Работа в системе управления базами данных MS ACCESS

MS Access — это СУБД, обеспечивающая визуализацию, хранение, поиск и обработку информации.

Запуск MS Access осуществляется: через ярлык MS Access на рабочем столе; Пуск — Программы — MS Office — MS Access.

После запуска появляется стартовое окно, в котором можно создать новый файл БД, указать его имя и местоположение в файловой системе. После нажатия на кнопку Создать появляется окно БД (рис. 11.3).

Настройка инструментария системы осуществляется активизацией Файл в левом верхнем углу экрана и переходом по команде Параметры Access в специальное окно настройки (рис. 11.4).

С помощью проводника (рис. 11.5), расположенного в левой части окна, можно установить различные параметры работы программы:

• • Общие — формат БД, личные настройки, рабочий каталог, порядок сортировки;
• • Текущая база данных — параметры приложений, переходы, строка состояния, формат сохранения рисунков, параме-

Рис. 11.3. Стартовое окно MS Access.

Рис. 11.4. Настройка параметров системы.

Рис. 11.5. Установка параметров Access.

тры автозамены, параметры ленты и панелей инструментов и др.;

• • Таблица — настройка внешнего вида таблиц (цвета, сетка, шрифт и т. п.);
• • Конструкторы объектов — общая настройка конструкторов таблиц, запросов, форм и отчетов, проверка ошибок в конструкторе форм и отчетов;
• • Правописание — проверка орфографии, словари, параметры автозамены;
• • Язык — выбор языков редактирования и языка интерфейса;
• • Параметры клиента- задание параметров, изменяющих поведение клиента (не распространяется на работу в Интернете): редактирование, вывод на экран, поля печати и др.;
• • Настройка ленты — настройка лент и создание вкладок;
• • Панель быстрого доступа — настройка панели быстрого доступа;
• • Надстройки — установление надстроек программы;
• • Центр управления безопасностью — защита конфиденциальности.

Настроить систему рекомендуется в начале работы.

При возникновении трудностей можно обратиться к справочной системе MS Access. Для получения полной справки следует выбрать пункт меню ? (знак вопроса). Контекстнозависимая справка вызывается нажатием клавиши F1.

Завершение работы осуществляется с помощью меню Файл и команд Закрыть базу данных и остаться в окне MS Access или Выход и закрыть окно MS Access.

В состав системы MS Access разработчики включили несколько готовых БД. Они находятся в папке C:Program Files Microsoft OfficeTemplates1049Access. Некоторые из них, например Борей. accdb (Northwind.accdb), мы будем использовать для знакомства с некоторыми приемами работы.

Интерфейс программы MS Access изначально был назван «ленточным» (ribbon), но окончательное его название — Fluent (текучий, простой, свободный).

Договоримся о терминологии, используя рис. 11.6.

Лента — все, что расположено под заголовком программы (?).

Файл — вкладка, расположенная в верхнем левом углу окна программы (?).

Панель быстрого доступа — панель, расположенная в левой верхней части окна, над вкладкой Файл (?). Служит для размещения наиболее часто используемых команд. Может редактироваться пользователем и по его желанию переноситься под ленту.

Вкладки расположены вдоль верхней части ленты (?) и выглядят как меню.

Группы, блоки (?) — поименованные блоки, в каждом из которых подобраны соответствующие команды (например, блок Режимы содержит все режимы просмотра и работы с выбранным объектом базой данных).

Рис. 11.6. Элементы интерфейса MS Access.

Область перехода (➄) — специальная область, в которой можно активизировать или переключиться в разные объекты и режимы просмотра (например, по дате создания или изменения), а также отказаться от показа того или иного объекта.

С помощью инструмента ➄ можно свернуть область переходов для максимизации рабочего пространства.

При открытии системы появляется диалоговое окно, в котором предлагается выбор: создать новую базу данных или открыть существующую (см. рис. 11.3).

Создать БД можно также с помощью команды Файл — Создать или из списка панели быстрого доступа — Создать, указав имя файла, причем как:

• • пустую неструктурированную БД (Новая пустая база данных) или
• • пустую структурированную БД на основе шаблона (Из Microsoft Office Online, Шаблоны из Интернет).

База данных включает в себя различные объекты (таблицы, формы, запросы, отчеты), предназначенные для ввода, управления и хранения информации. Все объекты одной БД хранятся в одном и том же файле, имеющем стандартное расширение .accdb.

Основой БД является таблица, столбец которой называется полем, а строка — записью.

Форма представляет собой электронный бланк и позволяет более наглядно отобразить информацию, содержащуюся в одной записи БД.

Запросы — это сформулированная информационная потребность пользователя. Они предназначены для поиска и получения информации из БД по различным критериям.

Макрос — последовательность макрокоманд для расширения возможностей СУБД. С их помощью можно изменять ход выполнения приложения, открывать, фильтровать и изменять данные в формах и отчетах, выполнять запросы и создавать новые таблицы.

Модуль — объект, содержащий программы на языке Visual Basic.

Для печати и вывода, а также группировки, сортировки, определения итоговых значений используются отчеты.

Страницы показывают все ярлыки страниц доступа к данным в Internet или Intranet; дают возможность ввода, редактирования, просмотра и манипулирования данными из сети.

Основой БД являются таблицы. Создать таблицу можно несколькими способами (рис. 11.7) (все они локализованы на вкладке Создание — блок Таблицы):

• • в режиме Конструктора таблиц,
• • в режиме Таблица;
• • с помощью Шаблонов таблиц
• • с помощью импортирования внешних данных — вкладка Внешние данные — Импорт.