Организационная структура страховой компании

Распределение функций и задач между отдельными работниками страховой компании и определение способов взаимосвязи между ними является одной из главных задач руководства компании, определяющих успешность ее деятельности в целом. Схема такого распределения отражается в структуре организационного построения страховой компании. Структура организации страховой компании характеризует ее внутреннее строение и представляет собой совокупность взаимосвязанных звеньев, выполняющих закрепленные за ними функции. Сложность организационной структуры управления страховой компании зависит от количества вовлеченных в нес людей, чем больше это количество, тем более сложной будет организационная структура и наоборот.

Таким образом, организационная структура страховой организации — это формальные правила, разработанные ее менеджерами для разделения труда и распределения должностных обязанностей среди работников, определения нормы управления и линий соподчинения, а также для координации задач организации. Организационная структура важна потому, что позволяет работникам осознать свое место в организации, благодаря чему они могут работать вместе для достижения целей компании и получать удовлетворение от своего вклада в ее деятельность.

Задача организации страховой деятельности состоит в том, чтобы посредством разделения труда, создания организационных структур (отделов, управлений, департаментов, филиалов, представительств и т. д.) содействовать реализации целей функционирования страховой компании. С другой стороны, задача организации страховой деятельности заключается в том, чтобы наладить работу организационных структур страховой компании в соответствии с поставленными целями и координировать эту работу. Поэтому важным становится также организация информационного обеспечения, разработка правил и процедур осуществления конкретных видов страховой деятельности. Таким образом, функции организации страховой деятельности состоят в том, чтобы обеспечить эффективную работу страховой компании посредством создания рациональной организационной структуры и налаживания ее скоординированной работы. Общие требования к структуре страховой компании приведены на рис. 5.4.

Рис. 5.4. Основные требования к организационной структуре страховой компании.

Оптимальность заключается в том, что организационная структура управления страховой компанией не должна содержать слишком большого числа звеньев как по вертикали, так и по горизонтали. Чем больше структурных звеньев включает страховая компания, тем труднее координировать их деятельность в целом. С другой стороны, когда структурных звеньев не достаточно, то на каждое звено падает слишком большая нагрузка, что снижает эффективность их работы.

Оперативность предполагает создание такой организационной структуры управления страховой компании, которая бы позволяла конкретным исполнителям четко и быстро выполнять все распоряжения со стороны руководителей.

Экономичность предполагает полную окупаемость затрат на содержание аппарата управления страховой компании.

Надежность предполагает, что созданная структура управления страховой компанией функционирует без сбоев четко и скоординированно.

Общие принципы формирования организационной системы (структуры) управления страховой организацией предусматривают создание центров управления по двум основным признакам — иерархическому и функциональному.

Иерархическое построение центров управления страховой организацией (вертикальная структура) предусматривает выделение различных уровней управления. Наиболее распространенными в настоящее время являются двухили трехуровневые структуры управления, где первый уровень представлен аппаратом управления страховой организацией в целом, а последующие — службами управления отдельных ее структурных единиц и подразделений.

Функциональное построение центров управления страховой компанией (горизонтальная структура) основано на их разделении по функциям управления или видам деятельности. В рамках этой системы носитель функций, т. е. сотрудник, получает указания не от одного, а от ряда вышестоящих сотрудников и одновременно он информирует о своей деятельности не одного человека, а определенное число сотрудников, которые работают в той же области. Но в рамках дисциплинарной ответственности он подчиняется лишь одному начальнику.

Потребностям настоящего времени в наибольшей мере соответствует функциональная система, поскольку организации нуждаются в системах координации и делового общения между работниками различных отделов на различных уровнях. Функциональная структура координирует деятельность страховой организации, облегчая общение и обмен информацией между отделами, исключая необходимость двигаться вверх и вниз вдоль вертикальной линии соподчиненности.

Без такой структуры каждая проблема, каждое решение и каждая единица информации должны были бы путешествовать по ступеням вертикальной иерархии, почти полностью изолируя один отдел от другого и парализуя деятельность компании. Функциональная система более гибкая, и большинство страховых компаний отдает предпочтение именно ей.

Между тем на выбор той или иной организационной структуры управления страховой компании оказывают влияние определенные факторы (рис. 5.5).

Рис. 5.5. Основные факторы, влияющие на выбор организационной структуры страховой компании.

Действующая организационная структура закрепляется и утверждается в соответствующей регламентирующей документации страховой компании, к которой, как правило, относятся «Положение о структурном подразделении страховой компании» (управлении, департаменте, отделе, центре ответственности, секретариате и т. д.); должностные инструкции; штатное расписание.

Положение о структурном подразделении страховой компании относится к числу внутренних нормативных документов страховщика, в котором регламентируется деятельность конкретного структурного подразделения. В данном документе раскрывается назначение и место структурного подразделения в страховой компании; приводится состав структурных элементов; указываются реализуемые функции и задачи, права и ответственность, порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями страховой компании. Положение о структурном подразделении утверждается генеральным директором страховой компании и включает ряд разделов.

1. Общие положения, где указывается назначение подразделения страховой компании, нормативные документы, регламентирующие его деятельность, подчиненность.

Определяются также основные направления деятельности, порядок реорганизации и ликвидации структурного подразделения, численность штатных единиц, характер взаимодействия с другими структурными подразделениями страховой компании.

• 2. Функции и задачи подразделения. Раздел содержит полный перечень функций и задач, реализуемых данным структурным подразделением страховой компании.
• 3. Организационная структура подразделения. Данный раздел должен содержать наименование должностей, входящих в состав данного структурного подразделения, а также схему подчиненности штатных единиц этого подразделения.
• 4. Характер взаимосвязей. В разделе содержится описание внешних и внутренних связей структурного подразделения страховой компании. Указывается также характер взаимодействия этого подразделения с другими структурными подразделениями страховой компании в процессе решения задач страховой деятельности. Одновременно указываются формы предоставления входной и выходной информации.
• 5. Права подразделения. Раздел содержит исчерпывающий перечень прав, предоставленных данному структурному подразделению страховой компании.
• 6. Ответственность подразделения. В разделе указывается объем ответственности структурного подразделения, исходя из предоставленных ему полномочий. Структурное подразделение песет ответственность за несвоевременное и некачественное исполнение установленных функций и задач, несоблюдение (нарушение) установленных правил, процедур, требований регламентирующей документации и т. п.

Должностная спецификация содержит полное описание условий и содержание работы в данной должности в рамках организационной структуры страховой компании и включает:

• 1) общую часть, в которой указывается полное наименование должности, ее место в организационной структуре страховой компании, сфера ответственности, предмет труда, направления взаимодействия;
• 2) содержание работы, где определяются направления деятельности, цели и задачи, реализуемые функции, применительно к данной должности. Приводятся ссылки на документацию, регламентирующую выполнение работ;
• 3) квалификационные требования, которыми определяются образование, уровень знаний, практический опыт и специализация, связанная с данной должностью;
• 4) организацию труда, т. е. график работы в данной должности, а также режим труда и отдыха;
• 5) специфические требования, в которых перечисляются особые требования, предъявляемые к страховому работнику в данной должности.

Должностная инструкция регламентирует назначение и место конкретной должности в организационной структуре страховой компании, а также содержит требования к страховому работнику, занимающему данную должность. Указываются права и обязанности страхового работника в данной должности.

Штатное расписание — документ, определяющий состав структурных подразделений страховой компании, который содержит перечень должностей и количество штатных единиц, а также размеры должностных окладов. Штатное расписание утверждается генеральным директором страховой компании.