Определение реижиниринга, его сущность

Ниже приведено более полное описание усовершенствованного способа их реализации, чем это можно увидеть на изображении модели to-be:

1. Формирование заявок:

ПО магазина: (ПО Touchbox).

— Формирование завки, авторизация RFID картой, отправка на сервер;

Серверное ПО:

— Прием заявки;

— Бронирование товара, имеющегося на складе;

ПО магазина: (ПО Touchbox).

— Окончательное утверждение заявки. Авторизация принятого решения RFID картой;

Серверное ПО:

— Прием окончательной заявки.

2. Сборка заказов Серверное ПО:

— Контроль поступления заявок магазинов к назначенному часу;

— автоматическая передача заявок на сборку на складе (формирование листов подборки);

ПО склада:

— комплектация заказов на складских весах, распределение на основе листов сборки;

— выдача реестра накладных в программу отдела логистики и на сервер;

ПО «Бэст»:

— формирование накладных и пакетная печать;

ПО склада: (ПО Touchbox).

— контроль погрузки в машину;

— запись списка накладных на RFID брелок водителя;

3. Прием машины на торговой точке.

ПО магазина: (ПО Touchbox).

— считывание с бредка водителя кода накладной;

— передача на сервер времени доставки по накладной;

— получение с сервера списка позиций по накладной;

— ввод фактического количества принятого товара;

— авторизация документа приемки RFID картой;

— формирование отказа от приемки с указанием причины из списка;

— авторизация отказа RFID картой приемщика;

— создание накладной возврата;

— авторизация возврата RFID картой ответственного лица;

— запись отгружаемых на склад документов RFID брелка водителя;

ПО склада: (ПО Touchbox).

— считывание с брелка водителя списка возвратных документов;

— прием возвращенного товара;

— авторизация RFID картой ответственного лица;

В рамках задач управления с помощью ПО сервера появились возможности реализации следующих задач:

— формирование сводного списка дефицита;

— анализ дефицитных приоритетных позиций;

— наличие интерфейсов с отчетом на сматрфон (Ipad) руководителя;

— архивирование важной информации;

Анализ модели to-be.

Статический анализ не выявил в модели процесса невыполнимых задач, невыполнимых путей и циклов. Это означает, что процесс смоделирован верно.

Как и в модели as-is, в качестве успешного завершения процесса выбрано состояние, когда магазин полностью готов к процессу продажи, для этого его сотрудникам необходимо в ходе своей трудовой деятельности добиться стопроцентной обеспеченности товаром, чтобы обеспечить возможность полностью удовлетворить покупательский спрос на продукцию Великолукского мясокомбината в магазинах его фирменной сети.

Для расчета доли процессов, которая завершается успешно необходимо учесть распределение вероятностей на точках принятия решений — достаточно просто перемножить вероятности, которые находятся на пути успешного завершения процесса. Расчет приведен ниже:

Q усп. to-be = 0,98 * 0,99 * 0,96 * 0,98 * 0,99 = 0,904.

Получается, что в 90,4% случаев магазин полностью готов к процессу продажи. В 9,6% случаев покупательный спрос ме может быть полностью удовлетворен по причине недочетов и ошибок сотрудников.

В рамках проведения оценки финансовых затрат, которые потребуются для реализации описанной программы по изменению бизнес-процессов сбытовой сети ОАО «Великолукский мясокомбинат», а также требуемых затрат времени, в ходе курсовой работы были выделены следующие этапы:

1) выбор поставщика услуг по автоматизации бизнес-процессов;

2) расчет стоимости реализации программы по автоматизации;

3) расчет сроков реализации программы.

Описание компании — поставщика услуг Для внедрения изменений ОАО «Великолукский мясокомбинат» прийдется обратиться за услугами сторонних организаций, которые специализируются на решении поставленных перед реинжинирингом задач. Поскольку организация и последующее содержание отдела, способного воплотить в жизнь предложенные изменения повлечет за собой большие временные и финансовые затраты, нежели сотрудничество по данному вопросу с профильной компанией.

Среди множества компаний, оказывающих подобные услуги в рамках курсовой работы была выбрана компания ООО «Глолайм», расположенная в «Москве». Причинами данного выбора послужили:

1) Месторасположение — одинаковое с месторасположением сети магазинов;

2) Опытность — компания оказывает подобного рода услуги уже на протяжении 20 лет;

3) Приемлемое соотношение цены и функциональных возможностей аппаратно-программных комплексов автоматизации;

4) Полученная информация о готовности сотрудничать с ОАО «Великолукский мясокомбинат»;

5) Доступ к некоторой расчетной информации, касательно сроков и стоимости внедрения аппаратно-программных комплексов автоматизации.

Компания Глолайм предоставляет определенные гарантии надежности:

защита системы от внешнего воздействия на аппаратном уровне;

высокая отказоустойчивость оборудования;

оперативная (в течение часа) замена оборудования (тачбоксов), блоков считывания и карт, в случае или при механическом повреждении;

обеспечение технической поддержки проекта в виде неснижаемого 5 процентного запаса под поставленное оборудование;

простота использования комплекса (примитивность и быстрота обучения);

возможность индивидуальной разработки оборудования под новые возможные требования (форма корпуса, размер экрана, типы выходов и пр.).

2.4 Экономическая оценка эффективности реинжиниринга бизнес-процессов организации ОАО «Великолукский мясокомбинат».

Для решения поставленных задач предполагается использовать аппартано-программный комплекс «GLOLIME». С учетом того, что компания «Глолайм» является непосредственным производителем производителем оборудованием и разработчиком программного обеспечения, стоимость оборудования и программного обеспечения одного магазина составляет 37 900 рублей. Цены на оборудование приведены в таблице ниже:

Таблица 3.5 — Стоимость оборудования.

№ п/п Наименование оборудования Стоимость, руб. 1. Стоимость рабочего места на Glolime Touchbox 10, в том числе: 37 700 1.

1. Touchbox 10 с операционной системой Windows Embedded CE 6.0 29 900 1.

2. Встроенный GPRS — модем 3500 1.

3. RFID считыватель 3200 1.

4. ПО Touchbox 1100 2. персонифицированные RFID карты 1 кб (за карту) 50 3. RFID брелок для водителя 150 4. ПО Сервера (ориентировочная стоимость) 400 000.

Таким образом, можно сделать вывод, что рассчитать примерную стоимость автоматизации магазинов фирменной сети ОАО «Великолукский мясокомбинат» в Москве можно по следующей формуле:

((Q маг * P маг) + P пр тр * Q маг) * P проч + P серв, где:

Q маг — количество магазинов в городе;

P маг (руб.) — стоимость автоматизации одного магазина;

P серв (руб.) — стоимость ПО сервера, принятая равной 400 000 рублей ;

P пр тр (руб.) — потери в производительности труда сотрудников одного магазина ввиду траты времени на обучение эксплуатации нового оборудования, приняты равными 2000 рублей;

P проч — прочие расходы, куда включаются расходы на обеспечение доступа главного офиса к информации сервера для осуществления контроля и работы сотрудников склада с данным ПО, приняты равными 20% от общей стоимости, следовательно, коэффициент равен 1,2;

В итоге получаем затраты на автоматизацию сети фирменных магазинов по Москве:

((220 * 37 900 рублей) + 2000 рублей * 220) * 1,2 + 400 000 рублей = (8 338 000 + 440 000) * 1,2 + 400 000 = 10 933 600 рублей Таким образом, подводя итог, можно сказать, что по примерным подсчетам для реализации программы автоматизации сбытовой сети фирменных магазинов ОАО «Великолукский мясокомбинат» в Москве потребуется около 11 миллионов рублей.

Сроки реализации проекта Примерный срок реализации проекта составит 4−8 месяцев, он разделен на 3 этапа:

работы на складе — 30 рабочих дней (примерно 1,5 месяца);

работа в магазине — 29 рабочих дней (примерно 1,5 месяца);

ввод в эксплуатацию — примерно 1−2 месяца.

В рамках данной курсовой работы рассматривается только деятельность одной составляющей ОАО «Великолукский мясокомбинат» — сбытовой сети. Именно поэтому анализ окупаемости предлагаемых изменений рассматривается только в рамках этой составляющей. Это означает, что срок окупаемости принят равным сроку, за который затраты на реализацию проекта сравняются средствам, которые возможно будет сэкономить в случае его успешного воплощения в жизнь (сюда можно отнести долю уменьшения ФОТ ввиду сокращения штата, снижение расходной части на мобильную связь).

Получается, что для подсчета данного показателя окупаемости необходимо рассчитать сумму средств, которую появится возможность ежемесячно экономить при внедрении описанных изменений, а затем разделить затраты на реализацию проекта на эту сумму, и получится срок окупаемости в месяцах.

В случае реализации проекта по автоматизации сократиться необходимое время на выполнение задач, входящих в процесс сбыта, таким образом средства, необходимые для ФОТ сократятся. Во-первых, можно будет полностью упразднить должность диспетчера, поскольку все заявки будут приниматься автоматически через программное обеспечение. Во-вторых, будут экономиться средства, которые в модели as-is затрачивались на обеспечение мобильной связи заведующих магазина с диспетчерами для передачи заявки. В-третьих, возможно будет сократить штат сотрудников, обслуживающих заявки на складе, а так же экономить расход рабочего времени заведующих — все это можно будет сделать благодаря проведению автоматизации.

Будем считать, что штат сотрудников склада, задействованных в обслуживании заявок из магазинов сократиться с 12 человек до 8, а штат диспетчеров будет упразднен полностью (8 человек), что позволит экономить на использовании площадей помещений и организации рабочих мест. Заработная плата заведующих не измениться, но освободившееся время они потратят на решение других задач, что повысит эффективность их деятельности.

Начнем с расчета рабочего времени, которое освободится при реализации программы по автоматизации: В каждом магазине есть 2 заведующих магазином, которые работают неделя через неделю. Их рабочий день длится 12 часов. Таким образом, получается, что в месяц у должности заведующей 360 рабочих часов. Используя данные таблицы, в которой отражены изменения в затратах времени произошедшие в модели to-be по отношению к модели as-is, можно сказать, что каждый день будет сэкономлено 0,7 часа рабочего времени заведующей магазином, а это 2,1 часа в месяц. Получается, что почти 6% рабочего времени можно будет использовать на выполнение других задач. Например, больше времени можно будет уделить контролем за выкладкой и соблюдением условий хранения товара, что снизит вероятность продажи продукции с истекшими сроками годности, а ткже ее порчи. Освободившееся время можно будет потратить и на более корректный анализ остатков, который будет способствовать более точному составлению списка для заявки.

Итоговая сумма экономии в месяц по всем магазинам Москвы будет представлена тремя составляющими:

1) Упразднение штата диспетчеров из 8 человек с заработной платой в 27 000 рублей в месяц:

27 000 * 8 = 216 000 рублей.

2) Сокращение штата сотрудников склада, обслуживающих сбор заявок для магазина с заработной платой в 23 000 рублей в месяц:

(12−8) * 23 000 = 92 000 рублей.

3) Сокращение расходов на мобильную связь, из расчета, что стоимость минуты разговора составляет 50 копеек:

220 * 5,1 * 30 = 33 660 рублей Итого в месяц по всем магазинам Москвы экономия от автоматизации составит:

216 000 + 92 000 + 33 660 = 341 660 рублей/месяц Таким образом, при реализации программы автоматизации для розничной фирменной торговой сети ОАО «Великолукский мясокомбинат» ежемесячно появится возможность экономить более 341 000 рублей.

Примерный подсчет времени, необходимого для окупаемости предлагаемых изменений за счет сокращения расходов на упраздненные операции.

Для того, чтобы подсчитать необходимое количество времени, которое потребуется для того, чтобы возместить затраты на реализацию программы по автоматизации за счет экономии средств на осуществлении операций, которые упразднятся благодаря ей, были использованы расчетные данные, полученные в предыдущих разделах.

Время в годах, необходимое для возмещения затрат определяется по формуле:

t возм. = З автом. / (Э автом. * 12), где:

t возм. — время, необходимое для возмещения затрат;

З автом. — затраты на автоматизацию;

Э автом. — экономия от автоматизации;

Получаем:

t возм. = 10 933 600 рублей / (341 660 рублей/месяц * 12 месяцев) = 2,67 года Таким образом, затраты, необходимые на реализацию программы по автоматизации, будут возмещены за счет сокращения расходов ввиду ее внедрения за срок равный 2,67 года, что составляет примерно 32 месяца.

Вывод В качестве сторонней организации, которая бы могла реализовать программу реинжиниринга для фирменной сбытовой сети ОАО «Великолукский мясокомбинат», была выбрана компания «Глолайм», которая соответствует необходимым требованиям. В соответствии с их расценками на подобного рода работы примерная стоимость внедрения составляет около 11 миллионов рублей. Данный процесс займет от 4 до 8 месяцев.

Только за счет экономии средств, которая будет возможна в случае воплощения проекта в жизнь за счет упразднения некоторых операций, вернуть деньги вложенные в реинжиниринг будет возможно уже через 2 года и 8 месяцев. Это не считая того, что у сотрудников освободиться определенное количество рабочего времени, которое они смогут использовать для повышения эффективности своего труда, а также экономии на организации рабочих мест сотрудников, число которых сократится.

Заключение

За счет уменьшение времени на согласование внутри фирмы и на уменьшения времени согласования заказа с заказчиком на этапе выставления счета, сократилось время оформления заказа, следовательно высвободились свободные человеческие ресурсы для обработки новых заказов, освободились телефонные линии для приема заявок от других заказчиков, как следствие этого предполагается возможность приема большего количества заказов.

При оптимизации процессов был предложен новый бланк заказ, для разделения продукции на типовую и индивидуальную, что само по себе является стандартизацией результата, с которым проще и быстрее работать.

В ходе изменения процесса подготовки заказа в производство уменьшилось время на подготовку передачи заказа в производство, и как следствие этого увеличилось время на изготовление самого заказа, что позволит улучшить качество готовой продукции.

Программа автоматизации, разработанная в ходе выполнения курсовой работы, направлена на решение очень важной задачи для сбытовой сети ОАО «Великолукский мясокомбинат» — на организацию процесса таким образом, чтобы обеспеченность каждого конкретного магазина товаром практически на сто процентов соответствовала спросу и могла его удовлетворить.

Создана модель бизнес-процессов to-be с помощью программного средства IBM WebSphere Business Modeler Advanced версии 7.0, а также проведен ее сравнительный анализ, который позволяет принять положительное решение относительно целесообразности реализации данной программы, поскольку процент гарантии обеспеченности в модели to-be по сравнению с моделью as-is вырос с 71% до 90,4%.

Временная и стоимостная оценка реализации программы по автоматизации основывается на реальных данных, полученных от сторонней организации — предполагаемого исполнителя в коммерческом предложении и от сотрудников ОАО «Великолукский мясокомбинат» в ходе интервью.

Таким образом, можно полагать, что оценка в наибольшей степени соответствует действительному состоянию рынка на момент ее проведения.

В качестве сторонней организации, которая бы могла реализовать программу реинжиниринга для фирменной сбытовой сети ОАО «Великолукский мясокомбинат», была выбрана компания «Глолайм», которая соответствует необходимым требованиям. В соответствии с их расценками на подобного рода работы примерная стоимость внедрения составляет около 11 миллионов рублей. Данный процесс займет от 4 до 8 месяцев.

Только за счет экономии средств, которая будет возможна в случае воплощения проекта в жизнь за счет упразднения некоторых операций, вернуть деньги вложенные в реинжиниринг будет возможно уже через 2 года и 8 месяцев. Это не считая того, что у сотрудников освободиться определенное количество рабочего времени, которое они смогут использовать для повышения эффективности своего труда, а также экономии на организации рабочих мест сотрудников, число которых сократится.

Список литературы

Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. М.: Стандарты и качество, 2012.

Бордовская Н. О. Построение службы персонала. Практический инструментарий // Справочник по управлению персоналом № 11, 2013.

Гаврилов Д. А. Управление производством на базе стандарта MRP II. 2-е изд. — СПб.: Питер, 2011.

Гейц И. В. Основы организации оплаты труда на предприятиях и в организациях // Консультант бухгалтера № 5, 2012. с.22−28.

Гейц И. В. Основы организации оплаты труда на предприятиях и в организациях // Консультант бухгалтера № 5, 2012. с.22−28.

Голоктеев К. Н., Матвеев И. А. Управление производством: инструменты, которые работают. — СПб.: Питер, 2011.

Грибов В., Грузинов В. Экономика предприятия. Учебное пособие. Практикум. — М.: «Финансы и статистика», 2012.

Джонсон Д., Вуд Д., Вордлоу Д., Мэрфи-мл. П. Современная логистика. 8-е изд. — М.: Издательский дом Вильямс, 2011.

Иванова Т. Ю., Приходько В. И. Теория организации. Краткий курс. — СПб.: Питер, 2013.

Иванова Т.Ю., Приходько В. И. Теория организации. — М.: Кнорус, 2010.

Кодин В.Н., Литягина С. В. Как работать над управленческим решением. Системный подход. — М.: Кнорус, 2010.

Кочеткова А.И.

Введение

в организационное поведение и организационное моделирование. Учебное пособие. — М.: Дело, 2011.

Кравченко А. И. Трудовые организации: структура, функции, поведение — М., 2012 г. с. 196.

Кусков А.Н., Чумаченко А. П. Менеджмент: Учебное пособие. — М.: МИИР, 2012.

Лапыгин Ю. Н. Теория организации. М.: ИНФРА-М, 2012.

Латфуллин Г. Р., Райченко А. В. Теория организации: Учебник для вузов. — СПб.: Питер, 2012.

Логинов В. Н. Информационные технологии управления. — М.: Кнорус, 2010.

Мазур И. И., Шапиро В Д. и др. Реструктуризация предприятий и компаний./И. И. Мазур В. Д. Шапиро и др.

Справочное пособие/Под ред. И. И. Мазу pa. — М.: Высшая школа, 2014, — 587 с.

Мильнер Б. З. Концепция организационных изменений в современных компаниях. Проблемы теории и практики управления. — 2011. № 2.

Папонова Н. Управление изменениями через линейных менеджеров. Справочник по управлению персоналом. — 2011. — № 12.

Плотников Н. И. Управление ресурсами организационных изменений. Управление персоналом. — 12 — № 8.

Рубцов С. В. Уточнение понятия «Бизнес — процесс». // Менеджмент в России и за рубежом № 3, 2012.

Сергеев Ю. Урок гибкости персонала. Справочник по управлению перосналом. — 2012. № 10.

Синицына С. А. Управление изменениями — сначала задаем вопросы. Управление персоналом. 2014. — № 14.

Фадхутдинов Р. А. Производственный менеджмент: Учебник. — М.: ЗАО «Бизнес — школа Интел-синтез», 2013.

Фатхутдинов Р. А. Организация производства: Учебник — М.: ИНФРА — М., 2013. — 672 с.

Хиль В. Базисные концепции исследований в менеджменте // Проблемы теории и практики управления. — 2013. — № 6. — С. 33.