Документационное обеспечение деятельности архива государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

• ВВЕДЕНИЕ
• 1 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ
• 1.1 Значение архива в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края
• 1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая деятельность архива
• 2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ АРХИВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ
• 2.1 Система управленческой документации
• 2.2 Специфическая документация
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
• ПРИЛОЖЕНИЯ

Актуальность темы Проблемы документационного оборота в организациях относятся к числу наиболее актуальных и практически значимых проблем современных организаций. Производство напрямую связано с документацией.

Одной из важнейших составляющих делопроизводства, является архив организации. В законодательных документах архив определяет не только, как самостоятельная организация, но и как структурное подразделение предприятия. Только грамотно организованный архив предприятия будет оказывать положительное влияние на работу организации.

Документооборот является основным направлением действия архива.

В связи, с этим мы считаем необходимым проанализировать составляющие документационного обеспечения управления архива Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края. Данный анализ поможет более эффективной работе с документами, позволит выявить показатели качества ее организации и обозначить направление для совершенствования документационного обеспечения деятельности архива.

Цель данной дипломной работы — исследовать документирование основной деятельности архива и его организацию, определить пути совершенствования документирования рассматриваемой организации.

Для достижения цели были сформулированы следующие задачи:

— обозначить значение и место архива в данной организации;

— изучить состав нормативно — правовой базы, регламентирующей деятельность Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края;

— проанализировать системы документов данного подразделения;

— выявить соответствие используемых правил организации Архива с требованиями ГОСТов и нормативных документов;

— разработать рекомендации по совершенствованию документирования деятельности архива.

Объектом исследования в данной дипломной работе является архив Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

Предметом исследования является система документации в данном структурном подразделении и организация работы архива.

Выполнение перечисленных задач потребовало применения ряда исследовательских методов:

— анализ и синтез информации, представленной в нормативно-методической литературе, работах ведущих специалистов, практиков в области документоведения;

— сравнение документов, использующихся в деятельности архива, с типовыми, и выявление соответствия их установленным требованиям;

— метод изучения документации архива;

— метод классификации документов по различным признакам;

— обобщение полученной информации.

Базой исследования определен архив Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

Теоретическая значимость выполненной работы заключается в том, что бы исследовать различные виды общих и специфических документов организации, выявить несоответствия в условиях хранения документов и дать рекомендации по совершенствованию организации работы архива.

Деятельность любого учреждения неразрывно связана с правильной организацией работы архива, поэтому практическая значимость исследования в том, что были разработаны документы, позволяющие увеличить эффективность и повысить качество деятельности архива.

Таким образом, необходимо разработать номенклатуру дел данного структурного подразделения, а также даны рекомендации по совершенствованию работы архива. При внедрении в практику они позволят оптимизировать работу архива: упростить процедуру текущего хранения документов, повысить организационную, регламентирующую и регулирующую деятельность работников.

Степень разработанности темы. На данный момент необычайно актуальны вопросы документационного обеспечения управления. Они находят отражение в статьях периодических и продолжающихся изданий, учебниках и практических пособиях, посвященных изложению комплекса вопросов, связанных с документированием управленческой деятельности и технологиями работы с документами.

Нормативно-правовой основой для исследования данной организации явились Конституция РФ, гражданский и трудовой кодексы, а так же Федеральные законы, нормативно-методические документы, издаваемые Госстандартом России, различные правила, положения, инструкции и перечни.

В теоретическом плане вопросы документационного обеспечения управления рассматриваются в трудах, работах, статьях документоведов, преподавателей высших учебных заведений — Т. В. Кузнецовой, М. Ю. Рогожина, М. И. Басакова, В. Ф. Янковой, М. В. Ларина, Ю. М. Демина, Н. М. Березиной и других, которые внесли большой вклад в развитие данной отрасли науки.

Проблемы, связанные с порядком документирования организационно-правовых и распорядительных разрабатывали — Е. М. Каменева, В. А. Кудряев, А. В. Пшенко.

Организацию документооборота в своих работах исследовали — Т. В. Кузнецова, М. П. Илюшенко, М. П. Бобылева.

В учебнике «Делопроизводство» под редакцией Т. В. Кузнецовой рассмотрены организация и технологии документационного обеспечения управления, что применимо на любом предприятии.

В.А. Кудряев в своих работах отслеживает изменения в содержании всех видов внутренних документов на протяжении последних десяти лет, подробно рассматривает особенности подготовки, оформления и ведения этих документов, а также внешней деловой переписки. Освещает все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Раскрывает способы и методы оптимизации документооборота и повышения эффективности деятельности любой организации. В работах зачастую приводятся рекомендации по подготовке текстовых и табличных документов с учетом возможностей компьютерных технологий.

Для теоретического осмысления данной темы были использованы публикации в журнальных изданиях «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарь-референт», «Проблемы теории и практики управления».

М.П. Бобылева изучала основные подходы к анализу документооборота по таким его характеристикам как структура (состав) направленность объем, носители информации и способы передача документов, содержание и функциональная принадлежность конкретных групп документов, выделяя типовые информационные потребности по различным аспектам анализа документооборота.

Структура дипломной работы обусловлена методическими рекомендациями по данной теме. Поэтому материал изложен во введении, двух главах, заключении и приложении.

Во введении обоснована актуальность темы, раскрывается степень ее изученности, определены объект и предмет исследования, цель и задачи, методы исследования, база исследования, обоснованы теоретическая и практическая значимость.

В первой главе обоснована роль архива в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования, его нормативно-правовому обеспечению.

Во второй главе рассматривается система документации архива Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования.

В заключении подводятся итоги проведенного исследования, формулируются выводы и предложения.

Объем дипломной работы 86 страниц.

Список использованных источников

включает 55 наименований документов. В работе имеется 15 приложений, с образцами документов, используемых в организации и в работе архива, а также разработанный нами проект номенклатуры дел.

1 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

1.1 Значение архива в Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

Решение о создании государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края было принято 24 декабря 2008 г. на основании постановления Правительства Пермского края № 792-п «О создании Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края». Инспекция начала функционировать 28 января 2009 года на основании распоряжения губернатора Пермского края от 26.01.2009 «О назначении Г. В. Гутник» руководителем инспекции.

Основной целью Инспекции является реализация государственных полномочий по надзору и контролю в области образования на территории Пермского края в соответствии с действующим законодательством.

В пределах своих полномочий Инспекция исполняет ряд функций, которые прописаны в положении «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», функции рассматривают следующую деятельность:

1) осуществление контроля качества образования, в том числе качества подготовки обучающихся и выпускников, в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами или федеральными государственными требованиями в образовательных учреждениях, расположенных на территории Пермского края, по всем реализуемым ими образовательным программам, за исключением полномочий соответствующих федеральных органов государственной власти;

2) осуществление лицензирования, в том числе контроль за соблюдением условий, предусмотренных лицензией на право ведения образовательной деятельности, и государственную аккредитацию образовательных учреждений, расположенных на территории Пермского края, по всем реализуемым ими образовательным программам, за исключением полномочий соответствующих федеральных органов государственной власти;

3) осуществлением надзора и контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации в области образования на территории Пермского края образовательными учреждениями;

4) ведение реестра лицензий на правоведения образовательной деятельности, выданных Инспекцией, а также реестры свидетельств о государственной аккредитации образовательных учреждений и организаций, аккредитованных Инспекцией;

5) рассмотрение писем, заявлений и жалоб граждан, ведение приема граждан, принятие мер по устранению указанных гражданами нарушений законодательства в сфере государственного надзора и контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации в области образования;

6) осуществление функции главного распорядителя и получателя средств бюджета Пермского края с закреплением за ним соответствующих расходов, в том числе за счет субвенций из федерального бюджета;

7) составление ежеквартальной и иной отчетности о расходовании предоставленных из федерального бюджета субвенций, о достижении целевых прогнозных показателей в случае их установления, о нормативных правовых актах, принимаемых органами государственной власти Пермского края, по вопросам осуществления переданных полномочий, сведений (в том числе баз данных), необходимых для формирования и ведения федеральных баз данных по вопросам надзора и контроля в сфере образования;

8) обеспечение своевременного представления в соответствующие федеральные органы исполнительной власти отчетности, сведений, а также иных документов и информации, необходимых для контроля и надзора за полнотой и качеством осуществления органами государственной власти Пермского края переданных полномочий;

9) участие в разработке предложений по совершенствованию законодательства в сфере образования, а также проектов законов и иных правовых актов Пермского края в данной сфере;

10) разработка и внесение в установленном порядке изменений в законопроекты и иные нормативные правовые акты по надзору и контролю в сфере образования Пермского края;

11) осуществление в соответствии с законодательством Российской Федерации, работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности Инспекции;

12) осуществление иных функций в установленной сфере деятельности, если такие функции предусмотрены федеральными нормативными правовыми актами. [12]

В целях реализации своих полномочий и функций в установленной сфере деятельности Инспекция имеет следующие права:

1) пресечения фактов нарушения законодательства Российской Федерации в установленной сфере деятельности;

2) приостановления, в установленных законодательством Российской Федерации случаях действия, выданной Инспекцией лицензии полностью или в части ведения образовательной деятельности по отдельным образовательным программам, либо аннулирование указанной лицензии, а также приостановление действия выданного Инспекцией свидетельства либо лишения образовательного учреждения (организации) государственной аккредитации полностью или по отдельным образовательным программам;

3) запроса и получения в установленном порядке необходимых для осуществления своих функций информации и материалов от органов государственной власти;

4) издания, в пределах своей компетенции приказов и контроля их исполнения;

5) создания совещательных и экспертных органов (советов, комиссий, групп, коллегий) в установленной сфере деятельности;

6) проведения конференций, совещаний и встреч, организации других мероприятий;

7) привлечения для проработки вопросов в сфере деятельности Инспекции научные и иные организации, ученых и специалистов на условиях, установленных законодательством Российской Федерации;

8) в установленных случаях представлять интересы Правительства Пермского края во всех органах и организациях Российской Федерации в рамках своей компетенции. [12]

Рисунок 1 — Структура Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края Начальник (на сегодняшний день Гутник Г. В.) осуществляет руководство деятельностью Инспекции на основании положения о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Инспекцию задач.

Структура Инспекции утверждена губернатором Пермского края по согласованию с уполномоченными федеральными органами исполнительной власти. Структурными подразделениями Инспекции являются отделы. Реорганизация и ликвидация Инспекции осуществляются в порядке, предусмотренном действующим законодательством. [12]

Архив предприятия может функционировать на правах структурного подразделения в составе службы ДОУ Инспекции. Руководство возлагается на документоведа (в данном случае главного специалиста отдела административно-финансового обеспечения) и консультантов отдела контроля лицензионных условий и государственной аккредитации.

Организационная структура архива инспекции определяется исходя из объема и содержания, возлагаемых на него задач и функций, состава дел, подлежащих временному хранению, с учетом организационных и иных возможностей Инспекции.

К числу основных задач независимо от организационных особенностей Инспекции, относятся:

— комплектование дел, образующихся в деятельности Инспекции и подлежащих временному хранению, в соответствии с установленным порядком;

— учет и обеспечение сохранности дел в течение всего срока их временного хранения;

— создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного материала к делам, состоящим на временном хранении;

— подготовка к передаче и передача дел, образующих Архивный Фонд РФ, на постоянное хранение в государственные архивные учреждения в соответствии с установленным порядком.

При реализации функций по приему, учету, обеспечению сохранности и передаче дел на постоянное хранение, архив Инспекции проводит соответствующие мероприятия, документирование которых, в целях обеспечения аутентичности является обязательным.

Архив занимает значительное место в структуре организации и активно участвует в документообороте Инспекции. В ходе написания дипломной работы было выявлено большое количество несоответствий правилам хранения документов, а также обнаружена полная неорганизованность данного структурного подразделения и существенные нарушения правил и стандартов архивов.

Отсутствует номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Инспекции, с указанием их сроков хранения.

Порядок формирования дел находится в стадии разработки, т. е. дела формируются консультантами отделов на основе поданных документов образовательного заведения, но документально порядок формирования дел нигде не расписан.

Требования к оформлению дел, принимаемых в архив не соблюдаются:

— Дела хранятся в пластиковых или картонных папках или скоросшивателях, с вклеенными или вставленными файлами;

— Внутренние описи документов имеются лишь в нескольких делах.

Организация хранения документов — это система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием. В организации хранения документов, также выявлены следующие нарушения:

— Отсутствует запасной выход;

— В хранилище присутствует много нагревательных и электроприборов (в том числе: батарея отопления, компьютерная и электронная техника);

— Хранилище вместо металлических шкафов оборудовано деревянными;

— Размещение документов в хранилище не соответствует государственным стандартам;

— Отсутствует оформление выдачи дел;

— Учет документов хранилища не проводится.

Таким образом, не смотря на то, что Инспекция основана относительно недавно и документопоток еще не достиг своих пределов, мы видим, что архив Инспекции требует больших доработок и большого внимания.

1.2 Нормативно-правовая база регламентирующая деятельность архива

В настоящее время деятельность архива осуществляется в соответствии с:

— Конституцией Российской Федерации, 1993 г.;

— Гражданским кодексом Российской Федерации, от 30.11.1994 № 51-ФЗ (действующая редакция);

— Трудовым кодексом Российской Федерации, от 30.12.2001 № 197-ФЗ;

— Федеральным Законом Российской Федерации «Об Архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

— Законом «Об Архивном деле в Пермском крае» от 06.03.2007 № 11-Пк;

— Положением «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» от 27.02.2009 № 87-П

— Положением «Об Архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края»;

— Приказом «Об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» от 07.05.2010 №СЭД-54−04−03−50.

Согласно основным положениям конституции РФ, человек, его права и свободы являются высшей ценностью.

В главе 2 о Правах и свободах человека и гражданина в Конституции РФ сообщается, что в Российской Федерации признаются и гарантируются права и свободы человека и гражданина согласно общепризнанным принципам и нормам международного права и в соответствии с настоящей Конституцией. Все основные права человека отражены в статьях с 17 по 23 конституции РФ. Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Каждый вправе определять и указывать свою национальную принадлежность, на пользование родным языком, на свободный выбор языка общения, воспитания, обучения и творчества, гарантируется свобода мысли и слова. Никто не может быть принужден к определению и указанию своей национальной принадлежности и к выражению своих мнений и убеждений или отказу от них. Каждый, кто законно находится на территории Российской Федерации, имеет право свободно передвигаться, выбирать место пребывания и жительства, может свободно выезжать за пределы Российской Федерации. Гражданин Российской Федерации имеет право беспрепятственно возвращаться в Российскую Федерацию. Всем гарантируется свобода совести, свобода вероисповедания, включая право исповедовать индивидуально или совместно с другими любую религию или не исповедовать никакой, свободно выбирать, иметь и распространять религиозные и иные убеждения и действовать в соответствии с ними. Любой имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом. Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется федеральным законом. Гарантируется свобода массовой информации. Цензура запрещена, труд свободен, а принудительный запрещен. Каждый человек имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Все имеют право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск. [1;гл.2]

Также деятельность Архива регламентируется Гражданским кодексом Российской Федерации и Трудовым кодексом Российской Федерации

в которых говорится о том, что гражданское законодательство основывается на признании равенства участников регулируемых им отношений, неприкосновенности собственности, свободы договора, недопустимости произвольного вмешательства кого-либо в частные дела, необходимости беспрепятственного осуществления гражданских прав, обеспечения восстановления нарушенных прав, их судебной защиты.

Общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации являются в соответствии с Конституцией Российской Федерации составной частью правовой системы Российской Федерации. Принудительный труд запрещен.

Принудительный труд — это выполнение работы под угрозой применения какого-либо наказания (насильственного воздействия), в том числе:

— в целях поддержания трудовой дисциплины;

— в качестве меры ответственности за участие в забастовке;

— в качестве средства мобилизации и использования рабочей силы для нужд экономического развития;

— в качестве меры наказания за наличие или выражение политических взглядов или идеологических убеждений, противоположных установленной политической, социальной или экономической системе;

— в качестве меры дискриминации по признакам расовой, социальной, национальной или религиозной принадлежности.

К принудительному труду также относится работа, которую работник вынужден выполнять под угрозой применения какого-либо наказания (насильственного воздействия), в то время как в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами он имеет право отказаться от ее выполнения, в том числе в связи с:

— нарушением установленных сроков выплаты заработной платы или выплатой ее не в полном размере;

— возникновением непосредственной угрозы для жизни и здоровья работника вследствие нарушения требований охраны труда, в частности необеспечения его средствами коллективной или индивидуальной защиты в соответствии с установленными нормами.

Для целей настоящего Кодекса принудительный труд не включает в себя:

— работу, выполнение которой обусловлено законодательством о воинской обязанности и военной службе или заменяющей ее альтернативной гражданской службе;

— работу, выполнение которой обусловлено введением чрезвычайного или военного положения в порядке, установленном федеральными конституционными законами;

— работу, выполняемую в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части;

— работу, выполняемую вследствие вступившего в законную силу приговора суда под надзором государственных органов, ответственных за соблюдение законодательства при исполнении судебных приговоров. [3]

Согласно 3 главе — Управление архивным делом в РФ, Федерального Закона «об Архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Государство выступает гарантом прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом, обеспечивает развитие архивного дела в Российской Федерации на основе проведения соответствующей научно-технической и финансовой, в том числе налоговой и кредитной, политики. Государственное управление архивным делом в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченные Правительством Российской Федерации федеральные органы исполнительной власти, а в субъектах Российской Федерации осуществляют органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела. Управление архивным делом в муниципальных образованиях осуществляют органы местного самоуправления.

Согласно статье 14 об организации управления архивным делом в РФ, государственные органы и органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Согласно статье 15 о Финансовом и материально-техническом обеспечении архивного дела государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять создаваемым ими архивам здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

Государственный орган, орган местного самоуправления, принимающие решение о реконструкции, передаче или сносе здания, в котором размещен государственный или муниципальный архив, обязаны предоставить этому архиву здание, отвечающее нормативным требованиям хранения архивных документов.

Государственные и муниципальные (за исключением структурных подразделений органов местного самоуправления) архивы вправе осуществлять приносящую доход деятельность постольку, поскольку это предусмотрено их учредительными документами, служит и соответствует достижению целей, ради которых они созданы, а также покрывать свои расходы за счет иных поступлений, разрешенных законодательством Российской Федерации. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

Согласно статье 19 «Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации» 4 главы «Хранение и учет архивных документов» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:

постоянно — в муниципальных архивах, музеях и библиотеках;

временно — в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору на хранение в государственный или муниципальный архив, библиотеку, музей, а такжев организацию Российской академии наук. При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм настоящего Федерального закона.

Документы Архивного фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение которого осуществляется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Российской академии наук. 4;гл.4]

В соответствии с 20 статьей «Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.

В соответствии с 21 статьей «Передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранения» документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела.

Передача на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы обязательного бесплатного экземпляра документов осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов.

В 6 главе «Доступ к архивным документам и их использование» говорится о том, что федеральные органы государственной власти, иные государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают по согласованию со специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.

При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.

При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.

При реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию

с соответствующими специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти или уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. [4;гл.6]

Согласно 6 статье «Создание архивов» Федерального Закона «Об архивном деле Пермского края» создание архивов на территории Пермского края регулируется федеральным, краевым законодательством и актами органов местного самоуправления.

Уполномоченный орган государственной власти в области архивного дела выступает учредителем государственных архивных учреждений. [6;ст.6]

Рассмотрев нормативно-правовую базу архива, можно отметить, что большая часть нормативных документов имеют общий характер, а на внутреннюю деятельность архива, как и на сам архив, нормативные документы находятся в разработке. Так же можно отметить отсутствие специалиста, для данного формирующегося подразделения.

2 СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ АРХИВА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИИ ПО НАДЗОРУ И КОНТРОЛЮ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ ПЕРМСКОГО КРАЯ

Любая организация независимо от формы собственности имеет систему документации.

Система документации — это «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению» [9]

Вся документация, которая создаётся и используется в работе архива Инспекции представляет собой комплекс управленческой и специфической документации.

Рисунок 2 — Система документации архива Государственной Инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края

2.1 Система управленческой документации

Управленческая документация в Инспекции состоит из организационно-правовых документов, организационно-распорядительных документов и информационно-справочной документации.

Организационно-распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. [9]

К организационно — распорядительным документам Инспекции относятся постановления, распоряжения, протоколы, приказы. В соответствии с приказом от 07.05.2010 №СЭД-54−04−03−50 «об утверждении порядка формирования и хранения лицензионных дел» порядок формирования лицензионных дел проходит следующим образом:

1. Лицензионное дело формируется при поступлении в Гособрнадзор документов, предоставленных соискателям лицензии для получения лицензии, в течении 20 рабочих дней со дня издания Гособрнадзором приказа о выдаче (отказе выдачи) лицензии.

2. Лицензионное дело включает в себя следующие документы:

o Документы, представленные лицензиатом в соответствии с пунктом 10 Положения о лицензировании образовательной деятельности, утвержденным постановлением Правительства РФ от 31 марта 2009 года № 277

o Приказ Гособрнадзора о проведении лицензионной экспертизы

o Заключение экспертной комиссии;

o Копию приказа Гособрнадзора о выдаче (отказе в выдаче) лицензии;

o Копию лицензии;

o Копии платежных документов, подтверждающих уплату государственной пошлины;

o Копии акта, отчета, предписания (при наличии) по итогам проверки соблюдения соискателем лицензии лицензионных условий.

Ответственными работниками за формирование и хранение лицензионных дел являются работники отдела лицензирования и государственной аккредитации, назначаемые приказом Гособрнадзора.

Работники отдела контроля лицензионных условий и государственной аккредитации, ответственные за формирование и хранение лицензионных дел:

— Формируют лицензионное дело в папке, на лицевой стороне обложки которой проставляются реквизиты лицензионного дела;

— Осуществляют систематизированное размещение лицензионных дел, составляют перечень документов лицензионного дела;

— Ведут перечень лицензионных дел, находящихся на хранении;

— Заполняют журнал учета движения лицензионных дел.

Лицензионные дела хранятся в отделе лицензирования и государственной аккредитации, в специально оборудованном помещении.

Копии акта проверки по соблюдению лицензионных требований и иных документов, сформированных при проведении проверки, передаются работником Гособрнадзора, уполномоченным на проведение проверки, в отдел лицензирования и государственной аккредитации для включения в лицензионное дело.

При дополнении лицензионного дела какими-либо документами, работниками, ответственными за формирование и хранение дел, осуществляется внесение соответствующих сведений в перечень документов, включенных в состав лицензионного дела.

Дело может выдаваться работнику Гособрнадзора, уполномоченному на проведение проверки по соблюдению лицензиатом лицензионных условий, на срок не более 1-го месяца.

При необходимости лицензионное дело может выдаваться иным работникам Гособрнадзора или государственным органам, организациям на основании их запроса и положительного решения начальника Гособрнадзора.

При выдаче дела, работниками, ответственными за формирование и хранение лицензионных дел, делаются соответствующие записи в журнале учета движения лицензионных дел. На выданное дело составляется карта-заместитель дела в соответствии с приложение 5 к настоящему Порядку.

При выдаче дела сторонним организациям оставляются заверенные копии изъятых документов и акт о причинах выдачи подлинника.

Копии распорядительных актов Гособрнадзора и лицензии, включенные в состав дела, должны быть заверены уполномоченными должностными лицами, назначаемыми приказом начальника Гособрнадзора.

Сроки хранения лицензионных дел:

— В случае принятия решения о выдаче лицензии — в течении срока действия лицензии;

— В случае принятия решения об отказе в выдаче лицензии, об аннулировании лицензии — 1 год со дня издания соответствующего приказа Гособрнадзора. [41]

Организационно-правовая документация является правовой основой деятельности организации и содержат положения, инструкции, должностные регламенты, административные регламенты, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения и другие документы. [9]

К организационно-правовым документам относятся Положение «о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», Положение «об архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края», Положение «О постоянно действующей Экспертной Комиссии», а так же «Регламент делопроизводителя».

Основополагающим документом функционирования Инспекции является Положение о Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края.

Положение — это организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. [9]

Положение об организации утверждается с помощью распорядительного документа вышестоящей организации. В рассматриваемом случае Положение об Инспекции утверждалось Постановлением Правительства Пермского края.

В положение обязательно наличие таких реквизитов, как наименование организации, гриф утверждения документа, наименование вида документа, дата документа, заголовок к тексту, текст документа, подписи и визы согласования документа.

Структура Положения «О Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» состоит из следующих разделов:

1 Общие положения

2 Цели инспекции

3 Функции инспекции

4 Права инспекции

5 Руководство и структура инспекции

6 Ответственность должностных лиц инспекции В соответствии с положением государственная инспекция по надзору и контролю в сфере образования Пермского края (далее — Инспекция) является исполнительным органом государственной власти Пермского края, осуществляющим полномочия Российской Федерации по надзору и контролю в области образования, переданные органам государственной власти Пермского края.

Инспекция в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, методическими указаниями, инструктивными материалами по вопросам осуществления переданных полномочий федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по контролю и надзору в сфере образования, Уставом и законами Пермского края, указами и распоряжениями губернатора Пермского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Пермского края, распоряжениями председателя Правительства Пермского края, а также настоящим Положением.

Инспекция осуществляет свою деятельность во взаимодействии с федеральными органами исполнительной власти, их территориальными органами, органами государственной власти Пермского края и иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований Пермского края, иными организациями и гражданами.

Инспекция является уполномоченным государственным органом по надзору и контролю в сфере образования на территории Пермского края.

Общее руководство Инспекцией осуществляется председателем Правительства Пермского края в соответствии с распределением основных обязанностей между председателем Правительства Пермского края, заместителями председателя Правительства Пермского края и иными членами Правительства Пермского края. Финансирование содержания Инспекции осуществляется за счет субвенций из федерального бюджета. Финансирование мероприятий, обеспечивающих проведение государственной итоговой аттестации обучающихся и выпускников, а также аттестацию педагогических и руководящих работников на высшую квалификационную категорию, осуществляется за счет средств бюджета Пермского края и иных источников, предусмотренных законодательством.

Инспекция обладает правами юридического лица, имеет бланки и печати со своим наименованием, самостоятельно выступает в качестве истца и ответчика в судах в пределах своей компетенции, имеет самостоятельный баланс, лицевые счета, открываемые в соответствии с законодательством Российской Федерации. Взаимодействие Инспекции с исполнительными органами государственной власти Пермского края осуществляется на основании соответствующих регламентов.

Информационное, документационное, финансовое, бухгалтерское, транспортное, материально-техническое, хозяйственное и иное обеспечение деятельности Инспекция организует самостоятельно. Реорганизация и ликвидация Инспекции осуществляются в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Начальник Инспекции и руководители отделов несут персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Инспекцию, с учетом прав и полномочий, предоставленных им настоящим Положением. Действия и решения должностных лиц Инспекции при исполнении ими должностных обязанностей могут быть обжалованы в установленном порядке. [12]

Положение «об Архиве Государственной инспекции по надзору и контролю в сфере образования Пермского края» состоит из следующих разделов:

1 Общие положения;

2 Состав документов архива;

3 Задачи и функции архива;

4 Права архива;

5 Ответственность заведующего архивом.

В соответствии с положением документы государственной инспекции, имеющие историческое культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Пермского, края, являются собственностью Пермского края и подлежат постоянному хранению в ГОУ «Государственный архив Пермского края» (далее ГОУ ГАПК). До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным агентством, хранятся в инспекции. Инспекция обеспечивает сохранность учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Пермского края, образующихся в его деятельности. В соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации Архивным агентством обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производится силами и за счет инспекции. За утрату и порчу документов архивного фонда инспекции несут ответственность в соответствии с действующим законодательством: ст. 27 Федерального закона «Об архивном деле в Российской федерации», ст. 17 Закона" Об Архивном деле в Пермском крае", Кодексом РФ об административных правонарушениях Уголовным кодексом РФ.

Для хранения документов архивного фонда инспекции, составляющих часть Архивного фонда Пермского края, и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив инспекции. Функции по работе с архивными документами возлагаются на делопроизводителя.

В своей работе архив инспекции руководствуется законодательством РФ законодательными актам Пермского края по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящий организаций руководства инспекции, правилами и другими номативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами и настоящим положением.

Контроль за деятельностью архива инспекции осуществляет начальник инспекции. Организационно-методическое руководство деятельностью архива инспекции осуществляет ГОУ ГАПК При ликвидации инспекции передача документов входит в обязанности ликвидационной комиссии. При реорганизации инспекции с передачей его функций другому учреждению последнее принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизованного учреждения и его архив.

В Архив поступают:

— Законченные делопроизводством документы постоянного хранения. Образовавшиеся в деятельности инспекции, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу (документы по личному составу могут поступать в ГУ ГАПК на возмездной основе по договору);

— Документы постоянного строка хранения и по личному составу учреждений-предшественников;

o Личные фонды ведущих работников инспекции;

o Служебные и ведомственные издания;

o Кино-, фото-, фоновидеодокументы;

o Машиночитаемые документы;

o Научно-справочный аппарат к документам архива.

К задачам архива относится комплектование документов, учет, обеспечение сохранности, качества документов, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве, подготовка и своевременная передача документов архивного фонда инспекции, осуществление контроля за формирование и оформление дел

в делопроизводстве инспекции.

В соответствии с возложенными на него задачами архив инспекции осуществляет следующие функции:

1) Принимает не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы инспекции, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Федеральным архивным агентством (номенклатуре дел инспекции или по акту);

2) Составляет и предоставляет на позднее, чем через 3 года после заверения делопроизводством годовые разделы описи дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии инспекции (ЭК) и экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) Агентства по делам архивов Пермского края;

3) Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

4) Создает, пополняет совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно0 справочным аппаратом ГОУ ГАПК;

5) Организует использование документов

6) Информирует руководство и работников инспекции о составе и содержании документов архива;

7) Выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива;

8) Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии инспекции;

9) Оказывает методическую помощь службе делопроизводства, контролирует правильное формирование и оформление дел в структурных подразделениях, а также подготовку дел к передаче в архив инспекции;

10) Ежегодно предоставляет в ГОУ ГАПК сведения о составе и объеме документов по установленной форме (паспорт архива);