На время отпуска установить правила использования телефона, электронной почты, интернета и пр. и придерживаться их.
2.2. Тайм-менеджмент на примере должности «менеджер по продажам» в ООО «Торг-ИТ"Самоменеджмент работникаодна из главных задач успешного работника, если каждый сотрудник в отдельности неэффективен в компании, то организация в целом не будет успешной, не станет известной и не будет приносить доход. На примере функциональных обязанностей менеджера по продажам в небольшой компании ООО «ТоргИТ» проведем анализ его деятельности, составим матрицу Эйзенхауэра, в которой отразим ежедневные задачи сотрудника, используя метод хронометража, выявим поглотителей рабочего времени и определим коэффициенты потерь рабочего времени, а так же экстенсивного использования его. Для начала проанализируем все ли дела выполнены за предыдущий рабочий день, определим задачи поставленные руководителем. Можно применить метод «матрицы Эйзенхауэра».Таблица1Квалификация заданий по методу матрицы Эйзенхауэра.
СрочноНе срочно.
ВажноИсполнение обязательств по поставкам оплаченного оборудования, обработка вновь поступивших заказов.
Расчет с контрагентами по поставленному оборудованию, поиск новых рынков сбыта, формирование отчетов по проделанной работе за квартал/месяц.
Не важно.
Телефонные звонки, совещания, круглые столы, общественная деятельность. Налаживание отношений с новыми поставщиками, сбор информации для разработки новой маркетинговой акции.
Источник: личный опыт работы.
Менее срочные и менее важные задачи, менеджер должен перепоручить помощникам. Срочные и важные задачи обязан решать сам. Используя технику хронометража, провести контроль рабочего времени и выявить потери рабочего времени по вине работника, по техническим причинам и составить анализ рабочего времени. Рабочий день менеджера ООО «Торг-ИТ» выглядит следующим образом:
900−930 -утренний кофе, общение с коллегами, включение компьютера930- 1100 -ответ на письма по электронной почте1100−1300 создание заказов во внутренней программе компании, формирование новых счетов на оплату1300−1400 -обед1400 — 1430 -обсуждение с юристом предстоящих выходных1430−1630 -звонки клиентам1630−1700 -совещание руководителя1700−1730 -формирование отчета по продажам1730−1740- звонки по личным вопросам1740−1800 просмотр почты, выключение компьютера. Рассчитаем коэффициент экстенсивного использования рабочего времени.
Кэ= (Ф-Р)Ф (1)где Ф — фонд рабочего времени, мин; составляет 8ч или 480мин.
Р — регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин., у нашего менеджера составил 110мин. Кэ= (480−110) =0,77480(2)Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени, которые зависят от работников необходимо определить потерю рабочего времени по вине сотрудника (П3= 70мин) Кп = ПзФ (3)Где Пз — потеря рабочего времени по вине работника, 70мин.
Ф — фонд рабочего времени.
Кп= 70= 0,146 480Коэффициент потерь рабочего времени, которые обусловлены организационно-техническими причинами и не зависят от работника.
Кп = По, Ф (4)где По — потери по организационно-техническим причинам, не зависящие от работников, мин. (30мин)Ф — фонд рабочего времени.
Кп= 30=0,6 480.
Так же можно определить коэффициент потерь на выполнение свойственных ему функций, несвойственных, затрат рабочего времени на отдых, личные дела. Организация своего рабочего дня должна отвечать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существуют 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня. Правила начала дня:
1) начинать день с позитивным настроением;
2) начинайте работу по возможности в одно и то же время;
3) повторный обзор плана дня, составленного накануне;
4) сначала — ключевые задания;
5) приступать без раскачивания;
6) согласовать план дня с секретарем (он будет эффективнее работать и сможет оградить руководителя от ненужных препятствий);7) утром заниматься сложными и важными делами, потому что позже менеджер обычно бывает занят текущими делами. Правила основной части дня:
1) логичная подготовка работы;
2) влиять на фиксацию сроков в собственных интересах;
3) перепроверять весь комплекс работ с точки зрения необходимости отдельных работ;
4) отклонять дополнительно возникающую безотлагательную проблему;
5) избегать незапланированных импульсивных действий;
6) вовремя делать паузу и соблюдать размеренный темп;
7) небольшие однородные задания выполнять серией (при этом только один раз проводится подготовка и в течение определенного времени руководитель занимается однородной деятельностью; благодаря непрерывности и концентрированности на процессе достигается экономия времени;
8) рационально завершать начатое (отвлечение и следующее возвращение к работе требуют некоторого времени, потому начатое дело нужно или доводить до конца, или прерывать в нужный момент);9) использовать незапланированные временные промежутки для подготовительной или рутинной деятельности;
10) работать антициклично (т. е. в начале дня целесообразнее заниматься важнейшими заданиями, а в более беспокойный период — делами менее важными);11) выкраивать спокойное время для восстановления сил;12) контролировать время и планы. Правила завершения рабочего дня:
1) завершить начатые небольшие дела;
2) контроль над результатами и самоконтроль;
3) составить план на следующий день;
4) каждый день должен иметь свою кульминацию.
Заключение
.
По результатам проведенной работы можно сделать вывод о том, что тайм-менеджмент -это инструмент управления временем не только в рамках компаний, но и в личной жизни каждого человека. Переоценить его важность невозможно. Время — это капитал людей и использовать его нужно так, чтобы обеспечить выполнение поставленных целей и задач. В настоящее время все очень динамично развивается, появляются новые технологии, продукты, ноу-хау, а человек стремится все успеть познать. Для того, чтобы это стало достижимым необходимо эффективно планировать свое время и жизнь в целом. В рамках данной курсовой работы были выявлены методы тайм-менеджмента и его структура, виды планирования, инструменты управления временем. Определены принципы успешного планирования, 5 золотых правил тайм-менеджмента, а так же на примере должности менеджера по продажам ООО «Торг-ИТ» проведен анализ его рабочего дня, составлен хронометраж выполняемых действий. В результате данного анализа выявлены факты неэффективного расходования рабочего времени, расставлены приоритеты для выполнения текущих дел на основе «матрицы Эйзенхауэра».Планирование — неотъемлемая и очень важная составляющая управления временем, но это не единственный способ, используемый современным тайм-менеджментом. Применяя его, не стоит забывать обо всех остальных методиках, без которых это самое структурирование не будет столь эффективным. Но планирование должно быть разумным, невозможно планировать весь рабочий день или всю жизнь, всегда имеют место незапланированные события, которые необходимо решить. Список использованной литературы.
Архангельский Г. А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2009. — М.: Манн, Иванов и Фербер, — 224с. Архангельский Г. А., Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтеров Тайм-менеджмент. Полный курс. — М.: «Альпина Паблишер», 2012; 306Архангельский.
Г. А.Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 272 с. — ISBN 978−5-91 657−335−0Берд П. Тайм-менеджмент. Планирование и контроль времени.
— Пер. с англ. К. Ткаченко. ;
М.: ФАИР-ПРЕСС, 2010. — 288 с. Вронский А. И. Как управлять своим временем. — Ростов — н/Д: Феникс, 2011. — 224с.
— (Психологический практикум) Горбачев.
Александр Тайм-менеджмент в два счета. — С-Пб.: «Питер», 2009. — 256 с. — ISBN 978−5-388−402−4Захаренко Г. Тайм-менеджмент. — СПб.: Питер, 2010. — 128с. Сладкевич В. П., Чернявский А. Д. Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций. 3-е изд., стереотип. -.
К.: МАУП, 2009. — 152 сАлександр Горбачев Тайм-менеджмент в два счета. — С-Пб.: «Питер», 2009. — 256 с. Сидорова Н. А. Тайм-менеджмент, 24часаэто не предел, 2011 г режим доступа.
http://www.plam.ru/bislit/taim_menedzhment24_chasa_yeto_ne_predel/index.phpШмелев Е, Инструменты эффективного планирования, 2011 г, режим доступа.
http://www.evgenyshmelev.com/blog/detail/planning/.
