценка материально-производственных запасов, находящихся в запасе (на складе) на конец месяца, производится по фактической себестоимости ранних по времени приобретения, а в себестоимости проданных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость поздних по времени приобретения. [11]

1.2 Синтетический и аналитический учет материалов

Для учета материальных запасов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи, предназначен счет 10 500 000 «Материальные запасы».

Учет материальных запасов ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

10 501 000 «Медикаменты и перевязочные средства»;

10 502 000 «Продукты питания»;

10 503 000 «Горюче-смазочные материалы»;

10 504 000 «Строительные материалы»;

10 505 000 «Мягкий инвентарь»;

10 506 000 «Прочие материальные запасы»;

10 507 000 «Готовая продукция».

На счете 10 501 000 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь и перевязочные средства и т. п. в больницах, лечебно-профилактических, лечебно-ветеринарных и других учреждениях. [25]

Предметно — количественному учету подлежат ядовитые лекарственные средства, наркотические лекарственные средства, этиловый спирт и другие дорогостоящие медикаменты и перевязочные средства.

В учреждениях предметно — количественный учет медикаментов и перевязочных средств ведется в Книге предметно — количественного учета ф.8 — МЗ. Данная книга нумеруется, прошнуровывается и заверяется подписью главного бухгалтера. Для каждого наименования, фасовки, лекарственной формы, которые подлежат предметно — количественному учету, открывается отдельная страница.

Лекарственные средства отпускаются материально ответственным лицам отделений на основании накладных (требований) ф.434, выписываемых в двух экземплярах. В накладных (требованиях) указывается полное наименование лекарственных средств, упаковка и количество. Это необходимо для определения их цены и стоимости.

Лекарственные средства, которые подлежат предметно — количественному учету выписываются на отдельных накладных (требованиях) со штампом, печатью учреждения и утверждаются руководителем учреждения. В них должны быть указаны номера историй болезней, фамилии, имена, отчества больных, для которых выписываются лекарства.

Для того чтобы определить стоимость отпущенных материальных ценностей каждая накладная (требование) на выдачу лекарственных средств в отделения таксируется фармацевтом или уполномоченным лицом. [30]

По окончании месяца главная медсестра предоставляет в бухгалтерию отчет, в котором указаны все лекарственные средства, отпущенные в течение месяца и лекарственные средства, подлежащие предметно — количественному учету. [13]

Отчет составляется в двух экземплярах, первый из которых передается в бухгалтерию. Проверенный отчет утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания израсходованных лекарственных средств.

На основании этого отчета бухгалтер производит списание медикаментов по средней себестоимости, затем составляется оборотная ведомость и мемориальный ордер 13. [26]

На счете 10 502 000 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т. д.

Учет поступления продуктов питания ведется в накопительной ведомости по приходу продуктов питания ф.300. Ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов в количественном и суммовом выражении. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги. Накопительная ведомость ф.300 или свод накопительных ведомостей по приходу продуктов питания ф.398 являются основанием для составления Журнала — ордера 11. [32]

Учет расходов продуктов питания ведется в накопительной ведомости по расходу продуктов питания ф.399. Она составляется по материально ответственным лицам. Записи в ней производятся на основании меню — требования на выдачу продуктов питания ф.299 и других документов. По окончании месяца в ведомости подсчитываются итоги, которые служат для определения стоимости израсходованных продуктов питания. Одновременно сверяется число довольствующихся по лечебным учреждениям с данными о наличии больных. Накопительная ведомость ф.399 или свод накопительных ведомостей по расходу продуктов питания ф.411 являются основанием для составления мемориального ордера 12.

Аналитический учет продуктов питания ведется по наименованиям, сортам, количеству, стоимости и материально ответственным лицам в оборотных ведомостях по материальным запасам. Ежемесячно в оборотных ведомостях подсчитываются обороты и выводятся остатки продуктов питания на начало месяца. [24]

Счет 10 503 000 «Горюче-смазочные материалы» предназначен для учета всех видов топлива, горючего и смазочных материалов: дров, угля, торфа, бензина, керосина, мазута, автола т. д.

Приобретение горюче — смазочных материалов в бюджетных учреждениях возможно тремя способами:

1) посредством закупки талонов, которые относятся к денежным документам;

2) оптом по безналичному расчету с использованием смарт — карт;

3) за наличный расчет через подотчетных лиц.

1. Закупка талонов.

Горюче — смазочные материалы в основном приобретаются по талонам. Для приобретения талонов на бензин подотчетному лицу должны выдать денежные средства из кассы, а чтобы их выдать, нужно эти средства получить в банке. При получении наличных средств следует производить последующие записи:

У получателя бюджетных средств на основании Заявки на получение наличных денег с отметкой органа Федерального казначейства, приложенной к выписке из соответствующего лицевого счета:

Дебет

(1, 2) 30 600 830 (178) «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов»

Кредит

130 405 000 (091) «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов»

220 101 610 (110, 111) «Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов»

Получение наличных денег в кассу получателем бюджетных средств на основании приходного кассового ордера:

Дебет

(1, 2) 20 104 510 (120) «Поступления в кассу»

Кредит

(1, 2) 30 600 730 (178) «Уменьшение кредиторской задолженности по выплате наличных денег органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджетов» [37]

Затем нужно выдать денежные средства в подотчет. Схема выдачи денежных средств в подотчет единая. Основанием для выдачи в подотчет является служебная записка, подписанная руководителем учреждения материально — ответственному лицу, которому доверяется получение денежных документов. Кроме того, необходимо этому лицу выдать доверенность на получение от поставщика талонов на горюче — смазочные материалы.

После получения талонов их необходимо оприходовать в кассу. Основанием для оприходования талонов на бензин и масла является накладная на горюче — смазочные материалы от поставщика и сами талоны, поступление которых в кассу оформляется приходным ордером.

Дебет

20 105 510 (132) «Поступление денежных документов»

Кредит

20 814 660 (160) «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»

Далее талоны на горюче — смазочные материалы выдаются в подотчет материально ответственному лицу. Выдача талонов производится по расходным кассовым ордерам.

Выданы талоны в подотчет водителю:

Дебет

20 814 560 (160) «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»

Кредит

20 105 610 (132) «Выбытие денежных документов»

Использование талонов, возможно заправляясь горюче — смазочными материалами на автозаправочных станциях, с которыми у организаций имеются соглашения о заправке автомобилей на условиях безналичной оплаты.

Дебет

10 503 340 (064) «Увеличение стоимости горюче — смазочных материалов»

Кредит

20 814 660 (160) «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»

2. По безналичному расчету с использованием смарт — карт.

В бюджетных учреждениях горюче — смазочные материалы приобретаются также по договору поставки. Как правило, такой вариант используется организациями, имеющими большой парк машин. Приобретенные таким образом горюче — смазочные материалы принимаются к учету на основании полученных от поставщика накладной и счет — фактуры, оформленной в установленном порядке.

Оприходование горюче — смазочных материалов:

Дебет

10 503 340 (064) «Увеличение стоимости горюче — смазочных материалов»

Кредит

30 220 730 (178) «Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Окончательный расчет с поставщиками:

Дебет

30 220 830 (178) «Уменьшение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов»

Кредит

130 405 340 (091) «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по приобретению материальных запасов» [33]

3. За наличный расчет через подотчетных лиц.

Чаще всего закупки горюче — смазочных материалов осуществляется за наличный расчет. Для этого водителям выдаются под отчет соответствующие денежные средства. Документом, подтверждающим приобретение горюче — смазочных материалов, является кассовый чек автозаправочной станции.

При выдаче средств под отчет необходимо учитывать следующие требования действующего законодательства:

— при наличии остатка по лицевому счету подотчетного лица новый аванс может быть выдан только при представлении отчета по предыдущему авансу;

— не допускается выдача средств лицу, с которым учреждением не заключен трудовой договор;

— согласно положениям и распоряжениям по учреждению должны быть установлены сроки и порядок отчетности о выданных подотчетных суммах, о чем работник, которому выдается сумма под отчет, должен быть поставлен в известность. [35]

На сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы учреждения, делается запись:

Дебет 20 814 560 Кредит 20 104 610

— выданы деньги под отчет водителю;

Дебет 10 503 340 Кредит 20 814 660

— отражена стоимость приобретенных ГСМ;

Дебет 20 104 510 Кредит 20 814 660

— неиспользованный остаток подотчетных средств сдан в кассу.

При списании горюче — смазочных материалов следует руководствоваться утвержденными в учреждении нормами расхода. [36]

Рассчитанные для учреждения нормы для каждого автомобиля, сезона и места эксплуатации в соответствии с расчетными формулами по нормативу утверждаются приказом по учреждению и являются обязательными. Фактический расход определяется по показаниям приборов и сверяется с данными в путевом листе автомобиля. [38]

На счете 10 504 000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

1) силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица), лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т. п.), строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т. п.), металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т. п.), санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т. п.), электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т. п.), химико-москательные (краска, олифа, толь и т. п.) и другие аналогичные материалы; готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы); оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т. п.);

2) оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается и контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На счете 10 505 000 «Мягкий инвентарь» учитываются следующие виды мягкого инвентаря:

1) белье (рубашки, сорочки, халаты и т. п.);

2) постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т. п.);

3) одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т. п.);

4) обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т. п.);

5) спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т. п.);

6) прочий мягкий инвентарь. [28]

Указанные предметы мягкого инвентаря маркируются заведующим складом в присутствии руководителя учреждения и работников бухгалтерии специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета, с указанием наименования учреждения, а при выдачи предметов в эксплуатацию дополнительно указывается год и месяц выдачи их со склада. Маркировочные штампы должны хранится у руководителя учреждения или его заместителя.

Списание пришедших в ветхость и негодность белья, постельных принадлежностей, одежды и обуви производится с учетом сроков службы, утвержденных в порядке, установленном действующим законодательством, на основании утвержденного руководителем учреждения акта о списании малоценных предметов.

Мягкий инвентарь отражается в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т. е. по фактическим расходам на их приобретение.

Учет операций по выбытию и перемещению ведется в Журнале — ордере 10. [41]

На счете 10 506 000 «Прочие материальные запасы» учитываются материальные запасы:

1) специальное оборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров, до передачи его в научное подразделение;

2) молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости;

3) приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота;

4) посадочный материал;

5) реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

6) хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни и др.);

7) посуда;

8) возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т. п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;

9) корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

10) книжная, иная печатная продукция, в том числе печатная сувенирная продукция, предназначенная для продажи, кроме библиотечного фонда и бланочной продукции;

11) запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

12) материалы специального назначения;

13) иные материальные запасы.

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме только по видам) в книге учета животных. В книге указываются вид животного, код вида, возрастная группа, код группы, дата и номер журнала операций, дата поступления животного, сведения о животном (откуда поступило, куда выбыло, привес и др.); инвентарный номер; количество, вес; сумма (по дебету и кредиту). [27]

Учет молодняка животных ведется по видам и возрастным группам, а животных на откорме — только по видам, с выделением отдельных листов в книге. Учет обеспечивает возможность получения сведений о поступлении и выбытии, поголовье и живом весе, привесе, приросте животных и проч.

Для учета боя посуды используют книгу регистрации боя посуды. В ней указываются: фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, дата открытия и закрытия книги, наименование предмета (битой посуды), количество, должность, подпись, расшифровка подписи должностного лица и подпись, расшифровка подписи главного бухгалтера.

Книга ведется для списания разбитой посуды в учреждениях, имеющих в своем составе столовые и пищеблоки. Записи в книге производятся соответствующими должностными лицами. Постоянно действующая комиссия следит за правильным ведением книги.

Счет 10 507 000 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход. [40]

Операции по принятию к учету материальных запасов оформляются следующими бухгалтерскими записями.

1) Приобретение и безвозмездное получение материальных запасов. Дебет

10 501 340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

10 503 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов», 10 504 340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

10 505 340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

30 200 000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»,

20 822 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материалов»,

30 404 340 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению материальных запасов»

40 101 180 «Прочие доходы»

40 101 151 «Доходы от поступлений от других бюджетов бюджетной системы Российской Федерации».

2) Оприходование материальных запасов, полученных от ликвидации основных средств и остающихся в распоряжении учреждения.

Дебет

10 501 340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

10 503 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

10 505 340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

40 101 172 «Доходы от реализации активов».

3) Излишки материальных ценностей, выявленные при инвентаризации.

Дебет

10 501 340 «Увеличение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 340 «Увеличение стоимости продуктов питания»,

10 503 340 «Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 340 «Увеличение стоимости строительных материалов»,

10 505 340 «Увеличение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов»

Кредит

40 101 180 «Прочие доходы» (на стоимость излишков по рыночным ценам).

При списании материальных запасов осуществляют следующие бухгалтерские записи.

1) Списание израсходованных материальных запасов, потерь в объеме норм естественной убыли материальных запасов, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря и посуды на основании оправдательных документов.

Дебет

40 101 272 «Расходование материальных запасов»,

Кредит

10 501 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

10 503 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

10 505 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

2) Передача материальных запасов для изготовления нефинансовых активов.

Дебет

10 601 310 «Увеличение капитальных вложений в основные средства»,

10 602 320 «Увеличение капитальных вложений в нематериальные активы»,

10 603 340 «Увеличение капитальных вложений в непроизводственные активы»,

10 604 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»

Кредит

10 501 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

10 503 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

10 505 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

3) При реализации материальных запасов.

Дебет

40 101 172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

10 501 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

10 503 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

10 505 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов».

4) Начисление доходов от реализации по цене реализации.

Дебет

20 509 560 «Увеличение дебиторской задолженности по доходам от реализации активов»

Кредит

40 101 172 «Доходы от реализации активов».

5) Списание недостач и потерь от порчи материальных запасов, принятых за счет учреждения.

Дебет

40 101 172 «Доходы от реализации активов»

Кредит

10 501 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

10 503 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

10 505 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» (по балансовой стоимости).

Списание потерь материальных запасов, отнесенных за счет виновных лиц, оформляется следующими двумя бухгалтерскими записями: начисление доходов.

6) По платежам в бюджет в связи с недостачей, хищениями, отнесенными за счет виновных лиц по рыночной стоимости.

Дебет

20 904 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

Кредит

40 101 172 «Доходы от реализации активов»;

7) Списание с баланса стоимости материальных запасов.

Дебет

40 101 172 «Доходы от реализации активов»;

Кредит

10 501 440—10 506 440.

8) Списание потерь материальных запасов при чрезвычайных обстоятельствах.

Дебет

40 101 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами»

Кредит

10 501 440 «Уменьшение стоимости медикаментов и перевязочных средств»,

10 502 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»,

10 503 440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов»,

10 504 440 «Уменьшение стоимости строительных материалов»,

10 505 440 «Уменьшение стоимости мягкого инвентаря»,

10 506 440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов». [20]

1.3 Организация контроля за использованием материалов

Внутренний контроль — это система мер, организованных руководством учреждения и осуществляемых в учреждении с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций.

Цель внутреннего контроля хранения материальных запасов заключается в минимизации потери запасов в результате краж, злоупотреблений, порчи, непроизводительного расходования. Приведенное ниже описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:

1. Внутренний контроль материальных запасов.

2. Заказ материальных запасов.

3. Получение материальных запасов.

4. Хранение материальных запасов.

5. Отпуск материальных запасов в производство.

1. Внутренний контроль материальных запасов.

Операции с материальными запасами представляют особую важность для большинства организаций. Поэтому служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов.

Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью запасов являются:

— наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

— размещение запасов по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам и типо — сорто — размерам (в штабелях, стеллажах, на полках и т. п.) таким образом, чтобы была обеспечена возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида запасов следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

— оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

— определение перечня центральных (базисных) складов, складов (кладовых), являющихся самостоятельными учетными единицами;

— установление порядка нормирования расхода запасов (разработка и утверждение норм, соблюдение норм при отпуске материалов в подразделения организации);

— установление порядка формирования учетных цен на запасы и порядка их пересмотра;

— определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им запасов; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером организации;

— определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов запасов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз запасов со складов и иных мест хранения организации;

— наличие списка лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждаемого руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером (в списке указываются должность, фамилия, имя, отчество и уровень компетенции (тип или виды операций, по которым данное должностное лицо имеет право принятия решений). [19]

Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо: установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей; проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок; разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов; внедрять средства автоматизации учета.

Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Полученные со склада первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления. [23]

2. Система заказов материальных запасов.

В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов, а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную.

Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.

Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.

3. Система получения материальных ценностей.

Для приемки материальных ценностей в каждом подразделении должны быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери материалов и беспорядок при их поставках.

Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворяющие установленным требованиям материальные запасы должны хранится на складе отдельно.

На забракованные материалы должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику.

Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Контроль за своевременным оприходованием прибывших материалов должен осуществляться бухгалтерией и отделом снабжения на основе приходных документов.

Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.

4. Система хранения материальных запасов.

Убытки материальных запасов в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания и порчи, случайной гибели.

Эффективными способами борьбы с хищениями являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24 — часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки); одинаковые процедуры приемки и отпуска материальных запасов для всех мест хранения; полная информация о том, где и какие запасы хранятся; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск материальных ценностей только по утвержденным заявкам; процедуры проверки персонала и др.

5.Система отпуска материальных запасов.

При организации внутреннего контроля материальных запасов следует учитывать ряд факторов:

1. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

2. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено.

3. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно — материальных ценностей.

4. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами.

5. Должны быть согласованы с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу.

6. Отпуск материалов, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов. Всякий сверхлимитный отпуск материалов следует оформлять специальными документами.

7. Перемещение материалов из одного склада на другой склад следует оформлять накладной на внутреннее перемещение материалов. [31]

Инвентаризация

Одним из главных видов внутреннего контроля является инвентаризация материальных запасов. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию запасов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т. д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

— при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

— перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года).

— при смене материально ответственных лиц;

— при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

— в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

— при реорганизации или ликвидации организации; [8]

Товарно — материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно — материальных ценностей должна, как правило, проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно — материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение. [7]

Для проведения комплекса работ по выявлению фактического наличия запасов, сопоставления фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации могут создаваться рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующей и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации, о чем издается распорядительный документ (приказ, распоряжение и т. п.).

В состав указанных комиссий включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (юристы, инженеры, экономисты, техники и т. д.). [5]

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на „__________“ (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. [4]

Комиссия в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно — материальных ценностей путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей со слов материально ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно — материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. [34]

Эти товарно — материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно — материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Мягкий инвентарь, находящиеся в эксплуатации, инвентаризируются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация проводится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой, принятой в бухгалтерском учете. [17]

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентаризационную опись на основании ведомостей — накладных или квитанций организаций, осуществляющих эти услуги.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.).

На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи. [6]

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются в следующем порядке:

а) излишки запасов приходуются по рыночным ценам, и одновременно их стоимость относится:

— в коммерческих организациях — на финансовые результаты;

— в некоммерческих организациях — на увеличение доходов;

б) суммы недостач и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя договорную (учетную) цену запаса и долю транспортно — заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу. Порядок расчета указанной доли устанавливается организацией самостоятельно.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах.

О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. [9]

Товарно — материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение.

В описях на товарно — материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов. [12]

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовой бухгалтерской отчетности. [16]

Глава 2. Организация бюджетного учета в МУЗ «Калужская городская больница № 4»

2.1 Экономико-правовая характеристика МУЗ «Калужская городская больница № 4»

Выпускная квалификационная работа написана на основе данных Муниципального учреждения здравоохранения «Калужская городская больница № 4» (далее МУЗ «Калужская городская больница № 4»)

История образования. Более 200 лет назад началась история богоугодных заведений Антона Семеновича Хлюстина, отставного майора и преуспевающего в делах мосальского помещика. В 1804 году Антон Семенович обратился к калужскому губернатору А. Л. Львову с намерением предпринять строительство в Александровской слободе дома для инвалидов.

Начатая как приют для инвалидов со временем Хлюстинская богадельня превратилась в крупнейшую городскую больницу № 4. В настоящее время — это огромное медицинское учреждение, оказывающее стационарную и амбулаторно-поликлиническую помощь людям. Больница охватывает большую часть города, оказывая медицинскую помощь 70 тыс. жителям. В больнице работает 485 человек: врачей — 104, медицинских сестер — 246, младший медицинский персонал — 64, сотрудники административно — хозяйственной службы — 52. Средняя заработная плата составляет — 6320 рублей.