Международная действительность документов, представляемых нотариусу и исходящих от нотариуса

1. Действуя в рамках бесспорной юрисдикции, нотариус основывает свои выводы о конкретной правовой ситуации исключительно на бесспорных источниках информации, которые не вызывают сомнений в отношении их относимости, допустимости, достаточности и достоверности.

На основании ст. 106 Основ о нотариате нотариус может принимать документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, лишь при условии их легализации органом МИД России.

Иностранные документы, предназначенные для использования на территории РФ, могут быть легализованы как в соответствующем иностранном государстве, так и в России. В первом случае действия по легализации осуществляют должностные лица консульских учреждений и консульских отделов дипломатических представительств РФ. На территории России выполнение государственной функции по консульской легализации документов возложено на Консульский департамент МИД России.

В соответствии со ст. 27 Консульского устава РФ под консульской легализацией понимается процедура, предусматривающая удостоверение подлинности подписи, полномочия лица, подписавшего документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен представленный на легализацию документ, и соответствия данного документа законодательству государства пребывания.

Согласно и. 76, 78 Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по консульской легализации, утвержденного приказом МИД России от 18.06.2012 № 9470 прохождение процедуры легализации подтверждается проставлением на представленном иностранном официальном документе легализационной надписи с использованием штампа, содержащего надпись «Консульский отдел Посольства Российской Федерации в _______ удостоверяет подлинность предстоящей подписи и печати» или «Генеральное консульство Российской Федерации в _______ удостоверяет подлинность предстоящей подписи и печати». Оттиск штампа проставляется на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне и скрепляется гербовой печатью. Консульское должностное лиц заполняет проставленный оттиск штампа, указывая в нем регистрационный номер, дату легализации документа, фамилию и инициалы должностного лица, подписавшего документ.

Однако ч. 2 ст. 106 Основ о нотариате нотариусу предоставляется право принимать в определенных случаях составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие документы без легализации. Такие случаи определяются законодательством РФ и ее международными договорами.

Например, освобождены от легализации официальные документы, исходящие от договаривающихся сторон-участников Минской конвенции о правовой помощи. Согласно ст. 13 этой Конвенции документы, которые на территории одной из договаривающихся сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других договаривающихся сторон без какого-либо специального удостоверения.

Не требуется и легализация официальных документов, происходящих из государств, с которыми Россия заключила соответствующие двусторонние соглашения. В частности, на основании двусторонних соглашений России отменена легализация нотариальных актов и иных официальных документов, поступающих в Российскую Федерацию из Азербайджана, Албании, Болгарии, Боснии и Герцоговины, Венгрии, Испании, с Кипра, из Киргизии, с Кубы, из Латвии, Польши, Румынии, Словакии, Хорватии, Чехии, Эстонии и ряда других государств.

Отмена требования консульской легализации предусмотрена и в Гаагской Конвенции, аннулирующей требование легализации иностранных официальных документов, совершенной 5 октября 1961 г. Данная Конвенция вступила для России в силу в 1992 г. Ее смысл заключается в освобождении от легализации следующих официальных документов, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства:

• — документов, исходящих от органа или должностного лица, подчиняющихся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• — административных документов;
• — нотариальных актов;
• — официальных пометок, таких, как отметки о регистрации; визы, подтверждающие определенную дату; заверения подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса.

Вместе с тем настоящая Конвенция не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, и административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Единственной формальностью, которая может быть потребована в рамках этой Конвенции для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление предусмотренной специальной удостоверительной отметки — апостиля. Апостиль совершается компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.

Апостиль проставляется по единой форме для всех государств — участников Конвенции и представляет собой квадрат со стороной не менее 9 см, текстом из десяти пунктов и заголовком «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» на французском языке. Конвенцией утвержден следующий образец апостиля.

Апостиль проставляется по ходатайству подписавшего лица или любого предъявителя документа. Заполненный надлежащим образом, он удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого заверения.

Необходимо отметить, что Гаагская Конвенция 1961 г. не препятствует применению других международных соглашений, устанавливающих для их участников еще более либеральный режим. Согласно ст. 3 Конвенции проставление апостиля не может быть потребовано, если законы, правила или обычаи, действующие в государстве, в котором представлен документ, либо договоренность между двумя или несколькими договаривающимися государствами отменяют или упрощают данную процедуру или освобождают документ от легализации.

2. Что касается документов, исполненных российским нотариусом и предназначенных для действия за границей, то нотариус непосредственно сам не выполняет каких-либо легализационных процедур. Его деятельность заключается в совершении нотариальных действий и подготовке документов для последующей их легализации или выполнения иных формальностей.

Хотя подготовленные нотариусом документы и предназначены для действия за границей, но составляются они, как и любые другие нотариально оформленные документы, на государственном языке РФ. Вместе с тем в соответствии с и. 40 Методических рекомендаций по совершению отдельных нотариальных действий нотариусами Российской Федерации содержание такого документа может быть при совершении нотариального действия одновременно переведено на другой язык либо самим нотариусом, если он владеет соответствующим иностранным языком, либо переводчиком. При этом перевод и подлинный текст могут размещаться на одной странице, разделенной вертикальной чертой таким образом, чтобы подлинный текст помещался на левой стороне, а перевод — на правой. Также перевод может размещаться и на отдельном от подлинника листе, который прикрепляется к подлинному документу.

Кроме обычных разъяснений, которые нотариус дает при исполнении аналогичного документа, предназначенного для действия на территории РФ, при совершении документа, предназначенного для действия за границей, нотариус обязан разъяснить заинтересованным лицам официальные формальности, которые необходимо совершить в каждом случае для обеспечения международного действия документа.

Обеспечение международного действия нотариально исполненного документа в зависимости от государства, в котором предполагается действие этого акта, может быть осуществлено либо путем проведения консульской легализации, либо путем апостилирования, либо для признания этого документа не потребуется совершения каких-либо официальных формальностей.

При легализации документов, оформленных российскими нотариусами и представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств, осуществляется удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати. Оказание данной государственной услуги возложено на Минюст России.

В соответствии с и. 81−85 Административного регламента предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по удостоверению подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати при легализации документов, представляемых физическими и юридическими лицами в компетентные органы иностранных государств, утвержденного приказом Минюста России от 28.06.2012 № 123, удостоверение подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати осуществляется путем заполнения удостоверительной надписи. Текст удостоверительной надписи исполняется на компьютере на отдельном листе формата А4, заверяется подписью уполномоченного государственного служащего и оттиском гербовой печати. Отдельный лист с текстом удостоверительной надписи подшивается к представленному нотариально удостоверенному документу. Каждой удостоверительной надписи присваивается соответствующий регистрационной номер, который проставляется на удостоверительной надписи.

В целом легализация документов, исходящих от российских нотариусов, происходит следующим образом:

• — нотариус удостоверяет (свидетельствует, выдает нотариальный документ), а затем заверяет копию нотариального документа и верность его перевода на иностранный язык или заверяет копию нотариального документа и свидетельствует подлинность подписи переводчика;
• — Минюст России или его территориальный орган свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса;
• — МИД России подтверждает подлинность печати Минюста России (его территориального органа) и подписи его должностного лица;
• — консульское должностное лицо иностранного государства, для действия в котором предназначен нотариальный документ, подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного должностного лица МИД России.

Как уже говорилось, помимо процедуры легализации документов существует также процедура апостилирования документов. Процедура апостилирования нотариальных актов российских нотариусов предусмотрена Административным регламентом предоставления Министерством юстиции Российской Федерации государственной услуги по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу, утвержденным приказом Минюста России от 03.07.2012 № 130. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее официальный документ, и в надлежащем случае — подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

В соответствии с п. 1,18 указанного Административного регламента проставление апостиля возлагается на Минюст России и его территориальные органы. Минюст России проставляет апостиль на следующих документах:

• — официальные документы, исходящие от федеральных органов государственной власти, за исключением случаев, когда они сами наделены полномочиями по проставлению апостиля;
• — копии официальных документов, исходящих от конституционных (уставных) судов субъектов РФ, федеральных судов РФ и мировых судей, верность которых засвидетельствована в порядке, предусмотренном законодательством РФ;
• — копии официальных документов, исходящих от федеральных органов государственной власти, их территориальных органов, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления, конституционных (уставных) судов субъектов РФ, федеральных судов РФ и мировых судей, верность которых засвидетельствована нотариусами РФ или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством РФ;
• — копии иных российских официальных документов, верность которых засвидетельствована нотариусами РФ или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством РФ;
• — российские официальные документы, выданные, удостоверенные или засвидетельствованные нотариусами РФ или лицами, уполномоченными совершать нотариальные действия в соответствии с законодательством РФ.

Территориальные органы юстиции наделены правом проставлять апостиль только на тех вышеуказанных документах, которые исполнены в субъектах РФ, на территории которых действуют эти территориальные органы.

Согласно п. 86, 88−94, 97, 98 Административного регламента органы юстиции проставляют оттиск штампа «Апостиль» в форме квадрата со стороной не менее 9 см, либо выполняют апостиль способом компьютерного набора или с использованием информационных автоматизированных систем. Проставление апостиля другими способами не допускается. Оттиск штампа «Апостиль» может проставляться на свободном от текста месте в конце документа либо на оборотной стороне текста документа, либо на отдельном листе бумаги. Если апостиль набирается на компьютере, то всегда на отдельном листе бумаги. В случае проставления апостиля на отдельном листе этот лист сшивается с текстом документа, скрепляется оттиском печати с воспроизведением Государственного герба РФ и заверяется подписью уполномоченного должностного лица. Апостиль составляется на русском языке за исключением его заголовка, который всегда излагается на французском языке в следующей редакции: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Текст в апостиле печатается, либо четко пишется от руки, либо проставляется с использованием штампа. Проставленный апостиль подлежит регистрации в журнале регистрации апостиля.

Некоторыми двусторонними или многосторонними договорами России предусматривается освобождение документов от процедуры консульской легализации или от проставления апостиля, а сами иностранные документы полностью приравниваются к внутренним документам. Режим освобождения иностранных документов от каких бы то ни было предварительных удостоверительных процедур, как правило, существует у России со странами, с которыми она имеет тесные экономические и культурные связи, и при условии, что эти документы не требуют принудительного исполнения на территории иностранного государства. Такие соглашения заключены Россией, например, с Азербайджаном, Алжиром, Албанией, Болгарией, Вьетнамом, Испанией, Киргизией, Кубой, Молдавией, Монголией, Польшей, Румынией и др.